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  • A formatação mudou.
Informações
titleFique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.7.0 - Lake. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.

Índice

Objetivo

...

Este guia tem o objetivo de apresentar uma visão geral sobre o TOTVS Fluig Plataforma, abordando os principais recursos e suas aplicações.

Dica
titleDica!

Para mais informações sobre a plataforma e seus recursos, assista também aos treinamentos disponíveis no Fluig Academy.


Opção 'Ajuda'

...

A central de Ajuda é destinada aos usuários finais, administradores da plataforma e desenvolvedores. Ela apresenta links para as documentações pertinentes ao conteúdo exibido na página e também permite a pesquisa pelos termos desejados pelo usuário. Estes links são classificados da seguinte forma:

Para acessar a ajuda, verifique o ícone de Ajuda Image Added localizado em cada tela, ou pelo menu Configurações conforme demonstrado nas figuras abaixo.


Deck of Cards
historyfalse
idAjuda
Card
labelÍcone Ajuda

Image Added

Card
labelMenu Ajuda

Image Added


Navegação de documentos

...

A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. A plataforma agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.


Conhecendo pastas

...

Pastas são locais onde os documentos, normas, desenhos, planilhas e cronogramas são agrupados para facilitar a futura localização e navegação.

No menu principal da plataforma, ao clicar no ícone de menu Documentos, você poderá observar a Navegação de documentos, nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos. incluir desenhos, atas, cronogramas e todos os arquivos digitais.

Esta área exibe as principais pastas, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a plataforma.

Image Added


Acessando o local para publicação

...

Você irá acessar as pastas para visualizar ou publicar um documento.

Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela.  Ex.: clique na pasta Plantando Ideias/Programa Plantando Ideias e acesse o documento “Filial”.

Image Added


Criando uma pasta

...

Para criar uma pasta basta seguir os seguintes passos abaixo:

Deck of Cards
effectDuration0.5
historyfalse
idsamples
effectTypefade
Card
defaulttrue
id1
labelModo simples


  • No menu de ações da navegação de documentos clique na opção Novo e depois Nova pasta, preencha a descrição e pressione ENTER.

Image Added

Card
defaulttrue
id1
labelModo avançado


  • No menu de ações Novo da navegação de documentos clique na opção Pasta avançada;

Image Added

  • Preencha as propriedades da pasta, se tiver dúvidas consulte a documentação Pasta avançada.


Visualizando documentos

...

Veja como é fácil visualizar documentos inseridos dentro das pastas:

  • Para visualizar documentos você pode navegar na estrutura de pastas.
  • Faça buscas por documentos publicados, utilizando o campo O que deseja buscar?, exibido no topo da plataforma.
    Image Added
  • Efetue buscas mais refinadas alterando as opções de busca.

Image Added


Publicando um documento

...

Fazer a publicação de um arquivo na plataforma é muito simples! Confira três formas fáceis de publicar:

Deck of Cards
effectDuration0.5
historyfalse
idSamples
effectTypefade
Card
id1
labelCarregar arquivo


  • Após localizar a pasta onde o documento será adicionado, clique na opção Carregar arquivos, no menu de ações da navegação de documentos.

Image Added

Card
id2
labelDrag and Drop


  • Clique e segure o arquivo desejado diretamente no sistema operacional e arraste para dentro da plataforma.
  • O documento pode ser arrastado diretamente para dentro de uma pasta ou para uma área de upload de documentos (opção Documento avançado).

Image Added


Nota
titleAtenção

A facilidade de publicação via drag and drop não está disponível para todos os navegadores. Para consultar a lista de compatibilidade e funções disponíveis para cada navegador acesse a documentação Drag and drop de documentos e pastas.

Card
id3
labelModo avançado


  • Para publicar um documento no modo avançado, editando as propriedades, basta efetuar os passos informados na documentação Documento avançado.

Image Added

Informações
titleConfira!

Mais informações sobre a publicação de documentos podem ser obtidas na documentação Plataforma ❙ Documento.


Mais recursos!

...

Conheça mais recursos e facilidades do ECM na plataforma TOTVS Fluig:

Documento externo

Esta função permite que a plataforma faça referência a uma página da Internet. Mais detalhes sobre os documentos externos podem ser obtidos na documentação Plataforma ❙ Documento externo.

Documento espelho

Tem como objetivo a publicação de um atalho para um documento em mais de uma pasta, sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente. Confira mais informações sobre os documentos na documentação Plataforma ❙ Espelhar documento.

