Hablando de documento...
Documentos son todos los archivos publicados por el usuario. Pueden ser archivos de texto, imágenes, planillas, vídeos, etc.
Para crear documentos, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido. El administrador puede crear documentos, independientemente de la seguridad definida.
Aquellos documentos creados por la opción simplificada o por la opción drag and drop heredan la seguridad, la aprobación y las propiedades de la carpeta principal.
El upload de documentos se interrumpirá si el usuario sale de la página de navegación de documentos mientras está subiendo.
No está permitido incluir documentos en la carpeta principal de la navegación de documentos. Y, tampoco se permite incluir documentos mayores al tamaño máximo por archivo definido en la plataforma.
¿Lo sabía?
Se puede crear un documento con el fin de presentar la Política de uso de la empresa. Y, como recurso adicional, un Acuerdo de consentimiento para ser aceptado por todos los usuarios que acceden a la plataforma.
Ver documento
01. Localice y active el nombre del documento que desea visualizar.
02. Visualice el contenido del documento accedido.
Cuando se visualiza el documento se pueden efectuar algunas acciones, tales como, ver sus propiedades, ver su información social, copiar su enlace, entre otras opciones. Puede obtener más información en Visualizar documento..
Cargar archivos
01. En la carpeta que desea crear el documento, active Cargar archivos, situado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
02. Busque y seleccione el documento a incluir.
03. Visualice el progreso de upload y, posteriormente el documento publicado.
Al confirmar la acción, el documento se creará en la navegación, siempre que el usuario posea permiso de grabación en el lugar elegido.
Es posible acompañar el progreso de la publicación en la parte inferior de la ventana. Para visualizar los detalles del proceso, accionar la flecha ubicada en la esquina superior derecha de la ventana de progreso.
Para anular el upload de un documento, basta activar la opción Anular, ubicada al lado del nombre del documento, o Anular todos, ubicada al lado del recuadro que muestra el progreso del upload, si se está creando más de un documento.
Si surgen inconsistencias durante el upload, es posible activar la opción Ver detalles y verificar la descripción de lo ocurrido.
Incluir documento – drag and drop
La opción de creación de documentos arrastrar y soltar (drag and drop) puede ser limitada por el navegador utilizado. Puede obtener información sobre los recursos soportados por cada navegador en Compatibilidad de navegadores para Drag and Drop de archivos.
01. En el lugar deseado para la creación del documento, arrastre el documento deseado desde el lugar en donde se encuentra y suéltelo en el recuadro Suelte sus archivos aquí, el cual aparece en la navegación de documentos al realizar la acción de arrastrar y soltar (drag and drop).
Cuando el documento se suelta en el lugar indicado, se inicia el proceso de upload y publicación, siempre que el usuario posea por lo menos un perfil de grabación.
En la parte inferior de la ventana, se puede seguir el progreso de la publicación. La opción Anular Todos permite abortar la creación del nuevo documento. Para visualizar los detalles del proceso, active la flecha ubicada en la esquina superior derecha de la ventana de progreso.
Si surgen inconsistencias durante el upload, puede activar la opción Ver detalles y verificar la descripción de lo ocurrido.
Incluir documento - avanzado
01. En el lugar en donde desea crear el documento, active Nuevo, localizado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
02. Active Documento avanzado.
Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede incluir un documento en el modo avanzado, o sea, que permite definir las propiedades del documento.
03. Introduzca una descripción que identifique el documento nuevo.
04. En la pestaña Archivos de publicación, seleccionar el documento a ser publicado.
Active Escolher arquivos para seleccionar un documento de la estación de trabajo, o Copiar archivo de ECM para seleccionar un documento que ya esté publicado en la plataforma.
Esta pestaña permite efectuar la transferencia del documento a partir de una estación de trabajo para la plataforma. Esta transferencia se denomina upload y es necesaria porque para publicar un documento, primero debe grabarse en el área destinada a los archivos a ser publicados. Aunque sea un directorio único determinado en los Parámetros generales, la plataforma crea automáticamente en este directorio, un área de upload para cada usuario. Esta definición le permite a cada usuario visualizar solo los documentos existentes en su área de upload.
