• Entornos puestos a disposición
• Sistema configurado y personalizaciones entregadas (si las hay)
• Procedimiento de Capacitación – MIT037

• Analista/Consultor de Implantación
• Usuarios clave (Cliente)
• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente

Esta capacitación debe conducir a los usuarios clave al uso eficaz del sistema de acuerdo con el Diseño de la solución aprobado.
Cabe recordar el compromiso alineado en la preparación/Reunión de Apertura del proyecto, que los usuarios clave son responsables de replicar el conocimiento y también de eventual soporte.

• Analistas/consultores y usuarios clave se reúnen de acuerdo con la planificación de la Capacitación realizada en el Refinamiento

• Analistas o consultores imparten las capacitaciones de acuerdo con el Diseño de la Solución aprobado y sus respectivas configuraciones.

• Usuarios clave:

  • Deben absorber el conocimiento y realizar la profundización del sistema en la práctica para garantizar la eficiencia en el uso

  • Formalizan la recepción de conocimiento y uso del sistema con los Consultores que impartieron la capacitación

• El gerente o coordinador del proyecto organiza las formalizaciones y valida esta etapa con el Comité del Proyecto

• El Comité del Proyecto aprueba la realización de la Capacitación a través del documento de comprobación de la etapa.

Se envía el procedimiento de capacitación - MIT037 al usuario clave para su aprobación mediante la firma
de la formación realizada.

• Procedimiento de Conversión de Datos - MIT053
• Diagrama de proceso - MIT041

• Analista/Consultor de Implantación
• Usuarios clave (Cliente)
• TI (Cliente), si lo hay
• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente

En este momento, se realizan las cargas identificadas y planificadas, siguiendo el método estipulado, por los

respectivos responsables de la misma.
Es igualmente importante que se tengan criterios de validación para garantizar que la carga se ha realizado
con éxito, de modo que las pruebas y validaciones siguientes puedan generar los resultados esperados.

• NOTA: En los casos de carga manual, es decir, datos introducidos manualmente por los usuarios clave,
  se debe combinar muy bien el esfuerzo y los plazos para que el cronograma esté bien alineado.

• Los analista(s)/consultor(es) de implementación ejecutan las cargas de datos con rutinas/herramientas
  definidas, según lo planificado y alineado durante la fase de Refinamiento.
• Usuarios clave:
  • Ejecutan la carga de datos manualmente según lo planificado y alineado durante la fase de
    Refinamiento.
  • Validan los datos migrados por un método u otro utilizando las herramientas combinadas.
• Usuarios y analista(s)/Consultor(es) informan el avance, riesgos/issues encontrados, eventuales
  retrasos y desviaciones ocurridas.
• Gerente o coordinador de proyecto sigue la evolución y trabaja en la comunicación y alineación con el
  Comité del Proyecto/Cliente.

Datos planificados disponibles y validados en el sistema y el Procedimiento de Conversión de Datos -
MIT053 actualizado.

• Guia de Pruebas - MIT045

• Analista/Consultor de Implantación
• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente

El objetivo principal de esta tarea es garantizar el funcionamiento del sistema para que los usuarios clave
puedan validar eficazmente la solución. Por lo tanto, la meta de estas pruebas debe centrarse más en la
ejecución de rutinas y tener menos atención en los resultados esperados, como el cálculo correcto de los
impuestos.

• NOTA: Esta división de prioridad ocurre porque gran parte de los resultados esperados están
  directamente relacionados con los registros y el propio negocio. Por esta razón, generalmente se
  planifican ciclos con diferentes aspectos.

• Analista(s)/consultor(es) de implementación, generalmente en conjunto con el equipo de TI, realizan
  las pruebas elaboradas en el Itinerario de Pruebas centradas en el funcionamiento del sistema, con el
  fin de garantizar su disponibilidad a los usuarios clave en la validación efectiva.
• Analista(s)/consultor(es) informan el avance, riesgos/issues encontrados, eventuales retrasos y
  desviaciones ocurridas.
• Gerente o coordinador de proyecto sigue la evolución y trabaja en la comunicación y alineación con el
  Comité del Proyecto/Cliente.

Sistema probado en toda su funcionalidad, sin tener en cuenta los resultados de negocio (que dependen de aspectos de registros y reglas de negocio) e Guia de Pruebas - MIT045 actualizado.

• Guia de Pruebas - MIT045

• Analista/Consultor de Implantación
• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
• Soporte TOTVS (Opcional)

El objetivo principal de esta tarea es garantizar, además del funcionamiento del sistema, que se validen los
resultados esperados, así como los procesos y sus diferentes escenarios. En algunos casos, se incluye
después de las pruebas integradas, la prueba de carga del sistema.

