O objetivo das planilhas orçamentárias é unificar os planos de orçamentos de um determinado periodo a ser planejado de uma empresa ou de um determinado grupo de empresas.
Uma planilha orçamentária pode conter, por exemplo, o orçamento inteiro de uma empresa em uma única planilha. Ou poderia ter o plano de orçamento dividido em várias planilhas orçamentárias, sendo elas: de vendas, de produção, do caixa, etc.
Uma planilha orçamentária se compõe de contas orçamentárias (veja plano de contas orçamentário) e valores previstos para um determinado período, que pode ser configurado na inclusão da planilha. Através desta rotina é feita a manutenção das planilhas orçamentárias.
Visando a elaboração e manutenção do orçamento, este processo conta com agilidade e simplicidade, tornando fácil a visualização das informações do orçamento. A planilha orçamentária define as contas orçamentárias que farão parte dela e também a periodicidade e os valores a serem digitados, além da classe/operação e das entidades contábeis. O criador da planilha recebe automaticamente o status de administrador.
Para facilitar o preenchimento dos itens da planilha orçamentária, estão disponíveis os recursos de digitação de fórmulas, rateios de valores nos períodos da planilha e recálculo das fórmulas. O recurso de pesquisa também está disponível para consultar o posicionamento do item na planilha.
Quando um usuário inclui uma nova planilha, o sistema faz o seu relacionamento no primeiro nível, tornando-o o administrador da planilha com todos os direitos de acesso. |
A janela de manutenção do orçamento é subdividida em três partes para melhor visualizar as informações:
- Parte Superior Esquerda:
Apresenta as contas em estrutura de níveis, como determinado na criação da planilha orçamentária. A própria planilha é sempre a conta de nível 1 (um), e conterá em outros niveis todas as outras contas definidas no plano de contas orçamentário.
Conta Superior A - nível 1
Conta B1 - nível 2
Conta C - nível 3
Conta D - nível 4
Conta B2- nível 2
O sinal de 
"Mais", (conta B2), indica que esta conta possui outras contas inferiores relacionadas a ela e que serão visualizadas abaixo da sua estrutura. Com um duplo clique do mouse sobre o sinal de mais, o sistema expande a estrutura, exibindo as demais contas.
O sinal de 
"Menos", (conta B1), indica que a visualização das suas contas inferiores está totalmente expandida, e quadro em branco, (conta D), significa que a conta não tem sub-niveis.
- Parte Superior Direita:
Apresenta as informações dos principais itens, de acordo com a conta posicionada na parte esquerda da tela.
- Parte Inferior da Tela - Pastas:
- Pasta Item
Esta pasta apresenta os principais campos orçamentários, tais como: Classe Valor, Conta Orçamentária, Centro de Custo; permitindo sua edição (digitação/alteração/exclusão).
- Pastas Totalizadoras
O sistema disponibiliza totalizadores que possibilitam consultar os saldos da conta posicionada sob diferentes prismas:
- Total por Classe
Esta consulta apresenta os valores totais da planilha orçamentária detalhados pela classe orçamentária nos períodos do orçamento. Posicionada a conta desejada, na parte superior esquerda da tela, os valores referentes a ela são atualizados pelo método "Bottom-Up" fornecendo assim, uma visão totalizadora deste orçamento.
Bottom-Up: O sistema de totalização bottom-up consiste na totalização dos itens considerando um nível e seus superiores. Assim, uma totalização bottom-up exibe o somatório do item posicionado e de todos os superiores a este.
Níveis Totalizados | Resultados da Soma - Sistema Bottom-Up |
nível 001 - total 100 | 100 |
nível 002 - total 50 | 150 (soma ní vel 002 e 001) |
nível 003 - total 150 | 300 (soma nível 003, 002 e 001) |
nível 004 - total 250 | 550 (soma nível 004, 003, 002 e 001) |
- Acumulado por Classe
Esta consulta apresenta os valores totais da planilha orçamentária detalhados por classe orçamentária, acumulando-os período a período do orçamento.