Buscar y seleccionar el documento a ser publicado. Si hay más de un archivo, seleccione el archivo que será el principal e indique cuáles van a ser sus adjuntos.
Si lo desea, marque Limpiar directorio de upload al publicar. Cuando está marcado, significa que los archivos que están en el directorio de upload se eliminarán al concluir la publicación del documento.
05. Active la pestaña Información general y introduzca la información solicitada.
Puede obtener más información en Documento avanzado.
¿Permite download e impresión?
Cuando está marcada, se determina que el documento permite que los usuarios con permiso hagan download e impresión de su contenido, es decir, la opción Download e impresión en la pestaña Seguridad del documento está marcada para un usuario o un grupo al cual pertenece.
¿Actualiza propiedades de copia controlada?
Cuando está marcada, efectúa la actualización de la información en las propiedades del documento, que se necesita para imprimir la copia controlada del documento.
¿Utiliza visualizador interno?
Cuando está marcada, determina que el documento aparecerá en el visualizador interno de la plataforma. Por estándar este campo aparece marcado y los documentos se muestran en el visualizador interno. Este campo solamente se habilita para alteración cuando se define que no debe ser heredado de la carpeta principal.
Campos personalizados
Active Agregar campo para introducir campos personalizados para el documento, si así lo desea.
06. Active la pestaña Documentos relacionados.
Esta pestaña permite relacionar un documento ya publicado en la plataforma con otro documento que está siendo publicado.
- Para agregar un documento relacionado:
- Active Agregar.
- Localice y seleccione el documento a relacionar con el documento que está siendo publicado.
- Active Confirmar.
- Para eliminar un documento relacionado:
- Active el ícono
referido al documento relacionado.
Cuando exista un documento relacionado, el usuario puede acceder a las propiedades por medio del botón Acciones del documento > Visualizar propiedades. De esta manera, en el área Lista de documentos relacionados, podrá hacer clic en el documento en cuestión y verlo.
07. Active la pestaña Aprobación y defina los criterios para la aprobación del documento.
Esta pestaña solo aparece si la carpeta en donde se está creando el documento no tiene criterios de aprobación. Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de aprobación para carpeta o para documento.
08. Active la pestaña Seguridad y defina los criterios para la seguridad del documento.
Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento.
09. Active Confirmar.
Solicitar permiso adicional en el documento
01. Localice el documento para el cual desea solicitar permisos adicionales.
02. Posicione el mouse sobre el nombre del documento.
03. Active Solicitar permisos adicionales, ubicado en el recuadro que muestra la información general del documento.
Al activar esta opción aparece la ventana en donde se puede solicitar permisos adicionales para el documento. Puede obtener más información en Solicitar permiso adicional en la carpeta o en documento.
Visualizar adjuntos del documento
01. Localice el documento del que desea visualizar los adjuntos.
02. Accione Visualizar adjuntos, localizado a la derecha del nombre del documento y representado por un clip.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden visualizar los adjuntos del documento. Se puede obtener más información en {0>Visualización de adjuntos de documento<0}.
Definir prioridad para documento
01. Localice el documento para el cual desea definir prioridad.
02. Introduzca la prioridad deseada para el documento en la columna Prioridad.
Puede obtener más información sobre la prioridad para documentos en Definir prioridad para carpeta o para documento.
Si la columna Prioridad no aparece en la carpeta en donde está el documento, puede habilitarla siguiendo los pasos de la ruta de acceso alternativa Visualizar prioridad del contenido de la carpeta en Carpeta..
Efectuar acción social para documento
01. Localice el documento para el cual desea efectuar una acción social.
02. Active el ícono correspondiente a la acción social que desea, localizado en el área de acciones sociales, ubicado a la derecha del nombre del documento.
Se puede obtener más información a cerca de las acciones sociales que se pueden efectuar para un documento en la navegación de documentos en Apoyar carpeta o documento,Comentar en carpeta o en documento y Compartir carpeta o documento.
