Histórico da Página
Caminho Básico
01. No menu principal, acionar Documentos.
02. No local desejado para criação da pasta, acionar Nova Pasta, localizado na barra de funções da navegação de documentos.
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A opção Nova Pasta também pode ser acessada pela Lista de Ações, que é apresentada ao acionar o botão direito do mouse na área de documentos da navegação. |
03. Inserir uma descrição para identificar a nova pasta.
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A descrição da pasta está limitada a cem (100) caracteres. |
04. Pressionar a tecla Enter.
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| Ao pressionar Enter, a pasta é criada e publicada na navegação de documentos desde que o usuário tenha perfil de gravação no local escolhido. Por padrão, as pastas criadas pela forma simplificada são configuradas para que seus documentos permitam que o usuário efetue download e impressão e utilizem o visualizador interno do fluig, ou seja, possuem os campos "Permite Download e Impressão?" e "Utiliza Visualizador Interno?" – localizados na aba Propriedades Herdadas – assinalados. Para cancelar a criação da pasta, basta pressionar a tecla Esc. |
Caminhos Alternativos
Incluir Nova Pasta - Avançado
01. Na barra de ações da navegação de documentos, acionar Mais.
02. Acionar a opção Nova Pasta (Avançado).
03. Inserir uma descrição que identifique a nova pasta.
04. Em Cota (MB) inserir o tamanho máximo de armazenamento da pasta.
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| A cota definida para a pasta limitará o tamanho total de publicações dentro dela. Esse campo somente é habilitado se o recurso controle de cotas estiver ativo na plataforma e quando a pasta pai não possui controle de cotas. Se a pasta pai possuir controle de cotas, a pasta que está sendo criada herdará o mesmo tamanho da pai e tudo o que é publicado, tanto na pasta pai quanto nas filhas, consome a cota da pasta pai. Para atribuir uma cota para uma pasta pai, é necessário remover a cota específica das pastas filhas, pois elas herdarão o valor definido para a pasta pai. Informações sobre como ativar esse controle podem ser obtidas em Controle de cotas . |
05. Caso deseje criar documentos para serem armazenados por longo prazo dentro dessa pasta, selecionar, entre as opções disponíveis, qual o formato do documento que deverá ser gerado e armazenado.
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| Ao selecionar na pasta que deseja armazenar documentos de longo prazo, todos os documentos publicados dentro dessa pasta terão um arquivo de longo prazo, que pode ser PDF/A ou ODF a ser definido no cadastro de pastas. A geração desses arquivos segue as seguintes condições: • Apenas os arquivos com extensões .doc ou .docx, serão convertidos pelo fluig, tanto para PDF/A como ODF; • Caso exista a necessidade de criar documentos de longo prazo para outras extensões de arquivos, é possível fazer por intermédio de um plugin externo. Para informações de como criar esse plugin, consulte o “Guia de Referência Customização de Conversores”, disponível em \docs-fluig\Documentos de Customização. Observação: Eventualmente os documentos convertidos para PDF/A podem perder qualidade, como, por exemplo, os que utilizam recursos como transparência. Depois da publicação dos documentos, é sugerido que o documento seja visualizado para ter certeza que ele foi armazenado de acordo com o original. |
06. Inserir o nome do autor da pasta.
07. Selecionar, entre os ícones disponíveis, aquele que deve ser usado na pasta que está sendo criada.
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| Para mais detalhes, verificar o recurso Ícones. |
08. Inserir um comentário descrevendo o tipo de conteúdo que a pasta conterá.
09. Acionar a aba Aprovação.
10. Inserir uma descrição no campo Adicionar Nível.
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| O fluig também possui a funcionalidade de aprovação em níveis, isto é, pode-se determinar que a publicação de uma pasta ou documento passe por vários níveis de aprovação. |