- Totais por Categoria
Esta consulta apresenta os valores totais da planilha orçamentária, detalhados por categorias nos períodos definidos na criação da planilha. As categorias em questão foram criadas agrupando-se a elas classes orçamentárias definidas no cadastro, contudo, estas categorias podem ser modificadas na implantação do ambiente.
A tabela a seguir apresenta um exemplo de consulta do tipo totais por categoria:
Categoria | Classes que compõe a categoria |
Despesas Gerais | 000001|000002|000003 |
Contratações | 100001|100002 |
Vendas | 200001|200002 |
Outros | Qualquer classe que não pertença aos códigos acima definidos. |
- Acumulado por Categoria
Nesta consulta são apresentados os valores totais da planilha orçamentária detalhados por categorias e acumulando-os período a período do orçamento.
Considerando as categorias do exemplo anterior e os seguintes valores digitados:
Períodos | Valores digitados por período |
Janeiro | 100 |
Fevereiro | 200 |
Março | 500 |
A tabela a seguir apresenta a consulta do tipo acumulado por categoria:
Períodos | Valores digitados por período |
Janeiro | 100 |
Fevereiro | 300 (100 mês anterior + 200 deste mês) |
Março | 800 (300 mês anterior + 500 deste mês) |
- Resultado por Categoria
Este totalizador apresenta as mesmas características da consulta anterior, "Acumulados por Categoria", porém, esta consulta apresenta os totais separados por despesa e receita, que são agrupados de acordo com as classes definidas nas categorias e mostra os resultados acumulados período a período do orçamento.
- Resultado Acumulado
Esta consulta apresenta os resultados acumulados da planilha orçamentária detalhados pelas categorias no período do orçamento. Posicionada a conta desejada, na parte superior esquerda da tela, os valores referentes à ela são atualizados pelo método "Bottom-Up" fornecendo assim, uma visão totalizadora deste orçamento.
Modos de visualização da planilha orçamentária
Cada usuário poderá optar pelo método de visualização da planilha orçamentária que é definido pelo parâmetro (acesso pela tecla F12) - Tipos de Exibição.
- Completa - O sistema exibe a planilha orçamentária, permitindo ao usuário navegar pelas contas orçamentárias para as quais ele tem acesso. Na parte inferior da tela estão os detalhes da conta selecionada e seu orçamento para um determinado periodo.
- Filtro/C.O. - O sistema exibe a tela de "Contas Orçamentárias (C.O.)" onde o usuário poderá se posicionar na C.O. desejada. Ao clicar em "Selecionar" o sistema abrirá a planilha orçamentária. A seleção da conta respeita a hierarquia da mesma, sendo possível após a seleção, exibir todas as contas analíticas da conta sintética selecionada.
- Filtro/Usuário - O sistema exibe a tela de "Usuários x Contas Orçamentárias" onde poderá selecionar-se o usuário desejado. Ao clicar em "Selecionar" o sistema abrirá a planilha orçamentária.
- Espec. Campos - O sistema exibe a tela de parâmetros para configuração da interface.
Somente o administrador visualizará na tela de parâmetros as opções a seguir, quando o "Tipo de Exibição" selecionado for a "4 - Espec.Campos".
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Procedimentos
Para incluir um orçamento:
1. Acesse no menu principal a opção orçamento, clique em "Incluir".
O sistema apresenta a janela de dados do orçamento.
2. Preencha os campos de acordo com a orientação do help de campo.
Observe o preenchimento do campo Ctrl. Usuário, que determina se haverá a restrição de usuários que efetuam alteração na Planilha Orçamentária.
Após configurar o usuário, os usuários sem permissão não poderão alterar a planilha orçamentária. |
3. Confira os dados e confirme.
O sistema apresenta a janela para inclusão do orçamento.
4. Preencha os dados de acordo com a orientação do help de campo.
5. Confira os dados e confirme.
Veja também
Para conhecer os recursos disponíveis, consulte o tópico Ações Relacionadas.
O sistema disponibiliza para consulta de orçamentos os seguintes relatórios.
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