Compras

O módulo de Compras, auxilia na administração da área de suprimentos, mantendo um controle desde o momento da requisição de compra até o ponto onde o material estará disponível para consumo, além de fornecer histórico para próximas compras, possibilitando um maior desenvolvimento administrativo e financeiro.

Permite o cadastramento diário dos eventos pertinentes ao sistema, gera os dados que permite a formação de uma agenda completa e minuciosa, envolvendo compradores, fornecedores e todos os detalhes da negociação.

O módulo de Compras faz parte do sistema de Suprimentos do aplicativo Materiais do EMS Framework.

A compra é a aquisição de bens ou serviços em troca de fundos. Os itens de grande volume são, em geral, supridos por um pedido de compra geral, que estabelece o preço da firma, porém permite ao comprador utilizar datas de entrega ampliadas. Itens de grande valor (por exemplo, geradores de turbinas) podem exigir consultores de engenharia, ao passo que itens de baixo valor (por exemplo, material de escritório) são muitas vezes supridos por pedidos de compras em aberto, com pouca atenção diária do departamento de compras.

Alguns desses materiais e serviços são utilizados na produção de bens e serviços vendidos ao cliente. Outros materiais e serviços são usados para auxiliar a empresa a operar: por exemplo, serviços de alimentação, ou óleo lubrificante para os equipamentos. Eles não fazem parte do produtos ou serviço final, mas ainda assim são essenciais para a produção.

A compra é feita por compradores profissionais que têm conhecimento especializado sobre linhas de produtos selecionados e familiarizados com as especificações de engenharia, contratos, normas de embarque e um grande número de outros fatores.

As principais responsabilidades do departamento de compras são:

• Identificar e criar fontes de suprimentos.

• Escolher fornecedores e negociar contratos.

• Manter relações de trabalho e controlar o desempenho do vendedor.

• Avaliar a economia da oferta e demanda e iniciar estudos de custos de fabricação versus compra.

• Manter o banco de dados do sistema de suprimentos.

O papel de compras deve ser de mediador entre os usuários da empresa e o mercado, usando para isso sua influência e conhecimento.

Compras é atividade de execução do plano detalhado de compras de materiais, conforme definido pelos dados de saída (output) do sistema de planejamento de materiais. Este processo envolve a liberação e acompanhamento de Ordens de Compra através do processo do fornecedor. Deve ser considerada a capacidade disponível de cada fornecedor.

O desempenho do Departamento de Compras pode afetar consideravelmente o lucro final das operações. Compras com freqüência controla 50% ou mais dos custos de um produto. Uma distribuição típica dos custos é a seguinte:

É possível verificar que os materiais comprados são o principal custo de um produto típico, uma redução no custo dos materiais comprados pode resultar um aumento do percentual de lucros.

Características

As principais características do módulo são:

• Suporta múltiplos fornecedores para cada item, sendo possível referenciar os itens no código e na unidade de medida utilizados;

• Controla todo o fluxo (movimento) de compras: ordem de compra, cotação, aprovação de cotação vencedora, emissão de pedidos e recebimento de mercadorias;

• Permite implantação de ordens com locais de recebimento distintos e parcelamentos de entregas;

• Procedimento simplificado de aprovação de cotações, mediante conversão de valores para níveis presentes;

• Toda a compra está ligada a um comprador, permitindo um controle efetivo sobre a atuação do mesmo;

• Suporta pedidos com múltiplas ordens com múltiplas cotações;

• Permite definir percentuais de compras para cada fornecedor, com possibilidade de alterá-los de acordo com a necessidade, bem como permite ativar ou desativar o fornecedor de um item especifico;

• Possui rotinas de recebimento e de devolução de materiais, apropriadas para empresas que ainda não têm, o módulo de Recebimento implantado;

• Permite programação de compras em lotes mínimos e múltiplos;

• Permite consultas recursivas, possibilitando acessar outras informações sem sair da tela de origem;

• Permite trabalhar com pedidos de compras, livres de pesquisa prévia de preços, em caso de compras emergências;

• Armazena históricos de todas as compras realizadas e de cotações obtidas;

• Realiza cotações automáticas com utilização de tabelas de preços e cotações desvinculadas.

• Permite fazer o follow-up das solicitações, ordens e pedidos de compras.