INTEGRAÇÃO TOTVS Educacional X Pergamum

Totvs Educacional 

A instituição inicia seus trabalhos na secretaria acadêmica. Uma estrutura curricular é montada para serem ofertas aos alunos e professores. Cadastram-se cursos, disciplinas, matrizes curriculares para depois ofertá-las aos alunos nos períodos letivos, turmas etc.

Com tudo pronto, a faculdade ou escola, já pode matricular seus alunos e dar permissão aos seus professores para registrarem as notas e faltas.

As movimentações acadêmicas são uma série de rotinas realizadas com frequência, como realização de atividades extras, avaliações institucionais, transferência de alunos, emissão de certificados/diplomas, solicitação de recurso e instalação e alocação salas.

As movimentações financeiras são processos que acontecem na tesouraria ou financeiro de uma faculdade ou escola. No sistema são cadastrados planos de pagamentos para os alunos, contratos, gerados lançamentos etc.

Faz parte do fluxo processual do TOTVS Educacional as integrações a outros sistemas como Gestão de Relacionamento com Cliente, Folha de Pagamento, Gestão Financeira, Gestão Bibliotecária entre outros.

Pergamum

A Rede Pergamum é constituída pelas instituições usuárias do software Pergamum - Sistema Integrado de Bibliotecas, tendo por finalidade melhorar a qualidade global dos serviços dos usuários, promover a cooperação no tratamento da informação e o compartilhamento de recursos de informação.

Sistemas Envolvidos

• TOTVS Educacional – Módulo Educacional que gerencia escolas e faculdades (ensino básico e superior), por meio de ferramentas que permitem maior agilidade nos processos que envolvem os alunos, responsáveis, professores e os funcionários.
• Pergamum – Sistema Integrado de Bibliotecas.

Integração

O TOTVS Educacional pode ser configurado para integrar com o sistema de gestão bibliotecária Pergamum. Com esta integração será possível criar usuários do TOTVS Educacional no Pergamum, gerenciar multas e pendências de empréstimos dos alunos.

Escopo

As entidades e os pontos de integração que farão parte do escopo dessa integração são:

Perfil de Acesso

Para definição do perfil de acesso para as funcionalidades relacionadas a integração com o Pergamum o usuário deve acessar o módulo Serviços Globais | Segurança | Perfis, selecionar o contexto Educacional.

Segue árvore de permissões relacionada ao Pergamum.

Perfil de Acesso
Na árvore Educacional | Integrações | Integrações | Pergamum, permissões pertinentes a integração.	Na árvore Educacional | Educacional (Portal) | Biblioteca | Pergamum, permissões pertinentes ao Meu Pergamum.

Parâmetros de Integração

Segue abaixo a definição de parâmetros para a utilização da integração entre TOTVS Educacional e Pergamum.

O acesso se da por meio do TOTVS Educacional | Configurações | Parâmetros | Biblioteca.

• Seleção do Tipo de integração bibliotecária utilizada: TOTVS Gestão Bibliotecária e Pergamum.

Parâmetros que são utilizados tanto por TOTVS Gestão Bibliotecária quanto pelo Pergamum

Parâmetros exclusivos para integração com o Pergamum

Bloqueio de matrícula/mudança de status no período letivo: Alunos com empréstimos em atraso na biblioteca; Alunos com débitos na biblioteca.

Parâmetros de comunicação com o webservice do Pergamum: Caminho (endereço); Chave de acesso - esta informação é obrigatória para todas as chamadas de webservice. Parâmetros para envio das fotos via FTP para o Pergamum: Caminho (endereço); Usuário; Senha. Importante O ftp utilizado deve ser disponibilizado pela instituição de ensino. A pasta do ftp para onde as fotos serão enviadas deve ser parametrizada no Pergamum para correta importação

Parâmetros para acesso ao banco de dados do Pergamum:

• Tipo do banco de dados (SQL Server ou Oracle);
• Servidor;
• Base de Dados;
• Usuário;
• Senha.

