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Definição do processo:

O SPED Contábil é a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes, mas de forma digital.

Neste documento será demonstrado todo o passo a passo para geração do arquivo no TOTVS Gestão Contábil.

Desenvolvimento/Procedimento:

Todo o procedimento para gerar a Escrituração Resumida deverá seguir os mesmo processos da Escrituração do Diário Completo, para isso deverá acessar o link:

RMCTB00002_Como_Fazer-SPED_Contábil_Layout_5.0

Obs. Neste documento deverá ser configurado até o processo 7.

Após a configuração vamos parametrizar a parte da Escrituração Resumida:

8- Escriturações Contábeis:

Acesse: Obrigações Acessórias / Cadastros / Escriturações Contábeis

Neste processo serão criadas duas Formas de Escrituração (dois arquivos distintos):

1. Livro Diário com Escrituração Resumida (Com Escrituração Auxiliar)
2. Razão Auxiliar

Primeiro iremos configurar a Forma de Escrituração Livro Diário com Escrituração Resumida (Com Escrituração Auxiliar):

Aba identificação:

• Número de Ordem do Instrumento de Escrituração: Esse campo é feito para a empresa ter um controle dos livros, podendo enumerá-los;
• Descrição: Pede-se colocar uma descrição para o livro que será gerado.

Aba: Dados Adicionais

• Natureza do Livro: Informe o livro a ser gerado;
• Tipo de Escrituração do Livro: Digital (incluídos no SPED);
• Data de Início e Término da Escrituração: Data inicial e final para a geração da Rotina conforme o Ano Base desejado.
• Data de Arquivamento dos Atos Constitutivos: Será a data da constituição da empresa;
• Data Conversão Sociedade Simples/Empresária: Data de quando a empresa deixou de ser sociedade simples para sociedade empresária;

Aba: Layout 2.0/3.0

• Data do encerramento do Exercício Social, se possuir, favor informar;
• Hash do arquivo do período anterior (Escrituração Substituída): O preenchimento do campo será informado quando o campo Indicador de Finalidade de Escrituração (campo disponível na geração do arquivo do SPED/ Informações Complementares), estiver selecionado a opção de Substituta no campo de Indicador de Finalidade da Escrituração;
• Auditores Independentes: Os campos Nome e Registro na CVM terão preenchimento obrigatório somente quando na geração do Sped/Informações Complementares, informar que a Entidade é sujeita a Auditoria Independente.
  
  

Aba: Layout do Relatório Razão Auxiliar

Obs:. Essa parametrização estará disponível somente para a forma de escrituração igual a Razão Auxiliar.

Lembrando que esta Escrituração será a nossa próxima parametrização.

Aba: Contas que recebem lançamentos Globais

Informe neste cadastro as contas que recebem lançamentos globais.

Os lançamentos globais são movimentos consolidados, que integram o Razão Auxiliar.

Como por exemplo, uma conta de Fornecedores, onde todas as movimentações são lançadas apenas em uma única conta (que chamamos de Conta que recebe lançamentos Globais) e esta conta em paralelo possui um Razão Auxiliar, detalhando todas estas movimentações, demonstrando de forma analítica quais são os Fornecedores que fizeram a composição da conta global.

Aba: Signatários

Nessa janela serão informados os signatários, ou seja, as pessoas que assinarão o livro. Serão duas ou mais pessoas. Sendo, obrigatória, a assinatura do Contador.

Importante: Na aba Dados Adicionais (Layout 2.0), os campos E-mail, Telefone, Ano de Expedição, Estado expedidor, Data de validade da certidão de regularidade profissional do contabilista e Número sequencial CRC (UF/Ano/Número), passam a ser obrigatórios quando na Identificação do signatário o mesmo for Qualificado como Contador.

De acordo com o Manual de orientação do Leiaute da ECD, veja as informações importantes sobre o registro J930 (signatários):

"7. Informações gerais:

7.1. Todos os certificados assinantes de uma ECD podem ser A1 ou A3.

7.2. Além da assinatura do responsável pela assinatura da ECD (pessoas física ou jurídica) e do certificado e-PF ou e-CPF do contador/contabilista, pode haver qualquer número de assinaturas.

7.3. A assinatura do responsável pela assinatura da ECD pode ter qualquer código de qualificação do assinante, com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920".

Agora vamos configurar a Forma de Escrituração Razão Auxiliar.

Obs: A parametrização é a mesma da Escrituração anterior, com exceção da aba:

Aba: Layout do Relatório Razão Auxiliar

O Razão Auxiliar é um relatório de layout aberto e não tem um padrão pré definido, nesta aba visamos simplificar a utilização/geração do Relatório Razão Auxiliar que será entregue ao SPED Contábil através dos registros I500/I510/I550/I555 mantendo a flexibilidade na estruturação e composição do relatório.

Origem das informações do relatório:

O relatório poderá ser parametrizado baseado nas informações:

• Lançamentos Contábeis
• Consulta SQL Customizada
• RAS Razão Auxiliar de SubConta(Somente quando for gerar o Razão Auxiliar de Subconta).