Controle de versão e aprovações

Todas as modificações de um documento geram uma nova revisão ou uma nova versão, sendo possível restaurar a versão caso necessário. Além disso, é possível configurar um fluxo de aprovações, para que um documento passe obrigatoriamente pela avaliação de pessoas-chave antes de ser publicado. Saiba mais na documentação Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

Controle de expiração

Todos os documentos podem ter um prazo de validade, para que sejam revisados e atualizados. Por isso, existe o controle de expiração, com um indicativo de quando o documento estará expirado e com a configuração de e-mails que serão disparados como notificação aos envolvidos. Confirma mais detalhes na documentação Documento avançado.

Ações sociais

Se você criou um documento e liberou as permissões de acesso, provavelmente você quer que outras pessoas o acessem e o leiam. Para ampliar a divulgação, é possível compartilhar esse documento e permitir que os usuários efetuem ações sociais, como apoiar, comentar, definir como favorito e também compartilhar. Cada visualização efetuada pelo usuário ficará registrada nas propriedades do documento.

Assuntos a serem acompanhados

Cada usuário pode definir as notificações que irá receber, e também os assuntos que gostaria de acompanhar. Confira mais detalhes na documentação Definir assuntos que acompanho.


Formulário

...

Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.

Com isso, para adicionar anexos de um registro de formulário é necessário que o formulário já tenha anexos, e é necessário escolher qual anexo do formulário será sobrescrito com o anexo no registro de formulário desejado. Para sobrescrever um anexo do formulário recomendamos que o novo anexo seja do mesmo formato/tipo para não comprometer a estrutura do formulário.

Exemplo: Se o anexo do formulário é uma imagem, o anexo do registro de formulário deve ser uma imagem também.

Atualmente, os registros de formulário não possuem seus próprios anexos, visto que seguem a estrutura do formulário. Caso seja necessário complementar um registro de formulário com um documento adicional, é possível utilizar Documentos relacionados. Com isso, é possível controlar acessos, versionamento e segurança.

O registro de formulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro do Formulário em que está contida.

  • Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
  • Os Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
  • Na plataforma é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
  • Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
  • Os registros de formulários devem sempre respeitar o padrão do Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidos de um Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.


Publicando um formulário

...

Para publicar um formulário siga os passos abaixo:

A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do Fluig Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor Fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.

Deck of Cards
effectDuration0.5
idSample
effectTypefade
Card
id1
labelPasso 1


  • Em um projeto Fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Definição de formulário.
Image Added


Card
id2
labelPasso 2


  • Na tela de criação de formulário, basta preencher o nome desejado e clicar em Concluir.

Image Added


Card
id3
labelPasso 3


  • Ao concluir, um pacote referente ao formulário é criado na pasta forms e o editor de formulário fica disponível para edição.

Image Added


Card
id4
labelPasso 4


  • A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar o formulário desejado, basta realizar a exportação para o servidor.

Image Added


Exportando um formulário

...

Para publicar o formulário na navegação de documentos é necessário exportá-lo para o servidor Fluig. Juntamente ao formulários, são exportados os eventos de personalização.

Para realizar a exportação siga os passos abaixo:

Deck of Cards
effectDuration0.5
idSample
effectTypefade
Card
id1
labelPasso 1


  • Clique com o botão direito do mouse sobre o formulário previamente cadastrado, e em seguida em Exportar.

Image Added


Card
id2
labelPasso 2


  • Na tela de exportação, selecione Exportar para o servidor Fluig e em seguida Avançar.

Image Added


Card
id3
labelPasso 3


  • No exemplo preenchemos o campo servidor, e marcamos a opção Novo formulário.

  • O campo definição de formulário é preenchido automaticamente ao selecionar o arquivo que deseja exportar.

  • No exemplo não associamos o formulário com um dataset, portanto o campo está vazio.

  • Informamos a pasta destino da navegação de documentos, em que o formulário será publicado (através do código).

  • No exemplo não informamos um campo descritor e em seguida informamos que desejamos armazenar as informações em tabela única.

  • Selecionamos Finish para concluir.

    Informações

    Ao criar um formulário, você estará criando um formulário único que pode ser utilizando tanto na plataforma web ou no Fluig mobile.

Image Added


Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada, será possível verificar que o formulário foi exportado com sucesso.


Publicando um registro de formulário

...

O processo de publicação de registro de formulário na navegação de documentos pode ser conferido nos passos abaixo:

Deck of Cards
effectDuration0.5
idSample
effectTypefade
Card
id1
labelPasso 1


  • Na navegação de documentos, encontre a pasta na qual o Formulário foi exportado. Em seguida clique sobre a pasta que indica o Formulário.

Image Added


Card
id2
labelPasso 2


  • Em seguida acesse a opção Novo no menu de Ações e clique em Registro de Formulário.

