Principios fundamentales de contabilidad -- 36141

A medida que las necesidades de control fueron surgiendo, la contabilidad fue creando instrumentos para el registro de todos los hechos que afectan el patrimonio de una entidad. En algunos momentos de la historia de la contabilidad, surgieron dudas con respecto al mejor criterio de registro de determinadas transacciones. Frente a ello, los primeros contadores tuvieron que hacer algunas opciones, que acabaron siendo adoptadas por los demás colegas, quedando como reglas, que pasaron a ser utilizadas y aceptadas por todos. A estas reglas básicas que fueron adoptadas denominamos Principios contables y actualmente forman la estructura teórica que sostiene toda la contabilidad.
Principios fundamentales de contabilidad significan las reglas en las que se asienta toda la estructura teórica para el registro y análisis contable.
Teniendo en vista la complejidad del tema, no es el alcance de este trabajo la profundización en el estudio de cada principio. Haremos un abordaje sucinto, procurando poner en evidencia, de forma práctica, cómo el contador debe utilizar los principios.

Podemos clasificar los principios fundamentales en tres categorías:

POSTULADOS
PRINCIPIOS
CONVENCIONES


1. POSTULADOS.

Postulados son los elementos vitales, elementos básicos, en los que se estructura toda la contabilidad actual. Son las condiciones sine qua non para el desarrollo de la contabilidad.
Los postulados son:

1.1. ENTIDAD

Este postulado dice que la contabilidad de una entidad (empresa, persona, entidad filantrópica) no puede confundirse con la contabilidad de los miembros que la poseen. En otras palabras, el registro de una empresa tiene que estar completamente disociada del registro de sus propietarios.


1.2. CONTINUIDAD

Este postulado dice que la empresa debe ser evaluada, y por consiguiente, ser registrada, en la suposición de que la entidad nunca se extinguirá. Los Activos de esta empresa serán evaluados partiendo de este presupuesto. De esta manera, si se estuviera encerrando una empresa y se estuvieran terminando sus actividades empresariales, los criterios de evaluación de sus Activos serán diferentes. Este postulado existe para permitir también el cálculo de resultados periódicos.


2. PRINCIPIOS

La contabilidad es una ciencia de carácter esencialmente práctico. A lo largo de los años, se desarrollaron diversos criterios, se efectuaron diversas opciones, en un intento de normalizar y de llegarse a una mejor forma de controlar el patrimonio de una entidad. De esta manera, los principios son la exteriorización de criterios aceptados por la mayoría de los contadores.

2.1. DENOMINADOR COMÚN MONETARIO 

Este principio dice que la contabilidad debe realizarse en una única Moneda y que todos los ítems deben evaluarse por esta moneda. De esta manera, en la deuda contraída originalmente en dólares se controlará en dólares, pero en el registro comercial se expresará en reales. Si la empresa tiene una obra de arte en su activo, recibida en donación, por ejemplo, para figurar en su contabilidad esta debe evaluar esta obra en reales.

2.2. VIGENCIA DE EJERCICIOS 

Este principio se aplica en la contabilidad de los ingresos y gastos. Este en realidad es la expresión conjunta de los dos principios que normalizan el resultado, que son:

a) Principio de la realización del ingreso.
b) Principio de la comparación de los gastos con los ingresos. 

Teniendo en vista que la necesidad de su comprensión es vital para el perfecto entendimiento de las piezas contables, haremos una explicación más detallada incorporando ejemplos de contenido práctico.
Podemos decir que para un gasto o ingreso existen dos momentos en los que se podría procesar la contabilidad de los hechos involucrando tales elementos patrimoniales:

I. El momento económico (de su ocurrencia o generación).
II. El momento financiero (de hacerlo efectivo, por medio del pago o cobranza). 

Por ejemplo, vamos a imaginar que el gasto de sueldos de diciembre/x1, se paga en enero/x2.
¿Cuándo debemos contabilizar el gasto de sueldos como gasto (como reductor del Patrimonio neto)? 

a) En el momento de su generación, en el momento económico, es decir, en el mes de diciembre/x1; o
b) En el momento de su pago, en el momento financiero, es decir, en el mes de enero/x2. 

En la necesidad de Opción por uno de los dos momentos, los contadores decidieron que los gastos (y los ingresos) deben contabilizarse cuando ocurran, es decir, en el momento económico de su generación, y no cuando se paguen (o cobren, en el caso de los ingresos). Esta decisión se ha convertido en el principio de la vigencia de ejercicios, que dice:

“Los gastos e ingresos deben contabilizarse como tales, en el momento de su ocurrencia, independientemente de su pago o cobranza”.


2.2.1. CONCEPTO DE EJERCICIO SOCIAL 

En la contabilidad se entiende que un Ejercicio contable es el período de un año, en el cual se hace el cálculo del resultado. No necesariamente el ejercicio contable de un año tiene de coincidir con el año civil, pero el ejercicio contable tiene que tener 12 meses. El inicio y el final del ejercicio serán determinados por la empresa.
Cabe resaltar que la legislación comercial y fiscal exige como mínimo un Balance patrimonial en la finalización de cada ejercicio contable, acompañado del Estado de resultados del último ejercicio.
De esta manera, los gastos y los ingresos deben contabilizarse en el año que se generen, aunque se paguen o cobren en el año o años posteriores, o incluso anteriormente, si fuera el caso. 