Importante

À partir das versões abaixo, estas informações de acesso a banco foram descontinuadas pois a equipe do Pergamum disponibilizou um serviço via webservice que carrega estas informações, assim esta operação é feita diretamente sem afetar nenhuma operação do Pergamum. 

• 12.1.24.285
• 12.1.25.246
• 12.1.26.195
• 12.1.27.130

Parâmetros:

• Código da instituição do Pergamum;
• Código da categoria para os professores;
• Código da categoria para os alunos;
• Código da categoria para os funcionários;
• Código da situação normal;
• Código da situação afastado.

Importante

Para definição dos parâmetros acima o sistema realiza uma consulta ao Pergamum, desta forma para o correto funcionamento os parâmetros de comunicação com o webservice definidos no primeiro passo já devem estar preenchidos.

• Criar usuário no Pergamum automaticamente após matrícula do aluno no período letivo;

Importante

Se houver problemas na comunicação com o Pergamum durante a criação do usuário o processo de matrícula não é impactado, sendo apenas inserida uma mensagem de alerta ao final da execução do processo.

• Enviar o domínio com o usuário de rede quando integrado com LDAP na exportação de Usuários.

Importante

Para o funcionamento do parâmetro acima é necessário que a integração LDAP esteja habilitada e configurada nos parâmetros globais. O domínio somente será enviado caso o mesmo esteja preenchido no cadastro do Usuário e vinculado à entidade, caso o mesmo não esteja preenchido o domínio não será enviado.

Além disso, caso o usuário de rede não estiver preenchido, será enviado o usuário RM da entidade.

Parâmetros Globais para definição da integração LDAP
O acesso aos parâmetros da Integração LDAP, se da por meio do caminho Ambiente | Parâmetros | Parâmetros Globais | Aba Integração LDAP.

• Enviar o nome social, quando preenchido, na exportação de usuários - a finalidade deste parâmetro é a de possibilitar o envio do Nome Social, quando o mesmo estiver preenchido no cadastro da Pessoa (Aluno/Professor/Funcionário/Pessoa).

• Utilizar estado civil padrão para exportar usuários com estado civil vazio - a finalidade deste parâmetro habilitar a definição de qual será o estado civil padrão das entidades ao exportar/atualizar para o Pergamum caso o mesmo esteja vazio em seu respectivo cadastro.

Parâmetros:

• Atualizar código da categoria do aluno (modo que será atualizado a categoria do aluno no pergamum):
  • Nunca
    • Não será realizado nenhum tipo de atualização.
  • Após a matrícula no período letivo
    • A atualização somente ocorrerá ao matricular o aluno no período letivo em uma situação de matrícula com o item "Desativa usuário no Pergamum" desmarcado.
      
  • Após o encerramento do período letivo
    • Será disparada automaticamente a atualização das categorias dos usuários do Pergamum relacionados aos alunos. O sistema irá busca todos os alunos matriculados no período letivo, cujo período encerrado esteja parametrizado com o "Período letivo anterior".
    • Exemplo: ao encerrar o período letivo 2018/2 o sistema irá pesquisar o período letivo (ex. 2019/1) que tenha como período letivo anterior 2018/2. Ao localizar, todos os alunos do período letivo encontrado (ex. 2019/1) terão sua categoria alterada no Pergamum.

Importante

A categoria utilizada para alterar os alunos no Pergamum é parametrizada no Passo Anterior ou no anexo da Habilitação/Série do curso onde o aluno está matriculado, sendo primeiro é buscada a categoria na Habilitação, caso não tenha sido parametrizada será buscada a categoria nos parâmetros da integração, se ainda não existir, não será feita a atualização.

Para um aluno que possua duas matrículas e dois usuários vinculados ao Pergamum, o envio somente será possível se a categoria da Habilitação/Série dos cursos forem iguais, caso não sejam, não será possível atualizar a categoria no pergamum.

