Geofence - Cerca Virtual

Este documento presenta la funcionalidad Geofence (Cerca virtual) y muestra cómo efectuar la configuración. 

Geofence consiste en indicar una restricción en los registros si el empleado estuviera fuera del perímetro permitido de la dirección. Los registros no se rechazarán si este estuviera fuera del perímetro informado. Las acciones deben tomarse en el sistema de RRHH utilizado por el cliente.

Geofence puede ser configurado de tres maneras:

• Dirección de la empresa:
• Basado en la empresa conectada al dispositivo, TOTVS RRHH Clock-In va a observar si el registro ocurre fuera del perímetro configurado.
• Dirección del empleado:
• Basado en la dirección del empleado del usuario conectado en el dispositivo, TOTVS RRHH Clock-In indicará si el registro ocurriera fuera del perímetro configurado.
• Locales de acceso:
• Los locales de acceso permiten definir direcciones y geolocalizaciones habilitadas para la referida ubicación, y el dispositivo tiene un local al cual este pertenece. Basado en estos datos, TOTVS RRHH Clock-In realizará la observación si el registro ocurriera fuera de los perímetros configurados.

A continuación se muestran los detalles de la configuración.

02. CONFIGURACIÓN DE LA CERCA VIRTUAL

La configuración del Geofence puede ocurrir de tres maneras, definiendo la ubicación basada en la localización de la empresa, en la ubicación residencial y otras ubicaciones del empleado o por medio de lugares específicos. A continuación se muestran detalles de estas configuraciones:

Settings del Backoffice:

Las configuraciones de Geofence se inician en el Settings del Backoffice donde debe definirse qué reglas que se seguirán para el uso de la Cerca virtual. Para acceder a las configuraciones de Geofence basta acceder a Plataforma Carol > Carol Apps > Backoffice. En la pantalla principal del Backoffice en la Plataforma Carol debe seleccionarse la carpeta Settings que contiene todas las configuraciones del Clockin. A continuación se muestran los campos y cuál es el objetivo de cada campo de configuración:

• Geofence Nivel Empresa:  al habilitar este campo indica que el entorno utilizará Cerca virtual por empresa, es decir basado en la dirección de la empresa conectada al dispositivo donde se está efectuado el registro
• Geofence Nivel Empleado: al habilitar este campo indica que el entorno utilizará Cerca virtual por empleado, es decir las direcciones para considerar el perímetro de la cerca se basarán en el registro del empleado que está efectuando el registro
• Geofence Nivel Ubicación: al habilitar este campo indica que el entorno utilizará Cerca virtual por ubicación, es decir basado en la dirección de la ubicación vinculada al dispositivo donde se está realizando el registro.
• Geofence Radio Empresa: informe el radio que debe considerarse para que se indique al empleado como dentro de la cerca. El valor de este campo se considera en metros. Por ejemplo si se informara 800 el Clockin considerará el registro como realizado dentro de la cerca si el empleado lo hubiera efectuado en el límite del radio de 800 metros considerando las direcciones válidas del dispositivo para la empresa.
• Geofence Radio Empleado: informe el radio que debe considerarse para que se indique el empleado como dentro de la cerca. El valor de este campo se considera en metros. Por ejemplo si se informara 800 el Clockin considerará el registro como realizado dentro de la cerca si el empleado lo hubiera efectuado en el límite del radio de 800 metros considerando las direcciones válidas del dispositivo para el empleado que está efectuando el registro.
• Geofence: Mensaje comprobante: informe aquí el mensaje que se mostrará tanto en la aplicación mobile y en el comprobante de registro cuando el dispositivo estuviera fuera del perímetro considerado para la cerca
• Geofence Validación:
• Deshabilitado: al informarse no efectúa la validación de cerca en los registros
• Rótulo: al informarse crea un rótulo en el registro indicando si este está dentro o fuera de la cerca de acuerdo con la configuración
• Geofence: Validar coordenadas: si este parámetro estuviera habilitado, el app validará si existen coordenadas para geofence y si no hubiera, el registro se considerará fuera de la cerca virtual. Si este parámetro no estuviera habilitado, el app considerará el registro dentro de la cerca virtual si no hubiera coordenadas.

A partir de este momento los usuarios o empleados podrán ser habilitados para utilizar las reglas de Cerca virtual de la siguiente manera:

Registro de empleados:

• En el registro de empleados existe el campo "Geofence" donde para habilitar este campo es necesario que el entorno tenga habilitado el campo "Geofence Nivel Empleado" en el Settings. Cuando este empleado efectúe el registro de reloj registrador, la aplicación mobile verificará cuál es la geolocalización actual del empleado y comparar con las direcciones registradas en el registro de este empleado considerando el valor del radio informado en el campo "Geofence Radio Empleado" informado en el Settings.

Registro de usuarios:

En el registro de usuarios existen 2 campos:

• Habilitar el nivel de empresa de la cerca geográfica: para habilitar este campo es necesario que el campo Geofence Nivel Empresa del Settings esté marcado. Cuando el empleado efectúe el registro en el dispositivo vinculado a la empresa, la aplicación mobile verificará cuál es la geolocalización actual del empleado y compara con la dirección de la empresa + cei informado vinculados al dispositivo, considerando el valor del radio informado en el campo "Geofence Radio Empresa" informado en el Settings.
• Habilitar el nivel de ubicación de la cerca geográfica: para habilitar este campo es necesario que el campo Geofence Nivel Ubicación del Settings esté marcado. Cuando el empleado efectúe el registro en el dispositivo, la aplicación mobile verificará cuál es la geolocalización actual del empleado y compara con las direcciones de la ubicación, vinculada al dispositivo, considerando para cada dirección el radio informado para calcular si está dentro o fuera de la cerca.  

