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Conceito sobre Taxonomia 

 

A taxonomia trata da ciência da classificação, porém trata de uma estrutura de organização baseada na hierarquia, ou seja, que vai do geral para o mais específico possível e assim sucessivamente. Taxonomia é um tipo de organização que foca nas informações muito extensas e que pode ser facilmente adotada por grandes empresas para gestão de seus documentos onde o usuário acaba precisando precisa da ajuda de busca e ou de filtros para facilitar na hora de pesquisar por algum documento. Nessa busca deve-se garantir rápido retorno das informações buscadas e que essas informações sejam confiáveis.
Em resumo, a organização das informações através da taxonomia permite alocar, recuperar e comunicar informações dentro de um sistema de maneira lógica através da navegação.

Em resumo, a organização das informações através da taxonomia permite alocar, recuperar e comunicar informações dentro de um sistema de maneira lógica através da navegação. Para isso existem três princípios básicos de classificação na taxonomia:

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Um exemplo bem claro sobre o que é taxonomia:  Meios de transporte > Terrestres > Automóveis > Carros"Matriculas 2017 / Matriculas 2017 - Janeiro / Matriculas 2017 - Janeiro - Turma B"

 

Qual sua utilização?

 

Sua principal utilização é na organização de documentos em empresas muito grandes, no qual o volume de documentos também será muito extenso. E para que nenhuma informação seja perdida e fique organizada é utilizado o conceito de taxonomia, que organiza essas informações no conceito de usando a classificação de hierarquia. Evitando vários desastres várias perdas informacionais que acontecem todos os dias em empresas que necessitam de boa informação e acesso rápido à elas.

Existem vários tipos de perdas de desastres informação e alguns deles são causados pela dificuldade na hora da busca causando dificuldades como a visualização da informação errada, informação desatualizada, falta de informação ou informação incompleta. 

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Segundo: os usuários acabam se tornando um “buscador” mas sem nenhum treinamento nenhuma capacitação em pesquisas ou mapa um mapeamento do que está procurando no momento. Sem um treinamento adequado, muitas pessoas acabam não sabendo por onde começar a pesquisar a informação ou como pesquisarpesquisá-la. As respostas de buscas podem ser muito parecidas, a menos que a pessoa buscando as informações compreenda o que é uma informação válida para ela no momento.

 

Como encontrá-las

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de forma efetiva

 

Para organizar melhor os documentos vamos usar o conceito da taxonomia classificando estes documentos por classes e subclasses . Para isso, acompanhe dentro da plataforma de modo que nada seja perdido e facilite a busca vamos utilizar o conceito acima. Siga os passos a seguir:

Deck of Cards
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Card
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labelPasso 1

 

Primeiro é preciso separar os documentos em assuntos macros, por exemplo, Matriculas 2016 - Matriculas 2017. 

 

 

Card
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labelPasso 2

 

Depois Apos separá-los por ano, será necessário separar todos os documentos por assuntos menores, ou seja, separar todos os documentos de Matriculas de 2016 e 2017 e separá-los os mesmos por meses. Por exemplo:

  • Matriculas 2016
    • Janeiro - 2016
    • Fevereiro - 2016
    • Março - 2016

Após separar todos os meses repita o processo com os documentos de Matriculas de 2017. Conforme a imagem abaixo:

No exemplo abaixo publicamos as matrículas em uma pasta Matrículas 2016 e dentro desta pasta, publicamos subpastas separadas por meses contendo as matrículas correspondentes.

 

Image Added                                                           

 

Card
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labelPasso 3

 

Após será necessário pegar a pilha de documentos de contas a pagar separados por meses e ainda separar estes por assuntos menores como por assunto: contas a pagar> janeiro> luz / contas a pagar> fevereiro> água como no exemplo abaixo:

 

Contas a pagar > Janeiro > Luz

Contas a pagar > Janeiro > Internet

Contas a pagar > Janeiro > Água

Contas a pagar > Fevereiro > Luz

Contas a pagar > Fevereiro > Internet

Contas a pagar > Fevereiro > Água

 

Contas pagas > Janeiro > Luz

Contas pagas > Janeiro > Internet

Contas pagas > Janeiro > Água

Contas pagas > Fevereiro > Luz

Contas pagas > Fevereiro > Internet

Contas pagas > Fevereiro > Água

                                                         

 

 

 

 

 

separar estes documentos por meses em subpastas, ainda poderá ser separado por turmas. Como exemplo abaixo, onde criamos uma pasta por ano, dentro desta pasta separamos em subpasta por meses e dentro destas subpastas publicamos as matrículas por turmas.

 

Image Added

 

 

 

 

Dessa forma, conseguimos organizar melhor os documentos para que sejam facilmente encontrados nas buscas e assim evitamos a perda dos documentos também.