No passo atual temos a possibilidade de informarmos qual a chave de integração de Usuários e Alunos e o que fazer no momento de criação de usuário quando o aluno possuir mais de um RA.

A partir das versões 12.1.27.304, 12.1.28.214, 12.1.29.140 e 12.1.31, foi inserido dois itens informativos. O primeiro indica qual é o tipo do do campo código da pessoa parametrizado no Pergamum, numérico ou alfanumérico. O segundo item inserido foi a quantidade de caracteres que o código da pessoa do Pergamum foi parametrizado, caso o tipo do campo for alfanumérico.

 

Parâmetros:

• Ação para quando ocorrer erro na comunicação com o Pergamum na desativação de funcionário demitido:
  • Emitir erro impedindo a efetivação da demissão;
  • Permitir a demissão.

• Atualizar dados cadastrais automaticamente no Pergamum
  • Ação para quando ocorrer erro na comunicação com o Pergamum:
    • Emitir erro impedindo a gravação da alteração;
    • Permitir a gravação da alteração.
      
      
• Meu Pergamum
  • Endereço (informar o endereço da tela de redirecionamento para o Meu Pergamum):
    • http://<SERVIDOR + LOCAL>/biblioteca_s/php/pergamum_redireciona.php

Parâmetros da habilitação/serie

A definição da categoria dos alunos vinculados a habilitação/série no Pergamum se da por meio dos Parâmetros da Habilitação/Série, sendo acessado em.

Currículo e Oferta | Cursos | Habilitação | Parâmetros da habilitação, para o Ensino Superior e Currículo e Oferta | Cursos | Série | Parâmetros da série, para o Ensino Básico.

Na exportação dos usuários dos alunos para o Pergamum, o sistema envia a categoria relacionada a habilitação/serie do aluno. Nos casos em que esta informação não estiver preenchida é utilizada a categoria informada nos parâmetros do TOTVS Educacional.

Parâmetros de Integração Financeira da Unidade Bibliotecária

A integração com o TOTVS Educacional permitirá a utilização dos seguintes tipos de integração: 0, 2 ou 3, sendo que quando o Pergamum estiver parametrizado com os valores 2 ou 3 passa a ser necessária a configuração das informações para a integração financeira. Para tanto basta acessar Integrações | Pergamum | Unidade bibliotecária do Pergamum | Parâmetros financeiros.

O cadastro permite a definição das informações importantes para que o lançamento de multa possa ser criado na coligada e filial da unidade bibliotecária.

Observações:

• Dias para vencimento: quando uma multa é importada do Pergamum, o sistema considera a data da multa (campo data_multa) como base para cálculo da data de vencimento do lançamento que será gerado, incrementando os dias para vencimento na data retornada pelo Pergamum.
• Agrupar valores em um único lançamento: caso exista mais de uma multa para o mesmo usuário no momento da geração dos lançamentos, o sistema poderá agrupar todas as multas em um único lançamento e em um único boleto no momento da geração. 
• Gerar boleto bancário: Ao gerar um lançamento, seja para multas agrupadas ou por cada item de multa, o sistema já irá gerar o boleto bancário logo após a geração do lançamento. 
• Centro de Custo: caso o centro de custo seja obrigatório para geração de lançamentos, o mesmo deve ser informado e será sempre utilizado o centro de custo da unidade bibliotecária que a multa foi importada. 
• Os eventos contábeis e tabelas opcionais sempre serão fixos conforme definido nos parâmetros financeiros da unidade bibliotecária.

Pré-requisitos instalação/implantação/utilização

Não é escopo desse documento descrever as instalação do ERP RM e nem sua configuração.

Versão RM

Utilizar a versão RM 12.1.16 ou superior.

Controle de Versão

O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.

Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.