Image Added


Card
id3
labelPasso 3


  • Na tela de formulário, preencha a descrição do registro de formulário, que será o nome da publicação.

  • E informe os campos para preenchimento do conteúdo do formulário.

Image Added


Card
id4
labelPasso 4


  • Após preencher os campos corretamente, clicamos em Confirmar para publicar o formulário.

Image Added



Workflow

...

É um conjunto sequencial de atividades. Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados por regras parametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.

Image Added

Tarefas

...

As tarefas são atividades pontuais controladas pela plataforma, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.

Na Central de tarefas, no menu principal da plataforma, você irá visualizar quais são as atividades pendentes. Esta seção demonstra todas as tarefas a concluir, solicitações pendentes e documentos a aprovar, nesta seção podem estar incluídas: tarefa para conclusão de RNC (Registro de Não Conformidade), RAP (Registro de Ação Preventiva), requisição de compras, helpdesk, e todas as solicitações existentes na sua organização.

Nota
titleAtenção

A ordenação da lista de solicitações pelo número da solicitação é feita de forma alfabética, sendo que ele ordena pelo primeiro número considerado e não pela ordem numérica.

Exemplo: em uma lista de 10, 7, 51 a ordem seria 10, 51 e 7 crescente e 7, 51 e 10 decrescente.

Image Added


Como criar um processo Workflow

...

O processo de criação e configuração de processos Workflow na plataforma TOTVS Fluig pode ser conferido nos passos abaixo:

Deck of Cards
effectDuration0.5
idSample
effectTypefade
Card
id1
labelPasso 1


  • Para adicionar um processo Workflow, no ícone Processos do menu principal e acione a opção Configurar Processos.

Image Added

Caminho para criar um novo processo de Workflow.


Card
id2
labelPasso 2


  • Será aberta uma tela com os processos que já foram cadastrados. Para adicionar um novo processo basta acionar Adicionar no menu de ações da tela de Configurar Processos.
  • Na tela Adicionar Novo Processo deve-se informar o código e a descrição para o processo, em seguida iremos clicar no botão Salvar e Editar.

Image Added

Configuração de um novo processo de Workflow.


Card
id3
labelPasso 3


  • Em seguida é possível visualizar tela de configuração de processos e a área de modelagem.

    Image Added

    Configuração de um novo processo de Workflow.


Card
id4
labelPasso 4


  • Neste momento o próximo passo é configurar as propriedades do processo, passa isso acione a opção Propriedades no menu do lado esquerdo.
    • Aba Geral.

    • Aba Versão.

    • Aba Segurança Anexos.

    • Aba Avançado.


Image Added Configuração de um novo processo de Workflow.


Informações

Veja o exemplo (attachment-required-wf) em nosso repositório aqui.


Cadastrando um formulário de um processo Workflow

...

Formulários, são documentos formatados que solicitam informações especificas. Além da opção de criação de formulários através do Fluig Studio, permite-se também a criação e inclusão de formulário no processo Workflow, diretamente pela ferramenta web.

Para criar formulários em um processo Workflow, siga os passos abaixo:

Deck of Cards
startHiddenfalse
effectDuration0.5
historyfalse
idsamples
effectTypefade
Card
defaulttrue
effectDuration0.5
id1
labelPasso 1
effectTypefade


  • Após configurar o processo Workflow, selecione a opção Formulário no menu lateral.

Image Added

Tela de configuração de processos workflow


Card
effectDuration0.5
id2
labelPasso 2
effectTypefade


  • Insira as informações necessárias:
    • Título;
    • Descrição;
    • Pasta destino;
    • Descrição principal dos registros;
    • Templates.

Image Added

Configurações do Formulário


Card
effectDuration0.5
id3
labelPasso 3
effectTypefade


  • Insira os campos desejados e edite as propriedades dos mesmos.

    Image Added
Edição do conteúdo do formulário

Card
effectDuration0.5
id4
labelPasso 4
effectTypefade


  • Insira regras para o formulário, conforme necessário.

    Image Added
Edição do conteúdo do formulário


Card
effectDuration0.5
id5
labelPasso 5
effectTypefade


  • Ordene os campos de Analytics.
Image Added
Edição do conteúdo do formulário

Card
effectDuration0.5
id6
labelPasso 6
effectTypefade


  • Salve o formulário, o processo Workflow e libere uma nova versão.
  • Pronto! O formulário está pronto para ser utilizado no processo.

Image Added

 Formulário salvo com sucesso



Cadastrando atividades de um processo Workflow

...

Em um processo as atividades podem representar:

  • O início do processo, podendo existir apenas um início por processo.

