Funcionalidades Conciliador Backoffice - CTBA940 - P12 - Contabilidade Gerencial

01. DIVERGÊNCIA DE CONCILIAÇÃO

01.01. COMO FUNCIONA

Para auxiliar a analise da conciliação, foi desenvolvido o identificador de divergências de conciliação que destaca de forma visual os registros que realizaram match entre eles porém estão com valores divergentes nas tabelas.

Foram adicionadas duas novas legendas de match além das já existentes, 'Automático divergente' e 'Manual divergente'.

• Automático divergente: Um match realizado pelo próprio sistema, com valores divergentes entre os dois registros.
• Manual divergente: Um match realizado pelo próprio usuário, com valores divergentes entre os dois registros.

Desta forma além do totalizador da conciliação que já pode indicar uma possível divergência de valores na conciliação, também será identificado individualmente cada registro que esteja com o valor divergente de seu par. Facilitando a localização para a posterior correção.

No exemplo abaixo, é possível identificar de forma muito mais pratica, quais matchs estão com valores divergentes. No caso o Id Match '0010000000003' e '9990000000001', com as legendas 'Automático divergente' e 'Manual divergente', respectivamente.

Assim como com as outras legendas, é possível filtrar os novos tipos de match

Para funcionar de forma adaptável as regras de negócio utilizadas, é necessário que o usuário identifique a forma de comparação entre as duas tabelas. Isto é feito de forma muito simples no setup da configuração utilizada.

Só é preciso marcar os totais que serão comparados nas duas tabelas, na etapa 'Totais' do Setup de configuração.

Caso uma das tabelas utilizadas seja a tabela de Lançamentos Contábeis (CT2), ao marcar o totalizador que utiliza apenas o campo CT2_VALOR, serão marcados os totais a débito e a crédito.

01.02. DICIONÁRIO DE DADOS

Para implementação desta funcionalidade é necessário a criação de um campo na tabela de Itens da Conciliação (QLD) com as seguintes características:

02. EXPORTAÇÃO DE DADOS NÃO ENCONTRADOS PARA EXCEL

Para realizar a exportação dos dados não encontrados para excel, basta clicar no botão localizado no canto superior direito 'Exportar dados' quando estiver posicionado na aba 'Dados não encontrados'.

Será gerado uma planilha no diretório selecionado, com todos os registros das duas tabelas a serem conciliadas (inclusive os registros ainda não carregados em tela), e todos os campos disponíveis em tela.

Na primeira aba, estarão os dados da tabela de origem (tabela a esquerda), na segunda aba estarão dados da tabela de destino (tabela a direita).

03. CANCELAR MATCHS POR MEIO DO GERENCIADOR DE CONCILIAÇÕES

Foi desenvolvida a melhoria que permite que seja realizado o cancelamento de matchs individualmente por meio da opção gerenciar, anteriormente só era possível excluir toda a conciliação e seus itens.

Ao selecionar uma conciliação e acessar a opção Excluir/Validar, será possível ver que há uma caixa de seleção na primeira coluna da tabela. Ao clicar em algum item, automaticamente o sistema selecionará também o item relacionado na tabela oposta e o botão 'Excluir conciliação' será substituído pelo botão 'Excluir item(s)'.

Ao clicar em Excluir item(s)', serão excluídos apenas os itens selecionados.

Caso seja necessário excluir toda a conciliação e seus itens, basta não selecionar nenhum item e clicar em 'Excluir conciliação'.

04. VISUALIZAR DETALHES DA CONFIGURAÇÃO NA TELA DE CONCILIAÇÃO

Caso seja necessário conferir alguma etapa da configuração no meio de uma conciliação, não é mais necessário sair da conciliação para acessar o setup. Por meio do atalho que fica na parte inferior da tela de conciliação, ao acessar, será aberta uma uma janela com a visualização da configuração, semelhante a visualização do setup. A tela de visualização será aberta na etapa de 'Totais', porém todas as etapas do setup estarão disponíveis para navegação.

Ao fechar a tela de visualização da configuração, o sistema retornara para a conciliação, sem perder os matchs já realizados.

05. BUSCA AVANÇADA

Para encontrar algum item nas tabelas de conciliação, além dos filtros por campo já disponíveis no conciliador, também há a busca avançada. Esta busca ira filtrar os registros da tabela, permitindo informar 1 ou mais campos no filtro, desde que estejam disponíveis em tela.

Ao clicar no botão de 'Busca avançada', localizado na parte superior de cada tabela. Será aberta a busca ao lado direito da tela, com os campos da tabela selecionada.

Ao informar 1 ou mais campos e clicar em 'Aplicar', a tabela será filtrada de acordo com os parâmetros da busca. Não é necessário informar todos os campos.

Só é possível utilizar um tipo de busca por vez, ao aplicar o filtro da 'Busca avançada' os campos de filtro padrão do Conciliador ficarão bloqueados, até que os filtros da busca avançada sejam retirados por meio do botão 'Limpar' que ficara posicionado no mesmo local do campo 'Busca avançada'.

06. REGRA DE MATCH COM OPERADORES: IGUAL, CONTEM E NÃO CONTEM

Para que o sistema permita incluir uma regra de match personalizada, de acordo com a necessidade do cliente, adicionamos os operadores de contem e não contem, além do já existente igual.

Assim é possível configurar uma regra com uma condição de LIKE na busca.

07. TOTALIZADOR CONFORME RAZÃO CONTÁBIL

Caso necessite realizar a conciliação por conta, centro de custo ou outras entidades contábeis em uma conciliação que envolva a tabela de Lançamentos Contábeis (CT2), é possível alterar o comportamento dos totalizadores no momento de aplicar o filtro.

Para isso, é necessário informar uma entidade contábil nos filtros e marcar a pergunta 'Totalizar conforme Razão Contábil' como 'Sim'. Lembrando que a pergunta só será exibida em configurações de conciliação que envolva a tabela de Lançamentos Contábeis.

No exemplo abaixo foi utilizada a conta contábil nos filtros.

Na tela de conciliação, o totalizador irá considerar a conta informada no filtro, e realizar a totalização com foco na conta, ao invés de totalizar todos os lançamentos da tabela.

08. SETUP DO CONCILIADOR: INCLUSÃO DE MAIS DA UMA TABELA PARA CONCILIAÇÃO

É possível realizar a conciliação de mais de uma tabela, por exemplo, conciliar o cabeçalho da nota fiscal de saída (SF2) + os itens da nota fiscal de saída (SD2) x a contabilidade (CT2). O sistema irá tratar as duas tabelas (SF2+SD2) como origem e a CT2 como destino.

Para habilitar essa configuração é necessário ativar a opção 'Mais de uma origem' no Setup do Conciliador, conforme exemplo abaixo:

Será mostrado duas opções de origem (Origem e Origem 2). Informe as duas tabelas que serão relacionados na origem. 

Importante: As duas tabelas informadas nos campos de origem devem se relacionar através do SX9 (relacionamento entre tabelas), caso as duas tabelas não se relacionem o sistema não irá permitir a inclusão de mais de uma origem.

Nos demais steps de configuração do Conciliador, serão mostradas as tabelas juntas quando o campo for 'Origem'.

09. SETUP DO CONCILIADOR: INCLUSÃO DE REGRA FIXA (EM BREVE)

É possível realizar a inclusão de uma condição fixa no Setup do Conciliador. O sistema irá utilizar esta condição para complementar a regra de match.

Para isso, acesse o menu Setup e na etapa de Amarração, siga as orientações conforme exemplo abaixo.