Segue abaixo especificação de cada um:

Lançamentos Contábeis:

Ao selecionar essa opção, o sistema habilita os campos disponíveis para serem utilizados na estrutura do relatório. Cabe ao usuário parametrizar os campos que serão utilizados. É possível adicionar e remover qualquer campo disponível respeitando sempre a quantidade de caracteres. Existe a possibilidade de parametrização “Padrão”, onde é criada uma parametrização padrão automaticamente para o relatório;

Consulta SQL Customizada:

O relatório será baseado na consulta SQL criada pelo o usuário. A partir dos campos disponíveis (que serão carregados conforme o SQL) o usuário deverá selecionar os campos que irão compor o relatório;

Campos do Relatório Razão:

São os campos que foram selecionados para serem apresentados no relatório. Tais informações como: descrição, tipo e tamanho da coluna podem ser editados conforme necessidade do usuário. Mas lembre-se que a quantidade de caracteres deverão ser respeitadas, ou seja, o máximo de carateres Utilizados deverá ser igual ao Disponível ou menor que este.

Exemplo: Para o relatório padrão o sistema selecionará automaticamente os campos "Valor Débito" e "Valor Crédito" e neste caso durante a geração deste relatório o sistema vai somar estes valores conforme os agrupadores dos totalizadores.

Campos Agrupadores dos totalizadores:

Nesta opção, o usuário poderá selecionar os campos que compõe o relatório, definindo qual destes campos, será o agrupador dos totalizadores.

Exemplo: Para o relatório padrão o sistema selecionará automaticamente o campo "Conta Contábil", neste caso durante o processamento do relatório o sistema vai totalizar os valores dos campos definidos em "Totalizar Campo(s)" por Conta Contábil.

Filtro complementar:

Disponível apenas para opção “Lançamentos Contábeis”.  Será disponibilizado um filtro complementar que poderá ser usado pelo usuário, caso queira restringir os dados que serão processados.

RAS (Razão Auxiliar de Subconta):

As informações para composição do relatório, serão buscadas nos Lançamentos de Detalhamento do RAS (Esta opção deverá ser marcada somente se a empresa enviar na ECD o relatório de Razão Auxiliar de Subconta, o que é diferente de Razão Auxiliar;

Importar parametrização de outra escrituração:

Através deste botão é possível parametrizar o relatório conforme a parametrização de uma outra escrituração já cadastrada.

Importante: A geração é realizada dentro dos processos da própria escrituração contábil, veja:

O relatório será gerado em um arquivo com extensão txt, já no padrão do layout do SPED Contábil. Este arquivo deverá ser informado em uma das etapas durante o processo de geração do SPED Contábil, por isso ao gerar, favor salva-lo.

OBSERVAÇÕES
 
• Será gerado o detalhamento apenas para as conta contábeis que estiverem cadastradas na aba “Contas que recebem lançamentos globais”. Lembrando que se for definido uma conta sintética o sistema vai considerar todas as contas analíticas filhas;

• O processamento deste relatório será baseado nos dados desagrupados, ou seja, quando o lançamento contábil estiver agrupado o sistema deve gerar as informações neste relatório de forma desagrupada;
 
• As informações apresentadas no relatório serão baseadas no período identificado no cadastro da escrituração contábil correspondente;

• Quando a origem do relatório é "Consulta SQL Customizada" algumas informações serão de responsabilidade do usuário identificar na consulta SQL, tais como:
- Contas Contábeis
- Período

Desta forma para esta opção o sistema não vai considerar as datas e nem as contas identificadas no cadastro da escrituração contábil.

9- Próximo passo:

Após criar as duas escriturações (conforme citado acima), estas deverão ser anexadas uma a outra.

Este processo deve ser feito com a Escrituração editada, acesse ANEXOS/Livros Auxiliares ao Diário e informe a escrituração associada:

Antes de gerarmos o arquivo, deve-se realizar a Pré-validação.

10- Pré - Validador:

Acesse: Obrigações Acessórias / Pré-Validador Rotinas Contábeis / Validar

Este processo visa identificar quais as possíveis inconsistências do arquivo, tais quais seriam visualizadas somente na validação pelo Programa Validador da Receita Federal.

Lembrando que a Apuração do Resultado já deve ter sido realizada através do Processo de Transferência de Grupos Contábeis, ou seja, as contas de resultado devem ter saldo inicial e final zerados.

11- Gerar SPED Contábil:

Acesse: Obrigações Acessórias / Gerar SPED Contábil / Gerar

Importante: Antes de avançar o processo, informe qual a versão do Layout o arquivo deverá ser gerado.