  • Toda e qualquer decisão ou atividade como aprovação, avaliação, checagem, etc., executada pelos usuários.
  • O final do processo, pode existir mais uma atividade que caracteriza o fim o processo.

Nesse cadastro de atividades são definidas as principais informações a serem consideradas durante uma solicitação de processo Workflow. Desta forma é necessário definir com atenção essas informações, garantindo assim o correto funcionamento do processo.

  • Na tela de modelagem clique sobre a atividade, no menu lateral e a arraste para o palco.

Image Added

Nova atividade do Processo Workflow.


Para editar as propriedades da atividade, passe com o mouse sobre a atividade e clique no respectivo ícone. A tela de propriedades da atividade será exibida.

  • Na aba Geral: serão cadastradas informações principais da Atividade.
  • Na aba Acompanhamento: será indicado quem receberá a notificação de acompanhamento, Tolerância e Frequência de notificação.
  • Na aba Atraso: será indicado quem receberá a notificação de atraso, Tolerância e Frequência de notificação.
  • Na aba Esforço: será informado o tipo do controle de esforço e o esforço previsto.


Atividades automáticas

...

Em processos Workflow é comum encontrarmos fluxos em que uma das atividades deve determinar qual o caminho que o fluxo deve tomar, baseado em uma série de informações. A escolha de qual atividade deve continuar o fluxo pode depender das informações inseridas em um formulário ou ainda de lógicas mais complexas, dependendo das aplicações de negócio.

Para atender essa situação a plataforma oferece a possibilidade de utilizar atividades de decisão automática em seus processos workflow. A possibilidade de incluir atividades de decisão automática em um processo Workflow, além de minimizar a necessidade de personalização na plataforma, potencializa sua utilização.

Na imagem abaixo há um exemplo de atividade de decisão automática. Que baseado em uma informação do formulário, será tomada uma decisão.


Image Added

Exemplo de uma Atividade de decisão automática.


Painel
titleVejamos o exemplo:

Temos o processo de Compras, e no campo “valor” existe uma regra.

Se o “valor” for menor que 20mil, o fluxo segue para a atividade “Autorização 01”, que pode ser aprovado de forma simples.

Se o “valor” for acima de 20mil e menor que 40mil, o fluxo segue para a atividade “Autorização 02”, onde precisa da aprovação da gerência.

Agora se o “valor” for acima de 40 mil, segue para a atividade “Autorização 03”, que pode ser a aprovação do diretor onde necessita de uma avaliação de alguém de um nível hierárquico maior.

A atividade de decisão automática permite que seja criado um mecanismo automático, sem que haja necessidade de interação do usuário nessa decisão.

No Cadastro do fluxo de atividades é necessário atentar ao fato de que, os fluxos de ida de uma atividade normal para uma atividade automática não permitem retorno.

Image AddedSituação em que não permite retorno.



Enquanto, fluxos de ida de uma atividade automática para uma atividade normal permitem retorno , sendo que o retorno é efetuado diretamente para a atividade que antecede a de decisão automática.

Image AddedSituação em que permite retorno.


Em atividades automáticas, é possível incluir condições sem nenhuma codificação, apenas incluindo regras, através da opção Condição.

Nas Condições avançadas, é possível inserir mecanismos inteligentes (expressões) utilizando de programação. Dependendo do resultado obtido, determinam para a atividade, dentre as possíveis que configuramos em tempo de desenvolvimento de processo, qual será o fluxo que aquela atividade deve ser encaminhada.

Em uma atividade automática é possível configurar “n” expressões ou regras, porém a plataforma exige uma ordem de prioridade a ser considerada. Dessa forma, assim que a primeira expressão ou a primeira regra for atendida o fluxo segue para a atividade relacionada com a expressão ou regra em questão e as demais são ignoradas.


Image Added

Definição da ordem de uma Atividade automática utilizando expressões



Image Added

Definição da ordem de uma Atividade automática utilizando regras


As expressões configuradas em uma atividade automática devem seguir padrões pré-estabelecidos, sendo possível, por exemplo, utilizar a função "getCardValue"  que retorna o valor de um campo de formulário, podendo inclusive validar esse valor.

Ex.: hAPI.getCardValue(“val_nota_fiscal”) > 1000.

Para condições mais complexas é possível criar eventos e chamá-los na condição. Ao adicionar um evento no processo, basta informar o nome desejado e depois na condição basta chamar o evento e tratar o resultado. Ex.: retornaValor() > 1000

Para cada expressão configurada é necessário determinar para qual atividade a tarefa deve ser encaminhada, sendo que também é possível, porém não obrigatório, determinar um mecanismo de atribuição a ser considerado. Caso não seja determinado um mecanismo de atribuição, a tarefa considera o mecanismo de atribuição configurado na atividade destino. Caso seja configurado um mecanismo na atividade automática a plataforma efetua um tratamento especial.

