Auxílio para eventos externos

Características do Requisito

Descrição

A solicitação de visitas técnicas/participação em eventos O auxílio para eventos externos permite ao usuário gerenciar todos os tramites necessários para solicitar, aprovar, executar, gerar lançamentos e emitir certificados da visita através de uma solicitação as solicitações de reembolso realizadas através de solicitações do FLUIG.

Pré-requisitos para utilizar a solicitação de visitas técnicas/participação em eventosauxílio para eventos externos

• Ter o FLUIG devidamente instalado e configurado conforme documentação:
  • Instalação: http://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=144409653
  • Configuração: http://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=144409655
• Ter o TOTVS Developer Studio (TDS) devidamente instalado e configurado.
  • Instalação: http://tdn.totvs.com/display/fluig/Como+Instalar+-+TOTVS+%7C+Developer+Studio
  • Configuração: http://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=73078179
• Criar no FLUIG os papéis necessários para a execução do fluxo de solicitação de visitas técnicas/participação em eventos. É importante criar da mesma forma descrita abaixo pois o fluxo utiliza essa definição para referenciar os papéis.
  • Código = pesquisador aprov_evento_externo | Descrição =  Pesquisador Aprovador de evento externo
  • Código = coordenacao| Descrição = Coordenação
    Código = setor_visitas aprov_evento_externo_doc| Descrição =  Setor de visitas
    
  • Código = financeiro | Descrição = Financeiro
  • Código = secretaria | Descrição = SecretariaAprovador de evento externo (documentação)
• Associar adequadamente os usuários do FLUIG aos papéis criados anteriormente.
• Importar o fluxo de solicitação de visitas/eventos para a ferramenta TOTVS Developer Studio (TDS). Caso não tenha alterado a instalação padrão dos produtos TOTVS, os arquivos zipados, contendo o(s) fluxo(s), estarão disponíveis em c:\totvs\CorporeRM\ObjetosGerenciais\Fluig
  
  • Configuração: http://tdn.totvs.com/download/attachments/172300565/RM_BT_Montagem_Ambiente_Workflows_Fluig.pdf
• Exportar para o servidor do FLUIG os datasets, diagrama, formulário e eventos da solicitação de visitas/eventos.
  
  • Configuração: http://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=189313846

Procedimento para Utilização

O usuário, vinculado ao papel "Pesquisador", deverá iniciar uma nova solicitação escolhendo a opção "Educacional | Inovação, Pesquisa e Extensão | Visita Técnica/Evento | Solicitação de Visitas Técnicas/Eventos. Ao selecionar esse fluxo será apresentado um formulário com o código do pesquisador (coordenador) vinculado ao usuário do FLUIG. Nele deverão ser informados os dados da solicitação e o público alvo da visita. Após o preenchimento do formulário o fluxo avançará para a atividade "Aprovar Solicitação", onde um usuário vinculado ao papel "Coordenação" deverá preencher os dados referentes a aprovação da visita técnica/evento. Após entrar com as informações necessárias ele terá 3 opções:

• Retornar para a atividade "Solicitar Visita Técnica/Participação em Evento"
• Reprovar a solicitação de visita técnica/evento.
• Avançar para a atividade "Reservar Transporte e Confirmar Visita Técnica/Evento".

Na atividade "Reservar Transporte e Confirmar Vista Técnica/Evento" o usuário, vinculado ao papel "Setor de visitas", deverá preencher os dados referentes a aprovação do setor de visitas. Após entrar com as informações necessárias ele terá 3 opções: 

• Retornar para a atividade "Solicitar Visita Técnica/Participação em Evento"
• Reprovar a solicitação de visita técnica/evento.
• Avançar para a atividade "Executar Visita Técnica/Evento e Elaborar Relatório Final".

Na atividade  "Executar Visita Técnica/Evento  e Elaborar Relatório Final" o fluxo deverá ser interrompido por um intervalo de tempo, para que os alunos possam se inscrever no evento (através do fluxo de inscrição) e para que o pesquisador possa aprovar as inscrições (através do fluxo de aprovação). Ao término desse período a visita técnica/evento deverá ser executada e o relatório final elaborado pelo pesquisador que solicitou a visita. Nesse relatório deverão estar presentes todos os participantes da visita e, se necessário, o valor que cada um deles deverá pagar ou receber. Se houver necessidade de reembolsar algum participante o responsável pela confecção do relatório final deverá anexar todos os comprovantes de pagamento enviados por eles (através do fluxo de auxílio para visitas técnicas/eventos). Ao término da confecção do relatório final o usuário deverá enviar o fluxo para a atividade "Aprovar Relatório Final". Nessa etapa o usuário, vinculado ao papel "Setor de visitas", deverá avaliar o relatório final e toda a documentação anexada. Ao fim dessa verificação os certificados serão gerados e o usuário terá as seguintes opções:

• Retornar para a atividade "Executar Visita Técnica/Evento  e Elaborar Relatório Final"
• Finalizar o fluxo de visita técnica/evento.
• Avançar para a atividade "Emitir Certificados".
• Avançar para a atividade "Gerar Lançamentos".

Na atividade "Gerar Lançamentos" serão gerados lançamentos a pagar ou a receber. Se o participante precisar pagar pela visita técnica/evento será gerado um lançamento a receber (a instituição recebe), porém se o participante for reembolsado será gerado um lançamento a pagar (a instituição paga). Durante a geração dos lançamentos poderão surgir mensagens de aviso, que deverão ser avaliadas por um usuário com o papel "Financeiro". Ao avançar para a atividade "Emitir Certificados" um usuário, com o papel de "Secretaria" deverá emitir os certificados gerados e, em seguida, avançar para a atividade "Validar Certificados". Nessa etapa o usuário, vinculado ao papel "Coordenação", deverá avaliar os certificados gerados. Ao final dessa verificação ele terá duas opções:

• Retornar para a atividade "Emitir Certificados".
• Finalizar o fluxo.

Durante a execução do fluxo são gerados registros de aprovação. Esse histórico é gravado na tabela SEXTVISITAAVALIACAO e contém informações sobre o usuário aprovador, etapa movimentada, data da movimentação, justificativa, dentre outras.