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O item Documentos permita visualizar e navegar pela interface disposta por pastas e documentos. Esta interface é chamada de Navegação de Documentos. Além da visualização, é possível manipular o ambiente de navegação, adicionando documentos, formulários e outros tipos de arquivos, definindo permissões de segurança e regras de aprovação. Vale lembrar que o usuário acessa apenas documentos aos quais tem permissão.

O ambiente de Documentos dispõe de recursos como: 

• Incluir nova pasta: recurso utilizado para organização dos arquivos publicados na navegação de documentos;

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• Recursos comuns para manipulação de documentos, como copiar, recortar, colar, excluir, etc.;

• Opções para socialização dos documentos na plataforma, como comentar, apoiar e compartilhar;

• Visualização de documentos: permite visualizar o conteúdo dos documentos publicados na navegação de documentos.

• Connect: aplicativo para Windows que permite acessar as pastas e documentos da Navegação de Documentos e a central de notificações diretamente da área de trabalho do sistema operacional.
  
  

Outros recursos

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Controle de versão e aprovações
Todas as modificações do documento geram uma nova revisão ou uma nova versão, sendo possível restaurar a versão caso necessário. Além disso, é possível configurar um fluxo de aprovações, para que o documento passe obrigatoriamente pela avaliação de pessoas-chave antes de ser publicado.

Lista mestra
A lista mestra é uma relação contendo todos os documentos que a pasta tem. É possível consultar facilmente o nome, a última revisão, o usuário que publicou, enfim, dados relevantes ao documento publicado. Isso é muito importante principalmente para empresas com certificação de qualidade, por exemplo a ISO 9001, que exige evidências do controle de documentos aplicado na empresa.

Controle de expiração
Todos os documentos podem ter um prazo de validade, para que sejam revisados e atualizados. Por isso, existe o controle de expiração, com um indicativo de quando o documento estará expirado e com a configuração de e-mails que serão disparados como notificação aos envolvidos.

Cópia controlada
É importante ter o registro das informações de cada impressão do documento, para ter rastreabilidade sobre as cópias e evitar que o conteúdo seja copiado ou alterado de forma não autorizada. Também é muito frequente a utilização de marca d’água na impressão de documentos, por exemplo, confidenciais da empresa.

Ações sociais
Se o documento foi criado e teve as permissões de acesso liberadas, provavelmente é necessário que outras pessoas o acessem e o leiam. Para ampliar a divulgação, é possível divulgar esse documento e permitir que os usuários efetuem ações sociais, como comentar, apoiar e compartilhar. Cada visualização efetuada pelo usuário ficará registrada nas propriedades do documento.