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Produto:

Datasul

Ocorrência:

Sugestão de processo para efetuar o fechamento de comissões a pagar para o representante utilizando todas as possibilidades oferecidas pelo financeiro do produto Datasul.

Importante:

A funcionalidade de controle de comissões do contas a receber deve ser usada para fazer o controle\manutenção de toda a movimentação de comissões do representante e posterior fechamento dos valores a pagar no período, integrando o pagamento diretamente com o módulo de contas a pagar do Datasul. Este(s) título(s) a pagar devem ser confrontados com a nota enviada pelo representante.

  • Como faço para que a nota do representante não gere novo título a pagar e o pagamento seja feito em duplicidade?
    Para este caso, deverá ser retirado o flag do parâmetro "Gerar Duplicatas" da(s) natureza(s) de operação relacionada(s) a(s) nota(s) enviada(s) pelo(s) representante(s) (Alteração pode ser feita no CD0606, aba "Atualizações", conforme print abaixo):


  • Qual o ganho que vou ter controlando a movimentação de comissão do meu representante pelo contas a receber e gerando o título a pagar desta forma e não pela nota do representante?
    A possibilidade de confrontar os valores das notas enviadas pelos representantes, suprida por uma grande rastreabilidade de dados. Após integrado o título a pagar, por exemplo, será possível emitir um extrato de comissões (prgfin\acr\acr367ac.r) por processo visando saber qual movimentação compõe um determinado pagamento ou período de pagamento. Dessa forma, fica muito mais simples, transparente e seguro para a empresa demonstrar aos representantes a composição dos valores a pagar.

  • Em quais situações não vou gerar título a pagar pelas rotinas de comissões do contas a receber?
    Apenas quando o representante é funcionário, e o pagamento será feito via folha de pagamento. Nestes casos a comissão poderá ser controlada pelo módulo de contas a receber da mesma maneira, porém, ao integrar (prgfin\acr\acr763ab.r) um representante vinculado a um grupo de representantes do tipo "funcionário" não será gerado título a pagar e os valores de pagamento deverão ser lançados diretamente na folha de pagamento.

Passo a passo:

  • Após efetuada toda a movimentação do período, as comissões a pagar para os representantes poderão ser consultadas pelas rotinas de manutenção de comissões (prgfin\acr\acr740aa.r - Nesta rotina também é possível efetuar lançamentos manuais) ou ainda pelo relatório de movimentos de comissões (prgfin\acr\acr367ab.r). Nas duas rotinas é possível disponibilizar os dados em Excel, na primeira através das teclas CRTL+ALT+E sendo pressionadas as teclas em sequência sobre o browse(grid) de movimentos e no relatório através do botão "Excel":

    Manutenção de comissões (prgfin\acr\acr740aa.r):


    Relatório de Movimentos de Comissões (prgfin\acr\acr367ab.r):



  • Uma vez conferida a movimentação e feitos os ajustes, se necessários, deverá ser executado o extrato de comissões (prgfin\acr\acr367ac.r) na opção "Simulação". Esta opção irá simular a integração com o contas a pagar da movimentação disponível e mostrar o resultado exato dos títulos e movimentos que serão gerados no contas a pagar caso a integração seja feita neste momento. Obs. A mesma funcionalidade está em desenvolvimento e será disponibilizada em release futura no demonstrativo de movimentos de comissões (prgfin\acr\acr763ab.r).
    Seguindo no exemplo da movimentação disponível acima, onde eu possuo créditos de 115,84 + 31,89 e um lançamento manual a débito de 15,81 o resultado da simulação para o período deste representante seria o seguinte:

    (prgfin\acr\acr367ac.r)


    - Sem imposto: 


    - Com imposto de 15%:


  • Uma vez feita a simulação e entendida que a movimentação que será gerada no contas a pagar está incorreta, deverá ser feito o ajuste necessário (movimentação nos títulos, lançamentos manuais, etc). Caso a simulação esteja de acordo com o esperado, basta fazer a integração com o contas a pagar através da rotina de "Demonstrativo Movimento Comissão" (prgfin\acr\acr763ab.r):


