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É dever do contribuinte, prover a guarda de todos os livros que contenham a escrituração fiscal ou comercial da empresa juntamente com os comprovantes de lançamentos das movimentações e/ou operações realizadas pela empresa, passíveis de fiscalização por parte do ente tributante. Esta questão está disciplinada no artigo 195 da Lei 5172/66, também denominado Código Tributário Nacional (CTN).

Com o avanço da tecnologia, muitas obrigações acessórias foram digitalizadas fazendo com que o contribuinte e os próprios entes tributantes questionassem de que forma a regra estabelecida pelo CTN poderia ser cumprida, haja vista  que o referido artigo, apesar de estabelecer a obrigatoriedade de arquivamento, não traz em seu regramento a forma de cumprimento da norma.

Assim, a Receita Federal do Brasil, órgão responsável pela fiscalização dos tributos no país, publicou através do Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 4/2019, uma nova interpretação para o parágrafo único, do artigo 195 do CTN. Neste ato, enseja novo entendimento sobre a questão, determinando que os livros fiscais e comerciais obrigatórios ao contribuinte, bem como seus comprovantes de lançamento, podem ser conservados pelo contribuinte, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, desde que sejam mantidos sua integralidade e autenticidade.

De acordo com a norma, os livros digitalizados terão a mesma validade que os livros físicos, devendo ser armazenados pelo mesmo tempo. Transcorrido o prazo de guarda destes, o contribuinte poderá destruir ou continuar a armazenar estes documentos, caso possuam valor histórico.

O Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 04 foi publicado em 09 de outubro de 2019 com vigência a partir da sua publicação, mas produzindo efeitos a partir de 10 de dezembro de 2019.

Código Tributário Nacional

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TÍTULO IV

Administração Tributária

CAPÍTULO I

Fiscalização

Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.

        Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.

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