Perguntas relacionados à Segurança do Produto Clock-In

CONTEÚDO

01. Aonde o TOTVS RH Clock-In é hospedado?

O TOTVS RH Clock-In é hospedado na nuvem da Carol, que utiliza a Google como Cloud Provider. Os dados e servidores utilizados ficam localizados nos Estados Unidos.

02. A solução se integra com soluções de ERP on-premise?

Sim. O TOTVS RH Clock-In utiliza a ferramenta TOTVS Connect que é executado on-premisse, com o objetivo de sincronizar os dados do ambiente on-premisse para a nuvem da Carol. O diagrama da comunicação pode ser consultado neste link.

Não é necessário configuração DMZ sendo que o Carol Connect é o agente que é executado na infraestrutura do cliente com o objetivo de enviar os dados para a nuvem da Carol.

03. Dados sincronizados do ERP

Os dados necessários pelo Clock-In são relacionados aos funcionários e as imagens (caso disponível). Neste link você pode conferir a lista completa de tabelas necessárias, considerando a linha de produto que você utiliza.

04. Protocolo de comunicação

A Carol e o TOTVS RH Clock-In utilzam protocolo de comunicação criptografado (HTTPS) com suporte TLS 1.3, 1.2, 1.1 e 1.0.

05. Qual o período de armazenamento dos dados

Os dados são armazenados na Carol conforme legislação vigente por até 5 anos após o desligamento do funcionário.

Em caso de solicitação do titular para que os dados sejam eliminados após o período de guarda das informações, é necessário a abertura de um ticket pelo cliente informando qual o CPF e nome do titular para efetuarmos o processo de exclusão das informações.

06. Criptografia no armazenamento

Os dados são criptografados no nível de hardware, evitando que o hardware de armazenamento seja utilizado/lido por pessoas não autorizadas.

07. Formas de autenticação

O TOTVS RH Clock-In permite o login através de usuário e senha, podendo ser utilizado o login através do código mágico enviado por SMS/E-mail, válido apenas por 5 minutos. Este recurso permite a geração de uma senha provisória com validade curta para um login mais seguro e sem a necessidade de lembrar de senhas. 

O produto TOTVS RH Clock-In não tem suporte ao segundo fator de autenticação (2FA/MFA).

08. Acesso aos aplicativos e aos dados

O TOTVS RH Clock-In permite definir regras para visualização dos dados, permitindo assim que algumas pessoas tenham o acesso restrito a certos dados. Com esse recurso, é possível definir que uma certa estrutura (departamento/seção) visualize apenas os dados pertencentes ao departamento/seção em questão. A restrição de acesso aos dados funciona de duas formas:

• Quando não há configuração de restrição, utiliza o principio permissivo. Dessa forma, todos os usuários podem visualizar todos os dados.
• Uma vez que há um grupo de acesso aos dados definidos, utiliza o principio restritivo. Dessa forma, para que usuários tenham acesso aos dados é necessário colocar o usuário em um grupo de acesso.

O TOTVS RH Clock-In não permite restringir aplicativos - entretanto é possível configurar apenas alguns grupos para acessar a ferramenta Back Office, que permite o monitoramento e configuração da solução.

09. Gestão de usuários

O TOTVS RH Clock-In permite visualizar/consultar os usuários, último acesso, grupos de acesso aos dados, status do usuário. É possível restringir dominios que poderão acessar a plataforma, bem como receber notificações no momento que novos usuários são convidados e criados. Os usuários podem ser desativados caso seja necessário.

10. Log de monitoramento da solução

A ferramenta possui algumas rotinas, e todas elas efetuam a geração de uma atividade para monitorar o início, término e detalhes da execução. A abaixo é listado as atividades mais importantes do produto:

• Treinamento/geração do banco de imagem.
• Geração do número sequencial de registro (NSR).
• Validação de Fraude
• Envio dos recibos de marcação (E-mail/SMS).

11. Aonde são armazenados os dados biométricos (hash das imagens) no Clockin

Os dados que chamamos de encodings (hashes) são armazenados nos servidores da Carol (nuvem da Google) e também nos dispositivos para reconhecimento off-line.

Os encodings são gerados através das imagens, e não são informações estruturadas, desta forma não há dados de tamanho de face, entre outras, são sequencias de números que representam a face de forma numérica. Esses dados não podem ser convertidos em imagens.

12. Backup da Plataforma Carol

Os backups são armazenados em "buckets" da Google com criptografia na camada de armazenamento provida pela Google.

13. Quais são os dados pessoais e sensíveis coletados e armazenados no Clock in?

Todas os dados informações que são integradas ou cadastradas no Clock in são armazenadas num Banco de Dados na Nuvem do Google. As informações pessoais e sensíveis que são integradas com o  Aplicativo Mobile são armazenadas em uma banco de dados no dispositivo. São elas: 

• Integração de dados do Funcionários e Imagens originados ERP: para saber quais dados de um ERP integram com o Clock in e qual sua justificativa acessar documentações abaixo:
  • RM 
  • Protheus
  • Datasul
• Cadastro de Funcionários

• Cadastro de Usuário:

• Dados de Marcações do Funcionário armazenados no Clock in: