Ressuprimento por Ponto de Encomenda

Quando o nível de estoque chega a um nível conhecido, como ponto de encomenda (ou ponto de reposição), uma necessidade de aquisição de material será gerada com quantidade fixa, conhecida como lote econômico de compra ou reposição (Q). A mesma é apresentada no gráfico abaixo, sendo incorporada ao estoque quando da entrega, ao final do tempo de ressuprimento. O ponto de pedido, como também é conhecido, é o indicador, que quando alcançado pelo estoque virtual (estoque físico + saldo de fornecimento + solicitações abertas), onde será necessário repor o material, sendo que a quantidade de saldo em estoque suportaria o consumo durante o tempo de reposição (consumo previsto diário x tempo de ressuprimento).

A finalidade desse tipo de ressuprimento é dar início ao processo de aquisição do material, com tempo hábil para que não ocorra a sua falta, uma vez que o mesmo é calculado como o produto entre o tempo de ressuprimento e o consumo previsto. Para ilustrar essa situação, deve-se imaginar que se o tempo de ressuprimento for de duas semanas, e o consumo previsto de 100 unidades por semana, conseqüentemente seu ponto de encomenda será de 200 unidades.

O nível do PE (Ponto de Encomenda) auxilia a controlar a quantidade adicional de estoque, necessária como proteção contra oscilações de demanda e no lead time de ressuprimento. Dessa forma, a probabilidade de falta de material será reduzida. Supondo que o pedido de compra demore três semanas para chegar, em vez de duas, e o consumo não exceda as 120 unidades semanais, o PE será de 360 unidades e dificilmente ocorrerá a falta de produto.

Conforme citado anteriormente, essa fórmula representa a necessidade real da empresa, caso a utilização exata do material, para um determinado período e o tempo preciso, para que o recebimento da mercadoria fosse conhecido. Porém, é importante destacar que essas duas variáveis não serão conhecidas exatamente. Por isto, deve ser usada uma margem de segurança contra:

• As variações do tempo base;
• Variações na utilização (sazonalidade, perdas, etc.).

A incerteza da demanda futura, ou de sua variação ao longo do período de planejamento; da disponibilidade imediata de material nos fornecedores e do cumprimento dos prazos de entrega; da necessidade de continuidade operacional e da remuneração do capital investido, são as principais causas que exigem estoques permanentemente à mão para o pronto atendimento do consumo interno e/ou externo das vendas. Isto, mantém a paridade entre essa necessidade e as exigências de capital de giro. A determinação do estoque de segurança é também uma das informações mais importantes para a administração do estoque, que está diretamente ligada ao grau de imobilização financeira da empresa.

O estoque mínimo (como é também conhecido), é a quantidade mínima a ser mantida em estoque, destinado a cobrir eventuais atrasos no ressuprimento. O mesmo tem o objetivo de garantir o funcionamento eficiente e sem interrupções do processo produtivo, diminuindo ainda mais o risco de faltas. A falta de materiais pode ocorrer por diversos motivos, dentre os quais destacam-se:

• Oscilação no consumo;
• Oscilação nas épocas de aquisição (atraso no tempo de reposição);
• Variação na qualidade, quando o Controle de Qualidade rejeita um lote;
• Remessas por parte do fornecedor diferente do solicitado;
• Diferenças de inventário.

A importância dessa margem de segurança é a chave para o adequado estabelecimento do ponto de reposição, sendo que a chave do estabelecimento de uma margem de segurança é o risco que a companhia está disposta a assumir, em relação à ocorrência de falta de estoque. O objetivo é, mais uma vez, minimizar o risco de ficar sem material antes que a encomenda dê entrada no almoxarifado, associado aos menores custos. Por exemplo, se a quantidade necessária será solicitada duas vezes por ano, e a administração deseja assumir o risco de falta de estoque apenas uma vez em dez anos, então o fator de probabilidade será de um em 20 pedidos, ou 0,05.

Portanto, o risco de falta de estoque estará sempre presente em qualquer estoque, por mais precioso ou elaborado que seja o método empregado. Isto ocorre por que todas as fórmulas/algoritmos existentes tentam simular a realidade da demanda das matérias-primas no seu dia-a-dia, ou seja, determinando a probabilidade de que um evento aconteça, ou do mesmo não se verificar. Esse risco será maior ou menor em relação ao estoque de proteção, ou quanto mais longo for o intervalo de ressuprimento (no caso do sistema de revisões periódicas a serem abordados no próximo item).

O sistema de ponto de encomenda apresenta uma desvantagem. Quando mais de um produto é comprado do mesmo fornecedor, e onde os pedidos de vários itens podem ocorrer em instantes diferentes, implicando na perda de vantagens associadas ao desconto, em virtude da aquisição de grandes volumes de compra / transporte. Uma possível solução para essa deficiência seria, quando um determinado item atingir o seu ponto de reposição, rever os estoques dos materiais que apresentarem características de ressuprimento semelhantes. Dessa forma, com o intuito de verificar se os mesmos estão próximos aos seus respectivos pontos de pedido, serão comprados quando necessário. Para evitar esse tipo de problema, sugere-se realizar uma revisão periódica de todos os itens, como, por exemplo, semanalmente e não continuamente, como no caso simples do ponto de encomenda. Coloca-se um pedido para todos os itens de materiais, cujos estoques caíram abaixo do ponto de reposição após a revisão anterior.

