| Obrigação | Prazo de Guarda | Norma | Observações |
| Arquivos magnéticos | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos | O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais |
| Comprovantes de Escrituração (Notas Fiscais e Recibos) | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 195 - Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. | Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los. |
| Comprovantes de Rendimentos pagos ou creditados e de Retenção na Fonte | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos | O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais |
| Contratos de Seguros de Bens - documentos originais | 5 anos | CIRCULAR Nº 605, DE 28 DE MAIO DE 2020 - SUSEP | PRAZO DE 20 ANOS PASSA A SER DE 5 ANOS |
| Contratos de Seguros de Pessoas - documentos originais | 5 anos | CIRCULAR Nº 605, DE 28 DE MAIO DE 2020 - SUSEP | PRAZO DE 20 ANOS PASSA A SER DE 5 ANOS |
| Contratos Previdenciários Privados | 20 anos | CIRCULAR Nº 74, DE 25 DE JANEIRO DE 1999 - SUSEPPRAZO CONTADOS A PARTIR DO TÉRMINO DE VIGÊNCIA DO CONTRATO contrato. |
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| DAPI Minas Gerais | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos |
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| DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Fiscais | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos | O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais |
| Declaração de Ajuste Anual - IR e comprovantes de deduções e outros valores | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos | O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais |
| DECORE - declaração preparatória de percepção de rendimentos | 5 anos | Resolução CFC n.º 1.592/2020 | A documentação legal que serviu de lastro para a emissão da DECORE ficará sob a responsabilidade do profissional da Contabilidade que a emitiu, pelo prazo de 5 (cinco) anos, para fins de fiscalização por parte do Conselho Regional de Contabilidade. |
| DIF - Declaração de Especial de Informações (Bebidas, Cigarros e Papel Imune) | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos |
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| DIMOB - Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos | O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais |
| DIPI-TIPI-33 - Declaração de Informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos |
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| DIRF - Declaração de Imposto de Renda | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos | O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais |
| DITR - Declaração de Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos |
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| DMA Bahia | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos |
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| EFD-Contribuições | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos | O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais |
| EFD-ICMS/IPI | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos | O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais |
| EFD-REINF | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos |
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| Escrituração Contábil Digital (ECD) | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos | O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais |
| Escrituração Contábil Fiscal (ECF) | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos | O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais |
| Exportação | 10 anos | SISCOMEX - Perguntas e Respostas | Consultoria Jurídica Siscomex- No sentido de que os documentos de importação e exportação sejam guardados pelo prazo de 10 anos. Sendo assim, para os RE emitidos de 1993 a 2005, o prazo de guarda já se encontra expirado. http://siscomex.gov.br/wp-content/uploads/2021/03/DOC_EXP.pdf |
| GIA-SP | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 195 - Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. | Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los. |
| GISS-ONLINE | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos |
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| Importação | 10 anos | SISCOMEX - Perguntas e Respostas | Consultoria Jurídica Siscomex- No sentido de que os documentos de importação e exportação sejam guardados pelo prazo de 10 anos. Sendo assim, para os RE emitidos de 1993 a 2005, o prazo de guarda já se encontra expirado. http://siscomex.gov.br/wp-content/uploads/2021/03/DOC_EXP.pdf |
| LALUR/LACS | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos | O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais |
| livros Contábeis - Diário e Razão | 5 anos | Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos | Lei nº 10.406/2002, em seu art. 1.194- Lembramos que os livros contábeis são documentos permanentes da entidade e devem ser arquivados eternamente, assim como são arquivados os instrumentos de constituição da entidade e de suas alterações. |
| declaração de quitação de débitos | 5 anos | LEI N o 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002 | http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406compilada.htm |
| Edital de licitação / ata de pregão / documentos vinculados a administração pública, como convênios | 5 anos / 10 anos | LEI 12.527/2011 | O prazo para a guarda de documentos é estabelecido em: 05 anos para a ADM Pública 10 anos para entidade convenente ou contratada, a contar da data da aprovação das contas respectivas. Administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos e a informação relativa à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos; e ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores - Processo n.º 0025566-53.2009.4.01.3400 julgado em 25/01/2013. Processo n.º 0025566-53.2009.4.01.3400 julgado em 25/01/2013
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Cadastro de Fornecedores Solicitação de Compras Pedido de Compras | 5 anos | Arquivo Nacional | Não existem normas específicas para a guarda de cadastros de Fornecedores, já que estes são destinados a operações praticadas entre empresas, regulamentadas pelo Código Civil ou Código de Defesa do Consumidor. Mas o documento publicado pelo Arquivo Nacional do Governo Federal, orienta a guarda de informações relacionadas aos fornecedores pelo prazo de cinco anos. http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf |
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