Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo. Esse botão encontra-se na tela que é exibida logo após o login. Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa. Image Added
Ao clicar no botão um modal se abrirá. Ele apresentará dois caminhos para Upload: Arquivos do seu Computador e Arquivos que estão no TOTVS Fluig - ECM.
Image Added Caso escolha Meu computador o modal abaixo se abrirá.
Image Added Ao clicar na área vermelha escolha um documento e clique em “Abrir”. Image Added Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro da área vermelha.
Caso escolha TOTVS Fluig - ECM o modal abaixo se abrirá. Image Added Permitindo a seleção de arquivos do ECM. Image Added É permitido subir até 10 MB de arquivos por envelope (conjunto de documentos).
Após selecionar o documento clique em "Próxima etapa". Nessa nova tela você irá definir a forma de assinatura, quem serão os assinantes/validadores e a data de expiração caso tenha uma. Image Added
Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida. - Assinantes: Usuários que assinarão eletronicamente via TOTVS Fluig Plataforma. Para assinar digitalmente, utilizando certificados A1/A3, o usuário deverá utilizar o PORTAL WEB TAE pelo link recebido no e-mail;
- Testemunhas: Usuários que irão testemunhar o documento.
- Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
- Observadores: Usuários que acompanharam o processo sem nenhuma ação sobre com o documento.
Obs: Quando um documento é enviado com a ação: ASSINAR, o destinatário poderá usar qualquer plataforma para assinar esse documento: App no TOTVS Fluig Plataforma, App "Minha Assinatura Eletrônica" disponível para Android e IOs ou via PORTAL WEB TAE. Caso o destinatário queira realizar a assinatura digital, utilizando certificado digital A1/A3, precisará realizá-la exclusivamente via portal web.
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Ao digitar são listados os e-mails dos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE). Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não tenha realizado o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo destinatário e teclar “ENTER” para que ele seja inserido na lista. Então você poderá selecioná-lo como um assinante/validador/testemunha/observador.
Obs: Os usuários do TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatário. Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TAE, conforme detalhado acima.
Image AddedDefina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada . Image Added Caso deseje assinar, assinale a opção ilustrada acima e clique em "Próxima etapa". Image Added Na etapa seguinte selecione o tipo de assinatura e concorde com em usar assinaturas e registros eletrônicos. Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação. Image Added Image Added Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o email para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura. Image Added Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada. Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo” Image Added Image Added
Também é possível incluir anexos em uma publicação. Basta selecionar a aba Anexos e escolher a forma de upload. Caso já exista anexos inseridos serão listados abaixo dos botões.
Obs: Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário. Image Added Para realizar o upload de um anexo do seu computador clique no botão "Seu Computador" e selecione o arquivo. Image Added
Ou selecione um arquivo direto do TOTVS Fluig - ECM: Image Added
É possível realizar o download de cada anexo, excluír ou excluir todos. Image Added
Ao clicar em excluir será exibida uma janela de confirmação para a ação: Image Added
Também é possível realizar configurações adicionais na aba Opções. - Como definir a data de expiração para a publicação que será exibida na tela inicial. Essa data serve como um lembrete para os destinatários.
- Solicitar assinatura manuscrita, marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento.
- Assunto e Corpo da Mensagem essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.
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