Registro 1601 do SPED Fiscal - Perguntas Frequentes

A EFD - Escrituração Fiscal Digital é um arquivo digital que contém documentos fiscais e outras informações de interesse dos Fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal. Assim como registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.

E, quando especificamente falamos de EFD-ICMS/IPI, nos referimos aos contribuintes de ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços e de IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados.

A legislação geral aplicável à EFD-ICMS/IPI encontra-se no endereço http://sped.rfb.gov.br/pastalegislacao/show/518.

A legislação específica de cada estado deve ser consultada no Site da Secretaria de Fazenda do domicílio do contribuinte.

O Guia Prático da EFD-ICMS/IPI está disponível em http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1573.

A EFD-ICMS/IPI é constituída de blocos, cada qual com um registro de abertura, com registros de dados e com um registro de encerramento, referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos e de outras informações econômico-fiscais. É obrigatória a apresentação de todos os blocos, na sequência, conforme abaixo:

• Bloco 0: Abertura, Identificação e Referências;
• Bloco C: Documentos Fiscais I - Mercadorias (ICMS/IPI);
• Bloco D: Documentos Fiscais II - Serviços (ICMS);
• Bloco E: Apuração do ICMS e do IPI;
• Bloco G: Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente CIAP;
• Bloco H: Inventário Físico;
• Bloco K: Controle da Produção e do Estoque;
• Bloco 1: Outras Informações.

Notas:

• O Bloco G incluído para vigorar a partir do período de apuração de janeiro de 2011.
• O Bloco K incluído para vigorar a partir do período de apuração de janeiro de 2017, conforme Ajuste SINIEF 02/2009 e suas alterações.
• O Bloco B incluído para vigorar a partir do período de apuração de janeiro de 2019 - Apuração do ISS, exclusivo para contribuintes do Distrito Federal.

O Registro 1601 da EFD-ICMS/IPI é um novo capítulo no processo de cruzamento de dados fiscais. Afinal, ele foi criado para otimizar o processo de fiscalização do ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.

É importante destacar que o Registro 1601 permite a identificação do valor total das operações de vendas realizadas pelo declarante por meio de cruzamento de informações prestadas pelas empresas administradoras de cartões, intermediadores de negócios e demais empresas similares, com as informações apresentadas pelo próprio contribuinte, nas situações em que aceitem estes mecanismos de pagamento.

Este novo registro exige um maior detalhamento dos valores recebidos e incluiu as prestações de serviços tributadas pelo ISSQN - Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza, nas quais o prestador aceite como forma de pagamento cartões de crédito, débito, cartão de loja (private label), transferências de recursos, transações eletrônicas como o PIX, TED, DOC, dentre outros sistemas de pagamentos eletrônicos.

O Registro 1601 da EFD-ICMS/IPI possui a seguinte estrutura para preenchimento:

Campo 01 - REG: Texto fixo identificando qual registro está sendo preenchido 1601.

Campo 2 - COD_PART IP: Deve ser preenchido com o CNPJ da instituição que efetuou o pagamento, ou seja, operadoras de cartão de crédito, intermediadoras eletrônicas (marketplace) ou banco.

Importante: O valor informado deve existir no campo COD_PART do Registro 0150 - Tabela de Cadastro do Participante.

Campo 3 - COD_PART IT: Deve ser preenchido com o CNPJ do intermediador de transação (agenciador, plataforma de delivery, marketplace e similar) de serviços e de negócios.

Importante: O valor informado deve existir no campo COD_PART do Registro 0150 - Tabela de Cadastro do Participante.

Campo 4 - TOT_VS: Informar o valor total bruto das vendas e/ou prestações de serviços que estejam no campo de incidência do ICMS, ainda que a venda ou prestação seja considerada imune, isenta ou não tributada, independente do meio de pagamento utilizado.

Campo 5 - TOT_ISS: Informar o valor total bruto das prestações de serviços que estejam no campo de incidência do ISS, ainda que a prestação seja considerada imune, isenta ou não tributada, independente do meio de pagamento utilizado.

Campo 6 - TOT_OUTROS: Informar o valor bruto das operações que não estejam no campo de incidência do ICMS ou ISS, independente do meio de pagamento utilizado. Neste caso devem ser incluídas as compras de cartão presente, saques, pagamentos de fatura de telefone etc.

Atenção: Ressaltamos que a exigência deste registro dependerá da regulamentação de cada unidade federativa, portanto, sugerimos que cada contribuinte postule consulta formal junto ao seu Estado de origem, a fim de obter informações detalhadas sobre o devido preenchimento de cada campo. 

O Registro 1601 da EFD-ICMS/IPI deverá ser informado sempre que o recurso financeiro transitar por uma instituição financeira, instituição de pagamento ou intermediador online (marketplace).