Suporte

O suporte aos recursos da Integração será de responsabilidade de todas as linhas, sendo assim as equipes de suporte dos produtos TOTVS Educacional estarão aptas a fazer a primeira análise e, quando necessário, repassar para a equipe mais adequada em cada caso.

Cadastros

Cadastro de Situação de Matrícula

Com a integração do Pergamum ativa o usuário pode configurar no cadastro de Situação de Matrícula na aba Status no período letivo se deve ou não desativar o usuário do Pergamum, pelo parâmetro: Desativa usuário no Pergamum.

Cadastro de Unidade Bibliotecária

O cadastro da unidade bibliotecária permite a associação entre a informação de unidade bibliotecária registrada no TOTVS Educacional e a cadastrada no Pergamum. Tal vinculo é primordial para o envio de informações de acesso as unidades bibliotecárias. Atualmente não existe nenhum tipo de sincronização dessa informação entre TOTVS Educacional e Pergamum, sendo necessário o cadastro manual para o correto funcionamento. Uma unidade bibliotecária do Pergamum só pode estar vinculada a uma coligada e filial do TOTVS Educacional.

O acesso ao cadastro está localizado em Integrações | Pergamum | Unidade bibliotecária do Pergamum.

Código: busca as unidades bibliotecárias cadastradas no Pergamum para realização do vínculo. Descrição: permite a definição de uma descrição para unidade bibliotecária A unidade bibliotecária fica associada a coligada e filial na qual o usuário está autenticado no momento do cadastro.

Cadastro de Restrição de Acesso a uma Unidade Bibliotecária

Em algumas instituições de ensino o acesso a determinadas unidades bibliotecárias pode ser restrito a alunos de cursos e habilitações/series específicos, tendo em vista este aspecto o usuário do TOTVS Educacional pode para cada unidade bibliotecária definir, se necessário, restrições de acesso que deverão ser respeitadas no envio dos usuários para o Pergamum. A definição desta restrição de acesso pode ser feita em Integrações | Pergamum | Unidade bibliotecária do Pergamum | Restrição de acesso.

Para o cadastro da restrição de acesso é necessário informar o código do curso e o código da habilitação/serie. As unidades bibliotecárias sem restrição de acesso, estarão liberadas para acesso para todos os alunos. Já aquelas que possuem restrição de acesso só podem ser acessadas por alunos matriculados nos cursos e habilitações/series cadastradas neste cadastro.

Cadastro de Permissão de Acesso Para Outras Filiais

Uma unidade bibliotecária é associada a uma coligada e filial, no entanto, pode ser compartilhada com outras filiais desde que ambas estejam parametrizadas para utilizar o mesmo Pergamum. A realização deste compartilhamento é feito acessando Integrações | Pergamum | Unidade bibliotecária do Pergamum | Permissão de acesso para outras filiais.

Cadastrar as filiais que podem ter acesso a unidade bibliotecária. Observação Uma filial estará configurada para utilizar o mesmo Pergamum quando os parâmetros de integração Tipo de Integração Bibliotecária utilizada é igual a Pergamum e os campos relacionados aos Parâmetros de comunicação com o webservice do Pergamum estejam iguais: Caminho (endereço); Chave de Acesso.

Cadastro de Relacionamento Entre as Tabelas TOTVS Educacional e Pergamum

A exportação de usuários requer que alguns relacionamentos sejam realizados entre TOTVS Educacional e Pergamum para garantir o envio correto da informação. As seguintes informações devem possuir o relacionamento criado:

• Escolaridade;
• Estado civil;
• Nacionalidade;
• Profissões.

Para tanto deve-se acessar Integrações | Pergamum | Cadastro de relacionamento entre tabelas básicas.

Cadastro dos de/para relacionado a informação da origem TOTVS Educacional com a informação do destino Pergamum. Importante Para que a informação do destino seja exibida corretamente os parâmetros de comunicação com os webservices do Pergamum já devem ter sido preenchidos.

