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Hablando de Convertir Solicitud...

La finalidad de este recurso es convertir solicitudes abiertas en versiones de proceso más antiguas a versiones más nuevas. Esto se hace por medio de un mapeo de las actividades del proceso de la versión más antigua para actividades de la versión más reciente. Así, la solicitud del proceso antiguo recibe todas las funciones y actividades de la versión más nueva con una simple conversión.

En una aplicación correcta de la mejora continua en procesos de negocio, una solicitud workflow debería iniciar y terminar en la misma versión de un proceso.

El principal motivo por el cual se permite el versionado de procesos es justamente ofrecer la oportunidad de mejora en los procesos, buscando optimizar el tiempo gastado en sus tareas o permitir una mejor distribución de los recursos de una organización, tanto financieros como humanos. Otro motivo por el cual la plataforma ofrece la conversión de solicitudes workflow es como último recurso para las situaciones donde:

• El usuario responsable por una tarea no consigue moverla hacia otra actividad.
• El usuario gestor del proceso no consigue mover la solicitud workflow.
• Desde el punto de vista de negocios, la anulación de la solicitud e inicio de otra no es posible.

Cabe destacar que, al ejecutar la conversión de solicitudes, algunas reglas de la plataforma deben considerarse, como:

• Serán ejecutados los eventos de procesos que afectan tanto la actividad origen como la actividad destino.
• El usuario que recibe la tarea deberá ser un usuario, incluso en el mecanismo de atribución definido para la tarea destino.
• El privilegio de usuario administrador no excede las limitaciones impuestas por el mecanismo destino.
• No es posible convertir solicitudes de procesos cuyo flujo esté pendiente en una actividad de subproceso al momento de la conversión.
• La versión del formulario de la solicitud será mantenida después de la conversión.

No se recomienda crear versiones de procesos específicas para ajustes y correcciones técnicas que permitan la solicitud de workflow, debiendo estas evitarse al máximo. Acceder a FAQ BPM 097 y ver la lista con algunas acciones que el desarrollador de procesos podrá realizar a fin de permitir el desarrollo de procesos que requieran de estos mantenimientos constantes, sin que para esto sea necesario hacer versiones del proceso con tanta frecuencia.

Convertir Solicitud

01. En el menú principal, activar Procesos.

02. Activar Convertir solicitudes.

03. Seleccionar el proceso del que se desea convertir sus solicitudes iniciadas en una versión antigua a una versión nueva.

04. En la siguiente ventana, se muestran los Datos del proceso, lo que permite visualizar cuántas versiones y cuántas solicitudes abiertas hay. Seleccione la versión del proceso del que se desea convertir las solicitudes

05. En la última ventana, se pueden comprobar las Actividades del proceso y visualizar cuántas actividades hay y cuántas tareas están abiertas en cada actividad. Seleccione la actividad del proceso que desea convertir.

06. Activar Avanzar, ubicado en la esquina superior derecha de la ventana.

07. Seleccionar la versión de destino, es decir, la versión a la que se van a convertir las solicitudes que están en la versión de origen.

08. Para cada actividad de la versión origen, seleccionar una actividad de la versión destino.

09. Activar Avanzar, ubicado en la esquina superior derecha de la ventana.

10. En la lista de solicitudes que aparece, seleccionar cuáles de ellas se deben convertir.

11. Activar Avanzar, ubicado en la esquina superior derecha de la ventana.

12. Activar Convertir.