01. VISÃO GERAL
O cadastro de pessoas tem como objetivo gerenciar (cadastrar e editar) as pessoas que serão usuárias do TOTVS RH Performance e Metas.
02. CADASTRO E EDIÇÃO DE PESSOAS
Ao acessar o cadastro de pessoas, uma listagem é apresentada com as informações de nome, e-mail, cargo e situação da pessoa (Ativa, Inativa ou Não convidada). O restante dos dados do cadastro é mostrado ao clicar na seta ao lado direito do card correspondente. Também, é possível fazer uma pesquisa digitando na caixa de texto disponibilizada acima da listagem o que se deseja pesquisar e clicando na lupa ao seu lado direito, além de opções de filtros combinados na busca avançada.
Para inserir uma nova pessoa no sistema, clique no botão Adicionar, no canso superior direito da listagem.
Caso se deseje Editar os dados de uma pessoa já existente, basta clicar no ícone de lápis existente no card de quem deseja atualizar para ser redirecionado para a tela de edição.
Tanto no cadastro, quanto na edição, os campos abaixo serão exibidos:
- Identificador para integração (obrigatório)
- Nome completo (obrigatório, devendo ter no mínimo um sobrenome, não podendo conter números, nem 2 (dois) espaços em branco consecutivos)
- Nome de preferência (opcional, não é refletido dentro dos ciclos)
- Cargo (opcional, se acaso for preenchido o campo Grupo de cargo é preenchido automaticamente)
- Nível de cargo (opcional)
- Área (opcional)
- Unidade (opcional)
- Data de nascimento (opcional)
- Data de admissão (opcional)
- Data do último aumento (opcional)
- Papéis de acesso (obrigatório e por padrão sempre será fixado o perfil de colaborador, veja detalhadamente as permissões de cada papel em Entenda os perfis de uma pessoa)
- Nome da liderança imediata (opcional)
- E-mail corporativo (obrigatório)
IMPORTANTE
- Pessoas diferentes não podem ter Identificador e E-mail iguais.
- Ao editar o e-mail de uma pessoa, ela receberá um e-mail para cadastramento de uma nova senha.
- Caso ainda não possuam cargos, níveis de cargo, áreas e/ou unidades cadastradas no sistema, estes campos poderão ficar em branco (não preenchidos). Porém, ao incluir esta pessoa em um Ciclo de Performance, estes campos deverão ser preenchidos obrigatoriamente.
- Em sistemas vinculados com o Fluig Identity, caso seja trocado o e-mail da pessoa por de um usuário não existente no Fluig, essa pessoa passará para o estado de não convidada no sistema. Para que ela volte a utilizar o sistema, basta cadastrá-la no Fluig pelo site https://manager.totvs.app/ e convidar novamente pelo sistema.
No canto inferior direito do formulário existe as opções Cancelar e Salvar: o botão salvar permanece desabilitado até que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos de maneira satisfatória e o botão cancelar, quando utilizado, não grava as possível alterações feitas no formulário. Ambos botões retornam à listagem de pessoas quando utilizados.
O cadastro de pessoas pode ser alterados a qualquer momento, porém, para pessoas participantes de ciclos já em andamento, os dados de cargo, grupo de cargo, nível de cargo, área, unidade e nome da liderança alterados não serão refletidos nestes ciclos, com o objetivo de manter os cadastros consistentes com o que foi configurado no início do ciclo.
03. CADASTRO E EDIÇÃO DE PESSOAS VIA IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO
Através desta importação é possível editar todos os dados de pessoas em lote, portanto a mesma deve ser utilizada com muita atenção.
Ao acessar o cadastro de pessoas, na parte superior da listagem, é exibido um botão de Mais opções, ao selecioná-lo aparecerá a opção de Importar arquivo. Ao clicar nela você será direcionado a tela de importação de arquivo, onde será possível baixar um arquivo de layout e posteriormente realizar o upload do mesmo para realizar o cadastro de pessoas em lote. Esta funcionalidade sempre leva em consideração o identificador para integração da pessoa listada e o código para os registros auxiliares (cargo, nível de cargo, grupo de cargo, Área e Unidade), portando para editar estes dados basta preencher a planilha com o identificador para integração da pessoa (ou código no caso dos registros auxiliares) e a informação que deseja editar. São considerados campos obrigatórios para cadastrar uma pessoa o identificador para integração, o nome completo e o e-mail corporativo.
