Rotinas de Fechamento

Objetivo

O Fechamento tem por objetivo agilizar o acesso às tabelas (mantendo sempre bases de períodos necessários), assim como organizar as tabelas, excluindo logicamente os dados existentes na área table space dados (dados), remanejando-os para a área table space dados históricos (fechamento), tornando o acesso à área de dados mais rápida, disponibilizando maior espaço em disco.
Alguns fechamentos já têm pré-definida a sua periodicidade no próprio nome, como por exemplo: Fechamento Diário, Semanal e Mensal. Os demais devem ser definidos pela própria Empresa, de acordo com as suas movimentações e de preferência com o auxílio de um consultor da RMS.
 IMPORTANTE:
Para garantir a continuidade das operações de sua empresa, em caso de falhas na integridade dos dados (perda física de tabelas por falhas no equipamento), mantenha sempre cópias de segurança (back-up) dos dados.

Descrição do processo

Atualmente o Sistema RMS apresenta os seguintes fechamentos:

Fechamentos disponíveis em VB:
Fechamentos de Compras – Diário: VGCFECHD
Semanal: VGCFECHS
Mensal: VGCFZACM
Base de Dados – Livro Fiscal: VGLFECHA
Fechamento Contas a Pagar: VAPEFECM
Fechamento Contas a Receber: VARMFECH
Fechamento dos Acumulados Diários: VABFECAC

Fechamentos disponíveis em COBOL:
Carteira de Pedidos: PGCCFECH
Movimentação de Itens (AG1IENSA): PGCFENSA
Agendas – Recebimento: PGRAFECH
Informe Diário: Recebimento: PGRIFECH
Fechamento do Arquivo AA0LOGIT: PABFAA9L
Fechamento do Arquivo AA3MITEM: PABFMOVG
Fechamento de Quotas de Vendas: PGDFQUOT
Fechamento de Distribuição: PGDFECHA
Fechamento de Ordens de Carga: PGDMDELO

 IMPORTANTE:
Antes de ser executado qualquer programa, será preciso verificar se o mesmo já está cadastrado no Menu RMS; caso esteja, simplesmente será preciso clicar no mesmo. Por outro lado, se não estiver cadastrado, aconselha-se o usuário que cadastre o menu usando as descrições acima.

Organização de Arquivos/Rotinas de Limpeza

As Rotinas de Limpeza têm por objetivo eliminar fisicamente do disco rígido arquivos gerados no diretório DBA. Lembrando que, no caso dos arquivos fiscais, é necessário que o back-up seja armazenado por 5(cinco) anos.
Estes processos devem ser executados sem que haja outros usuários utilizando o sistema no momento da execução dos programas e preferivelmente nos finais de semana, pois os processos são demorados.

Fechamento de Cadastro (Arquivo AA3MITEM) - PABFMOVG

 IMPORTANTE:
Esse processo NÃO poderá ser realizado em ambiente centralizado.
Esse programa utiliza as seguintes tabelas:

• Tabela de Origem: AA3MITEM
• Tabela de Destino: AA3FMIT

Ao executar o programa PABFMOVG, ele chamará a seguinte tela:

Clicando em S confirma-se o fechamento, em N o processo é abortado. Se confirmado, passamos à tela seguinte:

Fechamento de Recebimento

Agendas - PGRAFECH

Permite eliminar os dados de notas fiscais já processadas e integradas. Ao processá-la você exclui as informações desnecessárias, ganhando mais espaço para armazenamento de dados.
Esse programa utiliza as seguintes tabelas:

• Tabela de Origem: AA1AGCP / AA1AGDT
• Tabela de Destino: não há.

Ao executar o programa PGRAFECH o sistema exibirá a seguinte tela:


Clicando-se em S confirma-se o fechamento, em N o processo é abortado.

Informe Diário - PGRIFECH

Esta opção elimina dados de notas fiscais já processadas e integradas.
Esse programa utiliza as seguintes tabelas:

• Tabela de Origem: AG2WINFT
• Tabela de Destino: não há.

Ao executar o programa PGRIFECH, o sistema exibirá a seguinte tela, pedindo a data a partir da qual o fechamento deverá ser feito:

Em seguida, será preciso confirmar, S prossegue com o processo e N aborta o processo:

Fechamento de Compras

O fechamento de compras existe, no Sistema RMS, para três períodos distintos: diário, semanal e mensal.

