Hablando de documento...
Documentos son todos los archivos publicados por el usuario. Pueden ser archivos de texto, imágenes, planillas, vídeos, etc.
Para crear documentos, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido. El administrador puede crear documentos, independientemente de la seguridad definida.
Aquellos documentos creados por la opción simplificada o por la opción drag and drop heredan la seguridad, la aprobación y las propiedades de la carpeta principal.
El upload de documentos se interrumpirá si el usuario sale de la página de navegación de documentos mientras está subiendo.
No está permitido incluir documentos en la carpeta principal de la navegación de documentos. Y, tampoco se permite incluir documentos mayores al tamaño máximo por archivo definido en la plataforma.
¿Lo sabía?
Se puede crear un documento con el fin de presentar la Política de uso de la empresa. Y, como recurso adicional, un Acuerdo de consentimiento para ser aceptado por todos los usuarios que acceden a la plataforma.
Ver documento
01. Localice y active el nombre del documento que desea visualizar.
02. Visualice el contenido del documento accedido.
Cargar archivos
01. En la carpeta que desea crear el documento, active Cargar archivos, situado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
02. Busque y seleccione el documento a incluir.
03. Visualice el progreso de upload y, posteriormente el documento publicado.
Al confirmar la acción, el documento se creará en la navegación, siempre que el usuario posea permiso de grabación en el lugar elegido.
Es posible acompañar el progreso de la publicación en la parte inferior de la ventana. Para visualizar los detalles del proceso, accionar la flecha ubicada en la esquina superior derecha de la ventana de progreso.
Para anular el upload de un documento, basta activar la opción Anular, ubicada al lado del nombre del documento, o Anular todos, ubicada al lado del recuadro que muestra el progreso del upload, si se está creando más de un documento.
Si surgen inconsistencias durante el upload, es posible activar la opción Ver detalles y verificar la descripción de lo ocurrido.
Incluir documento – drag and drop
La opción de creación de documentos arrastrar y soltar (drag and drop) puede ser limitada por el navegador utilizado. Puede obtener información sobre los recursos soportados por cada navegador en Compatibilidad de navegadores para Drag and Drop de archivos.
01. En el lugar deseado para la creación del documento, arrastre el documento deseado desde el lugar en donde se encuentra y suéltelo en el recuadro Suelte sus archivos aquí, el cual aparece en la navegación de documentos al realizar la acción de arrastrar y soltar (drag and drop).
Cuando el documento se suelta en el lugar indicado, se inicia el proceso de upload y publicación, siempre que el usuario posea por lo menos un perfil de grabación.
En la parte inferior de la ventana, se puede seguir el progreso de la publicación. La opción Anular Todos permite abortar la creación del nuevo documento. Para visualizar los detalles del proceso, active la flecha ubicada en la esquina superior derecha de la ventana de progreso.
Si surgen inconsistencias durante el upload, puede activar la opción Ver detalles y verificar la descripción de lo ocurrido.
Incluir documento - avanzado
01. En el lugar en donde desea crear el documento, active Nuevo, localizado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
02. Active Documento avanzado.
03. Introduzca una descripción que identifique el documento nuevo.
04. En la pestaña Archivos de publicación, seleccionar el documento a ser publicado.
Active Escolher arquivos para seleccionar un documento de la estación de trabajo, o Copiar archivo de ECM para seleccionar un documento que ya esté publicado en la plataforma.
Esta pestaña permite efectuar la transferencia del documento a partir de una estación de trabajo para la plataforma. Esta transferencia se denomina upload y es necesaria porque para publicar un documento, primero debe grabarse en el área destinada a los archivos a ser publicados. Aunque sea un directorio único determinado en los Parámetros generales, la plataforma crea automáticamente en este directorio, un área de upload para cada usuario. Esta definición le permite a cada usuario visualizar solo los documentos existentes en su área de upload.
Buscar y seleccionar el documento a ser publicado. Si hay más de un archivo, seleccione el archivo que será el principal e indique cuáles van a ser sus adjuntos.
Si lo desea, marque Limpiar directorio de upload al publicar. Cuando está marcado, significa que los archivos que están en el directorio de upload se eliminarán al concluir la publicación del documento.
05. Active la pestaña Información general y introduzca la información solicitada.
Puede obtener más información en Documento avanzado.
¿Permite download e impresión?
Cuando está marcada, se determina que el documento permite que los usuarios con permiso hagan download e impresión de su contenido, es decir, la opción Download e impresión en la pestaña Seguridad del documento está marcada para un usuario o un grupo al cual pertenece.
¿Actualiza propiedades de copia controlada?
Cuando está marcada, efectúa la actualización de la información en las propiedades del documento, que se necesita para imprimir la copia controlada del documento.
¿Utiliza visualizador interno?
Cuando está marcada, determina que el documento aparecerá en el visualizador interno de la plataforma. Por estándar este campo aparece marcado y los documentos se muestran en el visualizador interno. Este campo solamente se habilita para alteración cuando se define que no debe ser heredado de la carpeta principal.
Campos personalizados
Active Agregar campo para introducir campos personalizados para el documento, si así lo desea.
06. Active la pestaña Documentos relacionados.
Esta pestaña permite relacionar un documento ya publicado en la plataforma con otro documento que está siendo publicado.
- Para agregar un documento relacionado:
- Active Agregar.
- Localice y seleccione el documento a relacionar con el documento que está siendo publicado.
- Active Confirmar.
- Para eliminar un documento relacionado:
- Active el ícono referido al documento relacionado.
Cuando exista un documento relacionado, el usuario puede acceder a las propiedades por medio del botón Acciones del documento > Visualizar propiedades. De esta manera, en el área Lista de documentos relacionados, podrá hacer clic en el documento en cuestión y verlo.
