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O processo de compras Indireto no TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento é feito através da Cotação. A cotação é utilizada para definir de qual fornecedor a empresa irá realizar a compra de seus materiais. O processo inicia-se na criação de uma solicitação de compras onde é gerado um movimento do tipo 1.1.xx onde são solicitados os produtos que a empresa precisa comprar. Após a criação do movimento de solicitação, é iniciada então a Cotação, onde a relação dos produtos será enviada para determinados Fornecedores que darão a resposta do orçamento. É utilizado então o quadro comparativo para que seja definido qual é a compra que será mais benéfica para a empresa. Após o cálculo do quadro comparativo, temos o vencedor da cotação. A partir desse momento geramos a ordem de compras num outro movimento do tipo 1.1.xx. Este parametrizado para ser um "Pedido de compra" que posteriormente dará origem ao movimento final de compras do tipo 1.2.xx.
Para trabalhar com cotação, devemos ter a seguinte parametrização nos tipos de movimento:
Movimento de solicitação Solicitação de compras:Compras
Movimento do tipo 1.1.xx de solicitação de compras parametrizado da seguinte maneira: Compra/Venda – Características • Parâmetro "Gera movimento de compras" marcado. • Movimento gerado deafult: Informar um tipo de movimento parametrizado como "Pedido de compras". Compra/Venda – Outros Dados • Parâmetro "Tipo do movimento de compra" marcado como "Solicitação de compras".
Movimento de ordem Ordem de compras:Compras
Movimento do tipo 1.1.xx de ordem de compras parametrizado da seguinte maneira: Mov - Identificação • Edita Numeração – "Mostra" Compra/Venda – Características • Parâmetro "Gera movimento de compras" marcado. Compra/Venda – Outros Dados • Parâmetro "Tipo do movimento de compra" marcado como "Pedido de compras".
Abrindo o assistente da cotação, temos as seguintes opções:
Dados iniciais Iniciais da cotação:Cotação
Devem ser preenchidos os campos Data da Cotação, Limite de resposta, Moeda, Funcionário responsável, coligada(s), filial(s) e tipo de movimento(s) que farão parte da cotação.
Observação: A data de Limite de resposta não pode ser inferior a data da cotação. Não é permitido avançar etapa sem que todos os campos citados em negrito acima estejam sem preenchimento. Filtro de Produto
Filtro de Produto:
Ao avançar etapa temos que filtrar e selecionar os itens que serão cotados. Através do filtro é possível buscar todos os itens pendentes das filiais selecionadas na etapa anterior para fazerem parte da cotação.
Ao criar uma cotação se algum produto selecionado estiver inativo, ao tentar avançar a etapa no assistente de
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cotação o sistema exibirá uma mensagem informando que há produto inativo, que não pode ser cotado e deve ser removido.
Como a mensagem não mostra quais produtos estão inativos, há a coluna Produto Inativo para o usuário identificá-los. Esse mesmo comportamento é apresentado quando o usuário tentar incluir numa cotação já existente um item inativo.
Para acessar as informações do produto basta clicar no link disponível na Descrição do Produto.
Os campos Cód. Marca e Marca
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Solicitada serão exibidos quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado. Estes campos exibirão o código e descrição da marca informados no item do movimento de solicitação de compras.
Quando não for informado marca no item da solicitação de compras, será exibida a marca default informada no cadastro de produto. Estes campos são apenas para visualização.
Através do
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campo Permite Fornecedor Trocar Marca será possível definir se o
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fornecedor poderá ou não fazer a troca de
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marca do produto na
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cotação no caso em que o orçamento/negociação for enviado para o fornecedor através de planilha de exportação. Este campo será exibido quando o perfil do usuário logado possuir permissão para Trocar Marca dos Produtos na Cotação e quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação
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estiver habilitado. Esta opção estará marcada por padrão, mas poderá ser desmarcada conforme opção do usuário, caso seja desmarcada, não será permitido ao fornecedor alterar a marca de um produto que está sendo solicitado no orçamento ou negociação.
