Esta é uma das mais importantes entidades para o Educacional. Aqui uma pessoa se tornará um aluno, sendo identificado sempre pelo seu Registro Acadêmico, conhecido no sistema também pela sigla R.A. Este registro é a identificação do aluno na instituição, ou seja a identidade estudantil do aluno, assim como temos registros que nos identificam na empresa, ou no meio social, como CPF, Título eleitoral, RG, dentre outros.

Esta identificação será de extrema importância para o sistema bem como para aluno, pois em todos os locais na instituição ele levará este número de R.A. Toda a vida acadêmica do aluno será controlada a partir deste, cursos em que ele será matriculado, eventos no qual participará parte financeira dentro da instituição, dentre outros.

Todas as informações exigidas pelo Ministério da Educação (MEC) para identificação do aluno constam no cadastro, que é dividido em identificação, endereço, documentos, responsáveis e diversos:

Identificação

Nesta aba são informados dados básicos para que o aluno possa ser reconhecido dentro da instituição: Registro acadêmico, nome, nome social, nome afetivo, naturalidade.

Nomes

Nome social

Conforme Portaria n. 1612/2011 do Ministério da Educação entende-se por nome social aquele pelo qual as pessoas se identificam e são identificadas pela sociedade.

Nome afetivo

Conforme portaria n. 16.785/18 , na aba de identificação foi adicionado o campo Nome afetivo (para crianças e adolescentes que estejam sob guarda familiar adotiva). Ao marcar o parâmetro, Utiliza tratamento por nome afetivo, o campo Nome social no cadastro dados básicos do aluno, torna - se o Nome afetivo sem a possibilidade de edição.

Ainda nesta aba temos a informação adicional de aluno canhoto.

Vale ressaltar que o cadastro obedece os critérios parametrizados de unicidade no Gestão de Pessoas (Parâmetros | Validações). Além disso, a obrigatoriedade do CPF também pode ser definida, entretanto a parametrização que prevalecerá é a do Totvs Educacional em Secretaria - Parâmetros Gerais 1/7 e não a do Totvs Gestão de Pessoas em Parâmetros | Validações.

Para que os ícones de impressão seja exibidos na tela conforme abaixo, é necessário parametrizar os relatórios 1 e/ou 2 em Configurações | Parâmetros | Secretaria | Relatórios | Grupo: Alunos.

É possível abrir o cadastro da pessoa a partir do link no campo código.

Mediante parametrização através do Educacional é possível incluir alterar ou excluir campos complementares no cadastro de pessoa.

Além disso, é possível visualizar ou realizar alterações na máscara de telefone do cadastro de pessoa, através do Educacional, na tela parâmetros do RH.

Campo Apelido

O campo Apelido que é composto pelo primeiro primeiro nome do conteúdo do campo Nome, porém se o Nome social ou Nome afetivo estiver preenchido, o apelido irá utilizar um dos dois campos para ser preenchido.

A atualização do campo Apelido será feita ao preencher o campo Nome social e ao sair deste campo, quando o conteúdo atual do campo Apelido corresponder ao primeiro nome do campo Nome. Desta forma o campo Apelido será preenchido com o primeiro nome do campo Nome social. O mesmo vale para o Nome afetivo.

Caso ao salvar o cadastro do aluno o campo Nome social esteja preenchido, ou o campo Nome afetivo esteja preenchido, e o conteúdo do campo Apelido não corresponda respectivamente ao primeiro nome de Nome Social, ou ao primeiro nome de Nome afetivo, o sistema emitirá uma mensagem informativa conforme abaixo:

Endereço

Campos relativos ao endereço do aluno como: CEP, logradouro, número, complemento, bairro, estado, cidade, pais, telefone e outros.

O botão Atualização de Endereço permite ao usuário fazer atualizações nos cadastros de: Mãe, Pai, Responsável Financeiro e Responsável Acadêmico, de acordo com o endereço do aluno e será alterado conforme parametrização das flags (Tel. Residencial, Telefone 3, E-mail, Celular e Fax).

Documentos

Nesta aba informamos dados necessários como CPF, RG e Título de Eleitor. Em casos de alunos estrangeiros, é possível informar o passaporte ou registro geral. Vale ressaltar que o CPF poderá ser obrigatório e esta obrigatoriedade pode ser parametrizada em dois lugares diferentes, sendo um no próprio Totvs Educacional (Secretaria - Parâmetros Gerais 1/7) e outro no Gestão de Pessoas (Parâmetros | Validações), entretanto a parametrização do Totvs Educacional que irá prevalecer.

Responsáveis

Nesta aba informamos o Pai, a Mãe, o responsável financeiro e o responsável acadêmico do aluno.
- O responsável financeiro é quem pagará pelos estudos deste aluno.
No filtro de seleção de responsável financeiro serão carregados apenas Cliente/Fornecedor com classificação igual a "Cliente" ou "Ambos".
- O responsável acadêmico é quem será o responsável pelas reuniões de pais e filhos, entrega de boletins etc.
Importante ressaltar que o aluno maior de idade que possui CPF pode ser cadastrado como responsável acadêmico e financeiro.

Ao lado de cada campo (pai, mãe, responsável financeiro e responsável acadêmico) existe um botão que irá permitir ao usuário definir quais destes responsáveis será o responsável financeiro do aluno. No caso do campo responsável financeiro será possível incluir o próprio aluno como responsável.

No momento que é clicado no botão que permite cadastrar o pai, a mãe, o aluno ou responsável acadêmico como responsável financeiro o sistema verifica se já existe um cliente/fornecedor com o CPF ou o Homônimo da pessoa informada em um dos campos. Quando identificado um cliente/fornecedor existente será exibido a lista dos encontrados e o usuário poderá selecionar para aproveitar o existente ou criar um novo cliente/fornecedor.

Observação:

Ao cadastrar o PAI/MÃE como responsável financeiro o RM Educacional vai criar um cadastro de cliente com as informações do cadastro de pessoa (Pai/Mãe) no TOTVS Gestão Financeira.

É importante destacar que nas informações de endereço do cadastro de pessoa possui três campos de telefones, sendo, “Telefone 1”, “Telefone 2” e “Telefone 3” estas informações irão popular no cadastro de cliente os campos “Telefone”, “Celular” e “Telefone Comercial” na respectiva ordem.

Esta informação é importante, pois o módulo TOTVS Gestão de Pessoas permite através de parametrização que o título do telefone 1, 2 e 3 do cadastro de pessoa seja customizado, no entanto é importante que ordem dos campos sejam respeitadas.

Caso o responsável financeiro do aluno seja pessoa jurídica, será possível parametrizar tributos defaults no cadastro do cliente. Desta forma, os tributos PIS, COFINS e CSLL poderão ser carregados automaticamente na geração de lançamento financeiro das parcelas.