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Falando de formulário...

Os formulários são utilizados para publicar informações de maneira simplificada e padronizada, com a utilização de campos e anexos que são armazenados em uma base de dados.

Para publicar um formulário, é necessário fazer o seu upload, relacionar os anexos e preencher as informações gerais, dentre outras informações.

Um formulário pode ser um documento HTML, criado em um editor de HTML, ou pode ser elaborado no Studio e exportado para ser publicado na plataforma.



Formulário

01. Depois de acionar a opção Formulário avançado no local onde ele será criado, inserir uma descrição para ele.

02. Na aba Arquivos de publicação, acionar Selecionar arquivo – para selecionar um formulário da estação de trabalho – ou Copiar arquivo do ECM – para selecionar um formulário já publicada em outro local da plataforma.

O formulário pode ser elaborado no Studio e exportado para posterior publicação na navegação de documentos.

03. Localizar e selecionar o formulário desejado.

04. Definir qual será o arquivo principal do formulário e quais serão os seus anexos.

Para excluir os arquivos da área de upload após a publicação, é necessário assinalar a opção "Limpar diretório de upload ao publicar".

05. Acionar a aba Informações gerais.

06. Inserir as informações solicitadas.

As informações solicitadas são:

Autor
Usuário autor do formulário que está sendo publicado.

Nome dataset
Nome a ser atribuído ao dataset que o formulário se tornará.

Armazenar em
Forma de armazenamento dos dados do dataset. As opções disponíveis são:
- Tabela de banco de dados;
- Em uma única tabela.

Listar apenas registros ativos
Quando assinalado, determina que serão apresentados apenas os registros de formulário da versão ativa do formulário no dataset. Esse campo somente é habilitado ao preencher o campo "Nome dataset".

Documento expira?
Quando assinalado, determina que o formulário expirará na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, o formulário não expirará e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – estiver assinalado.

Período de expiração
Tempo – em dias – dentro do qual o formulário expirará.

Válido a partir de 
Data a partir da qual o formulário estará disponível para que os usuários o respondam – de acordo as permissões de acesso. Essa data permite ao autor do formulário agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois ele somente será exibido a partir dessa data. Quando o formulário é válido somente a partir de uma data futura, para o autor ele é exibido identificado com uma seta vermelha que representa que é um documento futuro. A data para publicação futura não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão do documento etc.).

Válido até
Data a partir da qual o formulário será considerado como expirado quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada.

Versão/revisão
Número da versão/revisão inicial do formulário que está sendo publicado. Este campo somente é habilitado na inclusão de um formulário e quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros da guia Gerais no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para o formulário e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão. Após a primeira publicação, a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números. Ao selecionar este campo, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão/revisão.

Vale lembrar que não é possível remover a versão de um formulário. Não sendo possível também tomar essa ação em solicitações já finalizadas.

Alterações em formulários vinculados com processos só são efetivadas em novas solicitações, para as solicitações em andamento, se mantêm a mesma versão de formulário.

Tipo de ícone

Elemento gráfico para representar o formulário.

Permitir mais de um registro de formulário por usuário
Quando assinalado, determina que o formulário pode ser respondido mais de uma vez pelo mesmo usuário.

Descrição versão/revisão
Descrição da atual versão/revisão do formulário.

Comentário
Breve descrição com informações relevantes sobre o formulário.

Tags
Rótulos atribuídos ao formulário para facilitar a busca posteriormente.

07. Acionar a aba Descrição principal dos registros de formulário.

08. Defina as informações solicitadas. 

As informações solicitadas são:

Utilizar descrição padrão
Quando assinalado, determina que a descrição dos registros do formulário será a padrão, ou seja, a data na qual foi respondido e o nome do usuário que o respondeu.

Alterar todos os registros de formulário ativos para a última data de atualização
Quando assinalado, determina que a descrição dos registros do formulário ativos será alterada para a descrição padrão (data + usuário que respondeu o formulário) considerando a data da última atualização feita no registro do formulário. Essa opção somente é exibida ao assinalar a opção "Utilizar descrição padrão" ao editar as propriedades de um formulário que até então utilizava um campo como descrição de seus registros.

Alterar descrição em todos os registros de formulário ativos
Quando assinalado, determina que a descrição de todos os registros de formulário ativos será alterada para conter o valor do campo selecionado, substituindo a descrição padrão. Essa opção somente é exibida ao desmarcar a opção "Utilizar descrição padrão" ao editar as propriedades de um formulário que até então utilizava a descrição padrão em seus registros.

Selecione um campo para descrição do registro de formulário
Campo que será a descrição dos registros do formulário. Os campos do formulário somente são habilitados para seleção quando o campo "Utilizar descrição padrão" não estiver assinalado.

09. Acionar a aba Aprovação.

10. Definir os critérios de aprovação para o formulário.

Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento. 

11. Acionar a aba Segurança.

12. Definir os critérios de segurança para o formulário.

Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento.

13. Acionar a aba Datasets do formulário.

14. Acionar Associar dataset como offline.

15. No campo apresentado, selecionar o dataset que será relacionado ao formulário como offline.

Para excluir um dataset inserido, basta acionar o ícone representado por uma lixeira e localizado ao lado direito do nome do dataset.