Central do Aluno

A central do aluno passa a contar com mais um item para consulta relacionado a Biblioteca, listando os empréstimos pendentes e as multas vencidas do aluno.

Portal Educacional x Meu Pergamum

Quando o aluno acessar o Portal Educacional é disponibilizado no menu Biblioteca o item Meu Pergamum. Este link irá direcionar o aluno para o Pergamum sem a necessidade de autenticação.

Para que o aluno possa visualizar o link do Meu Pergamum no Portal do Aluno, o perfil associado a seu usuário deverá ter habilitada a permissão Educacional | Educacional (Portal) |Biblioteca | Meu Pergamum.

Chave de integração de usuários

É possível escolher qual será a chave que de integração dos novos usuários e alunos do TOTVS Educacional com o Pergamum, o sistema permite enviar o código da pessoa, CPF ou RA(em caso de aluno).

A partir das versões 12.1.27.304, 12.1.28.214, 12.1.29.140 e 12.1.31, foi inserido dois itens informativos. O primeiro indica qual é o tipo do do campo código da pessoa parametrizado no Pergamum, numérico ou alfanumérico. O segundo item inserido foi a quantidade de caracteres que o código da pessoa do Pergamum foi parametrizado, caso o tipo do campo for alfanumérico. Muita atenção a este parâmetro que informa o tipo de campo código da pessoa no Pergamum, a alteração dele nas configurações do Pergamum poderá gerar grandes impactos na importação de multas vindas do Pergamum.

Detalhes da utilização do Código da Pessoa

A partir das versões 12.1.27.304, 12.1.28.214, 12.1.29.140 e 12.1.31 se no Pergamum estiver parametrizado como alfanumérico e a quantidade de caracteres for menor que 10, será possível utilizar o Código da Pessoa como chave de integração, porém será exibido um alerta ao usuário, pois o Código da Pessoa é um número inteiro de 32 bits que poderá ter seu valor em até 4.294.967.295, ou seja, 10 caracteres. É necessário verificar o código da pessoa no TOTVS irá ultrapassar a quantidade de caracteres parametrizado no Pergamum.

Detalhes da utilização do CPF

• Alunos, Professores, Funcionários ou Pessoas que não tiverem CPF preenchido não serão enviados e tal informação será inserida no log ao final da exportação.
• Caso no momento da geração de um novo usuário com o CPF o mesmo já tenha sido utilizado por outro usuário Pergamum, não será feita a exportação do mesmo e será informado no log.
• É recomendável que o CPF esteja parametrizado como registro único no Totvs Gestão de Pessoas, sendo assim o sistema irá garantir a integridade do registro que está sendo gerado.

A partir das versões 12.1.27.304, 12.1.28.214, 12.1.29.140 e 12.1.31 se no Pergamum estiver parametrizado como alfanumérico e a quantidade de caracteres for menor que 11, não será possível utilizar o CPF como chave de integração, pois o CPF possui 11 caracteres, com isso deve se escolher outra chave de integração.

Detalhes da utilização do RA

• Caso se utilize um padrão de geração de RA, apenas, numérico, poderão ocorrer conflitos com códigos de outros usuários.
• Para estes casos, o sistema não realizará a exportação desses alunos e os mesmos deverão ser associados manualmente.

A partir das versões 12.1.27.304, 12.1.28.214, 12.1.29.140 e 12.1.31 se no Pergamum estiver parametrizado como alfanumérico e a quantidade de caracteres for menor que 20, será possível utilizar o RA como chave de integração, porém será exibido um alerta ao usuário, pois o RA permite até 20 caracteres. É necessário verificar se a  máscara que gera o RA irá ultrapassar a quantidade de caracteres parametrizado no Pergamum.

É possível também informar como o sistema realizará a inclusão de usuário caso sejam selecionados para a exportação, vários alunos da mesma pessoa.

