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Auxílio para eventos externos
Características do Requisito
Linha de Produto: | RM | ||||
Segmento: | TOTVS Educacional | ||||
Módulo: | Inovação, Pesquisa e Extensão | ||||
Rotina: |
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Cadastros Iniciais: | Pesquisador | ||||
| Requisito (ISSUE): | PCREQ-5449 | ||||
País(es): | Brasil | ||||
Tabelas Utilizadas: | SEXTAUXILIOVISITA e SEXTTIPOAUXILIO | ||||
Versões/Release: | 12.1.15 |
Descrição
O auxílio para eventos externos permite ao usuário gerenciar as solicitações de reembolso realizadas através de solicitações do FLUIG.
Pré-requisitos para utilizar a solicitação de auxílio para eventos externos
- Ter o FLUIG devidamente instalado e configurado conforme documentação:
- Ter o TOTVS Developer Studio (TDS) devidamente instalado e configurado.
- Criar no FLUIG os papéis necessários para a execução do fluxo de solicitação de visitas técnicas/participação em eventos. É importante criar da mesma forma descrita abaixo pois o fluxo utiliza essa definição para referenciar os papéis.
- Código = aprov_evento_externo | Descrição = Aprovador de evento externo
- Código = aprov_evento_externo_doc| Descrição = Aprovador de evento externo ( documentação)
- Associar adequadamente os usuários do FLUIG aos papéis criados anteriormente.
- Importar o fluxo de solicitação de visitas/eventos para a ferramenta TOTVS Developer Studio (TDS). Caso não tenha alterado a instalação padrão dos produtos TOTVS, os arquivos zipados, contendo o(s) fluxo(s), estarão disponíveis em c:\totvs\CorporeRM\ObjetosGerenciais\Fluig
- Exportar para o servidor do FLUIG os datasets, diagrama, formulário e eventos da solicitação de visitas/eventos.
Procedimento para Utilização
O usuário, vinculado ao papel "Pesquisador", deverá iniciar uma nova solicitação escolhendo a opção "Educacional | Inovação, Pesquisa e Extensão | Visita Técnica/Evento | Solicitação de Visitas Técnicas/EventosAuxílio para eventos externos". Ao selecionar esse fluxo será apresentado um formulário com o código do pesquisador (coordenador) vinculado ao usuário do FLUIG. Nele deverão ser informados os dados da solicitação e o público alvo da visitareferentes ao auxílio do evento externo, tais como: Título do evento, local do evento, data inicial, data final, tipos de auxílios, etc, . Após o preenchimento do formulário, o fluxo avançará para a atividade "Aprovar Solicitaçãosolicitação de auxílio", onde um usuário vinculado ao papel "CoordenaçãoAprovador evento externo" deverá preencher validar os dados referentes a aprovação da visita técnica/evento. Após entrar com as informações necessárias ele terá 3 opções:
solicitação
de visita técnica/evento.Avançar para a atividade "Reservar Transportee
Confirmar Visita Técnica/Evento".Na atividade "Reservar Transporte e Confirmar Vista Técnica/Evento" o usuário, vinculado ao papel "Setor de visitas", deverá preencher os dados referentes a aprovação do setor de visitas. ao lançamento a ser gerado, tais como: Coligada do pesquisador, filial do pesquisador, cliente/fornecedor, data de vencimento e valor do lançamento. Após entrar com as informações necessárias ele terá 3 opções:
- Retornar para a atividade "Solicitar Visita Técnica/Participação em Evento"auxílio (retorno)";
- Reprovar a solicitação;Reprovar a solicitação de visita técnica/evento.
- Avançar para a atividade "Executar Visita Técnica/Evento e Elaborar Relatório FinalAnalisar documentação".
Na atividade "Executar Visita Técnica/Evento e Elaborar Relatório Final" o fluxo deverá ser interrompido por um intervalo de tempo, para que os alunos possam se inscrever no evento (através do fluxo de inscrição) e para que o pesquisador possa aprovar as inscrições (através do fluxo de aprovação). Ao término desse período a visita técnica/evento deverá ser executada e o relatório final elaborado pelo pesquisador que solicitou a visita. Nesse relatório deverão estar presentes todos os participantes da visita e, se necessário, o valor que cada um deles deverá pagar ou receber. Se houver necessidade de reembolsar algum participante o responsável pela confecção do relatório final deverá anexar todos os comprovantes de pagamento enviados por eles (através do fluxo de auxílio para visitas técnicas/eventos). Ao término da confecção do relatório final o usuário deverá enviar o fluxo para a atividade "Aprovar Relatório Final". Nessa etapa atividade "Analisar documentação" o usuário, vinculado ao papel "Setor Aprovador de visitasdocumentação", deverá avaliar o relatório final e toda validar a documentação anexada. Ao fim dessa verificação os certificados serão gerados e o usuário terá as seguintes que foi anexada na solicitação e definir encaminhar a solicitação para 3 opções:
- Retornar para a atividade "Executar Visita Técnica/Evento e Elaborar Relatório Final"
- Finalizar o fluxo de visita técnica/evento.
- Solicitar auxílio (retorno)"
- Cancelar a solicitaçãoAvançar para a atividade "Emitir Certificados".
- Avançar para a atividade "Gerar Lançamentoslançamento".
Na atividade "Gerar Lançamentos" serão gerados lançamentos a pagar ou a receber. Se o participante precisar pagar pela visita técnica/evento será gerado um lançamento a receber (a instituição recebe), porém se o participante for reembolsado será gerado um Lançamento" será gerado lançamento a pagar (a instituição paga ao solicitante). Durante a geração dos lançamentos poderão surgir mensagens de aviso , que deverão ser avaliadas por um usuário com o papel "Financeiro". Ao avançar para a atividade "Emitir Certificados" um usuário, com o papel de "Secretaria" deverá emitir os certificados gerados e, em seguida, avançar para a atividade "Validar Certificados". Nessa etapa o usuário, vinculado ao papel "Coordenação", deverá avaliar os certificados gerados. Ao final dessa verificação ele terá duas opções:
- Retornar para a atividade "Emitir Certificados".
- Finalizar o fluxo.
Durante a execução do fluxo são gerados registros de aprovação. Esse histórico é gravado na tabela SEXTVISITAAVALIACAO e contém informações sobre o usuário aprovador, etapa movimentada, data da movimentação, justificativa, dentre outras.
devido a falta de parametrização de dados, conforme nota abaixo:
| Nota | ||
|---|---|---|
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Para a correta geração do lançamento financeiro a pagar é necessário verificar alguns itens:
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| Nota | ||
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Caso o processo no Fluig seja cancelado, a visita técnica receberá o status de "Cancelada", mas não será excluída da base de dados do TOTVS Educacional. Vale ressaltar que a solicitação não poderá ser cancelada nas etapas Gerar Lançamentos, Emitir Certificados e Validar Certificados, pois haverão lançamentos financeiros e/ou certificados gerados
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