ÍNDICE

1. Visão Geral
2. Definição do Ciclo
3. Estrutura
4. Cadastro de Pool Indicadores
5. Definir diretrizes estratégicas
6. Etapas
7. Conferência do Ciclo de Metas

01. VISÃO GERAL

A criação do Ciclo de Metas deve ser realizada pelo Analista de RH da organização.
Na página inicial do Ciclo de Metas é possível visualizar os ciclos em rascunho, em andamento e concluídos, bem como criar um novo ciclo de Metas. Quando houver mais de 10 ciclos cadastrados em um agrupamento, será possível visualizar os demais ciclos através da opção "ver todos". 
O processo de configuração do novo ciclo segue as etapas que descrevemos a seguir.

02. DEFINIÇÃO DO CICLO

Nessa etapa deve ser definido o nome e o período do Ciclo de Metas.

IMPORTANTE!

• Todos os campos são de preenchimento obrigatório.
• A data do fim do ciclo não pode ser anterior a data de início do ciclo.
• A data de início não pode ser inferior a data atual.

03. ESTRUTURA

Nessa etapa deve ser definida a estrutura de participantes do Ciclo de Metas.

- Importação de arquivo: Com apenas o preenchimento de um arquivo (layout) é possível importar os dados dos participantes do ciclo de metas, e se necessário pode-se ajustar algumas informações manualmente.

IMPORTANTE!

• Dados do arquivo de importação: Identificador do participante, Nome, Grupo de Cargo, Cargo, Nível do Cargo, E-mail, Área, Unidade, Data de admissão, Data do último aumento, Data de nascimento, Identificador responsável pela meta, Contrata meta e Visualiza meta.
• Os seguintes dados são obrigatórios: Identificador do participante, Nome, E-mail, Contrata meta e Visualiza meta.
• O campo e-mail não pode ser alterado caso seja escolhido algum colaborador existente, caso seja necessário fazer mudança, ela deve ser feita na parte de Configurações > Cadastro de pessoas e que será refletida para dentro do ciclo de metas.
• Os campos cargo e grupo de cargo não são case sensitive, ou seja, caso o cargo ANALISTA esteja previamente cadastrado e a planilha possua um cargo escrito como Analista, o sistema irá considerar este último como sendo um cargo já cadastrado.
• Qualquer erro no arquivo de importação, será gerado um log para facilitar a correção pelo usuário.
• Nas colunas "Contrata meta" e "Visualiza meta" deve preencher os valores "Sim" ou "Não". 

Inserir Colaborador e Aprovador

É possível realizar a importação manual de colaboradores para uma estrutura vazia ou adicionar novos para uma estrutura importada para a ciclo. A edição dos campos é feita na seleção da opção Criar/editar estrutura dentro da área de visualização da mesma. 

• Colaborador que participará do ciclo de metas: é criado um colaborador com dados de Identificador, Nome, Data de Nascimento, E-mail, Unidade, Área, Cargo, Nível de Cargo, Data de Admissão, Último aumento, seleção de permissão para contratação e visualização de metas. Para a criação, é selecionado o botão Criar novo. 
• Colaborador que aprovará a contratação de metas: é criado um colaborador com dados de Identificador, Nome, Data de Nascimento, E-mail, Unidade, Área, Cargo, Nível de Cargo, Data de Admissão, Último aumento, seleção de permissão para contratação e visualização de metas. Esse colaborador será criado se caso um novo colaborador for criado anteriormente ou se um colaborador existente ainda não possui um responsável pela meta. Para a criação, é selecionado o botão Criar novo.
• Quando uma pessoa da estrutura existe mas não está relacionada ao colaborador, ao pesquisar o colaborador na tela, será expandido o formulário para preenchimento dos dados do colaborador.
• Após inserir dados do colaborador e aprovador, o botão Salvar Vínculo ficará disponível. Após a mensagem de confirmação, o vínculo estará estabelecido.
• É possível pesquisar um colaborador na tela de Criar/editar estrutura. Caso esteja vinculado à um aprovador, as informações de ambos colaboradores serão carregadas.
• É possível editar informações do aprovador na tela Criar/editar estrutura (por exemplo: trocar aprovador para colaborador)
• É possível editar informações do colaborador na tela Criar/editar estrutura (por exemplo: trocar aprovador para colaborador

IMPORTANTE!