Diário - VGCFECHD

O sistema processará automaticamente os registros referentes aos itens que tiveram saldo de estoque zero durante um ou mais dias e registra o estoque na tabela AA2CESTQ, para utilização futura no cálculo da saída média.
Ao executar o programa VGCFECHD, o sistema pedirá a data para o fechamento e a seleção de quais as filias.
As seguintes tabelas serão usadas:

• AA2CESTQ
• AA2ITEQU
• AA3CITEM
• AG1CAPNT
• AG1DETNT

As seguintes procedures serão usadas:

• Proc_caleqgit (Verificação da Integridade de estoques e produtos);
• Proc_recalc_qtd_pend (Verificação integridade pendências de pedido).

Ao final, pressione a tecla F4 – Confirma.
Estes dias são deduzidos do cálculo de saída média das dez semanas.

Semanal - VGCFECHS

Esta rotina calcula a saída média do produto, remaneja a saída semanal (10 semanas), limpando a décima semana. Para que o sistema calcule corretamente a saída semanal é importante executar esta rotina ao final do último dia de movimento da semana. Ao executar o programa VGCFECHS, o sistema abrirá a seguinte tela:
A seguinte tabela é usada:

• AA2CESTQ

As seguintes procedures serão usadas:

• Proc_fechamento_semanal;
• Proc_oft_exp.

As semanas que estiverem checadas serão consideradas no cálculo da saída média. Normalmente utiliza-se essa opção para excluir alguma semana atípica quanto ao movimento de vendas. Após a seleção das semanas, deve-se confirmar através da tecla F4.

• Na função F6 o sistema permite o cadastro dos dias não úteis (feriados nacionais/feriados religiosos/feriados municipais). Esta parametrização poderá ser feita para todas as filias para os feriados nacionais e separadamente para cada filial seus feriados municipais.

• Na função F7 o sistema irá mostrar o cadastro dos dias não úteis para compra.

Mensal VGCFZACM

Esta rotina atualiza as saídas acumuladas no ano e grava o estoque mensal. Grava a saída mensal do item e inicializa os acumuladores mensais. Faz o remanejamento dos últimos 13 meses de vendas, permanecendo após o fechamento por um período de 01 ano, passando como mês atual o 13º mês. Ao executar o programa VGCFZACM, o sistema abrirá a seguinte tela:
Tabelas que serão usadas:
AA2CESTQ
AG1CASAI
Procedure que será usada:
Proc_fechamento_mensal

Após a definição da data do fechamento e da confirmação através da tecla F4, a transação estará concretizada.

Movimentação de Itens - PGCFENSA

Neste arquivo são guardadas as informações das movimentações de entradas e saídas dos itens.
É aconselhável fazer o fechamento do AG1IENSA mensalmente, uma vez definido o período que a Empresa pretende preservar, levando em consideração o seu servidor, a performance e o espaço disponível em disco. Antes de executar este programa, certifique-se de ter espaço em disco suficiente para efetuar o fechamento, normalmente o espaço disponível deve ser igual ou maior que a somatória do tamanho atual das tabelas AG1IENSA e AG1FENSA.
Tabelas que serão usadas:

• Tabela de Origem: AG1IENSATabela de Destino: AG2FENSA
• Tabela de Origem: AG1FENSATabela de Destino: AG1FFENS

A seguinte procedure será usada:

• Proc_pgcfensa

Antes de realizar o processo, alguns procedimentos devem ser observados:

• Verificar com o cliente se ele deseja apagar os dados do Gerencial, pois com esse Fechamento, se a Trigger do Gerencial estiver ativa os dados serão apagados automaticamente.

Se o cliente desejar manter as informações do Gerencial, deve solicitar ao DBA responsável pelo Banco de Dados, para que antes de iniciar o processo do Fechamento, desabilite (não dropar) a trigger manualmente.
Depois de terminado o processo do fechamento, não esquecer de habilitar a trigger para não prejudicar os processos do Gerencial.

OBSERVAÇÃO:
Durante o processo se a "trigger" estiver desabilitada, não se pode fazer nenhum movimento do inventário possível. Assim que terminar o processo a "trigger" tem que ser habilitada
IMEDIATAMENTE. NÃO SE ESQUEÇA !!!!!!!!!!!!

• Informe a data de referência para a qual deseja efetuar e confirme o processamento. Da data de referência para trás, deleta todas as informações das tabelas.

• No fechamento, o sistema criará na área DBF a tabela chamada AG2FENSA, nesta tabela encontram-se os registros excluídos logicamente da tabela AG1IENSA, ou seja, os registros com data de movimentação inferior à data informada.

• Ao executar o programa PGCFENSA, o sistema também fará o fechamento da tabela AG1FENSA, e guarda apenas informações pertinentes às notas fiscais que estão pendentes no Recebimento ou no Faturamento (não atualizadas), pois no momento da atualização das mesmas os dados são movidos para a tabela AG1IENSA.

