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Falando de reuniões...

As reuniões são encontros dos participantes da equipe com data e local definidos para acontecer. Qualquer participante da equipe pode criar uma reunião e adicionar participantes.

Quando a integração com o Google está ativa, é possível fazer reuniões com videochamadas.


Ver reuniões da equipe

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver as reuniões.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Veja as próximas reuniões da equipe – das quais você é participante – que vão acontecer nos próximos 7 dias.

São exibidas as reuniões para as quais você foi convidado e que foram planejadas para acontecer nos próximos 7 dias – dia atual mais 6.

Para ver reuniões a partir de outra data, basta selecioná-la no calendário ou clicar nas setas Período anterior e Próximo período para ver outros períodos de 7 dias.


Buscar reunião

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja buscar uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Clique em Buscar – identificado com  e localizado no canto superior direito.

04. Digite o nome da reunião desejada.

05. Veja as reuniões que correspondem ao nome digitado.

São exibidas as reuniões com o termo digitado planejadas para qualquer data.

Administradores – desde que façam parte da equipe – e gerenciadores da equipe podem ver qualquer reunião na busca. Os demais podem ver apenas as reuniões das quais participam.


Criar reunião

Qualquer participante da equipe pode criar uma reunião. Somente é possível criar reuniões em equipes ativas.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe para a qual deseja criar uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Clique em Criar reunião, localizado na parte superior direita ao lado da busca.

04. Preencha as informações solicitadas para a reunião.

Nome da reunião
Nome que será atribuído à reunião. O nome pode ter até 100 caracteres.

Data
Data na qual a reunião será realizada.

Horário inicial
Hora de início da reunião.

Horário final
Hora de término da reunião.

Videochamada com Google Meet
Quando ativada, determina que a reunião será realizada por videochamada utilizando recursos da integração com o Google Meet.

IMPORTANTE!
  • Ao ativar essa opção, caso ainda não tenha vinculado uma conta Google ao TOTVS Collab, será necessário vincular antes de continuar a criação da reunião. Se não estiver autenticado na conta Google, será necessário autenticar-se informando o usuário e a senha.
  • Ao vincular a conta, caso seja solicitado, assinale a opção que permite que o TOTVS Collab faça alterações na sua agenda do Google. Essa permissão é a "Ver, editar, compartilhar e excluir permanentemente todas as agendas que você acessa pelo Google Agenda." e é necessária para que as reuniões sejam enviadas como um compromisso para o Google Agenda.
  • A conta vinculada será válida para uso de videochamada em todas as equipes nas quais você participa.
  • Por limitação do Google Meet, uma reunião por videochamada no plano gratuito pode ter até 100 participantes e duração de até 1 hora. Clique aqui e saiba mais sobre o Google Meet.



Local
Local onde a reunião será realizada. O local pode ter até 100 caracteres.

Descrição
Descrição do assunto da reunião, qual o seu objetivo, quais itens serão tratados, etc. A descrição pode ter até 1000 caracteres.

05. Localize e selecione os participantes que serão adicionados na reunião em Adicionar participantes.

Os nomes dos participantes da equipe serão mostrados primeiramente, sendo possível ainda, buscá-los pelo nome, sobrenome ou e-mail. Somente os participantes da equipe podem ser adicionados na reunião.

Ao convidar um participante para uma reunião, ele recebe uma notificação e um e-mail contendo as informações gerais da reunião, como data e local.

Você é adicionado automaticamente na reunião e será destacado como organizador na lista de participantes.

Para remover um participante adicionado, clique em Remover  – localizado no lado direito.

06. Clique em Criar reunião.

07. Na mensagem exibida, clique em Enviar para que um e-mail de convite seja enviado a todos os colaboradores que foram adicionados na reunião ou em Não enviar para criar a reunião sem enviar o e-mail.


Ver reunião

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião que deseja ver.

É possível localizar a reunião a partir do calendário , clicando nas setas Período anterior ou Próximo período ou a partir do campo Buscar.

Também é possível acessar a reunião clicando em Ações da reunião– localizado no lado direito do seu quadro – e, em seguida, clicando em Visualizar detalhes.

04. Veja os detalhes da reunião e seus participantes.


Entrar na videochamada da reunião

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja entrar na videochamada de uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize a reunião da qual deseja entrar na videochamada.

