Pagamento Escritural - APB

Objetivo

Apresentar a opção de agendar e efetuar pagamentos, por meio do envio de arquivo ao banco/portador, contendo os documentos a serem liquidados.

Visão Geral

O processo de pagamento escritural possibilita uma forma de efetuar diversos tipos de pagamentos, sem a necessidade do deslocamento físico à instituições bancárias e financeiras. Desta forma, deve ser enviado a instituição bancária, arquivos contendo informações dos documentos a serem pagos.

Além disto, quando da confirmação dos pagamentos efetuados, a baixa dos documentos pagos é efetuada automaticamente, pela atualização do arquivo retornado pela instituição bancária.

Assim, podemos dizer que o processo de pagamento escritural é ferramenta indispensável no controle e administração de Contas a Pagar.

Pré-requisitos

Para que seja possível utilizar o processo de pagamento escritural, são considerados vários pré-requisitos, que devem ser analisados com atenção. A seguir são listados e explicados cada um deles: 

Módulo de EDI - Eletronic Data Interchange

Para utilizar o pagamento escritural, primeiramente é necessária a utilização do Módulo de EDI - Electronic Data Interchange. Assim, é obrigatório que este Módulo esteja implantado e devidamente parametrizado, visto que é nele que estão determinados os Layout’s a serem utilizados. Além disto, é possível controlar e administrar todo o processo de envio e retorno nas transferências dos arquivos com as entidades Financeiras.

É necessário que estejam implementadas no Módulo EDI várias manutenções para o correto funcionamento do processo de Pagamento Escritural. Alguns destes principais programas são:

Manutenção Parceiro (EDU001AA)

Neste programa devem ser implementados os códigos e dados dos parceiros, com os quais deseja-se transferir arquivos eletrônicos. Desta forma, para utilizar a opção de pagamento escritural, é necessária a implementação deste programa de “Parceiro” para cada entidade bancária, na qual serão enviados arquivos. Assim, cada entidade bancária deve possuir um código de Parceiro EDI para identificá-las.

Exemplo:             001       Banco do Brasil S/A
                                     237       Banco Brasileiro de Descontos S/A

Manutenção Parceiro X Transação (EDU011AA) 

Neste programa devem ser relacionadas para cada Parceiro, as possíveis transações a serem executadas com o mesmo. Nas transações são determinados os layout’s e demais informações relacionadas. Assim, como cada transação possui características diferente, é necessário implementar estas transações e relacioná-las a cada parceiro que as utiliza. 

Exemplo de Transação:       Envio para Pagamento Escritural
                                                 Retorno de Pagamento Escritural

Manutenção Localização Arquivos (EDU009AA)

Neste programa devem estar determinados para cada parceiro e transação, as informações de localização dos arquivos exportados e importados, além de outros parâmetros como formato, prefixo, ou ainda a extensão do Arquivo.

Exemplo:          Os arquivos gerados na execução do programa Envio de Pagamento Escritural para o Banco Modelo S/A, devem sempre possuir as seguintes características:

Destino Diretório           C:/Tmp
Prefixo Arquivo              &par(6)&&dia(2)&&mes(2)&
Extensão Arquivo          rem
Formato Exemplo          0103103.rem

Assim, sempre que gerado um arquivo de envio de pagamento escritural para o Banco Modelo S/A, que possui código de Parceiro = 010, este arquivo é gravado do C:/Tmp e seu nome vai ser composto automaticamente pelo Código do parceiro, Dia, Mês, e com extensão .rem.

Módulo de Contas a Pagar

No Módulo de Contas a Pagar também existem programas e parâmetros a serem determinados para a utilização do Processo de Pagamento Escritural, conforme apresentados a seguir:

Parâmetros Empresa APB (APB000TA)

Neste programa é utilizada a informação inserida no campo FE Desp Bancária. Esta finalidade econômica é utilizada quando da atualização de arquivos de retorno de pagamento escritural, caso nestes existam despesas bancárias. Desta forma, estas despesas bancárias são automaticamente criadas no Módulo de Caixa e Bancos, com a finalidade em questão.

Parâmetros Estabelecimento APB (APB001TA)

Neste programa deve estar assinalado o campo Usa Pagto Escritural para que seja possível utilizar este processo.

Manutenção Portador Banco (UFN013AA)

Neste programa devem obrigatoriamente estar implementados os Portadores para o Módulo APB. Desta forma, para utilizar o processo de pagamento escritural com determinada instituição bancária, esta deve estar implementada como Portador para o Módulo APB.

Manutenção Portador EDI (UFN009AA)

Para cada portador, no qual se deseja utilizar o processo de Pagamento Escritural, é obrigatória a implementação deste programa. Desta forma, é necessário inserir nesta manutenção, para cada Portador APB, seu código de Parceiro EDI e também alguns parâmetros como código de Convênio e Espécie Banco.

Formação Finalidades Econômicas (UTB077AA)

Neste programa deve-se relacionar para cada código de finalidade econômica implementada para a empresa, os códigos de finalidade econômicas utilizados por cada Banco.

Exemplo:   Determinada empresa implementou a finalidade econômica “Corrente” para identificar os valores em moeda “Real”. Como cada banco possui um código para identificar a moeda “Real”, foi necessário determinar os seguintes relacionamentos:

Assim, quando enviados documentos de finalidade corrente para pagamento escritural ao Banco do Brasil, este entende que os valores dos documentos devem ser considerados como REAL.

