Gera Cotações (MATA131 - SIGACOM)

A cotação é um método do processo de compra que tem como objetivo encontrar fornecedores para produtos e serviços identificados e formalizados através de solicitações de compra.

Os fornecedores enviam propostas de fornecimento para os produtos e serviços solicitados informando preços, prazos, eventuais reajustes, condições de pagamentos, taxas de financiamento, entre outros. A empresa, por intermédio do comprador, negocia com estes fornecedores para obter a melhor condição de compra, ou seja, aquela que é capaz de atender as expectativas do solicitante e da empresa.

O processo de compra é concluído através da análise da cotação, assim, o comprador confere todas as propostas recebidas e opta por uma que apresenta as melhores condições para atendimento das solicitações transformando-a em um contrato formal de compra por meio de um pedido ou contrato.

Principais vantagens que contemplam a utilização da rotina Gera Cotações:

•  Mais agilidade na execução das etapas de cotação.
• Melhor controle das informações para a tomada de decisão no encerramento do processo
• Otimização de tempo e custos.
  
  Macrofluxo do Processo

Esta rotina permite gerar cotações com base na Solicitação de Compras considerando as informações relacionadas nas rotinas de Produto X Fornecedor e Grupos X Fornecedores. Isto porque, ao acionar a rotina Gera Cotações é exibida uma janela de Parâmetros e, dentre os campos apresentados, está o Utiliza amarração?. Se nele for selecionada a opção Produto, são geradas as cotações para todos os fornecedores que estão relacionados ao cadastro de Produto X Fornecedor. Ao escolher a opção Grupo, são geradas as cotações para todos os fornecedores relacionados ao cadastro de Grupos X Fornecedores

 As cotações podem ser geradas por mais de um usuário simultaneamente. Dessa forma, ao marcar uma solicitação de compras, ela fica indisponível para os demais usuários e são geradas apenas as cotações marcadas. Para utilizar este recurso, ative o parâmetro MV_MULTCOT com conteúdo igual a T.

Durante a geração da cotação, se o parâmetro MV_ ENVCOT estiver habilitado, o sistema consultará cada Fornecedor relacionado com a cotação para localizar seu e-mail e enviar uma mensagem que evidencia a necessidade de um cliente para os itens apresentados.

Exemplo de envio de e-mail:

Cabeçalho:

·    Dados do Fornecedor: Fornecedor AAA.

·    Dados do Cliente: Cliente BBB.

·    Mensagem solicitando cotação: Solicitamos a cotação de preços para os produtos descritos, conforme padrões abaixo estabelecidos.

Itens

·    Item: 001

·    Produto: 028.

·    Descrição: Mouse.

·    Quantidade: 2.

·    Dt Necessidade: 20/03/2015.

Procedimentos

1.         Ao acessar a opção Gera Cotações, é exibida a janela Parâmetros para que as informações sejam configuradas de acordo com os critérios desejados:

·    Filtra por Data?: define se a geração das cotações devem ser filtradas por data de emissão da solicitação de compra. Apresenta as opções Sim e Não.

·    Dt emissão Inicial?: informe a data de emissão inicial para seleção das cotações de compra. Esta informação é válida somente se o campo Filtra por Data? estiver preenchido com a opção Sim.

·    Dt emissão Final?: informe a data de emissão final para seleção das cotações de compra. Esta informação é válida somente se o campo  Filtra por Data? estiver preenchido com a opção Sim.

·    Núm. dias p/ validade?: informe o número de dias que a cotação pode receber propostas dos fornecedores. Exemplo 10.

·    Filtra SC já gerada?: indica se as solicitações de compra em processo de cotação ou cotadas devem ser apresentadas ou no browse.

·    Utiliza amarração?: selecione a opção que deve ser considerada para obter fornecedores. Apresenta as opções Produto, Grupo e Ambos.

·    Imprime Cotação?: permite definir se após a conclusão da geração das cotações deve ser impresso o relatório com as informações deste evento. Apresenta as opções Sim e Não.

·    Tipo de Cotação?: informe o mecanismo de cotação que deve ser utilizado. Apresenta as opções: 

·    Solicitação De?: informe a solicitação inicial.