2.2.2. EXTENSIÓN DEL CONCEPTO DE EJERCICIO - RÉGIMEN DE VIGENCIA MENSUAL 

A pesar de que obligatoriamente termos de elaborar Estados contables solamente al final de cada año (de cada ejercicio contable), la necesidad de información contable para fines de control patrimonial permite que las buenas empresas elaboren tales estados de resultados por lo menos en períodos mensuales. De esta manera, todo mes se elabora el Estado de resultados del último mes, y el acumulado hasta este último mes, y el Balance patrimonial al final de cada mes.
De esta manera, el concepto de vigencia del ejercicio se subdivide en 12 períodos, y se utiliza el concepto de ocurrencia aplicándose para cada mes. Si para una empresa no hay esta necesidad de resultados mensuales, y esta entiende suficiente resultados trimestrales, esto también podrá efectuarse. Pero creemos que actualmente el período de cálculo mensual es el mínimo ideal que debe observarse.
Tomemos otro ejemplo, ahora de ingreso, y de la aplicación del concepto de vigencia a nivel mensual.
Tenemos ventas efectuadas en marzo/x1 por cobrarse en junio/x1. El ingreso de ventas debe contabilizarse en el mes de la emisión de la factura y respectiva salida de la mercadería, que es en el mes de marzo/x1, aunque la cobranza de la factura de crédito se haga efectiva algunos meses después, en este caso, en junio/x1.
La adopción del régimen de vigencia fue impuesta por la necesidad de que la contabilidad controle los derechos y obligaciones. De esta manera, los valores por cobrar en el activo significan ventas de Bienes o Servicios a plazo. Los valores por pagar en el Pasivo representan las compras de Bienes o Servicios o gastos a plazo.

2.3. REALIZACIÓN DEL INGRESO 

Este principio dice cuándo debemos considerar el ingreso como realizado, o efectuado. Muchos teóricos admitían que deberíamos considerar el ingreso de un producto en el momento en el que hubiésemos terminado de producirlo. Pero el consenso de los contadores no acepta esta teoría. Debemos considerar el ingreso de la venta de un producto solamente en el momento en el que el producto se hubiera entregado al cliente, con un Precio acordado. El momento de realización del ingreso podrá determinarse verificándose algunas condiciones básicas:

? Evaluación de mercado objetiva para el Precio del producto.
? Realización de todos los esfuerzos de producción.
? Condiciones de evaluar los gastos referentes al producto que se está vendiendo.

Existen algunas variaciones en el concepto tradicional de realización del ingreso, pero acaban por incluirse dentro de la regla general. Es el caso de la contabilidad de resultados de contratos a largo plazo, en el cual el valor del ingreso se contabiliza a medida que el producto se va fabricando, es decir, conforme la etapa de producción. Un ejemplo de este tipo de contabilidad es la fabricación de barcos. El hecho de que la empresa fabricante tenga un contrato formal, iniciando la fabricación solamente con la firma de este contrato permite que tengamos un Precio objetivo para esta producción. También los esfuerzos de cada etapa de Producción se están gastando y nada se perderá, incluso pudiendo que la construcción sea finalizada por otro astillero. Igualmente, el costo de cada etapa de Producción es conocido.
Otro ejemplo de variación en la contabilidad del ingreso es el caso de la pecuaria de maduración larga, como la creación de bovinos. A medida que se va realizando el engorde del rebaño, podemos contabilizar el ingreso proporcional. Usualmente, el ingreso se calcula en función de los años de vida del rebaño. A cada año que pasa se va registrando el ingreso incremental del año que pasó, que es el engorde del año. 

2.4. COMPARACIÓN DE LOS GASTOS CON LOS INGRESOS 

Este principio dice que los ingresos realizados en el período deben compararse, en el mismo período, con los gastos que la generaron. Es decir, para el cálculo del resultado de un período deben considerarse los ingresos realizados, disminuidos de los gastos que se sacrificaron para su obtención.

2.5. COSTO COMO BASE DE VALOR 

Este principio dice que las adquisiciones de Activos deben contabilizarse por su valor histórico, por su valor de compra o adquisición. Este principio actualmente en Brasil tiene una continuación, pues hemos admitido el costo histórico corregido formando parte de este principio. Este principio tiene una restricción: si, en una adquisición, el valor de costo fuera superior al valor de venta o mercado, entonces debemos evaluar este activo por el mercado. De esta manera, en la práctica, se define este principio como “costo o mercado, el menor”.

