1. Geofence - Configuraciones

01. VISIÓN GENERAL

El objetivo de esta documentación es orientar sobre las configuraciones básicas referentes al proceso de Geofence en el producto Clock In.

02. CONFIGURACIÓN DE LA CERCA VIRTUAL

La configuración del Geofence puede ocurrir, definiendo la ubicación basada en la empresa, en la ubicación residencial y otras ubicaciones del empleado o por medio de ubicaciones específicas. A continuación se muestran detalles de estas configuraciones:

02.1 Limpieza de direcciones configurada 

Es necesario que el entorno tenga integración para limpieza de direcciones. Este es un servicio estándar en la Plataforma Carol, para validar que todo está configurado correctamente, abra la lista de Data Model y verifique el ícono de "Globo" en los Data Models Company, Employee, y Location:

Para acceder a los Data Models, basta conectarse a la Plataforma Carol y pulsar la opción Data Model en el Menú de Carol y después puede acceder a los DM Company, Employee, y Location, de acuerdo con el siguiente print:

Al efectuar la consulta al Data Model entonces es posible visualizar en el campo "Address" el "Globo" de acuerdo con el siguiente print:

02.2 Tenant Settings

Tenant Settings es un área donde es posible realizar configuraciones referentes a Tenant (entorno) del Clock In. Para la utilización de la geofence es necesario que el campo "Convert Address to coordinates" quede marcada para que ocurra el proceso de conversión de la dirección informada en los registros de empresa, empleado y ubicaciones se transformen en coordenadas (latitud y longitud) para facilitar la comparación entre las geolocalizaciones (latitud y longitud) de los registros con la geolocalización (latitud y longitud) de los registros.

Para acceder al Tenant Settings es necesario efectuar el login en la Plataforma Carol y acceder a las informaciones de la Tenant (ícono del Usuario en la parte superior derecha del acceso a la Plataforma) y seleccionar Tenant Admin.

En la pantalla de la Plataforma Carol basta seleccionar la opción Settings y marcar el campo "Convert address to coordinates" de acuerdo con el siguiente print:

02.3 Settings del Backoffice - Geofence

Las configuraciones de Geofence se inician en el Settings del Backoffice donde debe definirse cuáles son las reglas que se seguirán para la utilización de la Cerca virtual. Para acceder a las configuraciones de Geofence basta acceder a Plataforma Carol > Carol Apps > Backoffice. En la pantalla principal del Backoffice en la Plataforma Carol debe seleccionarse la carpeta Settings que contiene todas las configuraciones del Clock in. A continuación se muestran los campos y cuál es el objetivo de cada campo en la configuración: A continuación se muestra el print de la pantalla:

Desplazando la pantalla hacia abajo para encontrar el Grupo Geofence (Mobile):

A continuación se muestra la descripción de las configuraciones necesarias referentes al Geofence:

• Geofence Nivel Empresa:  al habilitarse este campo, indica que el entorno utilizará la Cerca virtual por Empresa, es decir basado en la dirección de la empresa conectada al dispositivo donde se está efectuando el registro
• Geofence Nivel Empleado: al habilitarse este campo indica que el entorno utilizará la Cerca Virtual por Empleado, es decir las direcciones para considerar el perímetro de la cerca se basará en el registro del empleado que está efectuando el registro
• Geofence Nivel Ubicación: al habilitar este campo indica que el entorno utilizará la Cerca Virtual por Ubicación, es decir, basado en la dirección de la ubicación vinculada al dispositivo donde se está realizando el registro.
• Geofence Radio Empresa: informe el radio que debe considerarse para que se indique al empleado como dentro de la cerca. El valor de este campo se considera en metros. Por ejemplo si se informara 800 el Clockin considerará el registro como realizado dentro de la cerca si el empleado lo hubiera efectuado en el límite del radio de 800 metros considerando las direcciones válidas del dispositivo para la empresa. Recomendamos un radio superior a 100 metros debido a hechos vinculados a la precisión del GPS.
• Geofence Radio Empleado: informe el radio que debe considerarse para que se indique el empleado como dentro de la cerca. El valor de este campo se considera en metros. Por ejemplo si se informara 800 el Clockin considerará el registro como realizado dentro de la cerca si el empleado lo hubiera efectuado en el límite del radio de 800 metros considerando las direcciones válidas del dispositivo para el empleado que está efectuando el registro. Recomendamos un radio superior a 100 metros debido a hechos vinculados a la precisión del GPS.
• Geofence: Mensaje comprobante: informe aquí el mensaje que se mostrará tanto en la aplicación mobile, como en el comprobante de registro, si el dispositivo estuviera fuera del perímetro considerado para la cerca
• Geofence Validación:
• Deshabilitado: al informarse no efectúa la validación de cerca en los registros.
• Rótulo: al informarse crea un rótulo en el registro indicando si este está dentro o fuera de la cerca de acuerdo con la configuración
• Bloqueo: se utiliza para bloquear el registro del reloj registrador si el empleado estuviera fuera de la cerca. Este recurso solamente está indicado para el Mercado internacional. 
• Geofence: Validar coordenadas: si este parámetro estuviera habilitado, la aplicación indicará en el registro que la Geofence se consideró como Fuera en las siguientes situaciones:
• Si no hay coordenadas de geofence en el registro.
• Si no hay direcciones registradas para validar las coordenadas cuyo registro efectuó el empleado

02.4 Settings del Backoffice - Precisión mínima de las coordenadas

Este atributo define la precisión mínima de la precisión del GPS de donde el usuario está ubicado. Si el valor del campo Ajuste del registro fuera superior al incluido en este campo, las coordenadas serán indefinidas.

El campo debe completarse en metros. 

El valor de la precisión está indicada en el Registro realizado por el empleado. La consulta de este campo puede realizarse en el Backoffice del Clock In por medio de la opción de Menú Registros. A continuación tenemos un ejemplo para ilustrar el comportamiento de este parámetro con relación al impacto del proceso de Geofence:

• Si la configuración de ‘Precisión mínima de las coordenadas’ estuviera definida para 500 metros. Esto significa que, si la aplicación registra una ubicación vía GPS con una precisión (o margen de error) superior a 500 metros, las coordenadas se considerarán imprecisas y la aplicación las tratará como no válidas y no actualiza el campo de las coordenadas en el registro.
• La explicación para esto es que la aplicación no consigue confirmar con precisión si el colaborador está dentro o fuera del área asignada, lo cual puede perjudicar el flujo de registro, llevando a que la aplicación registre que el colaborador está fuera de la cerca, aunque este esté dentro.

02.5 Settings del Backoffice - Cómo hacer para que la aplicación no considere fuera de la cerca cuando la precisión está encima de la exactitud

En este caso es posible evaluar el campo "Geofence: validar coordenadas" en el ítem 02.3 descrito en esta documentación. Si la necesidad es de considerar como "dentro de la cerca", entonces este campo debe quedar deshabilitado. Observando que si no tuviera coordenadas registradas el indicador de cerca quedará como "dentro de la cerca" también.