• Todos os campos são de preenchimento obrigatório, exceto a data de último aumento.
• Se o colaborador criado contratar metas e o mesmo não tiver nenhum aprovador vinculado, a meta é automaticamente aprovada.
• Caso haja mudanças no aprovador, a metas receberão status pendente para que sejam aprovadas / reprovadas para o novo aprovador.

Inativar Colaborador

Na estrutura do ciclo de metas é possível inativar um colaborador ou aprovador. Ao inativá-lo, este continua sendo exibido na estrutura do ciclo, porém não será possível realizar nenhuma ação para o colaborador.

IMPORTANTE!

• A ação de inativação do colaborador é irreversível.
• O colaborador inativado ainda poderá ter exibido os seus dados na estrutura.
• Não será possível alterar o dados cadastrais de um colaborador inativado.
• Para inativar um colaborador gestor (isto é, um aprovador de metas), primeiro é preciso que os colaboradores vinculados à ele sejam associados à outro aprovador.
• As metas contratadas para o colaborador inativado, não serão mais exibidas no sistema, seja na contratação de metas, aprovação de metas, relatório de metas ou quality gate.

Visualizar/Editar Estrutura

Após a importação da estrutura de participantes, é possível buscar os participantes pelo Nome, Cargo, Nível do Cargo, Área e/ou Responsável pela meta, através da da busca avançada. 

Existe ainda a opção de visualizar/editar a estrutura, onde os dados do colaborador e de quem aprovará as metas contratadas por ele podem ser alterados. Para alteração de dados, basta selecionar no campo "Colaborador que participará do ciclo de metas" o colaborador desejado e clicar no botão Editar. O formulário com os dados do colaborador é aberto, permitindo a edição de todos os campos, com exceção do Identificador. Os campos "Data de nascimento", "Unidade" e "Último aumento" são opcionais. Ao finalizar a edição, clique no botão Salvar para registrar as mudanças. Para trocar o aprovador das metas do colaborador, selecione o novo no campo "Colaborador que aprovará contratação de metas", ou, poderá criar novo Colaborador para aprovar as metas usando o botão Criar novo.

A alteração dos campos pode ser realizada tanto no ciclo em rascunho, quanto em andamento.

No ciclo em rascunho os campos podem ser alterados a qualquer momento, sem nenhuma validação. No ciclo concluído, os dados não poderão ser editados. Colaboradores inativos também não poderão receber alterações.

No ciclo em andamento, as seguintes regras são estabelecidas:

• Os campos "responsável pela meta", "contrata meta" e "visualiza meta" só podem ser editados até a finalização da etapa de contratação das metas.
• Caso o participante seja editado para "não contratar metas" e ele já tiver uma meta contratada, esta meta deve ser apagada;
• Caso seja alterado o "responsável pela meta" o sistema desconsidera a aprovação antiga e solicita a aprovação do novo indicado como responsável;
• Caso seja excluído o "responsável pela meta" o sistema realiza a aprovação da meta como pendente. Se a meta está aprovada ou reprovada, o status permanece;
  

04. CADASTRO DE POOL INDICADORES

Nessa etapa deve ser definido o agrupador e um ou mais indicadores relacionados a ele. São disponibilizadas duas formas para a criação dos indicadores, manual ou importando através de arquivo.

Download Layout

Com o preenchimento de um arquivo (Goals_Layout_Metrics) é possível importar os indicadores para o ciclo de avaliação, e se necessário pode-se ajustar algumas informações manualmente.

Importação de indicadores

Após o download do layout e preenchimento dos valores em suas respectivas colunas o arquivo pode ser importado.

• Somente um arquivo pode ser importado por vez. 
• A importação de indicadores validará as mesmas regras do formulário de cadastro de indicadores descritas na seção importante!. 
• Registros inválidos no arquivo serão ignorados.
• Após o final da importação serão apresentadas as inconsistências encontradas no arquivo, caso existam. 

Após inclusão/importação dos agrupadores e indicadores, é possível visualizar e filtrar os registros incluídos. Em cada agrupador, após clicar na opção "Visualizar indicadores", será disponibilizado uma busca, que poderá ser utilizada para filtrar os registros pelos campos:

• Nome do indicador;
• Target do indicador;
• Tipo de apuração;
• Unidade de medida;
• Elegibilidade.