11. Acionar Adicionar Nível.
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| Quando acionado Adicionar Nível, apresenta uma área na qual é possível definir os usuários que irão aprovar os documentos publicados naquela pasta. |
12. Acionar Adicionar Usuário.
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| Identifica que existe configuração de permissões específicas para determinado usuário.Caso deseje adicionar um grupo de usuário, favor ignorar os passos de 11 a 13. |
13. Buscar e clicar sobre o nome do Usuário.
14. Acionar Selecionar.
15. Acionar Adicionar Grupos.
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| É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Identifica que existe configuração de permissões específicas para os usuários de determinado grupo. |
16. Buscar e clicar sobre o nome do Grupo de Usuários.
17. Acionar Selecionar.
18. Na Aba Aprovação, é possível herdar os aprovadores da pasta pai. Para isto, é necessário marcar a opção Herda Aprovadores do Pai?. A atribuição será em cascata, portanto, ao alterar os aprovadores da pasta pai refletirá nas pastas filhas, netas, etc., que estiverem com a opção marcada.
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| Ao marcar a opção, não será permitido adicionar aprovadores para a pasta e sempre serão utilizados os aprovadores da pasta pai. Se a pasta pai não tiver aprovadores ou se ela for a pasta raiz, a opção não estará visível. |
19. Selecionar a Condição de Aprovação.
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| Selecionar a opção que determina como deve ser efetuada a aprovação da publicação em questão. As opções disponíveis são: E - define que devem ser levadas em consideração as opiniões de todos os aprovadores para que o objeto seja publicado. OU - define que recebendo parecer de apenas um dos aprovadores, o objeto será publicado. Único - Quando existe uma lista de aprovadores e a condição é “Única”, a decisão do primeiro usuário será definitiva para todo esse grupo de aprovadores. Isso não somente à aprovação quanto à reprovação. A diferença de “OU” e “Única” é que, na condição OU, todos precisam reprovar. Se a maioria reprovar, mas o último aprovar, o documento será aprovado. |
20. Acionar a aba Segurança.
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| O fluig oferece opções na configuração de segurança de definir permissões e restrições de acesso e ações sobre pastas e documentos. Essas configurações de segurança podem ser definidas especificamente para o usuário, para grupos nos quais o usuário está relacionado ou ainda para "Todos" os usuários ativos do fluig. Dessa forma, um mesmo usuário pode estar configurado com vários tipos de permissões e restrições para uma mesma pasta ou documento, sendo consideradas as maiores permissões e restrições definidas para o usuário logado. |
21. Acionar Herda Segurança do Pai.
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| Quando acionada o documento passa a herdar todas as seguranças da pasta/fichário pai. Caso o pai também herde segurança, o documento buscará a segurança do avô e assim consecutivamente. Esta opção não aparece quando o documento está na pasta raiz. |
22. Verificar '1 - Permissões'.
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| Permite a configuração de segurança para a pasta que está sendo criada/editada. Para mais informações sobre a coluna Todas as Versões, consultar o documento Visualização de Versões Anterior de Documentos/Formulários. |
23. Acionar uma das opções da Regra dos Grupos.
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| Depende da opção acionada o tratamento da segurança para grupos será diferenciado dos demais. As opções são: • TODOS os usuários dos grupos - quando selecionada, os usuários de todos os grupos cadastrados na permissão poderão ter acesso ao documento/pasta, este acesso estará limitado ao nível de segurança para o grupo. Esta opção trabalha com o conceito de União de todos os grupos. • SOMENTE usuários comuns dos grupos - quando selecionada, somente os usuários comuns em todos os grupos cadastrados na permissão poderão ter acesso ao documento/pasta, este acesso estará limitado ao nível de segurança para o grupo. Esta opção trabalha com o conceito de intersecção entre os usuários dos grupos. Para todas as opções sempre a maior permissão é considerada. Estas regras só são aplicadas quando existem mais de um grupo. |