    Após a integração, pode ser consultado no contas a pagar o título gerado para o fornecedor vinculado a pessoa do representante (no exemplo, foi integrado com a retenção de imposto de 15%):

    - Título de comissão:


    - Título de imposto relacionado (botão "Tít Relac" da consulta):
Outros conceitos importantes (Débitos relacionados a movimentos anteriores):

O passo a passo do fechamento sempre seguirá a forma que foi descrita acima, porém, neste item queremos apenas destacar um cenário que poderá acontecer durante o fechamento da movimentação de comissões no módulo de contas a receber.

Em um cenário hipotético, muito comum no dia a dia das empresas, um representante faz uma venda de R$1.000 e receberá sob o ato da venda (comissão na emissão do título) o percentual de 5% de comissão R$50,00. Vamos supor que esse período (01/06/2011 à 30/06/2011) foi calculado\fechado e o representante recebeu esse valor a título de remuneração.

No mês 07/2011, mês da liquidação do título em questão, foi verificado no setor financeiro que o valor do título foi implantado errado e na verdade a venda era de R$900,00, motivo pelo qual foi feito um acerto de valor a menor de R$100,00 no título e por consequência gerado uma movimentação de débito de comissão de R$5,00 (100 * 5%) - (Comissão sobre acerto de valor é parametrizável, neste caso entendemos que a empresa gera comissão sobre acerto de valor).

Certamente, se for um representante com vendas constantes, neste mês 07/2011 terá outras movimentações pendentes de pagamento. Imaginemos que o cenário no momento do fechamento deste mês 07/2011 ficou conforme a planilha que segue:

Neste caso apresentado, o comportamento da rotina de comissões no momento de integrar com o contas a pagar, visando a rastreabilidade de movimentos em um momento futuro será o seguinte:

  1. Será gerada uma duplicata para pagamento no valor de R$125, que será composta pela soma do créditos e subtração dos débitos destacados em verde na tabela acima (movimentação do mês corrente);
  2. Será gerada uma antecipação no valor de R$5,00 relacionada ao título pago ao representante no mês 06/2011.
    Obs. Dependendo da situação que se encontrar o título a pagar integrado no mês 06/2011 que sofreu o ajuste (movimento destacado em amarelo), será tomada uma das ações que seguem:
    1. Caso o título possua saldo no contas a pagar em valor igual ou superior ao valor da comissão sobre o acerto de valor: Será gerado um acerto de valor a menor no contas a pagar, no valor desta comissão a débito;
    2. Caso o título a pagar possua saldo inferior ao valor da comissão sobre o acerto de valor que será integrado: Será gerado um acerto de valor a menor no contas a pagar no saldo existente (irá zerar o título do mês 06/2011) e será gerada uma antecipação do saldo remanescente no contas a pagar para o fornecedor vinculado a pessoa do representante para abatimento em futuros pagamentos;
    3. Caso o título a pagar não possua saldo (Situação do nosso exemplo): Será gerada uma antecipação no contas a pagar no valor total do acerto de valor a menor para o fornecedor vinculado a pessoa do representante para abatimento em futuros pagamentos.

Vale destacar que a regra mencionada neste exemplo acima será igual também para os impostos gerados a pagar (parametrizável - somente irá gerar antecipação sobre imposto já pago se o flag "Gera AN para IR Pago" estiver setado como "Sim" na manutenção Parâmetro Estab Comissão - prgfin\acr\acr051aa.r).


Observações:

Seguindo este passo a passo sugerido, principalmente no tocante a simulação de comissões (prgfin\acr\acr367ac.r) antes da efetivação do cálculo de fato (prgfin\acr\acr763ab.r), é possível minimizar drasticamente os retrabalhos durante o fechamento e também a utilização da rotina de cancelamento de processos (prgfin\acr\acr526aa.r) e a necessidade de ajustes manuais após geração do título a pagar.