No Registro 1601 da EFD-ICMS/IPI deverá ser informado o valor total das operações de vendas e/ou prestação de serviços, recebidos pelo declarante do arquivo, ainda que se relacionem a operações de outros estabelecimentos do informante, relativas às transações com cartões de débito, crédito, de loja (private label), transferência de recursos, transações eletrônicas do Sistema de Pagamento Instantâneo e demais instrumentos de pagamento eletrônicos, bem como sobre o fornecimento de informações prestadas por intermediadores de serviços e de negócios referentes às transações comerciais ou de prestação de serviços intermediadas. Do valor total
informado devem ser excluídos os estornos, cancelamentos e outros recebimentos não vinculados à sua atividade operacional, como multas e juros pagos pelos clientes. Ressaltando que o valor total deverá ser rateado em três campos, valores com incidência do ICMS, com incidência do ISS e o restante.

O Registro 1601 da EFD-ICMS/IPI deverá ser informado sempre que o recurso financeiro transitar por uma instituição financeira, instituição de pagamento ou intermediador online (marketplace).

Há alguns tipos de transação que não precisam ser informados neste registro, tais como:

• Vendas no balcão da loja com pagamento em dinheiro. Ou seja, se o pagamento foi realizado diretamente do cliente para o contribuinte informante da EFD, não devem ser reportadas no Registro 1601;
• Trocas de mercadoria sem pagamentos complementares;
• Vendas através de site na internet, em um marketplace ou através de aplicativo de delivery, com pagamento feito direto ao contribuinte em dinheiro;
• Troca de produto vendido com pagamento de complemento no preço em dinheiro.

Devem ser reportados apenas os recursos que transitam por instituições financeiras, instituições de pagamento e plataformas intermediadoras de transações. Os recursos que são recebidos em dinheiro/cheque não são declarados caso não sejam depositados na conta do estabelecimento.

Exemplo: Um produto vendido por R$ 1.000,00 reais, pago R$ 600,00 em dinheiro e R$ 400,00 no cartão da Instituição X. Deve-se reportar no Registro 1601, no participante X, os R$ 400,00. E somente se houver o depósito dos R$ 600,00 no Banco Y deve ser reportado, no participante Y.

Devem ser informados no Registro 1601 da EFD-ICMS/IPI todos os pagamentos relacionados a operações de venda ou prestação de serviço que utilizem um terceiro para liquidar o pagamento do cliente, ou apenas uma parcela dele (instituição de pagamento, financeira, bancária, plataforma digital). Não é necessário que a venda tenha se efetivado através de um intermediador (marketplace). O participante é a instituição de pagamento ou financeira que o contribuinte tem contrato da prestação do serviço para efetivação do pagamento.

Exemplos de situações obrigatórias de serem informadas no Registro 1601 da EFD-ICMS/IPI:

• Venda no balcão da loja com pagamento em cartão, por PIX ou boleto,
• Empresa de delivery que coleta produto no contribuinte, entrega e recebe o pagamento do cliente para liquidar o pagamento (seja em dinheiro, cartão de crédito ou outra modalidade aceita pelo intermediador da transação),
• Se o pagamento for feito com um terceiro que faz o repasse do valor para o contribuinte, (plataformas digitais, aplicativos, instituições de pagamento, financeira, etc.), o valor da operação paga por intermédio de um terceiro deve ser escriturada,
• Troca de produto vendido com pagamento de complemento no preço através de um terceiro no papel de instituição de pagamento,
  
• Depósitos em dinheiro ou cheques recebidos nas transações de vendas e prestação de serviços do declarante do arquivo.

Exemplos em que não se deve informar no Registro 1601 da EFD-ICMS/IPI:

• Venda no balcão da loja com pagamento em dinheiro. Se o pagamento foi realizado diretamente, do cliente para o contribuinte informante da EFD, não devem ser reportadas neste registro,
• Troca de mercadoria sem pagamentos complementares,
• Vendo através de site na internet, em um marketplace ou através de aplicativo de delivery, com pagamento feito direto ao contribuinte em dinheiro,
• Troca de produto vendido com pagamento de complemento no preço em dinheiro. 

A EFD é uma declaração que utiliza o regime de competência, mas o Registro 1601 tem caráter financeiro referindo-se as operações de pagamentos. Operações de pagamento garantidas, como por exemplo: cartão de crédito, informa pela competência e as demais pelo regime de caixa.

Resposta para Alagoas, Ceará, Paraíba e Rio Grande do Norte:

As operações do Registro 1601 devem ser informadas pelo regime de competência sob a ótica da transação financeira ocorrida entre o estabelecimento (contribuinte) e o cliente (comprador/tomador), independente do momento do repasse dos valores da Instituição de Pagamento / Intermediador.

Exemplos:

• Cartão de Crédito: Na data da autorização/aprovação do pagamento pela operadora do cartão. Caso a transação seja parcelada, deve-se informar o valor total da transação de pagamento, desconsiderando as parcelas;
• Cartão de Débito: Na data da autorização/aprovação do pagamento pela operadora do cartão;
• PIX: Na data da transferência;
• TED/DOC: Na data da transferência;
• Boleto: Na data da emissão/geração;
• Cheque*: Na data da compensação;
• Adiantamento: Depende de qual meio foi utilizado (conforme itens anteriores).

