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A Gestão de Contratos pelo TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento possibilita um controle total sobre todos os contratos, sejam eles: de fornecimento, aquisição de produtos e/ou serviços entre a empresa e terceiros ou arrendamento mercantil.

Os contratos podem ser do tipo formal ou informal, sendo possível utilizar no sistema o controle para contratos efetuados com fornecedores, contratos efetuados junto à cliente, bem como o controle do tipo "Ambas", no qual as situações de compra e venda podem ser utilizadas no mesmo contrato.

O sistema permite o controle e faturamento de diversos tipos de contratos de forma simples e eficiente.

A utilização desse controle poderá ser utilizada por empresas que periodicamente faturam para o mesmo cliente e/ou fornecedor, dependendo do tipo de contrato realizado, exemplos, comuns utilizados na gestão de contratos são as prestações de serviços como água, luz, telefonia, assinatura de jornais e revistas, prestação de serviços etc.

Através do módulo de Manutenção de Contratos é possível gerar diretamente as notas fiscais, ordens de compra ou qualquer outro documento necessário, reduzindo assim os prazos necessários para a execução dos pagamentos e recebimentos de sua empresa, além de permitir um controle eficiente entre as partes, empresa x fornecedor e empresa x cliente.

Antes de iniciar o uso do módulo de Manutenção de Contratos é importante que o sistema esteja devidamente parametrizado e as tabelas utilizadas na elaboração do contrato sejam cadastradas.

O acesso aos parâmetros do Contrato é feito pelo menu 04.05 – Contratos, bem como as Tabelas de Contrato relacionadas a este processo.

• Inclusão de Contratos

A inclusão de novos contratos é feita pelo pelo menu: "Contratos | Manutenção de Contratos", onde são exigidos informações obrigatórias para a inclusão como: Número do contrato, Data do contrato,

Tipo de contrato, Natureza do contrato (Compra, Venda, Ambos ou Arrendamento Mercantil), Status do contrato, Cliente/Fornecedor do contrato.

Os demais campos não são essenciais para a inclusão de um contrato, mas, dependendo da parametrização feita, podem se tornar obrigatórios por fazerem parte de um controle da empresa.

• Dica: em relação a Configurando a Edição do Contrato, na inclusão dos contratos alguns campos(em negrito) são de preenchimento obrigatório para a inclusão de um novo contrato. Os outros campos mesmo não sendo obrigatórios podem ser colocados como tal, através do menu de contexto (Botão Direito do mouse), clicando em cima do campo que se deseja tornar obrigatório e selecionado a opção: "Preenchimento Obrigatório".

Através do menu de contexto (Botão Direito do mouse), também é possível definir valores default para os campos do contrato ou dos itens de contrato. Para isso basta clicar com o botão direito do mouse em cima do campo e na opção "Valor Default" selecionar a opção "Usar como Default".

• Inclusão de itens

As informações definidas no contrato serão carregadas automaticamente para os respectivos campos dos itens do contrato, isso porque funcionam como um default, que será utilizado durante a inclusão dos seus itens.

A geração dos movimentos criados pelo processo de gestão de contratos se baseia nas informações definidas nos itens de contrato, ou seja, os dados definidos nos itens de contrato são os responsáveis pela geração dos movimentos.

É possível gerar um único movimento com todos os itens de contrato, ou então, um movimento para cada item de contrato. Isto é possível através da definição das regras de quebra informadas nos parâmetros do Contrato. De forma semelhante também é possível gerar um único movimento para mais de um contrato com o mesmo Cliente/Fornecedor.

Outras informações como por exemplo o tipo de faturamento dos itens, aditivos e reajuste de contratos serão explicados em detalhes em seções próprias, que podem ser acessadas através dos links abaixo em "Informações Complementares".