Nota

Toda atividade automática é executada duas vezes. Onde a primeira execução define a validação e o caminho de movimentação. Na segunda execução, ocorre de imediato a movimentação da atividade.
Com isso, não recomendamos que se faça uso de funções, podendo gerar inconsistências para o processo e ocasionalmente inviabilizar a funcionalidade de uma atividade automática.

As regras são baseadas na definição do campo de formulário, podendo ser determinado por Valor fixo ou Por campo de formulário.


Para criação de uma atividade automática siga os passos abaixo:

Deck of Cards
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idSample
effectTypefade
Card
id1
labelPasso 1
  • Crie um novo processo workflow ou edite um processo workflow já existente.
  • Na tela de modelagem do processo, clique sobre a atividade automática no menu lateral e a arraste para a área de modelagem.
  • Para editar as propriedades da atividade, clique no ícone de propriedades Image Added. A tela de propriedades da atividade será exibida.

Image Added
 
Clique no botão incluir Atividade Automática.


Card
id2
labelPasso 2
  • Na tela principal é possível definir qual tipo de cadastro de informações sobre a atividade automática será utilizado. Ou mesmo, visualizar as condições já criadas.


Image Added

Tela da Aba Principal.


Card
id3
labelPasso 3


  • Na opção Condição serão inseridas as regras para as condições que farão a atividade ter comportamento automático. Para cadastrar essas regras, clique no botão Clique aqui para adicionar uma regra. Um popup será aberto onde você deve cadastrar a condição, a atividade de destino desta condição e o mecanismo de atribuição, onde este último é opcional.


Image Added

Tela de Condição da Atividade Automática.


Image Added

Tela de criação das regras da condição da Atividade Automática.


Card
id4
labelPasso 4


  • Na opção Condição avançada serão inseridas as expressões para as condições que farão a atividade ter comportamento automático. Para cadastrar clique no campo Expressão e inclua a expressão para cadastrar a condição, a atividade de destino desta condição e o mecanismo de atribuição, onde este último é opcional.


Image Added

Tela de Condição avançada da Atividade Automática.

O interessante é que as expressões podem ter o formato de qualquer expressão lógica que é utilizada na linguagem JavaScript. O retorno destas expressões deve ser obrigatoriamente um valor lógico.

Informações
titleNota

Para cadastrar as expressões lógicas em atividades automáticas nos processos Workflow é necessário primeiramente cadastrar as atividades normais e também as atividades automáticas. A configuração das expressões de uma atividade automática somente deve ser efetuada após o cadastramento do fluxo de atividades do processo.


Sub-Processo

...

A plataforma permite relacionar processos workflow. Quando um processo é relacionado a outro, ele é chamado de sub-processo. O relacionamento entre processos faz com que uma nova solicitação (do sub-processo) seja gerada automaticamente quando o usuário toma uma ação em uma determinada atividade.

Como no procedimento manual, o usuário responsável pela atividade relacionada ao sub-processo, torna-se o autor da nova solicitação. Uma vez cadastrado, um sub-processo é modelado no processo de forma semelhante a uma atividade.

Quando o fluxo que leva um sub-processo não permite retorno, a plataforma finaliza a solicitação original no momento em que a nova solicitação é criada.

Quando o fluxo que leva um sub-processo permite retorno, a plataforma suspende a solicitação original até que a nova solicitação seja finalizada. Neste momento, a solicitação original é reativada e retorna automaticamente para a atividade em que estava antes de iniciar o sub-processo.

Informações
titleNota

Os sub-processos podem ter apenas fluxos de entrada.

Painel
titleVejamos um exemplo de sub-processo

Determinada empresa possui os seguintes processos definidos:


1) Requisição Material

Image Added

Processo Workflow Requisitar Material.


2) Requisição Compra

Image Added

Processo Workflow Requisitar Compra.


Utilizando o primeiro processo de requisição de material identificou que, caso não possuísse o material requisitado, deveria iniciar uma solicitação de Requisição de Compra. Desta forma, alterou o processo de requisição de material e tratou o processo “Requisitar Compra” como sub-processo do processo “Requisitar Material”.

Image Added

Processo Workflow com o sub-processo.

Assim, quando o material requisitado está em falta, o usuário pode iniciar a solicitação de requisição de compra e posteriormente, quando do recebimento do material, atender a requisição pendente.