16. Acionar Confirmar.



Acessar formulário

01. Localizar e acionar o nome do formulário que se deseja acessar.

02. Visualizar os registros do formulário.



Solicitar permissão adicional em formulário

01. Localizar o formulário para o qual se deseja solicitar permissões adicionais.

02. Posicionar o mouse sobre o nome do formulário.

03. Acionar Solicitar permissões adicionais, localizado no quadro exibido com as informações gerais do formulário.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível solicitar permissões adicionais no formulário. Mais informações podem ser obtidas em Solicitar permissão adicional em pasta ou em documento.



Visualizar anexos do formulário

01. Localizar o formulário do qual se deseja visualizar os anexos.

02. Acionar Visualizar anexos, localizado ao lado direito do nome do formulário e representado por um clipe.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível visualizar os anexos do formulário. Mais informações podem ser obtidas em Visualizar anexos de documento.



Definir prioridade para formulário

01. Localizar o formulário para o qual se deseja definir prioridade.

02. Inserir a prioridade desejada para o formulário na coluna Prioridade.

Mais informações sobre prioridade para formulários podem ser obtidas em Definir prioridade para pasta ou para documento.

Se a coluna Prioridade não está sendo exibida na pasta onde o formulário se encontra, é possível habilitá-la seguindo os passos do caminho alternativo Visualizar prioridade do conteúdo da pasta em Pasta..



Definir formulário como favorito

01. Localizar o formulário que se deseja definir como favorito.

02. Acionar o ícone Adicionar aos favoritos, representado por uma estrela e localizado ao lado direito do nome do formulário.

Mais informações sobre o recurso Favoritos podem ser obtidas em Definir pasta ou documento como favorito.



Renomear formulário

01. Localizar o formulário que se deseja renomear.

É necessário ter permissão de modificação no formulário para renomeá-lo.

02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do formulário.

03. Acionar Renomear.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível renomear o formulário. Mais informações podem ser obtidas em Renomear pasta ou documento.



Editar formulário

01. Localizar o formulário que se deseja editar.

02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do formulário.

03. Acionar Propriedades.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível editar o formulário. Mais informações podem ser obtidas em Editar propriedades de pasta ou de documento.



Restaurar versão do formulário

01. Localizar o formulário do qual se deseja restaurar uma versão antiga.

02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do formulário.

03. Acionar Propriedades.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível restaurar uma versão antiga do formulário. Mais informações podem ser obtidas em Restaurar versão de documento.



Espelhar formulário

01. Localizar e selecionar o formulário do qual se deseja criar um documento espelho.

02. Acionar Espelhar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível concluir a criação de um documento espelho do formulário. Mais informações podem ser obtidas em Espelhar documento.



Alterar registros do formulário em bloco

01. Localizar e acessar o formulário no qual estão publicados os registros que se deseja alterar de uma única vez.

02. Selecionar os registros do formulário que serão alterados de uma única vez.

03. Acionar Mais e logo depois Alteração em bloco, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível alterar as propriedades comuns de vários registros do formulário de única vez. Mais informações podem ser obtidas em Alterar documentos em bloco.



Filtrar conteúdo do formulário

01. Localizar e acessar o formulário do qual se deseja filtrar os registros.

02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

03. Acionar Filtrar.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível definir os dados pelos quais os registros do formulário serão filtrados. Mais informações podem ser obtidas em Filtrar conteúdo da pasta ou do formulário.



Visualizar prioridade dos registros do formulário

01. Localizar e acessar o formulário do qual se deseja visualizar a prioridade dos registros.

02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

03. Acionar Mostrar prioridade.

Ao acionar essa opção é exibida a coluna Prioridade, ao lado da coluna Código, onde é possível visualizar e definir uma prioridade numérica para os registros do formulário e, também, visualizá-los ordenados pela prioridade. Para isso, basta efetuar um clique sobre a coluna para ordenar o conteúdo.



Ocultar prioridade dos registros do formulário

01. Localizar e acessar o formulário do qual se deseja ocultar a prioridade do conteúdo.

02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

03. Acionar Esconder prioridade.

Ao acionar essa opção a coluna Prioridade deixa de ser exibida para os registros do formulário.



Incluir registro no formulário

01. Localizar e acessar o formulário no qual se deseja incluir um registro.

02. Acionar Novo logo depois registro de formulário, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível incluir um registro para o formulário. Mais informações podem ser obtidas em Registro de formulário.



Remover formulário

01. Localizar e selecionar o formulário que se deseja eliminar.

02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

03. Acionar Remover.

Ao acionar essa opção é exibida uma mensagem informando que o formulário foi removido. Porém, ele apenas é eliminado da estrutura da navegação de documentos, permanecendo na Lixeira. Quando o Controle de cotas está ativo, o espaço ocupado pelo formulário na pasta será liberado apenas quando este for excluído da Lixeira. Mais informações sobre como restaurar ou remover o formulário definitivamente da plataforma podem ser obtidas em Lixeira.



Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.