Recomendações - Expectativas e Realidade para o Go-Live

01. DADOS GERAIS/OBJETIVO

Direcionar o leitor com boas práticas, ações e decisões tomadas durante o Go-Live do Hotel Piloto.
Apresentar ações para cada reação que aconteceram durante o Go-Live.

02. Plano de Ação/Orientações para o dia do Go-Live.

Os pontos, a seguir, foram todos alinhados em reunião com o cliente, e apresentados com plano corretivo para cada direcionamento ou risco.

A agenda com o cliente foi realizada antes da chegada do time do projeto, ao hotel.

Foram alinhados 4 planos macro para o dia da virada, foram eles:

Plano

Breve comentário

O Go-Live aconteceria após as 14h.

Motivo: O time do projeto aguardaria todos os check-outs previstos.

Visão: Mitigar crises no ambiente do cliente.

Após este horário, no cadastro do estabelecimento no THEX POS, foi alterada o time de integração, para a empresa que seria migrada para o BT VHF.
- Seguir o Item 5 do TDN Cronologia para Instalação, Configuração e Validação - BT VHF.
Ao iniciar o processo, todas as mesas tiveram o extrato impresso, a operação solicitou assinatura e encerramento do que foi possível. Mais detalhes, serão apresentados a seguir.
Com essa operação, deixamos apenas o essencial em aberto.

Exemplo de crises possíveis: não lançar em conta, não emitir cupom do PDV, não integrar lançamentos, paralisar o check-out.

Foi alinhado um tempo otimista e pessimista para o processo.

Motivo: Permitir que o Gerente de TI, do hotel piloto, alinhasse o tempo em que a operação dos PDVs, trabalhariam sem encerrar as mesas.

Visão: Evitar desgastes e/ou cobrança quanto ao término do processo.

Visão otimista - Janela de 14 as 18h para Go-Live.
Visão pessimista - Janela de 14 as 22h para Go-Live.

Exemplo de operações que ficariam limitadas: A jornada impactada diretamente durante o Go-Live, foi o encerramento das mesas para integração de hóspedes e pagamento de passantes.

Durante a janela de Go-Live, todos os lançamentos foram realizados normalmente no THEX POS.

Motivo: O projeto garantiu que o hotel continuasse operando os PDVs.

Visão: Propor ao hotel parar de vender, dentro de uma janela tão grande Go-Live, seria uma possível restrição dentro do plano.

Para garantir que o hotel continuasse vendendo, e atendendo ao público, a operação efetuou lançamentos normalmente no THEX POS.
Orientou-se ao final dos consumos, tanto hóspede quanto passante, solicitarem a assinatura dos extratos das mesas, para controle, e mantê-las abertas com os lançamentos.
- Para passantes, a orientação foi emitir o extrato, solicitar assinatura e anotar no extrato a forma de pagamento.
- Todos os extratos foram separados por conta, ( Hóspede, Eventos e Passante ), para ao final do Go-Live, servirem como base de conferência no encerramento.

Sobre encerrar uma mesa durante o processo: Todos foram orientados, que, na tentativa de encerrar uma mesa, o THEX POS emitiria uma mensagem de erro. E, algo poderia acontecer: Travar o THEX POS, o lançamento não seria integrado nas respectivas contas e/ou perdido. Consequência: Diferença de caixa, perda de receita, dentre outros.

Lates check-outs

Caso acontecesse, algum check-out na recepção, após o horário planejado de início do Go-Live.

A orientação alinhada foi:
- A recepção realizaria um lançamento no valor total do consumo, na conta da reserva, para cobrar do hospede.
- Lançaria a forma de pagamento com o saldo a pagar, corretamente.
- Não realizaria o check-out até a migração finalizar. E;
- Quando a migração finalizasse, o consumo original seria integrado.
- O lançamento manual seria estornado para retirar a duplicidade da conta.
- O encerramento da conta estaria liberado.

03. 12 tarefas que foram realizadas, por hotel, no Go-Live.