Remover/Inativar Indicador

Em um ciclo que está em rascunho, um indicador ou um agrupador, podem ser removidos sem nenhum tipo de confirmação ou justificativa por parte do utilizador da ferramenta. Contudo, a partir do momento que o ciclo é colocado em progresso, o processo de remoção dos indicadores passa a se chamar inativação. Para inativar um indicador, o utilizador deverá informar durante o processo o seu e-mail cadastrado e uma justificativa para a inativação.

Além da confirmação do usuário, algumas regras devem ser atendidas para a conclusão do processo de inativação:

• A inativação pode ser feita a partir do final da etapa de aprovação de metas.
• A inativação pode ocorrer até o início da etapa de apuração final.
• Só é possível inativar indicadores que não possua metas aprovadas ou pendentes associadas.
• Caso exista metas reprovadas associadas ao indicador inativado, elas também serão inativadas.

Após removido/inativado, o indicador e seus relacionamentos não serão mais considerados ou visualizados no Ciclo.

IMPORTANTE!

• Todos os campos são de preenchimento obrigatório, exceto a Descrição do indicador.
• O tipo de apuração pode ser:
  • Soma (acumulado)
  • Média
  • Variação (%)
  • Máxima do período
  • Valor último mês
• A unidade de medida pode ser:
  • Número
  • Moeda
  • Porcentagem
• O target é o valor de referência para o cálculo da meta, ou seja, é quanto se deseja atingir. Este número pode ser inteiro ou decimal.
• O campo elegibilidade é um campo aberto para digitação, destinado a informar para qual estrutura (seja área, cargo, região, filial, país, etc.) o indicador é relacionado.
  • Exemplo: Nome do indicador - Lucro Líquido SP; Elegibilidade - Diretoria Matriz SP.
• Na edição dos indicadores todos os campos podem ser alterados, exceto o seu agrupador.
• A exclusão ou inativação de indicadores é irreversível.
• Não é possível cadastrar o mesmo agrupador em duplicidade, sendo possível selecionar agrupadores já cadastrados.

05. DEFINIR DIRETRIZES ESTRATÉGICAS

Nessa etapa deve ser definida as diretrizes estratégicas e realizar o vínculo com os indicadores.

IMPORTANTE!

• Todos os campos são de preenchimento obrigatório, exceto a Descrição da diretriz estratégica.
• No campo Indicador lista todos os indicadores já cadastrados. A diretriz estratégica pode estar relacionada a um ou mais indicadores.
• O campo Target pode ser inteiro ou decimal.
• Na edição da diretriz estratégica todos os campos podem ser alterados.
• É possível remover uma diretriz estratégica.

06. ETAPAS

Neste passo devem ser criadas todas as etapas do Ciclo de Metas. 

IMPORTANTE!

• Tipos da etapa: Cadastro de metas, Aprovação das metas, Prévia da apuração, Plano de ação e Apuração Final.
• Com exceção da descrição das etapas, todos os demais campos são de preenchimento obrigatório.
• A data fim da etapa não pode ser anterior a data início da etapa.
• O período definido para uma etapa poderá ter interseção com outra etapa.
• É obrigatório a definição de ao menos uma etapa no ciclo de metas.
• As metas podem ser definidas como centralizadas na configuração do ciclo, sendo assim poderão ser importadas pela rotinas de Metas Centralizadas.
• Metas centralizadas podem ser definidas como aprovadas automaticamente, dessa forma quando ocorrer sua importação não precisarão de uma aprovação.

07. CONFERÊNCIA DO CICLO DE METAS

Neste passo há validações com relação a montagem do ciclo de metas. São elas:

• O ciclo de avaliação deve possuir uma descrição e ter data de início e fim.
• Deve existir uma estrutura de participantes.
• Deve ser configurado pelo menos um indicador.
• Deve ter no mínimo uma diretriz estratégica cadastrada e associada à um indicador.
• Deve ser configurado pelo menos uma etapa para o ciclo de metas.

Quando todas as validações são atendidas, é possível concluir a montagem deste ciclo, passando-o para "em andamento".

IMPORTANTE!

• Não será possível finalizar a montagem do ciclo de metas, caso alguma validação não seja atendida. 
• O ciclo de metas na sua montagem recebe o status de "rascunho" e após todas as validações atendidas, o ciclo de metas é finalizado e o status passa a ser "em andamento".
• A alteração do nome do ciclo é possível ser feito tanto no status "rascunho" quando no status "em andamento", assim como a edição e alteração da data final.