• Após o fechamento do AG1IENSA os usuários não terão mais acesso às seguintes informações inferiores à data informada no fechamento:

• Relatório de Vendas por item;
• Extrato de Itens (Inventário);
• Consulta das últimas Entradas/Movimentações;
• Consulta itens da Nota Fiscal em registros fiscais (Livro Fiscal).;

Em hipótese alguma poderá ser executado, programas de recálculos de movimentação fora do período que exista movimentação na tabela AG1IENSA.
Ao executar o programa PGCFENSA, o sistema exibirá a seguinte tela:

Logo após o sistema pedirá a confirmação da operação;

Fechamento de Ofertas Centralizadas

No módulo de Ofertas Centralizadas existe a opção de fechamento dos dados Antigos.
Depois do Fechamento os dados não estarão disponíveis nem na consulta, nem nos relatórios da Oferta, e as telas de produtos não apresentarão mais os dados das Ofertas já fechadas.

• Informar somente a data base para o fechamento.

 ATENÇÃO:
Desta data para traz, as informações serão apagadas.

Retorno do fechamento da Oferta

O programa apresentará todas as ofertas fechadas, selecionar a oferta que deseja retornar e pressionar a função <CONFIRMA>
As Tabelas que são usadas nesse processo são:
AA1FROPT
AA1FOFTA
AA1FITOF
AA1FLJOF
AG1FFESD
AA2FPREC

Fechamento de Preços - VABPFPREC

O programa permite fechar os preços antigos do Sistema, apagando os dados da tabela AA2CPREC, depois desse fechamento os registros apagados não poderão ser consultados no Cadastro de Preços, nem nos Relatórios.
Tabelas Utilizadas:

TABELA DE ORIGEM : AA2CPRECTABELA DE DESTINO: AA2FPREC

Procedure utilizada no processo:
PC_RMS_CAD

Fechamento do Livro Fiscal - VGLFECHA

Tabelas que serão usadas:

• Tabela de Origem: AA1AFISCTabela de Destino: AA2FFISC
• Tabela de Origem: AA1ADESDTabela de Destino: AA2FDESD
• Tabela de Origem: AA1CFISCTabela de Destino: AA2CFFIS
• Tabela de Origem: AG2CSFISTabela de Destino: AG2FSFIS
• Tabela de Origem: AA3LVENCTabela de Destino: AA3FVENC
• Tabela de Origem: AA1AOCODTabela de Destino: AA1FOCOD

A seguinte procedure será usada:

• Proc_pglfecha

Ao executar o programa VGLFECHA, o sistema exibirá a seguinte tela:

No campo seleção, deve-se então digitar o mês e o ano e, caso deseje-se prosseguir com o processo, pressionar a tecla F4 – Confirmar. Esta rotina deve ser executada após a emissão definitiva dos Livros e todos os demais documentos fiscais. Recomendamos manter três meses de informações na máquina. Ela transfere os dados referentes ao período selecionado para a área de fechamentos com objetivo de agilizar pesquisas e processamentos. Caso haja a necessidade de voltar o fechamento, no campo seleção deve-se selecionar a opção Retorno e pressionar a tecla F4 - Confirma.

Fechamento de Contas a Pagar - VAPEFECM

Tabelas que serão usadas:

• Tabela de Origem: AG1PAGCPTabela de Destino: AG1PAGFH
• Tabela de Origem: AG1CDPAGTabela de Destino: AG1CDPFH
• Tabela de Origem: AG1AUPAGTabela de Destino: AG1AUPFH
• Tabela de Origem: AG1PADUPTabela de Destino: AA1PADFH
• Tabela de Origem: AG1EXTRATabela de Destino: AG1EXFEC

A seguinte procedure será usada:

• Proc_papefecm

Ao executar o programa VAPEFECM, o sistema exibirá a seguinte tela:

No campo fechamento, deve-se selecionar a operação Fechamento. Colocar a data base e pressionar a tecla F4 - Confirma. A partir desta data para trás, o sistema realiza o fechamento.
Caso haja a necessidade de voltar o fechamento, no campo fechamento deve-se selecionar a opção Retorno e pressionar a tecla F4 – Confirma.