Reforçar a comunicação, com o time dos PDVs, que a operação seria interrompida temporariamente após as 14h, e que as vendas serial realizadas com limitações na operação.
1. Realizar essa tarefa com pelo menos 2h de antecedência.
Virar a chave do POS para o BT VHF.
1. Seguir o Item 5 do TDN Cronologia para Instalação, Configuração e Validação - BT VHF.
Imprimir os extratos das mesas que estiverem ocupadas com quartos ou sem quarto.
Desvincular as UHs associadas nas mesas abertas.
1. Motivo: Forçar novo vínculo, após a migração, nos padrões da integração BT VHF.
Carga das Reservas/Contas em geral ( Hóspede, Avulsa, Eventos ). - E
1. Realizar essa carga manualmente pelo Plug-in no VHF.
2. Motivo: Forçar o processo/jornada de integração dos dados.
Validar os CARDs de UHs no POS, com relatório de hospede na casa ou tela de consulta geral da reserva com status check-in.
1. Conferência obrigatória entre THEX POS e VHF.
2. Esse processo garante a consistência dos dados integrados.
3. Motivo: Bater os dados e quantidade de contas.
Vincular novamente as UHs que estavam associadas nas mesas, antes da execução da tarefa 3.
1. Motivo: Garantir que o hóspede aparece e seja vinculado. Validar informações vinculadas.
Vincular, novamente, a(s) conta(s) avulsa(s) de passante, do VHF, nas formas de pagamento do THEX POS.
Realizar um lançamento em uma mesa vazia, para testar a integração dos consumo no VHF.
1. Utilizar um CARD de UH.
2. Utilizar uma conta avulsa.
3. Utilizar uma conta de evento.
Evidenciar as integrações.
1. Evidenciar o funcionamento do Worker/robot.
2. Evidenciar as operações via LOG do Worker.
3. Evidenciar pela tela do plug-in do VHF.
  1. Para este teste,o Worker e Robot precisam ser pausados.
Garantir que o Hotal Monitor esteja em funcionando e monitorando o Worker.
Formalizar com o responsável do hotel, todo comportamento realizado até aqui.

04. Expectativa e Realidade em cada tarefa

Tarefa

Expectativa

Realidade

1 - Reforçar a comunicação, com o time dos PDVs, que a operação seria interrompida temporariamente após as 14h, e que as vendas serial realizadas com limitações na operação.

A TOTVS em conjunto com o responsável pelo projeto do lado do hotel, reunir os operadores e comunicar a paralização da operação conforme plano.
Realizar essa tarefa com pelo menos 2h de antecedência.

O projeto reforçou a comunicação com a operação como previsto.
O retorno da operação foi que não poderia ser iniciado as 14h, porque havia um numero grande de passantes de um evento no PDV Restaurante.
Projeto acatou e mitigou o risco, mudando o horário para as 15h.
No piloto, a janela de virada foi das 15h às 21h.

2 - Virar a chave do POS para o BT VHF.

Realizar essa tarefa as 14h.

Não acontece, de acordo com o retorno da tarefa 1.

3 - Imprimir os extratos das mesas que estiverem ocupadas com quartos ou sem quarto.

Imprimir os extratos das mesas que ficaram abertas para controle pós migração.

Essa atividade surpreendeu o projeto e não houve resistência em "forçar" o encerramento parcial das mesas em que os hóspedes/passantes continuassem consumindo.
Com essa ação, o projeto conseguiu integrar pelo VHF API, todas as mesas abertas, e ficaram poucas mesas para depois da migração.

Orientações:

# Perto do horário agendado para o Go-Live, reforçar com os departamentos que utilizam o THEX POS, a janela em que não acontecerão as integrações.

##

# Orientar o cliente na impressão do extrato de todas as mesas.

## Mesas que estiverem vinculadas a um quarto e puderem ser encerradas para o debito ser realizado, facilitará no processo pós virada.

## Mesas que forem de passante e puderem receber um pagamento parcial, facilitará no processo pós virada. ## Os extratos servirão de apoio para as mesas que ficarem em aberto, para serem fechadas após a virada.

## Os extratos de mesas vinculadas a quartos, podem ser assinados pelo hóspede, para encerramento após a virada.

## Orientar o cliente: ### O THEX POS pode ser utilizado para gerar mesa, pedidos, realizar lançamentos em mesa, imprimir extrato.