Vejamos como cadastrar um sub-processo em seu processo workflow:

Deck of Cards
effectDuration0.5
idSample
effectTypefade
Card
id1
labelPasso 1


  • Crie um novo processo workflow ou edite um processo Workflow já existente.
  • Na tela de modelagem do processo, clique sobre Subprocesso no menu lateral e o arraste para a área de modelagem.


Image Added

Clique no botão Incluir Sub-processo


Card
id2
labelPasso 2


  • Para editar as propriedades do subprocesso passe o mouse sobre este e clique no ícone de propriedades Image Added. A tela de propriedades do subprocesso será exibida.
  • Na opção Subprocesso você deve selecionar, entre as opções disponíveis, qual processo deve ser considerado como Sub-processo do processo em questão.

  • A opção Transfere anexo, quando habilitado, permite transferir os anexos da solicitação original do processo para a nova solicitação do Sub-processo.

  • Ao finalizar, clique em Confirmar.

Image Added

Tela de cadastro do sub-processo.



Atividades paralelas

...

Em processos Workflow é comum encontrarmos atividades que deveriam trabalhar paralelamente. Para atender a essa situação a gestão de processos disponibiliza mecanismos para possibilitar o uso de atividades paralelas.

Na plataforma o Fork e Join indicam respectivamente início e fim das atividades paralelas. Quando existem atividades paralelas pendentes, o processo fica posicionado no Join, até que todas as atividades sejam concluídas. Quando as tarefas forem concluídas, ele passa automaticamente para a próxima atividade.

Suponhamos que no processo abaixo existem 3 atividades paralelas “Reservar Hotel”, “Comprar Passagem” e “Depositar Adiantamento”. Quando uma das três atividades é concluída, o processo fica parado no Join até que todas as outras atividades sejam concluídas, ou seja, se a atividade “Comprar Passagem” for concluída ela só continuará o fluxo até a atividade “Viagem Ok?” quando as atividades “Reservar Hotel” e “Depositar Adiantamento” também forem concluídas.


Image AddedTela de processo Workflow com Fork e Join.


  • Vejamos como cadastrar atividades paralelas em um processo workflow:
Deck of Cards
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idSample
effectTypefade
Card
id1
labelPasso 1


  • Crie um novo processo workflow ou edite um processo Workflow já existente.
  • Na tela de modelagem do processo, clique sobre o Fork no menu lateral e o arraste para o palco.


Image Added

Clique no botão Fork.


Card
id2
labelPasso 2


  • Para editar as propriedades do Fork passe o mouse sobre este e clique no ícone de propriedades. A tela de propriedades do Fork será exibida.
  • Na tela de propriedades do Fork é possível apenas editar o nome do componente.
  • Ao finalizar, clique em Confirmar.

Image Added

Tela de cadastro do Fork.


Card
id3
labelPasso 3


  • Para criar um Join, clique sobre o Join no menu lateral e o arraste para o palco.
  • Para editar as propriedades do Join passe o mouse sobre este e clique no ícone de propriedades. A tela de propriedades do Join será exibida.
  • Na tela de propriedades do Join é possível apenas editar o nome do componente.
  • Ao finalizar, clique em Confirmar.


Image Added

Clique no botão Join.

Informações
titleNota

Um Fork deve obrigatoriamente possuir fluxos de saída, enquanto o Join deve possuir fluxos de entrada. 


Cadastrando os fluxos das atividades

...

Os fluxos representam os caminhos que levam uma atividade à outra, até o final do processo. Os fluxos criam a ligação entre as atividades e guiam os usuários na sequência correta de execução do processo.

Para cadastrar o fluxo de um processo, na tela de edição do processo na aba Workflow Graphical Designer você deverá clicar com o botão direito do mouse sobre a atividade desejada e na aba Fluxo clicar no botão Adicionar Fluxo, um popup será aberto com as opções que você deverá informar para cadastrar um novo fluxo, são elas:

  • Ativ. Fluxo: inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de avanço da atividade origem para a atividade destino no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade origem.
  • Fluxo Automático: quando assinalado, determina que a atividade será movimentada automaticamente para a atividade destino quando seu prazo de conclusão vencer. Para que isto aconteça, é necessário configurar um agendamento do tipo Fluxo Automático, a partir do recurso Agendador de Tarefas.
  • Permite Retorno: quando assinalado, determina que a atividade destino pode efetuar ação de retorno para a atividade origem.
  • Ativ. Retorno: inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de retorno da atividade destino para a atividade origem no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade destino.


Image Added

Cadastro dos fluxos das atividades.


...

Quando estamos preparando as instruções de uma atividade ou de um processo Workflow, é comum precisarmos buscar informações de outro arquivo ou site.

A gestão de processos possui o conceito de Hiperlink que permite que você inclua “acessos” para documentos da plataforma, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação.