Através desta importação é possível editar todos os dados de pessoas em lote, portanto a mesma deve ser utilizada com muita atenção.
Apesar de não haver obrigatoriedade de preenchimento para os demais dados, algumas validações são necessárias entre eles para garantir o funcionamento da importação e das demais funcionalidades do sistema. Caso algum dos dados da pessoa (cargo, nível de cargo, grupo de cargo, área e unidade) seja preenchido, o mesmo deverá sempre ser acompanhado do seu código, por exemplo: se foi preenchido o nível de cargo, nesta linha da planilha também deve ser preenchido o código deste nível de cargo. Caso o registro desejado já exista no sistema porém tenha sido cadastrado sem um código, o código deverá ser atribuído manualmente na tela de configuração da estrutura de cadastro antes que este possa ser utilizado na importação.
É possível registrar uma pessoa listando um cargo sem vincula-lo a um grupo, porém, não é possível importar uma pessoa com um grupo de cargo sem cargo, portanto, caso seja preenchido um grupo de cargo, naquela mesma linha deverá ser preenchido um cargo. Não é possível alterar o grupo de cargo de um cargo que já esteja registrado no sistema.
Sempre que um registro for listado mais de uma vez na planilha, será considerada apenas a primeira ocorrência do código do mesmo, por exemplo: se o cargo ANL-01: Analista I aparecer novamente na mesma planilha como ANL-01: Analista Um, o mesmo será salvo como Analista I, pois foi a primeira ocorrência deste código.
Caso seja alterado o e-mail de uma pessoa a mesma receberá um e-mail para definir sua senha novamente.
Não é possível importar pessoas que foram inativadas.
A seguir são apresentadas as mensagens de validação que podem aparecer durante a importação, o que possivelmente está causando o erro e a sua solução.
| MENSAGEM DE ERRO | POSSÍVEL CAUSA | SOLUÇÃO |
|---|---|---|
| O arquivo selecionado não está de acordo com o layout sugerido. | Foi feito o upload de um arquivo com o formato diferente do layout fornecido na pagina de importação. | Verificar se o arquivo está com todas as colunas conforme o layout fornecido para download na página de importação. |
| A célula XX não foi preenchida e é obrigatória. A linha não foi importada. | Informação obrigatória não foi preenchida. | Verificar se os campos identificador para integração, nome completo e e-mail coorporativo estão preenchidos na linha onde o erro ocorreu. |
| O identificador para integração preenchido na célula AX está duplicado. Apenas a primeira ocorrência foi importada. | O mesmo identificador para integração foi listado em mais de uma linha do arquivo. | Neste caso, apenas a primeira linha onde este identificador foi listado será importada. Verificar se a linha onde o erro ocorreu foi inserida por engano ou se o identificador foi duplicado por engano. |
| O nome preenchido na célula BX não é válido. Esta linha não foi importada. | O sobrenome não foi informado, foi preenchido algum número ou inserido mais de um espaço entre nome e sobrenome. | Verificar se foram informados nome e sobrenome com um espaço entre eles no campo nome completo. Este campo não deve conter números. |
| O e-mail preenchido na célula NX já foi utilizado por outra pessoa no arquivo ou no cadastro de pessoas. Esta linha não foi importada. | O mesmo e-mail foi listado em mais de uma linha do arquivo ou este e-mail já está vinculado no sistema a uma pessoa com o identificador para integração diferente do que foi preenchido nesta linha. | Neste caso, se o e-mail pertencer a uma pessoa já cadastrada anteriormente, nenhuma linha onde ele apareça será importada e, caso esteja listado em mais de uma linha porém sem estar vinculado a outra pessoa já cadastrada, apenas aquela onde está sua primeira ocorrência será importada. Verificar as linhas onde este e-mail foi listado. |
| O e-mail preenchido na célula NX não é válido. Esta linha não foi importada. | O e-mail preenchido nesta linha não é um e-mail valido. | Verificar se o e-mail preenchido está no formato esperado ([email protected]) |
| As células XX e YY devem ser preenchidas em conjunto. Esta linha não foi importada. | O código de um registro auxiliar foi preenchido sem sua descrição ou sua descrição foi preenchida sem seu código. | O código e a descrição de um registro auxiliar devem sempre ser preenchidos em conjunto: Caso o código tenha sido preenchido, a descrição desse registro passa a ser obrigatória. Caso a descrição tenha sido preenchida, o código passa a ser obrigatório. Esta validação ocorre nos campos cargo, nível de cargo, grupo de cargo, área e unidade. |