2.5.1. EJEMPLO: MERCADERÍAS EN STOCK 

Este concepto es muy importante para entender la cuenta de Mercaderías en stock. Entendemos Mercaderías en stock como los Bienes que la empresa adquiere con la finalidad básica de posterior reventa y obtención de ganancia con esta reventa. Es la Transacción que da fundamento a una empresa comercial.
El principio de Costo como Base de valor dice que los Bienes adquiridos deben registrarse por el Precio de compra (precio de adquisición), que significa Precio de costo. De esta manera, cuando compramos una mercadería por 100 reales, para posterior reventa, debemos registrarla en la contabilidad por este valor de adquisición, incluso sabiendo que puede venderse después, por 250 reales aproximadamente.
Esto significa que, a pesar de tenerse una idea de que el valor de venta es de 250 reales, mientras no se venda, tenemos que mantener su valor en la cuenta de Mercaderías a Precio de costo.
Cuando ocurra la venta, y la mercadería no estuviera más en stock, la baja de la cuenta Mercaderías en stock también será dada por el Precio de costo, registrando la contrapartida como gasto. El valor de venta se registrará en una cuenta de Ingreso. La diferencia entre los valores de Ingreso de ventas, menos el Gasto de Costo de la mercadería salida del stock (Costo de mercadería vendida), significa la Ganancia bruta en la Venta de mercaderías.


3. CONVENCIONES 

Las convenciones se tienen como restricciones a los principios contables. También se consideran normas de carácter práctico que deben observarse como guías, facilitando el trabajo del contador. No se consideran generadoras de definiciones de criterios contables. 

3.1. OBJETIVIDAD

El contador debe ser objetivo. Al efectuar el registro de un hecho, este debe basarse en elementos objetivos, con el propósito de extraer el máximo provecho posible de subjetividad en el registro contable. El valor debe tener un documento hábil qua garantice el registro, el objeto debe ser susceptible de mensuración, y el contador no debe imprimir marca personal en la evaluación del objeto. 

3.2. CONSERVADORISMO

Proveniente de una visión bien antigua del contador, que hasta acabó haciendo nuestra imagen, esta convención dice que en la duda el contador debe optar por la forma más conservadora de registro. Una regla práctica del conservadorismo: en la duda, registrar todos los gastos siempre que sea posible. Ahora, con el ingreso, si hubiera duda, no registrar. 

3.3. MATERIALIDAD

Esta convención está conectada básicamente al análisis del costo/beneficio de la información. El contador debe buscar siempre la exactitud numérica en el registro, siempre y cuando el costo de esta exactitud no sea perjudicial a la empresa. Valores grandes y relevantes deben tener un análisis mucho más preciso de lo que los valores pequeños, que pueden ser tratados de forma más simple y resumida. 

3.4. CONSISTENCIA O UNIFORMIDAD 

Esta convención es tan importante que podría considerarse un principio. Esta dice que, después que el contador adoptó un determinado criterio de evaluación de un activo o pasivo, este debe adoptar este criterio de manera consistente a lo largo de los anos. Debe aplicar este criterio de manera uniforme en el tiempo. La posibilidad de cambio de criterio adoptado es posible, siempre y cuando se ponga en evidencia en nota explicativa y que los cambios efectuados no sean de forma nítidamente repetitiva. 

3.5. COMENTARIOS

Los principios fundamentales de contabilidad forman parte de la estructura básica de la Teoría de la contabilidad. Estos son los principios aceptados actualmente. Sin embargo, nada impide que estos principios se modifiquen a lo largo del tiempo. La contabilidad es una metodología extremamente práctica y las necesidades de información de los diversos usuarios de la información contable pueden modificarse con el pasar del tiempo. Con lo cual podrán revisarse algunos principios, como podrán crearse otros y extinguirse algunos. A los contadores les cabe la discusión permanente sobre estos, verificar su actualización y que no están siendo actualmente un obstáculo a las modernas necesidades de información. 

3.6. EVIDENCIACIÓN

Uno de los requisitos de la contabilidad actual es el perfecto entendimiento de las piezas contables. Al exponer el patrimonio y las ganancias del último período en los estados contables, es posible que un ítem u otro no estén claros solamente con la exposición del número. Entonces es necesaria una explicación adicional. Esta explicación debe darse, aunque de otra forma.
Básicamente, el proceso de evidenciación se expresa en una pieza contable denominada notas explicativas. En esta pieza, todos los ítems que necesitan de información adicional para su comprensión deben ponerse en evidencia. Una utilización muy común es la de describir los criterios de evaluación adoptados para los principales Activos y pasivos, así como los principales cambios de los criterios adoptados.
Otras informaciones necesarias para la comprensión de los informes deben formar parte de las Notas explicativas, ya sea a nivel de detalle de los números de los informes, o para agregar calidad a la información numérica.
Además de las notas explicativas, la empresa debe valerse de otro informe para promover la evidenciación. Usualmente, a este informe se denomina Informe de la dirección. En este deben constar todos los hechos relevantes que influirán en los números presentados, así como las condiciones ambientales en las que actuó la empresa en el último período. Si hubiera hechos relevantes y concretos que decididamente influirán en el resultado del año en curso o en los próximos años, estos también deben ponerse en evidencia.


REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA


PADOVEZE, Clóvis Luís. Manual de contabilidad básica. Editorial Atlas S.A. 3ª Edición. São Paulo. 1996.