• Analista(s)/consultor(es) se organizan de acuerdo con lo planificado para realizar la validación
  general de la solución.
  • NOTA 1: en esta etapa, con el sistema en pleno funcionamiento, se deben validar los procesos, sus
    diferentes escenarios y determinar los resultados esperados.
• Analista(s)/Consultor(es) informan el avance, riesgos/issues encontrados, eventuales retrasos y
  desviaciones ocurridas.
• Gerente o coordinador de proyecto sigue la evolución y trabaja en la comunicación y alineación con el
  Comité del Proyecto/Cliente.
  • NOTA 2: el gerente o coordinador del proyecto puede identificar la necesidad de realizar una prueba
    de carga en el sistema, que debe realizarse en esta etapa, utilizando un documento Término de
    Validación - MIT010 con el resultado de las pruebas.

• Solución probada en todas sus funcionalidades, procesos y escenarios, considerando incluso los
  resultados del negocio (que dependen de aspectos de registros y reglas de negocio) e Guia de Pruebas -
  MIT045, actualizado.
• Si procede, el Término de Validación - MIT010 con el resultado de las pruebas de carga.

• Guia de Pruebas - MIT045

• Analista/Consultor de Implantación
• Usuarios clave (Cliente)
• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente

El objetivo principal de esta tarea es garantizar, además del funcionamiento del sistema, que los resultados esperados se validen, así como los procesos y sus diferentes escenarios.

• Analista(s)/consultor(es) y usuarios clave se organizan de acuerdo con lo planificado para realizar la
  validación general de la solución.
• NOTA: en esta etapa, con el sistema en pleno funcionamiento, se deben validar los procesos, sus
  diferentes escenarios y determinar los resultados esperados.
• Analista(s)/Consultor(es) informan el avance, riesgos/issues encontrados, eventuales retrasos y
  desviaciones ocurridas.
• Gerente o coordinador de proyecto sigue la evolución y trabaja en la comunicación y alineación con el
  Comité del Proyecto/Cliente.

Solución probada en todas sus funcionalidades, procesos y escenarios, considerando incluso los resultados de negocio (que dependen de aspectos de registros y reglas de negocio), Guia de prueba - MIT045 y Término de Validación - MIT010 (Término de Homologación) firmado.

• Guia de Pruebas - MIT045

• Analista/Especialista
• Usuarios clave (responsables de la ejecución)
• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente

Es fundamental restringir el lanzamiento oficial del sistema a los usuarios clave, para que puedan realizar
actividades reales en el sistema ya en el entorno de producción, garantizando el funcionamiento esencial del negocio, considerando todos los procesos críticos.

• Usuarios clave definen las operaciones críticas como criterios de GO LIVE, justo después de la
  ejecución del Cutover
• Gerente o coordinador del proyecto:
  • Hace el seguimiento de las definiciones y evalúa si están de acuerdo con los criterios de
    calidad establecidos
  • Al final, registra la decisión en el Guia de Pruebas - MIT045.

• Cronograma del Proyecto - MIT032
• Diagrama de Proceso - MIT041
• Configuración de Plan de Configuración - MIT043
• Guia de Pruebas - MIT045
• Validación de Formación - MIT037
• Itinerario de Conversión de Datos - MIT053

• Analista/Especialista
• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
• Usuarios clave (Cliente)
• Cloud TOTVS (cuando hay servicio host)

La definición/revisión del plan de transición debe realizarse inmediatamente después de obtener los
resultados de las Pruebas Integradas y Validación de la Solución, donde se dispone de más detalles sobre las
necesidades de suspensión del sistema, sobre los cambios de proceso en el negocio, sobre el impacto en otras
áreas, etc.
Es importante que cualquier nuevo problema que surja se trate en este momento, evitando así posponer un
problema que pueda traer impactos negativos a todo el proyecto.

• Analista/especialista y usuarios clave (Cliente) reevalúan los detalles de los impactos en la transición
  del sistema a la producción después de los resultados, considerando aspectos técnicos y funcionales:
• Técnicos
  o Acciones de entorno (infraestructura)
  o Acciones de configuración
  o Acciones de transporte de datos
  o Acciones ecualización de personalizaciones
  o Acciones de actualización de la aplicación (software), que pueden transcurrir a lo largo del
  proyecto
  o Preparación de actividades Cloud (cuando hay servicios de host).
• Funcionales:
  o Alineación con áreas que pueden sufrir impacto con el período de suspensión (ejecución de
  cutover)
  o Alineación con los Clientes sobre la misma pregunta
  o Alineación con proveedores y asociados en la misma pregunta
  o Capacitación y preparación de los cambios operativos (procesos TO BE)
  o Plan de contingencia de negocio
• Comité de Proyecto aprueba la revisión del Plan de giro y Retroceso - MIT054

Plan de Transición y Rollback - MIT054 revisado con las partes interesadas correctamente alineadas.