  • Crie um processo workflow ou selecione um existente.
  • No campo Instruções na aba Geral (do processo ou atividade) é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo número do documento na plataforma.


Visualizando o documento através do link criado

...

  • Escolha um processo Workflow que tenha um link cadastrado.
  • Neste processo, você poderá acompanhar as instruções e o link para o documento no canto esquerdo da tela.


Exemplo de criação de um processo

...

Iremos construir um Workflow simples, que será muito útil para o entendimento das facilidades de funcionamento da plataforma. O Workflow tem as seguintes atividades: Início, Aprovação e Fim.

Image Added

Exemplo de um Processo de Workflow.



Deck of Cards
effectDuration0.5
idSample
effectTypefade
Card
id1
labelPasso 1


  • Para adicionar um processo Workflow (conforme exemplo acima, no ícone Processos do menu principal acione a opção Configurar Processos.

Image Added

Caminho para criar um novo processo de Workflow.


Card
id2
labelPasso 2


  • Em seguida será aberta uma tela com os processos que já foram cadastrados. Para adicionar um novo processo basta acionar Adicionar no menu de ações da tela de Configurar Processos.
  • Na tela Adicionar Novo Processo deve-se informar o código e a descrição para o processo
  • Em seguida clique no botão Salvar e Editar. No exemplo, informamos o código 'process' e descrição 'Aprovação'.

Image Added

Configuração de um novo processo de Workflow.


Card
id3
labelPasso 3


  • Em seguida será possível visualizar tela de configuração de processos e a área de modelagem.

    Image Added

    Configuração de um novo processo de Workflow.


Card
id4
labelPasso 4


 Neste momento o próximo passo é configurar as propriedades do processo, para isso acione a opção Propriedades no menu do lado esquerdo.

  • Aba Geral.
  • Aba Versão.
  • Aba Segurança Anexos.
  • Aba Avançado.
  • Aba CAP

Após concluir as alterações clique em Confirmar, para retornar a área de modelagem do processo.

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Configuração de um novo processo de Workflow.


Card
id5
labelPasso 5


  • Para criar uma atividade início, clique sobre Início no menu lateral e o arraste para a área de modelagem.
  • Para editar as propriedades passe o mouse sobre o componente e clique no ícone de propriedades. A tela de propriedades do respectivo componente será exibida.
  • Repita a ação para inclusão de uma atividade comum: clique sobre Atividade no menu lateral e o arraste para a área de modelagem. Esta atividade deve se nomeada 'Aprovação'.
  • E por fim repita o processo para uma atividade Fim.

A modelagem, em um primeiro momento, deve ficar conforme imagem a abaixo:

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Processo Workflow com as atividades criadas.


Card
id6
labelPasso 6


Após o cadastro das atividades é necessário configurar os fluxos entre elas:

  • Para incluir o fluxo entre a atividade Início e Aprovação, passe o mouse sobre a atividade Início, cliquei no ícone fluxo e arraste até a atividade destino Aprovação.


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Ícone fluxo na atividade destino.



  • Esta etapa deve ficar conforme imagem a seguir:

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Fluxo de atividade Início para atividade Aprovação.



  • Repita esse processo para a atividade Aprovação, onde o destino deve ser a atividade Fim.

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Fluxo de atividade Aprovação para atividade Fim.


Card
id7
labelPasso 7


  • Para finalizar clique no botão Liberar Versão na tela de modelagem para liberar o processo Workflow criado.

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Liberar a versão do processo Workflow.



Qualidade

...

A plataforma possui recursos que apoiam a área da Qualidade na gestão das normas, garantindo a certificação ISO9000-2000. Esses recursos permitem e facilitam os controles de aprovação, acesso, validade, versões, revisões e distribuição de normas e procedimentos.


Funções:

  • Cadastro de áreas.
  • Impressão de cópia controlada.
  • Log de cópias controladas emitidas.
  • Geração de lista mestra.

Cópia Controlada

...

Em ambientes empresariais existem documentos que possuem a impressão controlada, pois a via impressa deve sempre possuir a sua distribuição de forma controlada, garantindo também a autenticidade da informação. Isso ocorre com mais freqüência com documentos administrados pela Gestão da Qualidade, como por exemplo, normas, técnicas e metodologias.

O controle da distribuição das atualizações destes documentos normalmente é efetuado por área, onde cada área recebe os documentos atualizados impressos e assina um protocolo de recebimento.

Para facilitar e agilizar todo esse processo, a plataforma dispõe da recurso de Impressão de Cópia Controlada, que permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e ainda permite a emissão automática do protocolo de entrega.

Dessa forma é possível evitar que o conteúdo de documentos controlados sejam alterados ou copiados de forma não autorizada.