Parâmetros do Processo:

• Plano Referencial: Informe o Plano de Contas Referencial utilizado para o ano base;
  Lembrando que para a ECD este registro NÃO é obrigatório, porém na geração da ECF se torna obrigatório, sendo assim, oriento a fazer a associação já na ECD.
• Indicador do tipo de ECD: Informar se a empresa possui SCP ou não;
• Filial Matriz: Informar a filial que será gerado a ECD;
• Tipo de Escrituração: Informar se a escrituração é Centralizada ou Descentralizada;
• Situação Especial: Preencher conforme situação especial existente para o período base do SPED gerado. Existem as seguintes situações: (Nenhum, Abertura, Cisão, Fusão, Incorporação e Extinção);
• Não Enviar histórico de alteração dos registros I050 e I100: Se houve alteração manual no cadastro das Contas Contábeis e do Centro de Custo/Conta Gerencial, o sistema irá gerar um Histórico de alteração das mesmas. Deve-se marcar esta opção caso não deseje enviar este histórico de alterações;

• Selecionar Coligada/Filial: Caso seja preciso criar um filtro referente à Filial quando o Tipo de Escrituração for Centralizada. É de responsabilidade da empresa a utilização do filtro por Filial;Verifique todas as informações, conforme imagem abaixo:

• Forma de Escrituração: Neste campo informa-se o tipo do Livro que será gerado; 

Lembrete:

Para cada tipo de escrituração criada, será gerado um Livro / arquivo diferente, neste caso será informado primeiro: Livro Razão Auxiliar e logo após deve gerar o Livro Diário com Escrituração Resumida.

• Demonstrações Contábeis:
  Transferência de Grupos Contábeis (Apuração de Resultado): Devem ser informados os Históricos de Fechamento utilizados em sua Transferência de Grupos Contábeis (Escrituração Contábil / Transferência de Grupos contábeis) para o ano base em questão ou ainda o código da Transferência realizada para o período da geração do arquivo. Após deve-se clicar no ícone "Seta para Baixo" e automaticamente o sistema preencherá a data da Apuração do Resultado do Exercício.
  
  

  Importante:

Para cada Transferência de Grupos Contábeis deve existir um Histórico de Fechamento diferente. Devem ser incluídos todos os Históricos de Fechamento utilizados para as transferências realizadas dentro do período informado na Escrituração Contábil.

Informações Complementares:

•  Indicador do início do período: Informe o indicador da empresa;

• Indicador de Finalidade da Escrituração: A partir do layout 5.0 (ano base 2016) e também para anos anteriores somente teremos as opções de Escrituração Original e Substituta. Novas regras de substituição (ver item 1.12 do Manual da ECD);

• Indicador de Entidade Sujeita a Auditoria Independente;
• DMPL / DLPA:
  Estrutura da Demonstração: Neste campo o usuário deverá selecionar uma estrutura de DMLP ou DLPA já criada anteriormente através do menu de Demonstração Contábil. Esta informação irá compor os registros J200, J210 e J215 do SPED.
  Conforme a necessidade de envio, podem ser selecionadas as opções de Enviar somente Fatos Contábeis que tenha valor processado bem como Mostrar código do Fato Contábil juntamente com a descrição (registro J200).

Parametrização da DRE / Balanço Patrimonial

Nesta parametrização é possível definir como o bloco J100 e J150 serão gerados.

Ao marcar Selecionar Origem poderá escolher entre:

1. Estrutura do Relatório DRE (disponível somente em Delphi);
2. A partir do Plano de Contas (o sistema irá de forma automática e organizada montar os registros conforme a classificação do campo "Natureza de envio para o SPED" e associação ao Plano Paralelo;
3. Ferramenta de Demonstrações Contábeis.

Obs.: Verificar as demais parametrizações e marque as opções de acordo com a necessidade da empresa.

Seleção de Registros Facultativos:
Informe os registros que deverão ser gerados:

Para o tipo de escrituração “Razão Auxiliar” será apresentado a tela abaixo:

Informe o arquivo gerado que salvamos na etapa da parametrização da Escrituração do Razão Auxiliar com extensão em TXT.

Registro J800 – Outras Informações e J801:

J800 - Outras Informações

Nesta tela deve adicionar algum arquivo que deseja ser complementado ao arquivo do SPED Contábil, tais como pareceres, outras demonstrações, entre outros arquivos que sejam relevantes para o entendimento da situação da empresa. Somente arquivos com a extensão '.RTF' (Texto Rico do Word) serão selecionados.

J801 - Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD

Quando a escrituração contábil for substituta este registro deverá ser preenchido.

O conteúdo do termo de verificação é de responsabilidade da empresa e a orientação do mesmo esta disponível no Manual de Orientações da ECD.

Lembrando que o arquivo deverá ser salvo em extensão .RTF.

Signatários da Escrituração selecionada

Será visualizado todos os signatários cadastrados na escrituração.

Nesta tela deverá marcar o signatário responsável legal da empresa junto as bases da Receita Federal:

• Livros Auxiliares ao Diário:

Informe o caminho do(s) arquivo(s) gerado(s) para o livro auxiliar, para que seja possível a identificação do código Hash para o preenchimento do registro I012.