Definição do processo

Chamamos de Lote um agrupamento de lançamentos que pode ser originado do próprio TOTVS Gestão Contábil ou de outros aplicativos e tem por finalidade o controle de débitos, créditos e lançamentos com a mesma característica.

Regras Gerais

O sistema trabalha com dois tipos de lote: Zero ou N. Nos lotes N estão os lançamentos que ainda não fazem parte da contabilidade oficial. Já no lote Zero encontram-se os lançamentos oficiais da contabilidade, de onde o sistema irá extrair as informações necessárias para o controle da escrituração e das demais rotinas contábeis.

Lote Zero é o lote oficial da contabilidade.

Lote N são lotes de lançamentos que tem por finalidade facilitar o controle sobre lançamentos que ainda não fazem parte dos dados oficiais da contabilidade.

Se a empresa trabalhar de forma integrada com outros aplicativos, os lançamentos contábeis gerados por estes aplicativos serão trazidos para o TOTVS Gestão Contábil através de lotes de lançamentos. Depois de conferidos e ajustados, estes lançamentos deverão ser integrados ao lote principal da contabilidade para passarem, assim, a fazer parte dos dados oficiais da contabilidade.

Parametrização Necessária

1 - Acesse Escrituração Contábil/Lotes para cadastrar um novo lote N:

2 - Ao clicar em incluir o sistema apresentará a capa do lote para informação dos dados:

Informações sobre os campos da Capa do Lote
1.1 - Código

O código do lote deverá ser sempre numérico e deverá ser único para cada lote. Os lotes com origem em outros aplicativos têm o Código definido na própria origem. Este código não poderá ser alterado posteriormente, portanto, certifique-se de que o número informado está de acordo com o código desejado.

Se o Parâmetro do Sistema "Verifica duplicidade de lote na criação" estiver marcado, ao criar um novo lote, o sistema verifica primeiro se já existe ocorrência de algum lote que utilize este mesmo código junto aos lançamentos integrados e, caso já exista, será emitida uma mensagem advertindo-o sobre a existência deste lote, permitindo que se opte por continuar ou não a criação;

1.2- Maior lote cadastrado até o momento

Neste espaço, como informação, será mostrado o número do maior lote já cadastrado até o momento, independente do seu aplicativo de origem, integrado ao Lote Zero ou não;

1.3- Digitar Capa

Esta opção permite fazer um controle maior sobre as datas dos lançamentos e o valor do lote. Esta não é uma opção de preenchimento obrigatório, mas caso seja marcada, torna-se obrigatório o preenchimento das datas inicial e final assim como informar o valor para o lote. Uma vez informados, só será permitida a inclusão de lançamentos cujas datas estejam dentro das datas informadas para a capa do lote e também dentro do período contábil e do período permitido para o usuário, assim como só será permitida a inclusão de lançamentos até o valor informado na capa do lote.
Se esta opção estiver desmarcada os campos para informações das datas inicial/final e valor ficarão desabilitados e, na inclusão da capa do lote, estas datas receberão as datas do período contábil e serão reajustadas automaticamente conforme as datas dos lançamentos à medida que forem incluídos no lote. O valor ficará zerado, sendo recalculado a cada inclusão/edição de lançamentos feitos no lote;

1.4- Data Inicial / Data Final

Campos habilitados somente se a opção Digitar Capa estiver marcada e representa o período válido para inclusão de lançamentos no lote.

Não será permitida a alteração das datas da capa do lote, se existirem lançamentos no lote que ficarão fora do novo período informado.

1.5- Valor
Campo habilitado somente se a opção Digitar Capa estiver marcada e representa o valor total dos lançamentos no lote.

Quando a opção Digitar Capa estiver marcada, na integração do lote será realizada uma consistência entre o valor total dos lançamentos e valor do lote informado neste campo.

Importante

Vale observar que este é o cadastro da Capa de Lote. Para a inclusão/edição dos lançamentos, deve-se selecionar o lote desejado e dar um “duplo clique” sobre ele.