Hacer el seguimiento del documento
No es posible monitorear carpetas y ni formularios, por lo que no se puede realizar esta acción para el contenido existente en la carpeta raíz.
01. Localice el documento que desea monitorear.
02. Active el ícono Notificar, localizado después del área de acciones sociales, a la derecha del nombre del documento.
Definir documento como favorito
01. Localice el documento que desea definir como favorito.
02. Active el ícono Agregar a favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del documento.
Se puede obtener más información sobre el recurso Favoritos en Definir carpeta o documento como favorito.
Renombrar documento
01. Localice el documento que desea renombrar.
Se necesita tener permiso de modificación en el documento para renombrarlo.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Renombrar.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede renombrar el documento. Se puede obtener más información en Renombrar carpeta o documento.
Actualizar archivo físico del documento
01. Busque y seleccione el documento para el cual se actualizará el archivo físico.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Activar Actualizar archivo.
Al activar esta opción, aparece la ventana en la que se puede actualizar el archivo físico del documento. Puede obtener más información en Actualizar archivo físico del documento.
Editar contenido del documento
01. Localice el documento del que desea editar el contenido.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Editar contenido.
04. En el mensaje que aparece, activar Sí para realizar el check-out del documento.
Para editar el documento es necesario realizar el check out, de lo contrario no se permite cambiar su contenido. Puede obtener más información en Efectuar check out del documento. Al confirmar el check out del documento, se puede elegir el aplicativo en donde se editará el documento. Puede obtener más información en Editar contenido de documento.
Si el recurso Edición colaborativa está activo en la plataforma, el mensaje presentado exhibe dos opciones de edición. Para continuar con la edición tradicional, active Webdav. Si desea utilizar el recurso de edición colaborativa, active Google Drive. Se puede obtener más información en la ruta Editar documento en Google Drive.
Efectúe download del documento
01. Localice el documento del que desea efectuar download.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Download.
La opción Download también está disponible en Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje de confirmación con respecto al download. Más información sobre el download y donde se encuentra el documento descargado puede obtenerse en Efectuar download de carpeta o de documento.
Editar propiedades del documento
01. Localice el documento del que desea editar las propiedades.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Propiedades.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden editar las propiedades del documento. Puede obtener más información en Editar propiedades de carpeta o de documento.
Restaurar versión del documento
01. Localice el documento del que desea restaurar una versión antigua.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Propiedades.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede restaurar una versión antigua del documento. Puede obtener más información en Restaurar versión de documento.
Copiar documento
01. Localice y seleccione el documento que desea copiar en otro lugar.
02. Active Copiar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Puede obtener más información sobre cómo finalizar esta acción en Copiar y pegar carpeta o documento.
Recortar documento
01. Localice y seleccione el documento que desea recortar en otro lugar.
02. Active Recortar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Puede encontrar más información sobre cómo finalizar esta acción en Recortar y pegar carpeta o documento.
Replicar documento
01. Localice y seleccione el documento del cual desea crear un documento replicado.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Activar Replicar.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede concluir la creación de un documento replicado del documento. Puede obtener más información en Replicar documento.
Imprimir copia controlada del documento
01. Busque y seleccione el documento que desea imprimir una copia controlada.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active imprimir copia controlada.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede imprimir una copia controlada del documento. Puede obtener más información en Imprimir copia controlada de documento.
Borrar documento
01. Localice y seleccione el documento que desea eliminar.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Eliminar.
Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje informando que se ha eliminado el documento. Sin embargo, él solo se elimina de la estructura de la navegación de documentos, pero permanece en la Papelera de reciclaje. Cuando el Control de cuotas está activo, el espacio ocupado por el documento en la carpeta se liberará solo cuando este se elimine de la papelera de reciclaje. Más información sobre cómo restaurar o eliminar el documento definitivamente de la plataforma puede encontrarse en Papelera de reciclaje.
¡Esté atento!
Esta documentación es válida desde la actualización 1.7.0 - Lake. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.
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