DTCRMSC-1208 Extensão para Whatsapp Web integrada com TOTVS CRM

01. DADOS GERAIS

02. SITUAÇÃO/REQUISITO

O objetivo deste épico é a construção de uma extensão para o Google Chrome, para que seja possível fazer interações entre o WhatsApp Web e o TOTVS CRM.

03. SOLUÇÃO

Foi construída uma extensão para o Google Chrome, que permite a realização de interações entre o WhatsApp Web e o TOTVS CRM. A partir dessa extensão, é possível adicionar contatos do WhatsApp ao TOTVS CRM, realizar o vínculo entre esses contatos, leads e clientes, além de criar atividades e oportunidades para as contas vinculadas a cada contato.

Instalação extensão

Para adicionar a extensão ao Google Chrome, é necessário acessar o link https://chrome.google.com/webstore/detail/totvs-crm-whatsapp-extens/gbbmecgeifmnlnkcgppnnolpejbeeldk e clicar no botão "usar no chrome".

Nesse momento, será solicitada a confirmação de adição ou não da extensão ao Chrome. Ao clicar no botão "Adicionar extensão" a extensão será instalada e, uma vez concluída a instalação, será exibida uma mensagem de sucesso na instalação.

Para acessar a extensão, basta selecioná-la da lista de extensões ou clicar sobre o seu ícone, caso ela já tenha sido fixada na seção de extensões do Chrome. Embora seja possível clicar para abrir a extensão a qualquer tempo, ela só sera aberta quando você estiver em uma aba do Chrome com o WhatsApp Web aberto, mesmo que não tenha feito login no WhatsApp. 

No primeiro acesso, será necessário aceitar os termos de uso do produto, assim como o termo de ciência de que os dados que serão salvos no CRM tiveram consentimento do contato para tal. Para mais detalhes, pode utilizado o link para a página de termos de uso do produto, no endereço https://www.totvs.com/politica-de-privacidade/. Uma vez aceitos os termos, deverá ser apresentada a tela para que sejam fornecidas informações de login para o TOTVS CRM.

Acesso à extensão

Uma vez aceitos os termos, será apresentada a tela de login para o TOTVS CRM. Nesse caso, deverão ser informados seu e-mail, senha e a empresa na qual deseja fazer o login. Caso tenha problemas no acesso, poderá utilizar o link "esqueci minha senha". Neste caso, você será direcionado para a página de recuperação de senhas do TOTVS CRM.

Ao acionar o botão "entrar", as informações de login serão validadas, tal qual ocorre quando você acessa o TOTVS CRM. Por segurança, sempre que houver a digitação de informações incorretas para o usuário ou a senha, todos os campos serão destacados em vermelho e o acesso não será autorizado até que as informações corretas sejam inseridas.

Ao completar o processo de login, suas permissões de acesso a contatos, clientes, leads, oportunidades e atividades serão verificadas. Isso irá impedir que usuários sem acesso a uma determinada conta possam vincular contatos a essa conta. Da mesma forma, impedirá que usuários sem permissão de criação de oportunidades ou atividades realizem essas ações.

Adição e edição de contatos

Uma vez realizado o acesso à extensão, você poderá selecionar os contatos do WhatsApp para realizar interações com a extensão, sejam elas de inserção ou de edição de informações desse contato, criação de atividades ou oportunidades, além de edição de informações da conta vinculada.

Adição de um novo contato

Para adicionar um novo contato, você deverá clicar sobre o contato do WhatsApp. Nesse momento, será realizada uma busca pelo número do telefone do contato, a fim de verificar se ele já existe no TOTVS CRM. Caso não exista, as informações disponíveis no WhatsApp serão carregadas para o formulário de cadastro de contatos. No momento em que o campo de telefone for preenchido com o número do contato, seu tipo será definido automaticamente como "WhatsApp".

Caso o contato já exista e você tenha permissão de acesso ao registro, o formulário deverá ser carregado com os dados de cadastro já preenchidos, possibilitando que você faça a edição desses dados caso seja necessário. Caso o contato já exista, mas você não tenha permissão de acesso a ele, você poderá fazer o cadastro desse contato como se fosse um contato novo.

Dentre as informações que podem ser adicionadas ao contato está a conta. Nesse campo você poderá selecionar clientes ou leads aos quais tenha acesso, e então fazer o vínculo da conta com o contato.

