Questão:

Qual a obrigatoriedade da assinatura digital para documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho? 

Resposta:

Através da publicação da Portaria nº 211/2019 realizada pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho em abril/2019 empresas de todo o país estão autorizadas a armazenar versões digitais de documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST). 

A partir de tal normativo, as empresas podem utilizar certificação digital, no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para a criação e assinatura eletrônica em seus documentos. O objetivo é simplificar os processos, garantir mais segurança no armazenamento de informações e diminuir custos. Segundo a portaria, os arquivos eletrônicos devem ser mantidos em formato PDF e estar à disposição da Inspeção do Trabalho quando solicitados. 

Portaria ME/SEPT/SPREV nº 211/2019

Art. 1º É considerada válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, normatizada por lei específica, para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:

I - Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO;

II - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA;

III - Programa de Gerenciamento de Riscos - PGR;

IV - Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil - PCMAT;

V - Programa de Proteção Respiratória - PPR;

VI - Atestado de Saúde Ocupacional - ASO;

VII - Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural - PGSSMTR;

VIII - Análise Ergonômica do Trabalho - AET;

IX - Plano de Proteção Radiológica - PRR;

X - Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;

XI - certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;

XII - laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;

XIII - demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.

(...)

Os documentos descritos acima já assinados no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil serão considerados válidos perante o órgão fiscalizador. 

O arquivo eletrônico que contém os documentos mencionados acima deve ser apresentado no formato "Portable Document Format" - PDF devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.

Também será considerada válida a guarda em meio eletrônico dos documentos descritos acima, quando assinados manualmente, pelo período correspondente exigido na legislação própria, em especial para os fins de fiscalização quanto ao cumprimento, por parte do empregador, das obrigações de segurança e saúde no trabalho.

A forma de assinatura, guarda e apresentação de documentos para criação e assinatura eletrônica é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória a partir dos seguintes prazos:

• Abril/2024, para microempresas e microempreendedores individuais;
• Abril/2022, para empresas de pequeno porte; e
• Abril/2021, para as demais empresas.

Vale ainda observar que excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.

Chamado/Ticket:

6747567, PSCONSEG-1725