03. REGISTROS DE DIRECCIONES PARA LA CERCA VIRTUAL

Después de las configuraciones efectuadas en el ítem 2 de esta documentación, el próximo paso es la realización de los registros de las cercas de acuerdo con el siguiente paso a paso:

     Registro de Empresa:

• Al efectuar el registro de dirección es necesario que la empresa informe la dirección completa, es decir, nombre de la calle, número, barrio, ciudad, estado/prov/reg, CP y país de las empresas. La dirección se complementa a medida que se informa.
• Es posible informar una dirección para cada empresa
• La geolocalización (latitud y longitud) también podrá informarse en el formato del ejemplo: -23.60583026146627, -47.2106922265625.
• El dispositivo considera la empresa conectada al dispositivo (valores de RCPJ y CEI).

     Registro del empleado:

• Al efectuar el registro de dirección del empleado es necesario informar la dirección completa, es decir nombre de la calle, número, barrio, ciudad, estado/prov/reg, CP y país. La dirección se complementa a medida que se informa.
• Si el entorno tiene integración con el ERP RM y tiene habilitado el campo "Habilitar dirección(es) de los empleados" en el Settings, la dirección del empleado se integra al registro del empleado con el tipo como "Default". Si el entorno no debe integrar la dirección del empleado en el entorno, entonces este campo debe deshabilitarse. 
• La geolocalización (latitud y longitud) también podrá informarse en el formato del ejemplo: -23.60583026146627, -47.2106922265625.

     Ubicaciones:

• Al efectuar el registro de direcciones de la ubicación, es necesario informar la dirección completa, es decir nombre de la calle, número, barrio, ciudad, estado/prov/reg, CP y país. La dirección se complementa a medida que se informa.
• Es posible informar varias direcciones (completas).
• Es posible informar varias ubicaciones por latitud vs. longitud.
• Cada dirección o geolocalización recibe un valor de radio.
• Al efectuar el reconocimiento de Dispositivos es necesario informar la ubicación que se considerará en el dispositivo para el control de cerca virtual

04. UTILIZACIÓN DE REGLAS AGRUPADAS

05. GEOFENCE EN LA APLICACIÓN MOBILE

Una vez realizadas las configuraciones anteriores, es posible verificar registros dentro y fuera de la cerca virtual. Para ello, debe desplazarse dentro y fuera del área anteriormente especificada.

Imagen presentando el mensaje que la aplicación muestra cuando el dispositivo está en un lugar fuera de la cerca virtual, así como también muestra un ícono en la opción de confirmación que el registro está fuera de la cerca. El registro se permite pero se señalará como fuera del área de Geofence (Cerca virtual).

06. CONSULTA DE DATOS EN EL BACKOFFICE

Los registros realizados dentro o fuera del Geofence pueden consultarse y filtrarse en el mapa de registros del Backoffice. Para mostrar el campo en la consulta de registros en el "Engranaje" para la inclusión de campos en la consulta es posible seleccionar el campo "Geofence" para que se muestre una columna con la información si el registro está "Dentro" o "Fuera" del perímetro informado. 

También es posible realizar un filtro por el campo "Geofence" por medio de la opción de filtro "Consulta avanzada". Basta seleccionar el campo "0: geocerca desactivada, 1: dentro de la geocerca, 2: fuera de la geocerca" e informar en el campo el tipo de información que desea informar de acuerdo con la descripción del campo. 

07. PUNTOS DE ATENCIÓN EN LA CONFIGURACIÓN DEL GEOFENCE

A continuación se listan algunos puntos de atención en la configuración del Geofence en los entornos:

• Es necesario que el entorno tenga integración para limpieza de direcciones. Este es un servicio estándar en la plataforma Carol, para validar que todo está configurado correctamente, abra la lista de Data Model y verifique el ícono de "Globo" en los data models Company, Employee, y Location:
• Las direcciones de los empleados y empresas deben tener la geolocalización (latitud y longitud). Estos valores son atribuidos automáticamente por la plataforma durante el procesamiento de los datos, si el parámetro especificado en el ítem anterior estuviera activado.
• Verifique si el usuario no tiene una configuración especial con respecto a los modos de Geofence. Si este tuviera algo informado, este sobrescribirá las configuraciones del entorno.
• Verifique la conexión entre los datos para obtención de las direcciones y locales (geolocalizaciones):

• Dispositivo: El dispositivo permite el acceso a la empresa (taxID + CEI) y a los locales de acceso (locationCode).
• Usuario conectado: El usuario conectado permite el acceso al empleado (por medio del atributo personID que simboliza el RCPF). De esta manera se obtiene el registro del empleado vinculado al usuario conectado. Contratos desvinculados son ignorados. Más detalles en la conexión entre usuario y empleado está descrito en esta página: 4. Sugerencias de utilización Clock-In

08. APLICACIÓN PARA VERIFICACIÓN DE LAS GEOLOCALIZACIONES

Para efectuar la verificación para saber si la aplicación efectuó el cálculo de forma correcta, usualmente se utiliza el Google Maps para realizar esta verificación. Sin embargo el Google Maps no tiene la misma fórmula para el cálculo entre dos coordenadas utilizado por la aplicación Mobile Android. Entonces indicamos que se utilice la aplicación Walter Bislin's Blog-En para realizar la verificación  (http://walter.bislins.ch/bloge/index.asp?page=WGS84+Distance%2C+Azimuth+and+Radius+Calculator).

Ejemplos de coordenadas:

• -18.6217959, -46.5004788
• -18.622464, -46.501165

La distancia entre las dos coordenadas se muestra en el campo DIST.