Processos

Criação de Usuários no Pergamum

Quando parametrizamos a integração do TOTVS Educacional com o Pergamum podemos ter alguns cenários nas instituições de ensino:

• Instituição utiliza o TOTVS Educacional e está implantando o Pergamum;
• Instituição utiliza o Pergamum e está implantando o TOTVS Educacional;
• Instituição está implantando o TOTVS Educacional e o Pergamum;
• Instituição já utiliza o TOTVS Educacional e o Pergamum.

Para alguns dos cenários acima os usuários existem tanto no TOTVS Educacional quanto no Pergamum, no entanto, não possuem um vínculo que permita a exportação de multas. Tendo em vista este cenário as funcionalidades responsáveis por criar os usuários no Pergamum devem verificar se o usuário selecionado no TOTVS Educacional já possui usuário no Pergamum.

O vínculo que é criado entre o usuário do TOTVS Educacional e Pergamum pode ser consultado nos anexos dos seguintes cadastros:

• Cadastro de aluno;
• Cadastro de professor;
• Cadastro de funcionário;
• Cadastro de pessoa.

Vínculo entre o usuário TOTVS Educacional com o Pergamum. Este vinculo pode ser inserido e alterado manualmente caso seja necessário
Caso esteja parametrizado para enviar todos os RA do aluno para o pergamum o campo RA vinculado irá aparecer e será preenchido caso for aluno, para as demais entidades o mesmo não será preenchido. Por outro lado, caso esteja parametrizado para enviar o primeiro RA encontrado o campo RA vinculado não irá ser exibido para nenhuma entidade.

Para exportar os registros de Alunos, Professores, Funcionários e Pessoas para o Pergamum deve-se utilizar o processo de Exportar usuários para o Pergamum. Tal processo poderá ser acesso em Integrações | Pergamum | Exportar usuários para o Pergamum.

Passos da execução

Definição das entidades para quais serão gerados os usuários no Pergamum (Aluno, Professor, Funcionário ou Pessoa).

Seleção dos registros com base na entidade selecionada no primeiro passo. Apenas serão listados registros que não possuam usuário já gerado no Pergamum.

• Seleção dos registros:
  • Alunos: são listados apenas alunos matriculados no período letivo selecionado pelo lookup e cuja situação de matricula identifique que o usuário deve estar ativo no Pergamum;
  • Professores: são listados apenas os professores com permissão na filial em que o usuário está autenticado;
  • Funcionários: são listados apenas os funcionários com permissão na filial em que o usuário está autenticado;
  • Pessoas: são listadas as pessoas que não estejam vinculadas a alunos, professores e funcionários.

Quando a Flag de Recebe E-mail automaticamente estiver marcada o sistema irá habilitar a Flag Receber e-mail no Pergamum após a execução do processo. No entanto, se a Flag estiver desabilitada no momento de Exportar usuário para o Pergamum/Atualizar usuários para o Pergamum, após a execução dos processos será Desmarcada a Flag Receber e-mail no Pergamum. Obs.: Caso a entidade a ser exportada não possuir e-mail cadastrado o processo de exportar/atualizar sempre irá salvar no Pergamum a tag Receber e-mail desmarcada ignorando caso o novo check box esteja marcado. O objetivo desta nova funcionalidade é levar ou não a Flag Receber e-mail automaticamente Habilitada ou Desabilitada.

Definição de Unidades Bibliotecárias
Professor, Funcionário ou Pessoa	Aluno
Serão listadas as unidades bibliotecárias e o usuário do sistema deverá selecionar as com acesso permitido na execução do processo. Em caso de professores, funcionários ou pessoa que também são alunos, será possível gerar o usuário do Pergamum com o RA do aluno.	A definição da unidade bibliotecária será feita a partir da seleção das matrículas dos alunos no período letivo. O sistema verifica em quais unidades bibliotecárias o aluno terá permissão de acesso, validando inclusive as restrições de acesso por curso e habilitação/serie.