24. Acionar Usuários.
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| É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Quando inserido um usuário ou grupo de usuário, determinar o Nível de Segurança: • L - Leitura • G - Gravação • M - Modificação • T - Controle Total Caso deseje adicionar um grupo de usuário ou todos os usuário, favor ignorar os passos de 23 a 26. |
25. Buscar e clicar sobre o nome do Usuário.
26. Acionar Selecionar.
27. Acionar Grupo.
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| É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Quando inserido um usuário ou grupo de usuário, determinar o Nível de Segurança: • L - Leitura • G - Gravação • M - Modificação • T - Controle Total Caso deseje adicionar um grupo de usuário ou todos os usuário, favor ignorar os passos de 23 a 30. |
28. Buscar e clicar sobre o nome do Grupo de Usuários.
29. Acionar Selecionar.
30. Acionar Todos.
31. Acionar '2 - Restrições', localizado abaixo da visualização de permissões.
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| A restrição é utilizada para anular permissões. Dessa forma, uma restrição sem uma permissão não tem efeito na regra de definição de permissões. |
32. Acionar uma das opções da Regra dos Grupos.
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| Depende da opção acionada o tratamento da segurança para grupos será diferenciado dos demais. As opções são: • TODOS os usuários dos grupos - quando selecionada, os usuários de todos os grupos cadastrados na permissão poderão ter acesso ao documento/pasta, este acesso estará limitado ao nível de segurança para o grupo. Esta opção trabalha com o conceito de União de todos os grupos. • SOMENTE usuários comuns dos grupos - quando selecionada, somente os usuários comuns em todos os grupos cadastrados na permissão poderão ter acesso ao documento/pasta, este acesso estará limitado ao nível de segurança para o grupo. Esta opção trabalha com o conceito de intersecção entre os usuários dos grupos. Para todas as opções sempre a maior permissão é considerada. Estas regras só são aplicadas quando existem mais de um grupo. |
33. Acionar Usuário.
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| Caso deseje adicionar um grupo ou todos os usuários, favor ignorar os passos de 35 a 38. |
34. Buscar e clicar sobre o nome do Usuário.
35. Acionar Selecionar.
36. Acionar Grupo.
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| É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Quando inserido um usuário ou grupo de usuário, determinar o Nível de Segurança: • L - Leitura • G - Gravação • M - Modificação • T - Controle Total Caso deseje adicionar um grupo de usuário ou todos os usuário, favor ignorar os passos de 33 a 40. |
37. Buscar e clicar sobre o nome do Grupo de Usuário.
38. Acionar Selecionar.
39. Acionar Todos.
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| Identifica que existe configuração de permissões comum para todos os usuários ativos registrados no fluig. |
40. Acionar a aba Propriedades Herdadas.
41. Selecionar o Tipo de Documento.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. Quando a pasta é criada na pasta raiz, ela é a pasta pai que determinará as propriedades para as subpastas abaixo dela. Por isso que os campos estão desabilitados. Assim que forem criadas as subpastas esses campos vem como default preenchidos já com as propriedades herdadas da pasta pai. |
42. Selecionar o Assunto.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. Para mais detalhes, verificar o recurso Assunto. Quando a pasta é criada na pasta raiz, ela é a pasta pai que determinará as propriedades para as subpastas abaixo dela. Por isso que os campos estão desabilitados. Assim que forem criadas as subpastas, esses campos vem como default preenchidos já com as propriedades herdadas da pasta pai. |
43. Assinalar se deseja ser Notificado via e-mail.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. Ao selecionar essa opção, uma notificação via e-mail será enviada quando documentos forem publicados abaixo dessa pasta para os usuários que possuem selecionado o mesmo assunto de interesse. |
44. Assinalar se deseja que a Versão/Revisão seja Inalterável.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. |
45. Selecionar a Versão/Revisão.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. |
46. Assinalar se Permite Download e Impressão.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. Quando selecionado, permite que usuários com permissão mínima de leitura façam o download do documento. |
47. Assinalar se Atualiza Propriedades Cópia Controlada.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. A funcionalidade de Impressão de Cópia Controlada permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e ainda permite a emissão automática do protocolo de entrega evitando que o conteúdo de documentos controlados sejam alterados ou copiados de forma não autorizada. |
