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Hablando de informe...
Este recurso permite publicar informes creados a partir del BIRT Report Designer en la plataforma. Los informes creados a partir de esta herramienta tienen un archivo en formato XML y con extensión rptdesign, que debe seleccionarse como el archivo principal en la publicación.
Incluir nuevo informe
Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido.
01. En el lugar en donde desea crear el informe, active Nuevo, localizado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
02. Active Informe.
Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede incluir un informe.
03. Introduzca una descripción que identifique el informe.
04. En la pestaña Archivos de publicación, seleccionar el informe que va a publicarse.
Activar Seleccionar archivos para seleccionar un informe de la estación de trabajo, o Copiar archivo del ECM para seleccionar un documento que ya esté publicado en la plataforma.
Esta pestaña permite efectuar la transferencia del informe a partir de una estación de trabajo a la plataforma. Esta transferencia se denomina upload y es necesaria porque para publicar un informe, este primero debe grabarse en el área destinada a los archivos que se van a publicar. A pesar de ser un solo directorio determinado en los Parámetros generales, la plataforma crea automáticamente en este directorio, un área de upload para cada usuario. Esta definición le permite a cada usuario visualizar solo los documentos existentes en su área de upload.
Buscar y seleccionar el informe que va a publicarse. Seleccionar el archivo de extensión rptdesign del informe como principal.
Si lo desea, marque Limpiar directorio de upload cuando publique. Cuando está marcado, significa que los archivos que están en el directorio de upload se eliminarán al concluir la publicación del documento.
05. Activar la pestaña Información general e introducir la información solicitada.
Puede obtener más información en Propiedades del documento.
¿Actualiza propiedades de copia controlada?
Cuando está marcada, efectúa la actualización de la información en las propiedades del documento, que se necesita para imprimir la copia controlada del documento.
06. Activar la pestaña Documentos relacionados.
En esta pestaña se puede relacionar con el informe, un documento publicado en la plataforma.
- Para agregar un documento relacionado:
- Active Agregar.
- Localice y seleccione el documento a relacionar con el documento que está siendo publicado.
- Active Confirmar.
- Para eliminar un documento relacionado:
- Active el ícono
referido al documento relacionado.
Cuando exista un documento relacionado, el usuario puede acceder a las propiedades por medio del botón Acciones del documento > Visualizar propiedades. De esta manera, en el área Lista de documentos relacionados, podrá hacer clic en el documento en cuestión y verlo.
07. Activar la pestaña Aprobación y definir los criterios de aprobación para el informe, si así lo desea.
Esta pestaña solo aparece si la carpeta en donde se está creando el informe no tiene criterios de aprobación. Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de aprobación para carpeta o para documento.
08. Activar la pestaña Seguridad y definir los criterios de seguridad para el informe, si así lo desea.
Se puede obtener más información acerca del procedimiento en Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento.
09. Activar Confirmar para publicar el informe.
Ver informe
01. Buscar y activar el nombre del informe que desea visualizar.
02. Visualice su contenido.
Cuando se visualiza el informe se pueden efectuar algunas acciones, tales como, ver sus propiedades, ver su información social, copiar su enlace, entre otras opciones. Puede obtener más información en Visualización del documento.
Solicitar permiso adicional en informe
Esta opción solo se presenta a los usuarios que no son administradores.
01. Buscar el informe para el cual desea solicitar permisos adicionales.
02. Posicionar el mouse sobre el nombre del informe.
03. Activar Solicitar permisos adicionales, ubicado en el recuadro que muestra la información general del informe.
Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se pueden solicitar permisos adicionales para el informe. Puede obtener más información en Solicitar permiso en carpeta o en documento.
Visualizar adjuntos de informe
01. Buscar el informe del cual se desea visualizar los adjuntos.
02. Activar Visualizar adjuntos, situado a la derecha del nombre del informe y que está representado por un clip.
Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se pueden visualizar los adjuntos del informe. Puede obtener más información en Visualización de adjuntos de documento.
Definir prioridad para informe
Para realizar esta acción, es necesario que se esté mostrando la columna Prioridad. Si no es así, verifique el ítem Ver prioridad del contenido de la carpeta.
01. Buscar el informe del cual se desea definir prioridad.
02. En la columna Prioridad haga clic sobre el espacio correspondiente a la prioridad.
03. Introduzca una prioridad numérica para el informe y presione la tecla Enter en el teclado.
La priorización de carpetas o de documentos se utiliza exclusivamente para ordenarlos por prioridad en la navegación de documentos. Se puede definir prioridad para todos los tipos de documentos que permiten ser publicados.