Fechamento de Contas a Receber – VARMFECH

Ao executar o programa VARMFECH, o sistema exibirá a tela demonstrada abaixo.
No campo Fechamento, deve-se selecionar a opção Fechamento e então pressionar a tecla F4.
Tabelas que serão usadas:

• Tabela de Origem: AA1RTITUTabela de Destino: AA1RFECH
• Tabela de Origem: AA1RADUPTabela de Destino: AA1AGRFC
• Tabela de Origem: AA1RMOVBTabela de Destino: AA1RMVBF
• Tabela de Origem: AG1EXTCRTabela de Destino: AG1FXTCR

A seguinte procedure será usada:

• Proc_parmfech

Caso haja a necessidade de voltar o fechamento, no campo fechamento deve-se selecionar a opção Retorno e pressionar a tecla F4 - Confirma

Fechamento da Carteira de Pedidos - VGCCFECH

Este fechamento tem por objetivo eliminar os pedidos programados para serem recebidos e que não foram entregues pelos fornecedores.
Ao executar o programa VGCCFECH, o sistema exibirá a seguinte tela:

F5 Histórico

Irá emitir um relatório de logs para rastreamento dos usuários responsáveis pelos fechamentos e retornos de pedidos. 

Filial: Lista de filiais para verificar seus pedidos fechados ou retornados
Fornecedor: Lista de fornecedores de pedidos para verificar seus pedidos fechados ou retornados
Número do pedido: Permite definir um único pedido para verificar seu fechamento ou retorno. Se não houver registro de histórico para o pedido, irá retornar "Valor inválido para este parâmetro"
Processo: Permite definir para listar apenas pedidos fechados ou retornados
Nome do Usuário: Permite criar uma lista com nomes de usuários do RMS para verificar os pedidos fechados ou reabertos por eles. Se o usuário não existir no RMS irá retornar "Valor inválido para este parâmetro"
Data Inicial e Final: Permite definir um período quando os processos de fechamento ou retorno foram executados

F7 Dias de Tolerância

Permite incluir dias de tolerância em aberto para os pedidos por filial, fornecedor e seção

A opção Fechamento

Pressionando-se a opção Fechamento, o sistema apresenta a seguinte tela onde deve-se digitar o valor mínimo:

Uma vez fornecido o valor, informe o número do comprador e fornecedor com dígito.
Se confirmada a operação através da opção S, o fechamento será feito.

A opção Retorno

O sistema irá pedir o código do pedido com um dígito e a filial com dígito.

Caso o pedido não esteja cadastrado, o sistema exibirá a uma mensagem, caso esteja, o retorno será feito:

A Opção Painel p/ Fechamento

Nesta opção será definido quantidade de dias que o fornecedor tem de tolerância para à entrega de mercadorias.
Tabelas que serão usadas:

• Tabela de Origem: AG1LPEDITabela de Destino: AG1DPEDI
• Tabela de Origem: AG1FLPEDTabela de Destino: AG1FDPED

No topo da tela o sistema disponibiliza as funções necessárias:


 IMPORTANTE:
Caso não seja cadastrado nenhum dado neste painel, o Sistema irá pegar as informações do parâmetro default dos fechamentos da carteira de pedidos.

Fechamento dos Pedidos Fechados – VGCMFFPD

Devido a necessidade do fechamento dos pedidos Fechados, foi criado o programa <VGCMFFPD>.

Tabelas que serão utilizadas:
AF1LLPEDI
AF1FDEPI
AG1FGRPD
AF2FCCAD

As seguintes procedures serão usadas:
PROC_FEC_PED_FECHADOS

Fechamento de Distribuição - PGDFECHA

 IMPORTANTE:
Este fechamento será realizado apenas na Central de Distribuição.
Tabelas que serão excluídas:

• AG1PICKL
• AG4CGFAT
• AG4CDFAT
• AG1CPALL

Ao executar o programa PGDFECHA, o sistema exibirá a seguinte tela:

Após a confirmação, o sistema emite outra mensagem de confirmação com o seguinte alerta:

Fechamento de Ordens de Carga - PGDMDELO

 IMPORTANTE:
Este fechamento será realizado apenas na Central de Distribuição.
Este fechamento tem por objetivo eliminar todas as ordens de carga já baixadas.
Tabelas que serão excluídas:

• AG1OCCAP
• AG1OCNOT

Ao executar o programa PGDMDELO, o sistema exibirá a seguinte tela:

O sistema solicitará a confirmação:

Uma vez escolhida a opção S, o fechamento será processado e uma mensagem final aparecerá:

Fechamento de Quotas de Vendas - PGDFQUOT

Ao executar o programa PGDFQUOT, o sistema exibirá a seguinte tela:

Tabela que será usada:

• Tabela de Origem: AG3CQTAS
• Tabela de Destino: AG3FQTAS

A seguir, o sistema pede a confirmação do fechamento:

Clicando em S confirma-se o fechamento, em N o processo é abortado

Fechamento de Cotas de Vendas – PGFMDELP

Ao executar o Programa PGFMDELP, o Sistema abrirá a seguinte tela:

A seguir, o sistema solicita a confirmação do fechamento:

• Tabela de Origem: AG1CGFAT e AG1CDFAT