48. Definir se será utilizado o visualizador interno.
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| Por padrão, os documentos são apresentados no visualizador interno do fluig. Esse campo somente é habilitado para alteração quando é definido que ele não deve ser herdado da pasta pai. |
49. Assinalar se herda Campos customizados.
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| Caso seja assinalado o campo relacionado aos Campos customizados, esta opção não estará habilitada. Para mais detalhes, consultar a funcionalidade Metadados Customizados. |
50. Acionar Confirmar.
Incluir Nova Pasta - Drag and Drop
01. No local desejado para a criação da nova pasta, arrastar a pasta desejada do local onde ela se encontra e soltá-la no quadro Solte os seus arquivos aqui, que é apresentado na navegação de documentos ao efetuar a ação de arrastar e soltar (drag and drop).
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| Ao soltar a pasta no local indicado, é iniciado o processo de upload e publicação da pasta e seu conteúdo desde que o usuário possua pelo menos perfil de gravação. A pasta criada herda segurança, aprovação e propriedades da pasta pai. Na parte inferior da janela é possível acompanhar o progresso da publicação. A opção Cancelar todospermite abortar a criação da nova pasta. Para visualizar os detalhes do processo, acionar a seta localizada no canto superior direito da janela de progresso. Caso ocorram inconsistências durante o upload, é possível acionar a opção Ver detalhes e verificar a descrição do ocorrido. |
Renomear Pasta
01. Na navegação de documentos, selecionar a pasta que será renomeada.
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| É necessário ter permissão de modificação na pasta para renomeá-la. |
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome da pasta.
03. Inserir um novo nome para a pasta.
04. Acionar Renomear.
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| Somente é possível renomear uma pasta caso não exista fluxo de aprovação definido para ela. |
Falando de Incluir Nova Pasta...
No fluig as pastas são utilizadas para organizar os documentos publicados em diversos níveis e atribuir acesso somente a determinados usuários.
Para criar pastas na navegação de documentos, o usuário precisa ter pemissão de gravação no local escolhido. Já o administrador pode criar pastas independentemente da segurança definida.
Por padrão, as propriedades das pastas criadas são herdadas da pasta pai. Porém, é possível definir quais características não devem ser herdadas da pasta pai por meio da aba Propriedades Herdadas. Para pastas criadas na Raiz pode-se definir apenas as propriedades, não sendo possível definir quais serão herdadas, visto que não há uma pasta pai da qual herdar.
Pastas criadas pela opção simplificada ou pela opção drag and drop herdam a segurança, a aprovação e as propriedades da pasta pai.
Por meio do recurso arrastar e soltar (drag and drop) é possível também criar uma estrutura de pastas com base em um arquivo compactado (.zip). Para isso, basta arrastar e soltar o arquivo no quadro Solte um arquivo .zip para criar uma estrutura de arquivos e pastas. A estrutura contida no arquivo compactado será criada na navegação de documentos e herdará segurança, aprovação e propriedades da pasta pai.
A opção de criação de pastas arrastar e soltar (drag and drop) pode ser limitada pelo navegador utilizado. Informações sobre as funcionalidades suportadas por cada navegador podem ser obtidas em Compatibilidade de navegadores para Drag and Dropde arquivos.
Para utilizar o drag and drop no navegador Internet Explorer na versão 9, é necessário instalar o plugin Microsoft Silverlight. Nesse caso, ao arrastar arquivos para o fluig, será apresentada uma mensagem informando sobre a instalação. Basta seguir as orientações para efetivar a instalação e ampliar a experiência de uso no fluig.
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