·    Solicitação Até?: informe a solicitação final.

·    Amarração Produto X Fornecedor?: a amarração é considerada mediante a escolha da opção Código Produto ou Código Referência de Grade.

·    Centro de Custo De?: informe o código do centro de custo inicial que será utilizado como filtro na seleção das solicitações de compra.

·    Centro de Custo Até?: informe o código do centro de custo final que será utilizado como filtro na seleção das solicitações de compra.

·    Replica Fornecedores?: indica se deve replicar os fornecedores selecionados no primeiro item para os demais produtos desconsiderando as amarrações de grupos e produtos. Apresenta as opções Sim e Não.

·    Ao finalizar a cotação gerar?: selecione a opção desejada que pode resultar em um Pedido de Compra ou Contrato.

Confira as informações preenchidas e confirme.

É exibida uma tela de Gerenciador de Filtros. Nela é possível definir critérios e ordem para a visualização das informações na janela da rotina de Solicitações. Exemplo:

Exemplo 1:

Exemplo 2:

4. Após a criação dos filtros, clique em Salvar e, na tela seguinte, clique em Aplicar filtros selecionados.

5. Se não houver a necessidade de criar um Gerenciador de Filtros, clique em Cancelar.

6. Selecione a(s) solicitação(ões) de compras desejada(s) e clique em Gera Cotação.

7. Se o parâmetro MV_SELFOR estiver configurado com a opção Não, o sistema apenas gera a cotação das solicitações de compras. Se ele estiver com a opção Sim, é exibida a tela de Parâmetros para que sejam configurados os seguintes campos:

• • Nro Máximo de Forn.?: número máximo de fornecedores para o processo. Exemplo 10.
  • Qtos Últimos Fornc.?: quantidade dos últimos fornecimentos a serem considerados pela rotina. Exemplo 5.

8. Confirme a configuração dos parâmetros. É exibida uma tela dividida em:

Grupo de Produtos

Agrupa os produtos de acordo com seus grupos cadastrados.

• Exemplo:

Produtos

Exibe os produtos de forma agrupada considerando o Grupos de Produtos do qual ele pertence.

• Exemplo - Grupo Material de Escritório:

• Exemplo - Material de informática:

Fornecedores/Participantes

Traz os fornecedores de acordo com os critérios definidos para geração da cotação. Permite também, incluir de forma manual, os fornecedores (que já estão cadastrados no sistema) e os participantes (não cadastrados no sistema apenas informando seus dados como nome, e-mail e telefone).

Na tela chamada Selecionar Fornecedores para Cotação está disponível o item Outras Ações com as opções:

Replicar p/ Grupo: permite que os fornecedores/participantes informados em um determinado produto sejam inseridos em um outro produto. As opções disponíveis para réplica são:

Exemplo 1

Antes da réplica:

Após a réplica, selecionada a opção Todos. Os fornecedores são inseridos no PROD2.

Exemplo 2

Antes da réplica:

Após a réplica, selecionada a opção Participantes posicionado no FORN3. O fornecedor é inserido no PROD2.

•   Histórico do fornecedor: permite fazer uma análise da posição dos fornecedores trazendo informações como Saldo Histórico, maior compra, títulos pagos, faturamento etc.
•   Histórico do produto: exibe o histórico de compras do produto trazendo informações sobre impostos, garantia estendida, último pedidos, consumo médio etc.

9. Clique em Confirmar para realizar o procedimento de gerar a cotação.

Na tela principal da rotina Gera Cotações, também estão disponíveis as opções:

•   Compra Centralizada: permite a transferência de solicitações de compra de diversas filiais para que o processo de compra seja feito na filial centralizadora, assim, a partir da confirmação deste procedimento, o processo de compra é direcionado para filial centralizadora que resulta em um Pedido de Compra ou um Contrato para ser entregue na filial origem (solicitante).

• Outras Ações.

Veja também

• Análise de cotações
• Atualiza Cotações
• Grupos X Fornecedores
• Pedido de Compra
• Produto X Fornecedor.
• Solicitação de Compras
• Tabela de Preços

As informações sobre as cotações também estão disponíveis nos seguintes relatórios:

• Análise de cotações
• Cotações
• Cotações em Aberto