07. Active la pestaña Aprobación y defina los criterios para la aprobación del documento.
08. Active la pestaña Seguridad y defina los criterios para la seguridad del documento.
09. Active Confirmar.
Solicitar permiso adicional en el documento
01. Localice el documento para el cual desea solicitar permisos adicionales.
02. Posicione el mouse sobre el nombre del documento.
03. Active Solicitar permisos adicionales, ubicado en el recuadro que muestra la información general del documento.
Visualizar adjuntos del documento
01. Localice el documento del que desea visualizar los adjuntos.
02. Accione Visualizar adjuntos, localizado a la derecha del nombre del documento y representado por un clip.
Definir prioridad para documento
01. Localice el documento para el cual desea definir prioridad.
02. En la columna Prioridad haga clic sobre el espacio correspondiente a la prioridad.
03. Introduzca una prioridad numérica para la carpeta o para el documento y presione la tecla Enter en el teclado.
La priorización de carpetas o de documentos se utiliza exclusivamente para ordenarlos por prioridad en la navegación de documentos. Se puede definir prioridad para todos los tipos de documentos que permiten ser publicados.
Para visualizar el contenido de una carpeta, ordenado por su prioridad, solo haga clic sobre la columna Prioridad.
Efectuar acción social para documento
01. Localice el documento para el cual desea efectuar una acción social.
02. Active el ícono correspondiente a la acción social que desea, localizado en el área de acciones sociales, ubicado a la derecha del nombre del documento.
Hacer el seguimiento del documento
No es posible monitorear carpetas y ni formularios, por lo que no se puede realizar esta acción para el contenido existente en la carpeta raíz.
01. Localice el documento que desea monitorear.
02. Active el ícono Notificar, localizado después del área de acciones sociales, a la derecha del nombre del documento.
Definir documento como favorito
01. Localice el documento que desea definir como favorito.
02. Active el ícono Agregar a favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del documento.
Renombrar documento
01. Localice el documento que desea renombrar.
02. Active
Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento, y active Renombrar.03. Introduzca un nuevo nombre o descripción y active Renombrar.
Recuerde que un documento puede ser de varios tipos, tales como, un archivo de extensión soportada en la plataforma, un artículo, un documento externo, entre otros. Cuando se trata de un archivo, está permitido modificar solo el nombre del archivo, pero no su extensión.
Actualizar archivo físico del documento
01. Busque y seleccione el documento para el cual se actualizará el archivo físico.
02. Active
Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.03. Activar Actualizar archivo.
Editar contenido del documento
01. Localice el documento del que desea editar el contenido.
02. Active
Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.03. Active Editar contenido.
04. En el mensaje que aparece, activar Sí para realizar el check-out del documento.
Para editar el documento es necesario realizar el check-out, de lo contrario no se permite cambiar su contenido. Puede obtener más información en Efectuar check-out del documento. Al confirmar el check-out del documento, se puede elegir el aplicativo en donde se editará el documento. Puede obtener más información en Editar contenido de documento.
Si el recurso Edición colaborativa está activo en la plataforma, el mensaje presentado exhibe dos opciones de edición. Para continuar con la edición tradicional, active Webdav. Si desea utilizar el recurso de edición colaborativa, active Google Drive.
Efectúe download del documento
01. Localice el documento del que desea efectuar download.
02. Active
Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.03. Active Download.
La opción Download también está disponible en Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje de confirmación con respecto al download. Más información sobre el download y donde se encuentra el documento descargado puede obtenerse en Hacer download de carpeta o de documento.
Editar propiedades del documento
01. Localice el documento del que desea editar las propiedades.
02. Active
Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.03. Active Propiedades.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden editar las propiedades del documento.
Puede obtener más información en Documento.. Durante la edición de un documento se muestra en un nuevo campo en esta ficha:
Control de Versiones
De versiones forma aplicada al documento. Las opciones disponibles son:
- Nueva revisión: al ser seleccionada, las modificaciones efectuadas generarán una revisión de la versión actual del documento. Normalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una pequeña modificación. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva revisión.
- Nueva versión: al ser seleccionada, las modificaciones efectuadas determinarán una nueva versión del documento. Normalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una modificación importante de contenido. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión.
- Mantener versión: al ser seleccionada, se mantendrá la versión actual del documento. Se utiliza cuando el documento actual ya no es válido y es necesario cambiar todo el contenido por uno nuevo y actualizado. En caso de que el documento necesite de aprobación, el contenido anterior continuará mostrándose hasta que la nueva versión/revisión sea aprobada. Al seleccionar la opción «Mantener revisión», el contenido del documento podrá ser modificado y se mantendrá la fecha de creación de la versión original, sin crearse una nueva versión del documento.
04. Editar las propiedades deseadas.
05. Active Confirmar.
Restaurar versión del documento
01. Localice el documento del que desea restaurar una versión antigua.
02. Active
Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.03. Active Propiedades.
Copiar documento
01. Localice y seleccione el documento que desea copiar en otro lugar.
02. Active Copiar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Recortar documento
01. Localice y seleccione el documento que desea recortar en otro lugar.
02. Active Recortar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Reflejar documento
01. Localice y seleccione el documento del cual desea crear un documento replicado.
02. Active Reflejar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Seleccione la carpeta destino.
04. Activar Reflejar.
Imprimir copia controlada del documento
01. Busque y seleccione el documento que desea imprimir una copia controlada.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active imprimir copia controlada.
Eliminar documento
01. Localice y seleccione el documento que desea eliminar.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Eliminar.
¡Esté atento!
Esta documentación es válida desde la actualización 1.7.0 - Lake. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.