Definição da categoria do usuário
Alunos: a categoria a ser enviada é a vinculada ao cadastro da habilitação/serie que o aluno estiver cursando, caso não esteja preenchida, busca a informação dos parâmetros do TOTVS Educacional na integração com o Pergamum; Professores e Funcionários: quando o usuário estiver sendo criado a categoria do Pergamum a ser associada a ele será a definida nos parâmetros do TOTVS Educacional na integração com o Pergamum; Pessoas: o usuário deverá informar a categoria a ser associada as pessoas selecionadas.

Após a seleção das entidades (Alunos, Professores, Pessoas e/ou Funcionários) a serem exportados se executa o processo.

Ao final da execução é exibido o log do processo informando os registros vinculados e os não vinculados;

Após a execução do processo os usuários são criados no Pergamum e o vínculo dos usuários é inserido no TOTVS Educacional.

Atualização de Usuário no Pergamum

Para manter o cadastro dos usuários com as informações sincronizadas pode-se utilizar o processo de atualização de usuários. Tal processo está localizado em Integrações | Pergamum | Atualiza usuários no Pergamum | Atualiza usuários no Pergamum.

A atualização dos dados cadastrais da Pessoa será responsável por deixar as seguintes informações do TOTVS Educacional idênticas as do Pergamum:

• Nome;
• Sexo;
• Estado civil;
• Data de Nascimento;
• Nacionalidade;
• Profissão;
• Grau de Instrução;
• Telefone;
• E-mail;
• Foto;
• Login LDAP
  • Quando a integração estiver habilitada:
    • Será enviado o login de rede caso preenchido, caso vazio será enviado login do usuário RM.
  • Quando a integração estiver desabilitada:
    • Será enviado o login do usuário RM caso exista.
• Endereço:
  • Rua (Logradouro);
  • Número;
  • Bairro;
  • Complemento;
  • CEP;
  • Cidade;
  • Estado.
• Documentos:
  • CPF;
  • Carteira de Identidade.

Durante a matrícula/rematrícula do aluno em um período letivo se a integração com o Pergamum estiver ativa, temos alguns parâmetros que determinam ações a serem executadas.

.

Atualização de Categoria de Alunos Após Encerramento de Período Letivo

Este processo se aplica apenas quando a tipo de atualização de categoria dos alunos esteja parametrizado para atualizar após o encerramento do período letivo.

O encerramento do período letivo se dá de duas formas, pelo cadastro do Período Letivo e pelo processo de Apuração de Resultados. Em ambos a regra para atualizar é estar parametrizado para atualizar a categoria após o encerramento do período letivo e o mesmo ser o "Período letivo anterior" em outro período letivo.

Matricula Online

A matrícula online obedecerá os parâmetros definidos em RM Portal - Matrícula que passam a controlar a forma com o sistema funcionará.
Grupo de parâmetros para Biblioteca:

• Alertar alunos com débitos financeiros;
• Bloquear alunos com débitos financeiros;
• Alertar alunos com empréstimos atrasados;
• Bloquear alunos com empréstimos atrasados.

Estes parâmetros definirão como as pendências do aluno na biblioteca serão tradadas na matrícula online, podendo apenas emitir um alerta ou também bloquear a matrícula do aluno.

Alteração de Situação de Matrícula no Período Letivo

Ao alterar a situação de matrícula no período letivo para um determinado aluno o sistema valida alguns parâmetros da integração entre TOTVS Educacional e Pergamum, são eles:

• Alunos com empréstimos em atraso na biblioteca - indica que quando o aluno possuir empréstimos atrasados junto a biblioteca a alteração da situação de matrícula no período letivo será bloqueada;
• Alunos com débitos na biblioteca - indica que quando o aluno possuir débitos na biblioteca a alteração da situação de matrícula no período letivo será bloqueada.

