Universo TOTVS GIF

Palestrantes

Desafios

“Com aproximadamente 600 terceiros, a gente teve a necessidade de uma ferramenta para controlar nossosprocessose isso veio junto com o projeto de paperlessque implantamos em toda empresa.”

Jaguar Mining, empresa brasileira de capital estrangeiro.

“O trabalhador de escritório médio ainda utiliza cerca de 10.000 folhas de papel por ano… gastam mais de US$ 120 bilhões em formulários impressos.”

Forbes, 2020.

Problemas Resolvidos com a Gestão Eletrônica de Documentos

GED: É uma forma digital de lidar com arquivos, facilitando o acesso e a gestão dessas informações.

Dicas e Truques na Gestão de Documentos

A plataforma TOTVS Fluig é a solução para a gestão eletrônica de documentos.

Taxonomia:Uma distração ou inexperiência de um colaborador pode fazer com que um documento em papel acabe na pasta errada ou no lixo. Com o TOTVS Fluig, você pode criar e automatizar toda uma taxonomia, tornando o arquivamento uma ação lógica e eficiente, de acordo com a realidade do seu negócio.

Visualização e Marca d’água: Com o visualizador da plataforma, você pode visualizar seus documentos e configurar marca d'água neles. Isso facilita o rastreamento de cópias dos seus documentos internos.

Edição e complementos: Se precisar editar seus documentos, não é necessário fazer o download. Você pode fazer as edições na plataforma. Além disso, é possível adicionar complementos e anotações de acordo com a necessidade.

Expiração de documentos e notificações: Como saber se os prazos estão dentro do esperado, sendo cumpridos? Perder o prazos ou a renovação de um contrato pode resultar em multas, interrupção de faturamento ou de fornecimentos importantes. Com a Gestão Eletrônica de Documentos, você pode cadastrar o vencimento de todos os seus documentos e configurar notificações para ser lembrado com antecedência, permitindo tempo suficiente para realizar as renovações necessárias.

Controle de Versões: Acabei de editar uma versão erroneamente, ou preciso buscar uma versão anterior… e agora? Controlar as versões e revisões fica mais fácil. Em projetos complexos, controlar versões documentos, permitindo reverter a versões anteriores e garante a integridade dos dados ao longo do tempo.

Permissões de acesso e políticas de uso: Garantem que apenas pessoas autorizadas possam ver ou editar documentos, diminuindo o risco de vazamento de informações sensíveis.

Busca:Meu cliente acabou de ligar e precisa de um detalhe do contrato imediatamente, é o que você ouve do outro lado da linha. As funcionalidades de pesquisa e filtros de documentos permitem encontrar qualquer informação necessária de forma fácil e rápida.

Aplicativo My Fluig

Acesse os seus documentos de forma fácil e segura.

Com o aplicativo My Fluig, você pode gerenciar seus documentos de forma simples e segura, armazenando, visualizando e compartilhando-os em qualquer lugar.

Potencialize o seu Processo

Temos uma solução de parceiro que complementa e potencializa esta gestão de documentos. Que se chama OCR by Estrela Antares ou também conhecido por alguns clientes como Syncros. Vocês já devem ter ouvido falar sobre uma tecnologia chamada OCR é que a conversão de documentos digitalizados em texto editável e pesquisável.

Inove na Gestão de Documentos

Vamos ver juntos como é Fácil! Na prática!

Ana Júlia, da equipe de TI, está liderando um inovador projeto de digitalização na empresa para otimizar recursos e reduzir custos com impressão, envio e arquivamento de documentos físicos. O projeto visa melhorar: