Funcionalidades Conciliador Backoffice - CTBA940 - P12 - Contabilidad de gestión

01. DIVERGENCIA DE CONCILIACIÓN

01.01. CÓMO FUNCIONA

Para auxiliar al análisis de la conciliación, se desarrolló el identificador de divergencias de conciliación que resalta de manera visual los registros que realizaron match entre estos pero están con valores divergentes en las tablas.

Se agregaron dos nuevas leyendas de match además de las que ya existen, 'Automático divergente' y 'Manual divergente'.

• Automático divergente: Un match realizado por el propio sistema, con valores divergentes entre los dos registros.
• Manual divergente: Un match realizado por el propio usuario, con valores divergentes entre los dos registros.

De esta manera, además del totalizador da conciliación que ya puede indicar una posible divergencia de valores en la conciliación, también se identificará individualmente cada registro que esté con el valor divergente de su par. Facilitando la ubicación para una posterior corrección.

En el siguiente ejemplo, se puede identificar de manera mucho más practica, qué matchs están con valores divergentes. En este caso el Id Match '0010000000003' y '9990000000001', con las leyendas 'Automático divergente' y 'Manual divergente', respectivamente.

Así como con as otras leyendas, se pueden filtrar los nuevos tipos de match

Para que funcionen de manera adaptable las reglas de negócio utilizadas, es necesario que el usuario identifique la forma de comparación entre las dos tablas. Esto se hace de manera muy simple en el setup de la configuración utilizada.

Solo es necesario marcar los totales que se compararán en las dos tablas, en la etapa 'Totales' del Setup de configuración.

Si una de las tablas utilizadas es la tabla de Asientos Contables (CT2), al marcar el totalizador que utiliza solamente el campo CT2_VALOR, se marcarán los totales a débito y a crédito.

01.02. DICCIONARIO DE DATOS

Para implementar esta funcionalidad es necesario crear un campo en la tabla de Ítens de la Conciliación (QLD) con las siguientes características:

02. EXPORTACIÓN DE DATOS NO ENCONTRADOS AL EXCEL

Para realizar la exportación de los datos no encontrados al excel, basta hacer clic en el botón Ubicado en el lado superior derecho 'Exportar datos' cuando esté situado en la solapa 'Datos no encontrados'.

Se generará una planilla en el directorio seleccionado, con todos los registros de las dos tablas que se conciliarán (incluso los registros aun no cargados en la pantalla), y todos los campos disponibles en la pantalla.

En la primera solapa, estarán los datos de la tabla de origen (tabla a la izquierda), en la segunda solapa estarán los datos de la tabla de destino (tabla a la derecha).

03. ANULAR MATCHS POR MEDIO DEL ADMINISTRADOR DE CONCILIACIONES

Se desarrolló la mejora que permite que realizarse la anulación de matchs individualmente por medio de la opción Administrar, anteriormente solo se podía eliminar toda la conciliación y sus ítems.

Al seleccionar una conciliación y acceder a la opción Eliminar/Validar, se podrá ver que hay una cajaa de selección en la primera columna de la tabla. Al hacer clic en algún ítem, automáticamente el sistema seleccionará también el ítem relacionado en la tabla opuesta opuesta y el botón 'Eliminar conciliación' será sustituido por el botón 'Emilinar Ítem(s)'.

Al hacer clic en Eliminar iten(s)', se eliminarán solamente los ítens seleccionados.

Si fuera necesario eliminar toda la conciliación y sus ítems, basta no seleccionar ningún ítem y hacer clic en 'Eliminar conciliación'.

04. VISUALIZAR DETALLES DE LA CONFIGURACIÓN EN LA PANTALLA DE CONCILIACIÓN

Si es necesario constatar alguna etapa de la configuración en el medio de una conciliación, ya no es necesario salir de la conciliación para acceder al setup. Por medio del acceso directo  que queda en la parte inferior de la pantalla de conciliación, al acceder, se abritá una ventaja con la visualización de la configuración, similar a la visualización del setup. La pantalla de visualización se abrirá en la etapa de 'Totales', pero todas las etapas del setup estarán disponibles para navegación.