Adição de novas contas

Caso a conta que se pretende vincular ao contato não exista, o usuário poderá criá-la por meio do botão "adicionar conta", localizado logo abaixo do campo "Conta". Uma vez adicionada a nova conta, seja ela cliente ou lead, a mesma será vinculada automaticamente ao contato e serão aplicadas as devidas permissões de acesso para o usuário.

Detalhes do cadastro

Deverá ser disponibilizado também um botão "ver detalhes", tanto no card da conta quanto no card de contato, a partir do qual será possível exibir as informações completas do cadastro do contato e/ou da conta vinculada a ele. Da mesma forma, quando os detalhes tiverem sido exibidos, o botão deverá ser alterado para "esconder detalhes", possibilitando que o usuário visualize informações resumidas do cadastro.

Edição das informações de cadastro

Na parte superior do formulário de cadastro, há um menu no qual é possível editar o registro, caso ele já exista, ou ainda visualizar um registro no TOTVS CRM. Ao clicar na opção "editar", você poderá realizar alterações no cadastro do contato e no cadastro da conta, caso tenha permissão.

Ao clicar na opção "visualizar no TOTVS CRM, será aberta uma nova aba do navegador na qual o formulário de cadastro completo do contato será aberto para edição. Ainda na opção de visualização no TOTVS CRM, caso você esteja no card de contatos, será aberto o formulário de edição do contato. Caso você utilize esta opção quando estiver no card de contas (seja a conta um cliente ou lead), será aberta a aba de resumo do cadastro na nova aba do TOTVS CRM.

O card de contas, no qual será possível editar as informações da conta vinculada ao contato, deverá ser exibido apenas se o contato possuir uma conta vinculada a ele e se você tiver a permissão de visualização ou edição do registro da conta.

Criação de atividades e oportunidades

Caso o contato esteja cadastrado no TOTVS CRM e tenha uma conta vinculada a ele, deverão estar disponíveis as opções para criação de atividades e oportunidades. Para criar uma oportunidade ou uma atividade, é necessário, entretanto, que você tenha permissão para isso. Caso você tenha a permissão, o formulário de cadastro será aberto em uma nova aba, dentro do próprio TOTVS CRM. Caso contrário, os botões que representam as abas de atividades e oportunidades deverão ser exibidos, porém, os botões "Criar Atividade" e "Criar Oportunidade" deverão estar desabilizados. Além disso, deverá ser exibida a informação de que você não poderá criar uma oportunidade ou atividade devido à ausência de permissões para isso.

Ao serem abertos, os formulários de atividades e oportunidades devem trazer carregadas as informações de acordo com a conta selecionada, preenchendo os seguintes campos:

Atividades:

• Responsável;
• Tipo de conta;
• Nome da conta;
• Origem.

Oportunidades:

• Responsável;
• Tipo de conta;
• Nome da conta;
• Contatos;
• Origem.

Interação com campos e regras personalizadas

Na primeira versão a extensão não fornecerá suporte a campos e regras personalizadas via AppBuilder (BTB). Por essa razão, ao abrir o formulário para criação/edição de contatos ou contas, será exibida uma mensagem de alerta com o seguinte texto: "Verifique se há campos personalizados e obrigatórios no formulário. Este requisito impedirá que esta ação seja realizada através da extensão". Se você realizar o preenchimento das informações na extensão, mesmo tendo campos ou restrições personalizadas criadas no módulo de personalizações do TOTVS CRM, será exibida uma mensagem no momento em que você tentar salvar o cadastro, informando sobre a impossibilidade de concluir a solicitação, uma vez que as personalizações ainda não são suportadas pela extensão. Nesse momento, deverá ser oferecida a opção para que você vá até o TOTVS CRM e realize as devidas alterações no formulário completo.

Grupos do WhatsApp

Se, em vez de um contato, um grupo for selecionado, a extensão exibirá uma mensagem informando que é necessário selecionar um único contato e não grupo.

04. DEMAIS INFORMAÇÕES

• Neste momento, a extensão está disponível apenas no Brasil e apenas em Português;
• A extensão ainda não oferece suporta a campos personalizados via menu de personalizações do TOTVS CRM.

05. ASSUNTOS RELACIONADOS

Não há.