Em caso de problema na comunicação com o Pergamum para verificar os atrasos e débitos na biblioteca o sistema se comportará da seguinte forma:

• Se o usuário autenticado tiver associado ao seu perfil a permissão de Alterar situação de matrícula ou matricular aluno com empréstimos em atraso e/ou Alterar situação de matrícula ou matricular alunos com débitos na biblioteca o sistema permitirá a alteração da situação de matricula, mas adicionará um aviso no log do processo;
• Se o usuário autenticado não tiver associado ao seu perfil a permissão de Alterar situação de matrícula ou matricular aluno com empréstimos em atraso e Alterar situação de matrícula ou matricular alunos com débitos na biblioteca o sistema emitirá uma exceção e não permitirá a alteração da situação de matrícula.

Após a execução do processo, se a situação de matrícula do aluno estiver parametrizada para desativar o usuário no Pergamum, o sistema antes de disparar a mensagem verifica:

• Se este usuário não desempenha algum outro papel, por exemplo pode ser um funcionário ou professor;
• Se este usuário não está cursando outro curso na instituição de ensino que permita que o usuário continue ativo;
• Se a alteração está sendo realizada no período letivo parametrizado como corrente.

Cadastro da situação de matrícula - Desativa usuário no Pergamum	Parametrizador do TOTVS Educacional - Secretária | Período letivo parâmetro - Período letivo

Status do Usuário no Pergamum

O processo Atualiza status dos alunos e funcionários no Pergamum é responsável por alterar o status do usuário no Pergamum, mediante alteração da situação de matrícula no período letivo corrente e demissões de funcionários. A execução deste processo poderá ser feita em Integrações | Pergamum | Atualiza status dos alunos e funcionários no Pergamum.

Demissão de Funcionários

Quando o TOTVS Educacional estiver integrado com a Folha de Pagamento da linha RM a demissão do funcionário executa os seguintes passos:

• Verifica no Pergamum se o funcionário possui pendências com a biblioteca no momento da demissão do funcionário;
• Envia a mensagem de desativação do usuário para o Pergamum.

Caso ocorra erro na comunicação entre TOTVS Educacional e Pergamum o sistema deverá verificar o parâmetro Ação a ser executada quando ocorrer erro na comunicação com o Pergamum na desativação de funcionário demitido que disponibiliza as opções:

• Emitir erro impedindo a efetivação da demissão - neste cenário o sistema emite uma mensagem de erro e não permite a demissão do funcionário no TOTVS;
• Emitir aviso e permitir a demissão - neste cenário o sistema emite uma mensagem de aviso permitindo a demissão do funcionário no TOTVS.

Caso o funcionário possua vínculo em mais de um contexto e o parâmetro Emitir erro impedindo a efetivação da demissão esteja marcado, todos os contextos do funcionário devem ter o código de situação afastado preenchido nos parâmetros de integração no TOTVS Educacional. 

Programa de Ensino

A exportação de informações relacionadas ao Programa de Ensino é possível ser feito pelo processo Exporta Programa de Ensino para Pergamum, que possui várias etapas que permitem a seleção das informações que devem ser exportadas.

Integração Financeira

A integração financeira entre TOTVS Educacional e Pergamum para funcionar corretamente possui algumas premissas, que são descritas abaixo:

• Pergamum deve estar parametrização para o tipo de integração 2 ou 3;
• TOTVS Educacional deve ter as parametrizações financeiras das unidades bibliotecárias cadastras.

A partir daí é possível gerar os lançamentos financeiros a partir das multas importadas do Pergamum. Tal fato é possível acessando Integrações | Pergamum | Importar Multas Geradas no Pergamum.

Checklist de suporte da aplicação

Anexos

Anexo 1 - De/Para das informações enviadas na integração dos usuários

Anexo 2 - De/Para das informações enviadas na integração do programa de ensino