Forma de Pagamento (APB005AA)

Neste programa devem estar relacionados os códigos de formas de pagamento implementados no Datasul-EMS com os códigos de formas de pagamento de cada Banco. Este relacionamento é necessário porque não existe um padrão entre os bancos para códigos de formas de pagamento.

Exemplo:   A empresa Modelo S/A implementou a Forma de Pagamento 003 – Depósito em conta corrente. Como cada banco possui um código diferente para esta forma de pagamento, foi necessário determinar os seguintes relacionamentos:

Assim, quando enviados documentos com forma de pagamento 003 para pagamento escritural ao Banco Teste S/Al, este entende que é um depósito em conta corrente.

Na Manutenção de Forma de Pagamento, também é determinada a possibilidade de agrupar títulos, quando da geração de borderôs.

Manutenção Ocorrência Bancária Bancos (UFN002AA)

Neste programa devem estar implementadas, para cada Banco, os códigos de ocorrências bancárias utilizadas nas movimentações de documentos a pagar. Estas ocorrências devem ser inseridas tanto para as remessas, como para retornos. É importante total atenção nestas implementações, pois estes códigos de ocorrências bancárias é que determinam a ação a ser efetuada com um documento, quando do seu envio ou retorno de pagamento escritural. Melhores detalhes de Ocorrências Bancárias devem ser visualizados no tópico Regras de Negócio deste Processo.

Manutenção Borderô do AP (APB710AA)

A geração de borderô escritural é pré-requisito para o envio de movimentos para pagamento escritural. Desta forma, somente são enviados para pagamento escritural os documentos e/ou outros compromissos que estejam incluídos em borderôs, sendo que estes borderôs devem obrigatoriamente ser do tipo escritural. Para que o borderô esteja apto a ser enviado para pagamento escritural, o mesmo deve estar na situação “Transmitir ao Banco”. Melhores detalhes podem ser visualizados no tópico Regras de Negócio deste Processo.

Estes são os pré-requisitos para a utilização do processo de pagamento escritural, sendo que devem ser implementados e manutenidos com atenção, pois deles dependem o correto funcionamento do processo.

Considerações no Processo de Pagamento Escritural

No processo de Pagamento Escritural são consideradas várias regras de negócio, sendo que algumas delas são apresentadas a seguir:

Layout’s disponíveis para Pagamento Escritural

Hoje estão disponíveis para utilização do processo de pagamento escritural os layout’s dos seguintes Bancos:

• Banco Itaú S/A;
• Banco do Brasil S/A;
• Bradesco S/A;
• Unibanco S/A.

Nestes bancos podem ser utilizadas diferentes formas de pagamento como Boletos, DOC, Crédito em Conta Corrente, outros.

Como nem todos bancos aceitam estas formas de pagamento, é necessário verificar com cada banco quais podem ser utilizadas para pagamento escritural.

Código de Barras

Quando da implantação de um documento no Módulo de Contas a Pagar, é possível inserir as informações de código de barra do título relacionado. Esta informação é necessária para o pagamento escritural, pois é utilizada para a compensação do pagamento do documento. Caso não se tenha conhecimento destes dados na implantação do documento, é possível informá-lo posteriormente pela alteração de documentos. Esta informação de código de barras deve existir no documento antes de seu envio para pagamento escritural.

Forma de Pagamento com Títulos Agrupados

É possível utilizar, neste processo de pagamento escritural, os borderôs gerados com formas de pagamento agrupando títulos. Estes títulos somente são agrupados quando possuem mesmo Vencimento, Fornecedor e Forma de Pagamento.

Geração de Ocorrências Bancárias

As ocorrências bancárias determinam qual a tarefa a ser executada com cada documento. Desta forma, a cada movimentação efetuada em documento enviado a pagamento escritural, este é automaticamente relacionado a uma ocorrência bancária.

Estas ocorrências bancárias são diferentes, quando utilizadas para envio de documentos para pagamento escritural e também para retorno de pagamento escritural.

Confirmação do Retorno

Quando do envio do arquivo contendo documentos e pagamentos a serem efetuados, a instituição bancária recebe o arquivo, efetua as devidas transações e envia um arquivo de retorno da remessa efetuada. Neste arquivo de retorno são incluídas as rejeições, confirmação de envio, confirmação de pagamentos, confirmação de alteração de vencimentos e outros.

Na confirmação de envio, que determina que o banco recebeu determinado documento para ser pago, é criado um número bancário para este documento. Este número bancário é o identificador do documento entre a empresa e o Banco e sempre que for enviada nova movimentação efetuada em um documento, este número é que identifica o número em questão.

Desta forma, enquanto o documento não possui o número bancário, significa que este ainda não foi confirmado pelo banco, Assim, quando efetuada movimentação em documento já enviado para pagamento escritural, mas que ainda não possui o número bancário, é exibida mensagem de advertência.

Este número bancário pode ser visualizado na consulta do documento ou ainda no próprio borderô em que o documento está relacionado.

Transferências de Arquivos

Os arquivos gerados na execução do programa de Envio de Movimentos para Pagamento Escritural devem ser transferidos para cada banco correspondente. Normalmente estes bancos disponibilizam seus próprios softwares para esta transferência.

Assim como os arquivos de envio devem ser transferidos, os arquivos de retorno, disponibilizados pelos bancos, devem também ser importados e em seguida, atualizados no programa Retorno Movimentos Pagamento Escritural.