Escolha de Fornecedores:
Após a seleção dos produtos, selecionamos os fornecedores que irão participar do processo de cotação. Há possibilidade de filtrar os fornecedores através de vários campos, sendo que, o campo CNPJ/CPF é o default de filtro.
Conforme permissões de acesso do usuário é possível cadastrar e editar Fornecedores no momento da seleção dos Fornecedores que irão participar da Cotação.
Existe um limite máximo e mínimo de fornecedores para ser selecionado. Este limite é estabelecido nos parâmetros da cotação.
Informações Gerais:
Com Com os fornecedores selecionados, avançamos para a última etapa do processo de inclusão da cotação onde preenchemos a Condição de pagamento, Transportadora, Data Limite para Entrega da Mercadoria, se na cotação será considerado crédito de IPI e ICMS no cálculo da melhor oferta e Tipo de julgamento da melhor oferta (este parametrizado ou não).
Após preenchimento dos dados, é apresentada uma última tela para finalização do assistente de inclusão da cotação. Nesta tela são apresentados os principais dados que foram preenchidos como a data de emissão, a data de limite de resposta, o comprador responsável, os tipos de movimentos de solicitação, filiais e coligadas que serão utilizados na cotação.
Comunicar Fornecedores:
Este processo tem por objetivo informar aos fornecedores presentes na cotação, sobre a existência da mesma, e assim, solicitar que seja enviado o orçamento dos produtos cotados. Existem três formas de comunicar aos fornecedores: • Imprimir
- Imprimir Orçamento: O sistema permite a impressão de um pedido de orçamento. O conteúdo do relatório impresso será de acordo com o relatório parametrizado. Para que se possa dar continuidade à cotação a opção "Impressão Definitiva" deve estar marcada, pois ao imprimir o orçamento com esta opção desmarcada, o sistema não habilita a cotação para a próxima etapa, que seria registrar orçamento.
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- Enviar Orçamento via E-mail: É enviado um e-mail para o fornecedor com o pedido de orçamento. O conteúdo do e-mail será de acordo com o relatório parametrizado, ficando a critério do usuário enviar o relatório como anexo ou no corpo do e-mail em formato texto.
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- Exportar Planilha de Orçamento/Negociação: ao utilizar essa opção é possível enviar via e-mail para os fornecedores uma planilha do Orçamento/Negociação da Cotação em questão, na qual os fornecedores devem informar suas cotações para os produtos. Após receber a planilha de volta dos fornecedores, deve-se importar a mesma no sistema e desta forma será atualizado o Orçamento/Negociação da Cotação com as informações inseridas pelos fornecedores na planilha. Para mais informações sobre o processo de Exportação/Importação de Cotação via Planilha clique aqui.
Antes de enviar o e-mail é possível marcar a opção "Cópia para Comprador" que consiste em enviar um e-mail não só para os fornecedores, mas também para o comprador da cotação em questão. Outra opção para o envio do e-mail seria "E-mail somente p/ Contatos", que consiste em enviar o e-mail apenas para os contatos do fornecedor que são informados no anexo do cadastro do cli/for. • Exportar
- Exportar Orçamento p/ Web: Conforme "Enviar Orçamento dia E-mail" é enviado um e-mail para o fornecedor com o conteúdo estipulado pelo relatório. Além do conteúdo do relatório, é enviado ao fornecedor, login e senha. Este login e senha serão utilizados pelo fornecedor para acessar o portal e informar o orçamento para os produtos da cotação.
Exportando o orçamento para Web, o comprador não terá condições de registrar orçamento para os fornecedores que receberem o orçamento via Web. Para esses fornecedores, o comprador somente terá condição de dar continuidade ao processo após vencimento da data limite de resposta.
Uma vez que a cotação atingiu o limite para resposta, o comprador poderá executar os processos do Server, e assim, importar os dados do portal para a cotação.
Atenção!
Caso a data limite esteja inferior a data do sistema, ou seja, inferior a data do banco de dados, o sistema não permite a execução do processo "Comunicar Fornecedores".
