Planejamento e controle orçamentário (SIGAPCO)

O ambiente Planejamento e Controle Orçamentário - SIGAPCO da aplicação Microsiga Protheus® reúne ferramentas eficientes e necessárias no processo de desenvolvimento do orçamento financeiro de uma empresa.

O objetivo deste help é atuar como um guia para as funcionalidades do sistema SIGAPCO e pode ser utilizado para quem deseja avaliar o produto SIGAPCO.

Orçamento descentralizado

Muitas organizações estão distribuídas geograficamente em escritórios, plantas de produção, lojas e outras unidades que podem estar em cidades e países diferentes. Hoje as empresas estão interligadas com redes, e-mail, Internet, fax, etc.  porém o processo orçamentário ainda é deficiente quando são consideradas as necessidades de preparação de orçamentos, relatórios gerenciais, etc. Além do aspecto físico existe o aspecto de controle. Quando são utilizados softwares de planilhas por exemplo, o orçamento fica fora de sintonia com o resto da organização exigindo uma demanda maior para a execução do orçamento e às vezes com números que não oferecem confiança.

O sistema SIGAPCO oferece um ambiente colaborativo onde todos os usuários envolvidos no orçamento tem acesso as informações do processo orçamentário. A integração com os outros componentes da aplicação Protheus (Compras, Vendas, Financeiro, Estoques e Custos, etc) promove o controle integrado do processo orçamentário oferecendo dados gerenciais precisos sobre o orçamento e a gestão da organização.

Características

Podemos citar algumas características e benefícios do produto SIGAPCO como:

• Através do SIGAPCO a empresa pode controlar seu orçamento, desde as previsões iniciais, as revisões, até a realização dos valores pelos lançamentos.
• A área responsável pela administração dos orçamentos pode visualizar/consultar, a qualquer momento, de forma integrada, a situação atual do orçamento durante a fase de planejamento, tendo assim, um ambiente colaborativo totalmente integrado.
• Os orçamentos são incluídos e alimentados de forma descentralizada, assim cada responsável faz a digitação da sua parte diretamente no sistema.
• Possui métodos de inclusão de dados facilitados, possibilitando a cópia de valores, a distribuição de valores automática e o reajuste de orçamentos de forma rápida e eficiente.
• Possui um rigoroso controle de usuários no qual os acessos a contas e níveis podem ser definidos.
• O orçamento conta com um eficiente controle de revisões que permite a rastreabilidade total das informações alteradas desde a sua criação.
• A área de simulações orçamentárias permite aos elaboradores, durante a formulação do orçamento, bem como no decorrer do orçamento, prever eventuais problemas e simular qual a melhor decisão a ser tomada.
• Este ambiente permite controlar todos os quadros orçamentários através de visões, contas, classes e operações.
• Disponibiliza o controle orçamentário por quantidades e valor.
• Permite bloquear os processos efetuados em outros ambientes quando o orçamento não possuir saldo suficiente para aquele movimento.
• Está totalmente integrado aos ambientes da solução Protheus 8 Classic.

No ambiente SIGAPCO podemos dividir o processo orçamentário em principais funcionalidades:

• Definição de Contas, Classes e Operações

O detalhamento de um plano de contas orçamentárias (que podem ser compatíveis com contas contábeis ou centros de custo, por exemplo), das classes orçamentárias e de operações, corretos e de acordo com as expectativas da empresa, são cruciais para um controle orçamentário eficiente.

• Definição de Usuários

A definição dos usuários, bem como o seu acesso na estrutura do orçamento, permite um controle de segurança efetivo no processo orçamentário.

• Planejamento Orçamentário

A preparação do orçamento exige um alto grau de conhecimento da empresa sobre os dados gerenciais e das expectativas de resultado para o orçamento em questão.

• Relatórios de Acompanhamento

Os totalizadores necessários, bem como as visões gerenciais, permitem o controle efetivo do resultado orçamentário e podem ser totalmente configurados de acordo com as necessidades da empresa.

Visão Geral do Processo Orçamentário

O ambiente SIGAPCO pode ser utilizado para o orçamento da empresa ou para outras aplicações financeiras, tais como:

• Detalhamento do Orçamento

O orçamento financeiro é a principal aplicação do sistema SIGAPCO e o mais idealizado pela maioria das empresas quando se trata de orçamentos. O orçamento financeiro envolve a preparação de números detalhados pelas contas orçamentárias (normalmente estruturado pelo centro de custo ou pelo plano de contas contábeis) os quais são componentes funcionais da organização. Os valores tem que ser informados ou calculados para cada conta do plano de contas orçamentárias. Uma companhia simples pode ter um plano de contas complexo com centenas ou milhares de contas a serem orçadas. Os valores orçados também devem ser informados ou calculados para um dado período de tempo.

Em algumas empresas apenas um orçamento financeiro pode ser suficiente para sua gestão. Entretanto, empresas que possuem muitas linhas de produtos ou serviços ou mesmo com um grau de complexidade maior querem prever o detalhamento de vendas, custos, contratações, etc., exigindo assim, um orçamento mais complexo com combinações entre valores, quantidades, contratações, etc.

Este grau de detalhamento faz parte do processo de definição de contas, classes e operações, e através dele, a empresa define as contas, classes e operações necessárias para atingir este detalhamento.

• Controle de Versão, Simulações e Acompanhamento

Em qualquer tipo de orçamento implementado temos a necessidade de fazer previsões, alterações, armazenar históricos, simulações e efetuar o acompanhamento do orçamento.

Durante o ciclo de vida do orçamento as simulações são necessárias para produzir novas estimativas e previsões sem que o orçamento seja alterado considerando-se os dados reais do orçamento até o momento (¨year to date¨ e ¨rest-of-year¨).

Estas atualizações podem ser registradas por um controle de versão eficiente do orçamento, onde o usuário terá todo o histórico para consulta e extração de valores.

Estas simulações permitem qualquer tipo de alteração ou previsão, podendo o usuário por exemplo, ter as previsões de vendas reais até a data projetadas até o final do orçamento, e avaliando desta maneira o resultado final.

Os relatórios de acompanhamento do SIGAPCO, com totalizadores customizados ou mesmo sobre visões do orçamento permitem reportar os dados reais, orçados e empenhados.

Requisitos do Ambiente

Para uso do Planejamento e Controle Orçamentário - PCO, é exigido ambiente TOPConnect e banco de dados relacional.