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Hablando de definir criterios de aprobación para carpeta o para documento...
La aprobación de contenido publicado en la plataforma se puede realizar tanto por carpetas como por documentos.
Al definir los criterios de una carpeta para que tenga aprobadores, todo el contenido que se publica en ella pasará por esta aprobación, excepto si existen subcarpetas en las que la opción '¿hereda aprobadores del principal?' no está marcada.
Atención
Cuando se crea una subcarpeta dentro de una carpeta que ya tiene aprobación, la subcarpeta solo heredará la configuración de aprobación de la carpeta principal si la opción '¿hereda aprobadores del principal?' está activada en las propiedades de la carpeta secundaria, por lo que si un documento se publica dentro de la subcarpeta respetará la aprobación definida para la carpeta secundaria y no para la carpeta principal.
El contenido publicado por el propio usuario aprobador de la carpeta también se someterá a su aprobación, ya que además de aprobador también puede ser publicador e incluir documentos en la carpeta. Esta acción es necesaria para garantizar una mayor asertividad con respecto a la publicación y aprobación de documentos en la plataforma.
La aprobación por documento solo se permite cuando se publica en una carpeta que no tiene aprobación. En este caso, los criterios se definen en el momento de la creación del documento.
¡Esté atento a las configuraciones de seguridad del documento!
Es necesario que el usuario aprobador tenga al menos el permiso de lectura en el documento que se va a aprobar, ya que de lo contrario no podrá acceder al documento para su aprobación.
Debemos recordar que la seguridad del documento no depende de la aprobación: si se retira el permiso de un documento en aprobación, esta regla se aplicará en ese mismo momento, bloqueando el acceso al documento que se envió para su aprobación.
Agregar nivel de aprobación
01. En la pestaña Aprobación, introduzca una descripción para el nivel de aprobación que se le otorgará a la carpeta o al documento en Agregar nivel.
Se puede utilizar el recurso de aprobación por niveles, o sea, que se puede determinar que la publicación de una carpeta o documento pase por varios niveles de aprobación.
02. Active Agregar Nivel.
Al activar esta opción, aparece un área en donde se pueden definir los usuarios que van a aprobar los documentos publicados en esta carpeta.
03. Active Colaborador para incluir un usuario con aprobador de la carpeta o del documento.
04. En la ventana que aparece, seleccione el usuario que de designará como aprobador de la carpeta o del documento y active Seleccionar.
05. Active Grupo para incluir un grupo de usuarios como aprobador de la carpeta o del documento.
06. En la ventana que aparece, seleccione el grupo de usuarios que se definirá como aprobador de la carpeta o del documento y active Selecionar.
Se pueden visualizar los usuarios del grupo activando Ver usuarios en la ventana que aparece.
Para eliminar un usuario o un grupo de usuarios que está incluido, solo selecciónelo y active Borrar.
07. Defina el resto de la información para el nivel de aprobación incluido.
Condición de aprobación
Condición de aprobación para las publicaciones realizadas en la carpeta. Las opciones disponibles son:
- Y: cuando se selecciona, determina que deben tenerse en cuenta las opiniones de todos los aprobadores para que el objeto se publique.
- O: cuando se selecciona, determina que basta con recibir la opinión de uno de los aprobadores para que el objeto se publique.
- Único: cuando se selecciona, determina que cuando existe una lista de aprobadores, la decisión del primer usuario será definitiva para todo ese grupo de aprobadores. Eso tanto para la aprobación como para la desaprobación. La diferencia entre “O” y “Única” es que, en la condición O, todos deben reprobar. Si la mayoría reprueba, pero el último aprueba, el documento se aprobará.
Este nivel requiere firma digital
Cuando está marcada, determina que la aprobación de este nivel debe utilizar firma digital.
08. Introduzca la descripción del segundo nivel de aprobación en Agregar nivel y active Agregar nivel, si lo desea. De lo contrario, se da por finalizada la definición de los criterios de aprobación para la carpeta o para el documento.
Puede eliminar un nivel incluido, accediendo y activando Eliminar nivel, localizado al lado de Agregar nivel.
¡Esté atento!
Esta documentación es válida desde la actualización 1.5.10. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.
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