Para visualizar el contenido de una carpeta, ordenado por su prioridad, solo haga clic sobre la columna Prioridad.
Efectuar acción social para informe
Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de lectura en el lugar elegido.
01. Buscar el informe del cual se desea efectuar una acción social.
02. Activar el ícono correspondiente a la acción social deseada, ubicado en el área de acciones sociales, ubicado a la derecha del nombre del informe.
Se puede obtener más información acerca de las acciones sociales que se pueden efectuar para un informe en la navegación de documentos en Apoyar carpeta o documento, Comentar en carpeta o en documento y Compartir carpeta o documento.
Hacer seguimiento de informe
01. Buscar el informe del que se desea hacer el seguimiento.
02. Activar el ícono Notificar, ubicado después del área de acciones sociales, a la derecha del nombre del informe.
Puede obtener más información sobre el recurso Seguir en Seguir documento.
Definir informe como favorito
01. Buscar el informe que desea definir como favorito.
02. Activar el ícono Agregar a favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del informe.
Puede obtener más información sobre el recurso Favoritos en Definir carpeta o documento como favorito.
Renombrar informe
Es necesario contar con permiso de modificación en el informe para renombrarlo.
01. Buscar el informe que se desea renombrar.
02. Activar 
Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del informe y activar Renombrar.
03. Introduzca un nuevo nombre o descripción y active Renombrar.
Editar propiedades de informe
01. Buscar el informe del que se desea editar las propiedades.
02. Activar Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del informe.
03. Activar Propiedades.
Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se pueden editar las propiedades del informe. Puede obtener más información en Informe.
Durante la edición de un informe se muestra en un nuevo campo en esta ficha:
Control de Versiones
De versiones forma aplicada al documento. Las opciones disponibles son:
- Nueva revisión: al ser seleccionada, las modificaciones efectuadas generarán una revisión de la versión actual del documento. Normalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una pequeña modificación. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva revisión.
- Nueva versión: al ser seleccionada, las modificaciones efectuadas determinarán una nueva versión del documento. Normalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una modificación importante de contenido. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión.
- Mantener versión: al ser seleccionada, se mantendrá la versión actual del documento. Se utiliza cuando el documento actual ya no es válido y es necesario cambiar todo el contenido por uno nuevo y actualizado. En caso de que el documento necesite de aprobación, el contenido anterior continuará mostrándose hasta que la nueva versión/revisión sea aprobada. Al seleccionar la opción «Mantener revisión», el contenido del documento podrá ser modificado y se mantendrá la fecha de creación de la versión original, sin crearse una nueva versión del documento.
04. Editar las propiedades deseadas.
05. Active Confirmar.
Restaurar versión de informe
01. Buscar el informe del que se desea restaurar una versión antigua.
02. Activar Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del informe.
03. Activar Propiedades.
Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede restaurar una versión antigua del informe. Puede obtener más información en Restaurar versión de documento.
Copiar informe
01. Buscar y seleccionar el informe que se quiere copiar en otro lugar.
02. Activar Copiar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Puede obtener más información sobre cómo concluir esta acción en Copiar y pegar carpeta o documento.
Cortar informe
01. Buscar y seleccionar el informe que se quiere cortar y copiar en otro lugar.
02. Activar Cortar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Puede encontrar más información sobre cómo concluir esta acción en Recortar y pegar carpeta o documento.
Reflejar informe
01. Buscar y seleccionar el informe del cual se desea crear un documento replicado.
02. Active Reflejar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Seleccione la carpeta destino.
04. Activar Reflejar.
Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede concluir la creación de un documento replicado del informe. Puede obtener más información en Reflejar documento.
Eliminar informe
01. Buscar y seleccionar el informe que se desea eliminar.
02. Activar Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Activar Eliminar.
Al activar esta opción, aparece un mensaje informando que se ha eliminado el informe. Sin embargo, él solo se elimina de la estructura de la navegación de documentos, pero permanece en la Papelera de reciclaje. Cuando el Control de cuotas está activo, el espacio ocupado por el documento en la carpeta se liberará solo cuando este se elimine de la papelera de reciclaje. Más información sobre cómo restaurar o eliminar el documento definitivamente de la plataforma puede encontrarse en Papelera de reciclaje.
¡Esté atento!
Esta documentación es válida a partir de la actualización 1.7.0 - Lake. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.
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