### Após mudança da chave de VHF API para BT VHF, o estabelecimento não visualizará os CARDs das UHs, não conseguirá realizar fechamento de mesa/conta, tanto passante, quanto débito em quarto, conta avulsa ou eventos. E, emissão de NFCe.

### Em caso de rollback, será necessário desfazer a configuração do estabelecimento no THEX POS.

# Após realizar as orientações acima:

## Realizar a carga dos hotéis.

## Realizar a carga do complete rooms, pelo plugin. Subida de todas as UHs/Hóspedes/Empresas/contratos.

## Realizar a subida dos funcionários para fechamento em Consumo Interno.

### Para isto acontecer, no cadastro de funcionário, precisa informar o hotel em que o funcionário pode consumir, ou marcar a opção de que o funcionário pode consumir em qualquer um dos hotéis da rede.

### Estas informações estão na guia XXXX.

## Realizar a carga de uma conta avulsa.

### Carregar a conta de passante.

### Parametrizar esta conta nas formas de pagamento do POS.

### Deixar as demais contas para carregar sobre demanda/necessidade, ou após a virada.

### ATENÇÃO: As contas avulsas serão carregadas apenas se tiver números de dias preenchidos no parâmetro.

## Realizar a carga de uma conta eventos.

### No piloto, não foi feita carga das contas de eventos no dia da virada.

### Essa carga foi feita após a virada, sobre demanda/necessidade, em conjunto com o TI.

# Após concluir as cargas:

## Acessar o POS e desvincular as UHs e contas que estiverem vinculadas na mesa.

### IMPORTANTE: Esse processo precisa ser feito, para que o POS recupere as informações com a estrutura da nova integração.

# Forçar pelo Plugin a carga das UHs que receberam check-in.

# Deixar o Plugin do BT VHF em execução, com a tela aberta, na opção de Consumo Automático.

## Esta opção será responsável por “baixar” os consumos a cada 2 minutos.

## Baixas de consumo com tempo menor que este, serão realizadas pelo serviço do Worker.

# Acompanhar os lançamentos/fechamentos das mesas que ficaram abertas durante o processo de virada.

## Pontos que podem acontecer durante o acompanhamento:

### 1 - Não conseguir vincular uma UH à mesa.

### 2 - Não conseguir vincular uma conta avulsa à mesa.

### 2.1 - Contas avulsas não aparecem para forçar a “subida” no plugin do BT VHF.

### 3 - Não conseguir vincular um funcionário a um consumo interno.

Orientações:

### 1 - Acessar o Plugin do BT VHF, forçar a “subida” da UH na opção COMPLETEROOMS enviados.

### 2 - Acessar o parâmetro do BT VHF, verificar se existe número de dias para subir conta avulsa.

### 2.1 - Após parametrizar, acessar o plugin e forçar a carga da conta avulsa desejada.

### 3 - Acessar o cadastro do funcionário no VHF, Cadastro\Outros\Funcionários, e verificar o parâmetro que indica que o funcionário pode consumir no hotel, ou em qualquer hotel da rede. Em seguida, forçar a “subida” da conta do funcionário.

Conferência:

# Após realizar o processo das cargas, acompanhar a integração dos consumos.

## Realizar a impressão do Borderô de Débito e Crédito no VHF, com o PDV que foi lançado, e “ticar” os cupons impressos no POS com os lançamentos integrados e exibidos no Borderô.

Pontos técnicos que aconteceram durante a virada:

## Tivemos dois problemas no BT VHF que precisaram de ajustes na query e geração de nova bpl do Plugin.

## Após a carga FULL dos dados de quarto/conta/hóspede/empresa, o POS precisou de dois ajustes. E;

## Tivemos um problema para o POS gravar os consumos na fila.

Os pontos foram ajustados, e na sequência, as ações mencionadas nessa atividade foram realizadas.

IMPORTANTE: Os pontos técnicos sinalizados acima, foram os ofensores da virada que causaram o tempo de 6 horas de virada.

05. ASSUNTOS RELACIONADOS

Árvore de páginas