| O registro "descrição", preenchido na linha X já existe no sistema com o código "código". Esta linha não foi importada. | A descrição do registro auxiliar em questão já está presente no sistema e vinculada a um código diferente do que foi preenchido nesta linha da planilha. | Verificar o código do registro. Caso deseje editar o mesmo, a edição deve ser feita através do menu Configurações > Estrutura de cadastro, caso deseje vincular o mesmo a esta pessoa, utilize o código já existente no sistema. |
| A descrição "descrição", preenchida na linha X foi preenchida anteriormente com o código "código". Esta linha não foi importada. | Existe neste arquivo uma ocorrência deste registro com um código diferente do que foi preenchido nessa linha. Nesse caso apenas a linha onde o registro aparece pela primeira vez será importada. | Verificar o código do registro auxiliar informado na mensagem de erro. |
| A descrição {0} preenchida na linha {1} está presente no sistema sem um código. Esta linha não foi importada. | Foi preenchida a descrição de um registro auxiliar que já existe no sistema, porém o mesmo não possui um código vinculado. | Edite o registro através do menu Configurações > Estrutura de cadastro. Para que este registro seja utilizado na importação é necessário que o mesmo possua um código. |
| Não é possível registrar um grupo de cargo sem um cargo, verifique a célula XX. Esta linha não foi importada. | A descrição e o código do grupo de cargo foram preenchidas nesta linha, porém o código e/ou a descrição do cargo não estão presentes. Para que um grupo de cargo seja importado, é obrigatório o preenchimento do código e descrição do cargo nesta mesma linha. | Verificar se o código e a descrição do cargo foram preenchidos nesta linha. |
| O cargo preenchido na célula DX está vinculado a outro grupo de cargo no sistema e não pode ser alterado. Esta linha não foi importada. | O cargo preenchido para esta pessoa está vinculado no sistema a um grupo de cargo diferente do que foi preenchido na planilha para a mesma. Não é possível alterar o grupo de cargo de um cargo. | Verificar no menu Configurações > Estrutura de cadastro a qual grupo de cargo este cargo está vinculado. |
| O cargo preenchido na célula DX está vinculado ao grupo "código". Preencha o grupo de cargo para que esta linha seja importada. | O cargo preenchido para esta pessoa está vinculado a um grupo de cargo no sistema, porém o grupo de cargo foi deixado em branco na planilha. Para vincular esta pessoa a este cargo, é necessário listar o grupo de cargo ao qual este cargo está vinculado. | Preencha o grupo de cargo do cargo para que esta linha seja importada. |
| A a data preenchida na célula XX não é válida. Esta linha não foi importada. | O formato da data preenchida na célula informada está incorreto. | Verificar se a data está no formato DD/MM/AAAA ou DD/MM/AA. |
| A liderança preenchida na célula RX não existe. A pessoa "nome" foi importada sem vínculo com uma liderança. | O Identificador para integração da liderança imediata preenchido nesta linha não pertence a nenhuma pessoa da planilha nem do sistema. | Nesse caso a pessoa será importada sem vínculo com nenhuma liderança. É possível importar novamente a planilha corrigindo este dado ou vincular esta pessoa manualmente a sua liderança através da edição de pessoas. |
| A liderança preenchida na célula XX deve ser diferente da pessoa liderada. Esta linha não foi importada. | O Identificador para integração da liderança imediata preenchido nesta linha é igual ao Identificador para integração da pessoa listada. Não é possível que uma pessoa tenha ela mesma como líder. | Alterar ou remover o Identificador para integração da liderança imediata deste linha. |
| A pessoa "nome" preenchida na linha X está inativa. Esta linha não foi importada | Foi listada uma pessoa que já teve seu acesso inativado no sistema através da rotina de atualização de acessos. | Não é possível importar uma pessoa que foi inativada. |
04. CONVIDAR PESSOAS
Para acessar essa opção, basta ir no botão de Mais opções e selecionar o item Convidar pessoas. Ela criará usuário de acesso para todas as pessoas cadastradas no sistema que ainda não tinham sido convidadas.