Al cerrar la pantalla de visualización de la configuración, el sistema volverá a la conciliación, sin perder los matchs ya realizados.

05. BÚSQUEDA AVANZADA

Para encontrar algún ítem en las tablas de conciliación, además de los filtros por campo ya disponibles en le conciliador, también hay la búsqueda avanzada. Esta búsqueda filtrará los registros de la tabla, lo que permitirá informar 1 o más campos en el filtro, siempre y cuando estén disponibles en la pantalla.

Al hacer clic en la opción 'Búsqueda avanzada', ubicado en la parte superior de cada tabla. Se abrirá la búsqueda del lado derecho de la pantalla, con los campos de la tabla seleccionada.

Al informar 1 o más campos y hacer clic en 'Aplicar', la tabla se filtrará de acuerdo con los parámetros de la búsqueda. No es necesario informar todos los campos.

Solo se puede utilizar un tipo de búsqueda cada vez, al aplicar el filtro de la "Búsqueda avanzada' los campos de filtro estándar del Conciliador quedarán bloqueados, hasta que los filtros de la búsqueda avanzada se retiren por medio de la opción 'Limpiar', que quedará situado en el mismo lugar del campo 'Búsqueda avanzada'.

06. REGLA DE MATCH CON OPERADORES: IGUAL, CONTIENE Y NO CONTIENE

Para que el sistema permita incluir una regla de match personalizada, de acuerdo con la necesidad del cliente, agregamos los operadores de Contiene y No Contiene, además del que ya existe igual.

De esta manera, se puede configurar una regla con una condición de LIKE en la búsqueda.

07. TOTALIZADOR DE ACUERDO CON EL LIBRO MAYOR CONTABLE

Si necesitara realizar la conciliación por cuenta, centro de costo u otros entes contables en una conciliación que involucre la tabla de Asientos contables (CT2), es posible modificar el comportamiento de los totalizadores en el momento de aplicar el filtro.

Para ello es necesario informar un ente contable en los filtros y marcar la pregunta 'Totalizar de acuerdo con el Libro mayor contable' como 'Sí'. Recordando que la pregunta solamente se mostrará en configuraciones de conciliación que involucre la tabla de Asientos contables.

En el siguiente ejemplo se utilizó la cuenta contable en los filtros.

En la pantalla de conciliación, el totalizador considerará la cuenta informada en el filtro y realizar la totalización con enfoque en la cuenta, en lugar de totalizar todos los registros de la tabla.

08. SETUP DEL CONCILIADOR: INCLUSIÓN DE MÁS DE UNA TABLA PARA CONCILIACIÓN

Es posible realizar la conciliación de más de una tabla, por ejemplo, conciliar el encabezado de la factura de salida (SF2) + los ítems de la factura de salida (SD2) vs. la contabilidad (CT2). El sistema tratará las dos tablas (SF2+SD2) como origen y la CT2 como destino.

Para habilitar esta configuración es necesario activar la opción 'Más de un origen' en el Setup del Conciliador, de acuerdo con el siguiente ejemplo:

Se mostrarán dos opciones de origen (Origen y Origen 2). Informe las dos tablas que se relacionarán en el origen. 

Importante: Las dos tablas informadas en los campos de origen deben relacionarse por medio del SX9 (relación entre tablas), si las dos tablas no se relacionan, el sistema no permitirá la inclusión de más de un origen.

En los otros steps de configuración del Conciliador, se muestran las tablas juntas cuando el campo sea 'Origen'.

09. SETUP DEL CONCILIADOR: INCLUSIÓN DE REGLA FIJA (MUY PRONTO)

Es posible realizar la inclusión de una condición fija en el Setup del Conciliador. El sistema utilizará esta condición para complementar la regla de match.

Para ello, acceda al menú Setup y en la etapa de Vinculación, siga las orientaciones de acuerdo con el siguiente ejemplo.