• Plan de giro y Retroceso - MIT054

• Analista/Especialista
• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
• Usuarios clave (Cliente)
• Soporte TOTVS (Opcional)

La aprobación del Comité (decisión de GO) debe ir seguida de una divulgación oficial de la liberación de la ejecución de la Transición a todos los interesados para que:

• Todas las áreas involucradas, Clientes, Proveedores y Asociados puedan programar adecuadamente y/o combinar planes de contingencia
• El proyecto gane fuerza política y estratégica en la Organización
• El proyecto tenga un compromiso final, porque en este momento es fundamental que todos pongan la adecuada prioridad de su tiempo a favor de la calidad de la transición.

• Comité de Proyecto aprueba la revisión del Plan de giro y Retroceso - MIT054 y lo divulga oficialmente junto con la estrategia de gestión del cambio.

Plan de giro y Retroceso - MIT054 aprobado y divulgado oficialmente entre todas las partes interesadas
del Proyecto

• Sprints y Releases realizados
• Validación de Formación - MIT037 aprobada
• Ejecución de las cargas de datos
• Término de Validación - MIT010 (Homologación) firmado
• Plan de giro y Retroceso - MIT054 aprobado

• Gerente o coordinador del proyecto
• Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
• Cliente

Revisión del gate y conclusión de las entregas de fase

• Gerente o coordinador del proyecto revisan los entregables de la fase.

• Revisión del Gate y entregables de la fase completados

• Environments available
• Configured system and customizations delivered (if any)
• Training Script – TIM037

• Deployment Analyst/Consultant
• Key Users (Customer)
• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee

This training should lead key users to the effective use of the system in accordance with the approved Solution Design.
It is important to remember the commitment aligned in the preparation/Project Kickoff Meeting, that the key users are responsible for replicating the knowledge and also for any support.

• Analysts / Consultants and Key Users meet according to the training plan carried out in Refinement
• Analysts or Consultants provide training in accordance with the approved Solution Design and respective configurations.
• Key Users:

o They must absorb the knowledge and deepen the system in practice to ensure efficient use

o Formalize the receipt of knowledge and use of the system with the Consultants who provided the training

• Project Manager or Coordinator organizes the formalizations and carries out the validation of this stage with the Project Committee
• The Project Committee approves the training by signing the Training Script - TIM037.

Training script - MIT037 sent to the key user for approval via signature of the Training carried out.

• Data Conversion Roadmap– TIM053
  ▪ Interface Script – TIM055
  ▪ Process Diagram – TIM041

• Deployment Analyst/Consultant
• Key Users (Customer)
• IT (Customer), if any
• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee

At this time, the identified and planned loads are conducted, following the stipulated method, by the respective persons in charge of such task.
It is equally important to have validation criteria to ensure that the load has been successful, to ensure that the following tests and validations can generate the expected results.

NOTE: In cases of manual loading, i.e. data entered manually by key users, the effort and deadlines
must be carefully agreed to ensure a well-aligned schedule.

• Deployment Analyst(s)/Consultant(s) perform the data loads with defined routines/tools, as planned
  and aligned during the Refinement stage.
• Key users:
• Perform data loads manually as planned and aligned during the Refinement stage.
• Validate the migrated data, by one method or another, using the agreed tools.
• Users and Analyst(s)/Consultant(s) report progress, risks/issues found, possible delays and deviations
  that occurred.
• Project Manager or Coordinator monitors progress and works on communication and alignment with
  the Project Committee/Customer.

Planned data available and validated in the system, Data Conversion Roadmap - MIT053 and Interface
Script - MIT055, updated.

• Test Script - TIM045

• Deployment analyst/consultant
• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee

The main purpose of this task is to guarantee the functioning of the system so that key users can effectively validate the solution. Therefore, the target of these tests should be more focused on executing the routines and less focused on the expected results, such as the correct calculation of taxes, for example.
o NOTE: This priority division occurs because a large part of the expected results is directly related to
the registrations and the business itself. That is why it is customary to plan cycles with different aspects.

• Implementation Analyst(s)/Consultant(s), usually in conjunction with the IT team, perform the tests
  developed in the Test Procedure with a focus on the functioning of the system, in order to guarantee
  its availability to key users in the effective validation.
• Analyst(s)/Consultant(s) report progress, risks/issues found, possible delays and deviations that occurred.
• Project Manager or Coordinator monitors progress and works on communication and alignment with
  the Project Committee/Customer.

System tested in all its features, without considering business results (which depend on aspects of registration and business rules) and Test Script - TIM045 updated.

• Test Script - TIM045

• Deployment analyst/consultant
• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee
• TOTVS Support (Optional)

The main purpose of this task is to ensure, in addition to the functioning of the system, that the expected results are validated, as well as the processes and their different scenarios. In some cases, the system load test is included after the integrated tests.