A partir da versão 11.40 os "relatórios padrões" passam a não existir, com isso, para utilizá-los é necessário fazer a importação dos novos relatórios através do gerador que estão disponíveis no caminho "\Relatórios" do instalador. São eles:
- Imprimir Orçamento: 04.002 – Pedido de Orçamento Enviar Orçamento via E-mail: 04.007 – Pedido de Orçamento Exportar Orçamento p/ Web: 04.008 – Exportação Cotação WEB
Durante a criação de um relatório customizado (tendo como base o relatório do Book), aconselha-se que seu grupo principal contenha a tabela TCITMORCAMENTO e o respectivo campo CODCOTACAO. No caso de orçamento para Cotação via Web, deverá ser utilizada como tabela principal do relatório a TWORCAMENTO, para que o relatório possa ser filtrado pelo código da cotação e/ou do fornecedor.
Registrar Orçamento
Esta etapa da cotação, basicamente, tem por objetivo informar preço e condição de pagamento para cada produto a ser cotado. Ao registrar orçamento o comprador poderá informar Data de Entrega, Prazo de Validade, Data de Recebimento, Contato, Transportadora, Moeda, Despesa, Desconto, Frete(Valor), o Tipo do Frete, alíquota para ICMS/ISS e/ou ICMSST. Estes dados podem ser diferentes por fornecedor e as informações contidas neste processo serão base para o calculo da melhor oferta.
Copiar dados de outra cotação: Essa funcionalidade é utilizada para copiar os dados de orçamento de uma cotação que possua os mesmos fornecedores e produtos da cotação que está sendo criada. A opção de cópia está disponível quando a cotação está com status "Aguardando Resposta Fornecedores" e pode ser acessada ao clicar com o botão direito do mouse sobre a grid de fornecedores na aba de Orçamentos.
Marca de Produto na Cotação
Quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado os campos Cód.Marca, Marca Solicitada, Marca Orçada serão exibidos na pasta Produtos.
Estes Estes campos terão o seguinte comportamento:
- Cód.Marca e Marca Solicitada: exibirão o código da marca e a descrição da marca,respectivamente, informados no item do movimento de solicitação de compras . Os campos são apenas para visualização.
Marca Orçada: Este campo permitirá edição somente quando o perfil do usuário possuir permissão de Trocar Marca dos Produtos na Cotação. Caso o comprador deseje escolher ou trocar a marca do produto
orçado eleorçado ele deverá editar este campo e
informar ainformar a marca.
Observações:
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Não será possível informar uma marca inativa no campo Marca Orçada.
Seleção de Marca ao utilizar agrupamento:
Caso a cotação esteja parametrizada para agrupar itens iguais podeiguais pode-se utilizar o utilizar o campo para seleção da marca na parte superior da aba Produtos (Registro de Orçamento/Negociação). A marca selecionada nesse campo é aplicada aos aplicada aos itens do orçamento selecionados ao clicar no botão "Aplicar em Selecionados". Caso seja aplicada a mesma marca a itens iguais, será realizado o agrupamento dos itens.
Ao acessar esse campo sem nenhum registro selecionado são selecionado são exibidas somente as marcas ativas comuns a todos itens, caso seja selecionado somente um selecionado somente um item são exibidas para seleção todas seleção todas as marcas ativas associadas ativas associadas a esse item no cadastro de produto.
Restrição
Quando utilizada Cotação com Central Restrição: Quando utilizada Cotação com Central de Compras não é realizado agrupamento de itens com marcas iguais.
Alterar Marca do Produto
Na grid de orçamentos da tela de edição da cotação, será exibido o botão Alterar Marca do Produto. Este botão irá respeitar as seguintes regras:
- Visível: o perfil do usuário deve possuir permissão para trocar marca na cotação e a cotação deve estar configurada para Usar Marca na Cotação (Parâmetros de Cotação).
- Habilitado: quando status da cotação for Composição, Aguardando Resposta Fornecedores ou Negociação da Melhor Oferta.
Será necessário selecionar pelo menos um fornecedor na grid de Orçamentos.
Ao clicar no botão será aberto a janela do processo de Alterar Marca do Produto para que o usuário escolha a nova marca e selecione para quais itens serão aplicados a nova marca.
Status do Item de Orçamento:
Na pasta Produtos, serão apresentados os seguintes status:
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