*Para os pagamentos realizados por meio de cheque, utilizar a data do efetivo crédito em conta, desconto ou recebimento.

Há dois participantes no Registro 1601 que devem ser cadastrados no Registro 0150 - Tabela de Cadastro do Participante:

• Instituição que efetuou o pagamento: Instituição que recebe o pagamento do cliente e o repassa ao contribuinte informante da EFD na operação de venda ou prestação de serviço. Essa instituição pode ser um banco, uma financeira, uma plataforma digital que gerencie créditos de usuários que são aceitos para liquidar o pagamento ao contribuinte informante da EFD.
• Intermediador da transação: Intermediador não é proprietário da mercadoria anunciada, e não realiza a prestação de serviço divulgada, porém divulga-os em um canal (plataforma digital, anúncio com delivery por aplicativos, marketplace etc) que substitui o contato direto do cliente com o vendedor/prestador. Nas vendas diretas do contribuinte para o consumidor, não há essa figura. Se houver um intermediador da transação e o pagamento for realizado em dinheiro, diretamente ao contribuinte informante da EFD, não se deve informar no Registro 1601.

O Registro 1601 é obrigatório sempre que o recurso financeiro transitar por uma instituição financeira, instituição de pagamento ou intermediador online (marketplace).

O Campo 2 - COD_PART IP deve ser preenchido com o CNPJ da instituição que efetuou o pagamento, ou seja, operadoras de cartão de crédito, intermediadoras eletrônica (marketplace) ou banco.

Já o Campo 3 - COD_PART IT deve ser preenchido com o CNPJ do intermediador de transação (agenciador, plataforma de delivery, marketplace e similar) de serviços e de negócios.

Importante: Esses CNPJ's devem existir no campo COD_PART do Registro 0150 - Tabela de Cadastro do Participante.

O intermediador não é proprietário da mercadoria anunciada, e não realiza prestação de serviço divulgada, porém divulga-os em um canal (plataforma digital, anúncio com delivery por aplicativos, marketplace etc) que substitui o contato direto do cliente com o vendedor/prestador. Nas vendas diretas do contribuinte para o consumidor, não há essa figura. Se houver um intermediador da transação e o pagamento for realizado em dinheiro, diretamente ao contribuinte informante da EFD, não se deve informar no Registro 1601. O Registo 1601 é obrigatório sempre que o recurso financeiro transitar por uma instituição financeira, instituição de pagamento ou intermediador online (marketplace). 

Portanto, é do entendimento desta consultoria que quando houver vendas para um mesmo cliente, porém com intermediadores da transação financeira diferentes, o contribuinte deve realizar um registro para cada intermediador participante na operação. 

Entretanto, ressaltamos que a exigência deste registro bem como o preenchimento de cada campo, dependerá da regulamentação de cada unidade federativa, portanto, sugerimos que cada contribuinte postule consulta formal junto ao seu Estado de origem, a fim de obter informações detalhas sobre o devido preenchimento do registro.

Campo 4 - TOT_VS: Informar o valor total bruto das vendas e/ou prestações de serviços que estejam no campo de incidência do ICMS, ainda que a venda ou prestação seja considerada imune, isenta ou não tributada, independente do meio de pagamento utilizado.

Campo 5 - TOT_ISS: Informar o valor total bruto das prestações de serviços que estejam no campo de incidência do ISS, ainda que a prestação seja considerada imune, isenta ou não tributada, independente do meio de pagamento utilizado.

Campo 6 - TOT_OUTROS: Informar o valor bruto das operações que não estejam no campo de incidência do ICMS ou ISS, independente do meio de pagamento utilizado. Neste caso devem ser incluídas as compras de cartão presente, saques, pagamentos de fatura de telefone etc.

Ou seja, é do entendimento desta Consultoria que deve ser considerado para preenchimento do registro, o valor bruto do serviço ou operação realizada, independente dos impostos incidentes.

Do valor total informado devem ser excluídos apenas os estornos, cancelamentos e outros recebimentos não vinculados à atividade operacional, como multas e juros pagos.

Ressaltando que o valor bruto total deverá ser informados no Registro 1601 de forma rateada em 3 campos sendo valores com incidência do ICMS, incidência do ISS e o restante denominado como "outros" no campo 6. 

Os impostos incidentes nas operações devem ser considerados sempre quando ocorrer o efetivo pagamento.

A informação do Registro 1601 foi facultativa para as escriturações do exercício de 2022. Mas, a obrigatoriedade iniciou em 2023, conforme a deliberação de cada Estado e do Distrito Federal, desde o ano 2023.

A exigência do Registro 1601 dependerá da regulamentação de cada estado/Unidade Federativa, portanto, é necessário verificar a legislação do seu estado e município para obter informações detalhadas sobre o devido preenchimento de cada campo.

Se a legislação do estado/Unidade Federativa obriga a entrega do Registro 1601, o contribuinte declarante da EFD deve informar o registro.