A plataforma oferece também total controle e rastreabilidade sobre as cópias impressas, pois para cada cópia controlada impressa é gerado um Log de Cópia Controlada Emitida, sendo possível verificar informações como: número do documento, descrição, emissor, data da impressão, área de destino, responsável pela área e outras informações.

São disponibilizadas para impressão somente documentos que tenham como arquivo principal um arquivo do MS-Word, MS-Excel ou PDF.

A impressão de cópia controlada permite que, no momento da geração da cópia, sejam efetuadas atualizações em campos no documento que está sendo impresso ou ainda no protocolo que está sendo utilizado. Para isso é necessário que os campos a serem atualizados sejam previamente criados nos documentos. A tarefa de criar esses campos possui características diferentes, dependendo do tipo de documento (WORD, EXCEL ou PDF).

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Informações

Veja o exemplo em nosso repositório aqui.


Lista Mestra

...

Na plataforma é possível criar uma lista mestra, ou seja, uma lista contendo todos os seus documentos, podendo listar também os documentos presentes em suas subpastas, se assim for definido.

É possível determinar quais características dos documentos devem ser consideradas na geração da lista mestra, como por exemplo, solicitar que sejam exibidos os documentos que possuem data de expiração com o intuito de saber quais já estão expirados e quais estão prestes a expirar.

Saiba mais sobre esse recurso acessando o help Plataforma ❙ Lista mestra da pasta.

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Social e comunidades

...

O item Social permite acessar as últimas notícias e comentários feitos pelos usuários que fazem parte de sua rede, como seguidores ou integrantes de uma comunidade. Já o item Comunidades possibilita ao colaborador visualizar as comunidades das quais participa.

Publicações

...

A plataforma possibilita a criação publicações na própria timeline ou em comunidades, incluindo tagsdocumentos, fotos, imagens, vídeos, formulários e artigos. Sobre cada publicação, os usuários podem mencionar outros usuários, comentar, apoiar, compartilharacompanhar os temas discutidos. Para saber mais sobre as publicações, consulte a documentação Publicação.


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Comunidades

...

Por meio do recurso de comunidades, é possível acompanhar as comunidades existentes e receber notificações sempre que for adicionada uma nova publicação nas comunidades que estão sendo acompanhadas. É possível criar comunidades com participação e conteúdos restritos a quem for convidado, e também configurar os conteúdos que poderão ser postados na timeline da comunidade.


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Configurações e personalizações

...

A plataforma TOTVS Fluig oferece diversos recursos de personalização e configurações no Painel de controle. Acesse a documentação Plataforma ❙ Painel de controle e confira as parametrizações e recursos disponíveis.


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Padrão visual

...

É possível personalizar seu visual padrão, por meio da escolha de um tema e uma skin. Existem dois temas disponíveis para seleção: o clássico e o snowflake, e duas skins disponíveis: clássico e flat. A seleção de tema pode ser feita no Painel de Controle > Personalização > Temas. Para mais informações, consulte nossa documentação sobre Plataforma ❙ Temas.

Deck of Cards
historyfalse
idSeleção do tema
Card
labelSeleção do tema

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Card
labelTema Clássico

O tema clássico é o layout padrão, ativado no momento da instalação. Na modificação desse tema é possível alterar as imagens e as cores da plataforma:

  • Imagem de logo
  • Imagem de fundo
  • Imagem de topo
  • Imagem do favicon
  • Cor de fundo
  • Cor do menu
  • Cor do topo

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Card
labelTema Snowflake

O tema Snowflake tem um layout mais fluído e inovador, apresenta menu lateral com páginas estruturadas em níveis. Na modificação desse tema é possível alterar:

  • Imagem de logo
  • Imagem do favicon
  • Cor da marca

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Notificações

...

Outra configuração possível é de notificações a serem enviadas pela plataforma. O administrador configura, no recurso de Notificações do Painel de Controle, as notificações que devem ser enviadas para os novos usuários que serão incluídos na plataforma. Após ter acesso à plataforma, cada usuário pode configurar suas próprias notificações, utilizando o recurso de Configuração de notificações.

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Política de uso e Termo de consentimento

...

Você pode escrever uma política de uso bem completa, para apresentar aos usuários suas responsabilidades e as responsabilidades da empresa, as regras de uso do sistema, entre outras informações.

Essa política de uso pode ser configurada como um termo de consentimento: no primeiro login do usuário (seja na plataforma ou no aplicativo Fluig Mobile) ele terá que aceitar esse termo, para conseguir efetivar o acesso. Para mais informações consulte as documentações de Política de uso Termo de consentimento.

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