Para facilitar a compreensão desse algoritmo, seguem algumas considerações sobre o mesmo, assim como de alguns parâmetros utilizados, definidos na função Manutenção Itens Estoque (CE0106).

Quando o tipo de Fechamento do Estoque for Por Estabelecimento, os parâmetros para o ressuprimento serão definidos por intermédio da função Manutenção Item x Estabelecimento Estoque (CE0330).

“Tipo Estoque Segurança”: a informação selecionada determina se o tipo de controle do estoque de segurança será por quantidade ou por tempo.

“Quantidade Segurança” / “Tempo Segurança”: determina a quantidade de itens necessária para absorver as flutuações de demanda ou de atraso na entrega do material;

“Lote Múltiplo”: representa a quantidade de itens, a partir do qual o programa calcula uma ordem múltipla, de compra ou de produção. O conceito de lote múltiplo é aplicado nos casos em que materiais comprados são fornecidos somente em quantidades pré-estabelecidas pelo fornecedor;

“Lote Econômico”: é a quantidade mínima a ser comprada do item cadastrado, para viabilizar economicamente a compra do mesmo. Quando se trata de um item fabricado, essa informação deve ser informada. Caso o item for comprado, o lote é calculado automaticamente pelo módulo de Estoque, segundo fórmula detalhada no manual de referência do módulo, capítulo Estatísticas do Estoque;

“Lote Mínimo”: representa a quantidade mínima a ser reposta no estoque quando da geração das necessidades de compras. Isto faz com que toda e qualquer necessidade seja gerada no sistema, com uma quantidade igual ou superior a esse lote;

“Quantidade de Perda”: representa a quantidade de perda do item cadastrado, por ordem de compra emitida, para utilização em testes de Controle de Qualidade, transporte, etc. Essa quantidade deve ser acrescida nas necessidades de compras, quando da geração automática de novas ordens.

“Ressupr Fornec”: corresponde ao prazo médio que o fornecedor necessita para efetuar a entrega dos materiais do ressuprimento. Esse prazo é informado em dias corridos, por se tratar de itens comprados. O mesmo deve ser calculado a partir da data de emissão do pedido de compras, até a data efetiva de recebimento dos materiais na empresa.

“Ressupr Compras”: corresponde ao prazo necessário para que o Departamento de Compras efetive o ressuprimento do material programado. Esse prazo é informado em dias corridos. O tempo necessário é contado a partir da data que ocasionou o ressuprimento, até a liberação do pedido de compra para o Fornecedor.

Para que seja gerada automaticamente uma Ordem de compra, o valor Ponto de Encomenda do Item deve ser superior ao seu saldo em Estoque, somado ao total das Compras em Andamento.

O Ponto de Encomenda é determinado com a aplicação da seguinte fórmula:

ES + (TRT * CPD), onde:

• ES = Estoque de Segurança, em quantidade * CPD;
• TRT = Tempo de Ressuprimento Total = TRI + TRF;
• TRI = Tempo de Ressuprimento Interno de Compras;
• TRF = Tempo de Ressuprimento do Fornecedor;
• CPD = Consumo Previsto Diário = Consumo Previsto (Mensal) / 30.

Para os itens que se encontram nessa situação, o programa gera uma Necessidade de Compra para cada material. A data de entrega é a data atual, acrescida do tempo de ressuprimento interno (TRI) e do tempo de ressuprimento do Fornecedor.

No sistema, antes da geração das necessidades de reposição, essas informações podem ser analisadas por intermédio do relatório de Situações dos Estoques (CE0348). O parâmetro Itens abaixo do Ponto de Encomenda permite simular os itens para os quais serão geradas as necessidades. Serão listadas as características dos itens considerados e que serão analisados na Geração das Necessidades de Compras (CE0340).

A quantidade a ser comprada será igual ao total sugerido pelos Lotes Econômicos necessários para atingir o ponto de encomenda, previamente definido. Nessa quantidade, devem ser acrescidos o percentual de refugo e a quantidade de perda, de acordo com a seguinte fórmula:

                                               Quantidade da Ordem
Quantidade da Ordem = ------------------------------------------ + Quantidade de Perda
                                        1-(Percentual de Refugo/100)

Caso essa quantidade seja inferior ao lote mínimo de compra, o programa considera o lote mínimo. Por fim, essa quantidade é arredondada em função do lote múltiplo de compra do item. Após gerar as ordens automáticas, o módulo de compras procede ao controle das mesmas, executando as cotações e emitindo os pedidos.