• Analyst(s)/Consultant(s) are organized according to the plan to perform the overall validation of the solution.
  o NOTE 1: at this stage, with the system fully operational, the processes and their different scenarios must be validated and the expected results verified.
• Analyst(s)/Consultant(s) report progress, risks/issues found, possible delays and deviations that occurred.
• Project Manager or Coordinator monitors progress and works on communication and alignment with the Project Committee/Customer.
  o NOTE 2: the Project Manager or Coordinator can identify the need to conduct a load test on the system, which must be performed at this stage, using a Validation Statement document – TIM010 with the results of the tests.

• Solution tested in all its features, processes and scenarios, also considering business results (which depend on aspects of registration and business rules) and Test Script - TIM045 updated.
• If applicable, the Validation Term - TIM010 with the result of the load tests.

• Test Script - TIM045

• Deployment analyst/consultant
• Key Users (Customer)
• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee

The main purpose of this task is to ensure, in addition to the functioning of the system, that the expected results are validated, as well as the processes and their different scenarios.

• Analyst(s)/Consultant(s) and Key Users are organized according to the plan to perform the overall validation of the solution.
  o NOTE: at this stage, with the system fully operational, the processes and their different scenarios must be validated and the expected results verified.
• Analyst(s)/Consultant(s) report progress, risks/issues found, possible delays and deviations that occurred.
• Project Manager or Coordinator monitors progress and works on communication and alignment with the Project Committee/Customer.

Solution tested in all its features, processes and scenarios, also considering business results (which depend on aspects of registration and business rules), Test Script - TIM045 and Validation Term - TIM010 Ratification Statement) signed.

• Test Script - TIM045

• Analyst/Expert
• Key Users (person responsible for the execution)
• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee

It is essential to restrict the official release of the system to key users, so that they can perform real activities
in the system already in the Production environment, guaranteeing the essential functioning of the business, considering all critical processes.

• Key Users define critical operations as a GO LIVE criterion, right after the Cutover is executed
• Project Manager or Coordinator:
  o Monitor definitions and assess whether they meet the established quality criteria
  o At the end, record the decision in the Test Script - TIM045.

• Schedule – TIM032
• Process Diagram – TIM041
• Configuration Plan (System Parameterization) – TIM043
• Test Script - TIM045
• Training Script - TIM037
• Data Conversion Roadmap – TIM053

• Analyst/Expert
• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee
• Key Users (Customer)
• TOTVS Cloud (when there are host services)

The Definition/Review of the turnover plan must be conducted immediately after obtaining the results of the Integrated Tests and Solution Validation, where there are more details about the needs for suspension of the system, changes in the business process, the impact on other areas etc.

It is important that any new issue that arises be addressed at this time, thus avoiding postponing a problem that may cause negative impacts to the entire project.

• Analyst/Expert and Key Users (Customer) reassess the details of the impacts on the system transition
  to Production after results, considering technical and functional aspects:
• Technical:
  o Environment actions (infrastructure)
  o Configuration actions
  o Data transport actions
  o Customization equalization actions
  o Update application actions (software), which can take place throughout the project
  o Preparation of Cloud activities (when there are host services).
• Functional:
  o Alignment with areas that may be impacted by the suspension period (cutover execution)
  o Alignment with Customers on the same issue
  o Alignment with Suppliers and Partners on the same issue
  o Training and preparation of operational changes (TO BE processes)
  o Business Contingency Plan
• Project Committee approves the review of the Turnover and Rollback plan – TIM054

Turn and Rollback Plan - TIM054 reviewed with properly aligned stakeholders.

• Turn and Rollback Plan - TIM054

• Analyst/Expert
• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee
• Key Users (Customer)
• TOTVS Support (Optional)

The Committee's approval (GO decision) must be followed by an official release of the Transition execution to all stakeholders so that:

• All areas involved, Customer, Suppliers and Partners can properly plan and/or agree on contingency plans
• The project gains political and strategic strength in the Organization
• The project must have final engagement, because at this moment it is essential that everyone appropriately prioritize their time in favor of the quality of the transition.

• Project Committee approves the revision of the Turn and Rollback Plan - TIM054 and officially discloses it together with the change management strategy.

Turn and Rollback Plan - TIM054 officially approved and disclosed to all Project stakeholders

• Sprints and Releases performed
• Training Script - TIM037, approved
• Execution of Data Loads
• Validation Term - TIM010 (Ratification) signed
• Turn and Rollback Plan - TIM054 approved

• Project Manager or Coordinator
• Customer’s Project Coordinator or Committee
• Customer

Gate review and completion of stage deliveries

• Project Manager or Coordinator reviews the deliverables for the stage.

• Gate review and stage deliverables completed