Após executada essa ação, todas as pessoas convidadas receberão no seu e-mail cadastrado um link para definição de senha de acesso do remetente [email protected]. É sempre importante instruir a(s) pessoa(s) convidada(s) a verificar se o e-mail foi para o lixo eletrônico e reforçar que o link para definição da senha expira em 24 horas.
IMPORTANTE
- Dependendo da quantidade de usuários a serem convidados, essa ação pode demorar alguns minutos.
- Caso a pessoa convidada não crie a senha dentro das 24 horas e o link para definição de senha expire, instrua a acessar a página de login do TOTVS RH Performance e Metas e clicar em "Esqueceu sua senha?" para ser direcionado ao fluxo de redefinição de senha.
- Em sistemas vinculados com o Fluig Identity precisam que a pessoa (e seu e-mail) já esteja cadastrado no Fluig antes da realização do convite. Caso ela não esteja, o convite não funcionará. Para realizar esse cadastro, basta acessar o site https://manager.totvs.app/ e seguir o procedimento necessário.
- Somente as pessoas que estiverem selecionadas serão convidadas. Para convidar todas as pessoas não convidadas será necessário selecionar a opção "Todos".
05. INATIVAR PESSOAS
Ao acessar a tela de cadastros de pessoas, o botão Mais opções é apresentado acima da listagem de pessoas, ao clicar nele, é apresentada a opção de Atualizar acessos. Ao selecioná-la é apresentada uma tela para subir uma planilha com os usuários que vão permanecer ativos. Ao fazê-lo uma modal será apresentado, nela é apresentada os usuários que vão ser inativados, e existem dois botões, um para efetivar a inativação e outro para cancelar essa inativação.
A planilha deve conter os campos abaixo:
- Identificador para integração (obrigatório).
- Nome completo (obrigatório, devendo ter no mínimo um sobrenome, não podendo conter números, nem 2 (dois) espaços em branco consecutivos).
IMPORTANTE
- Esta é uma ação irreversível. Ou seja, as pessoas inativadas não poderão ser reativadas.
- Ao confirmar, a inativação leva um tempo para o processo ser concluído, esse tempo é afetado pela quantidade de usuários que estão sendo inativados e é preciso esperar enquanto o processo está em execução.
06. EXPORTAR PLANILHA
Na parte superior da tela, em Mais opções, é apresentada a opção de Exportar planilha. Ao selecioná-la é iniciada a exportação de uma planilha tipo "CSV" que contém todos os usuários cadastrados no sistema. Nesse documento serão apresentadas as seguintes colunas:
- Nome completo
- Identificador para integração
- Nome de preferência
- E-mail corporativo
- Data de nascimento
- Data de admissão
- Data do último aumento
- Cargo
- Grupo de cargo
- Nível de cargo
- Área
- Unidade
- Nome da liderança imediata
- Identificador para integração da liderança imediata
- E-mail da liderança imediata
- Papéis de acesso (separados por vírgulas)
- Status (Ativo/Não convidado/Inativo)
IMPORTANTE
- Ao confirmar, a exportação levará um tempo para ser concluída, a qual depende da quantidade de pessoas que estão cadastradas no sistema. É preciso esperar processo finalizar para poder realizá-lo novamente.
- Somente as pessoas que estiverem selecionadas serão exportadas. Para exportar todas as pessoas será necessário selecionar a opção "Todos".
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