É possível localizar a reunião a partir do calendário , clicando nas setas Período anterior ou Próximo período ou a partir do campo Buscar.

04. Clique em Entrar na videochamada, localizado no lado direito do quadro da reunião.

Também é possível entrar na videochamada da reunião depois de acessá-la, clicando em Entrar na videochamada, localizado na parte superior.

Ao clicar nessa opção, você é direcionado para a página do Google Meet que permite acessar a videochamada da reunião.

Se você ainda não vinculou uma conta Google ao TOTVS Collab, será necessário vincular antes de entrar na reunião. Se não estiver autenticado na conta Google, será necessário autenticar-se informando o usuário e a senha.

Ao vincular a conta, caso seja solicitado, assinale a opção que permite que o TOTVS Collab faça alterações na sua agenda do Google. Essa permissão é a "Ver, editar, compartilhar e excluir permanentemente todas as agendas que você acessa pelo Google Agenda." e é necessária para que as reuniões sejam enviadas como um compromisso para o Google Agenda.

A conta vinculada será válida para o uso de videochamada em todas as equipes nas quais você participa.

IMPORTANTE!
Por limitação do Google Meet, uma reunião por videochamada no plano gratuito pode ter até 100 participantes e duração de até 1 hora. Clique aqui e saiba mais sobre o Google Meet.


Copiar link da videochamada da reunião

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja copiar o link da videochamada de uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize a reunião da qual deseja copiar o link da videochamada.

É possível localizar a reunião a partir do calendário , clicando nas setas Período anterior ou Próximo período ou a partir do campo Buscar.

04. Clique em Ações da reunião– localizado no lado direito do seu quadro.

05. Clique em Copiar link da videochamada.

Essa opção somente é exibida para reuniões que possuem a integração com o Google Meet ativa.

Também é possível copiar o link da reunião depois de acessá-la para visualizar seus detalhes, clicando em Copiar – localizado ao lado do link.


Adicionar participantes na reunião

Apenas o criador da reunião e os gerenciadores da equipe podem adicionar participantes.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe para a qual deseja adicionar participantes em uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião para a qual deseja adicionar participantes.

04. Clique em Ações da reunião– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Editar reunião.

06. Em Buscar participantes, localize e selecione os colaboradores que serão adicionados na reunião.

É possível buscá-los pelo nome, sobrenome ou pelo e-mail. Somente participantes da equipe podem ser adicionados na reunião.

07. Clique em Concluir.

08. Na mensagem exibida, clique em Enviar para que um e-mail de convite seja enviado aos participantes adicionados na reunião ou em Não enviar para adicionar os participantes na reunião sem enviar o e-mail.


Remover participantes da reunião

Apenas o criador da reunião e os gerenciadores da equipe podem remover participantes.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja remover participantes de uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião da qual deseja remover participantes.

04. Clique em Ações da reunião– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Editar reunião.

06. Na lista de participantes da reunião, localize o participante que deseja remover e clique em Remover  – localizado ao lado do seu nome.

07. Clique em Concluir.

08. Na mensagem exibida, clique em Enviar para que um e-mail de cancelamento da reunião seja enviado aos participantes removidos ou em Não enviar para remover os participantes da reunião sem enviar o e-mail.


Anexar documento da equipe na reunião

Qualquer participante da reunião pode adicionar anexos.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja anexar um documento a uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião na qual deseja anexar um documento da equipe.

04. Clique em Anexar documento– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Documentos da equipe.

06. Na aba Documentos, localize e assinale os documentos da equipe que deseja anexar à reunião.

São exibidos apenas documentos e pastas que pertencem à equipe.

Para localizar uma pasta ou um documento específico, clique em Buscar – localizado na parte superior – e insira o nome da pasta ou do documento desejado. Para sair do modo de busca, basta apagar o que nome digitado.

07. Clique em Anexar.

08. Na mensagem exibida, clique em Enviar para que um e-mail de atualização seja enviado a todos os participantes da reunião ou em Não enviar para anexar os documentos na reunião sem enviar o e-mail.

Os documentos anexados às reuniões ficam armazenados na pasta Reuniões da aba Documentos da equipe.


Anexar documento do Google Drive na reunião

Qualquer participante da reunião pode adicionar anexos, desde que tenha configurado a integração.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe para a qual deseja anexar um documento do Google Drive a uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião na qual deseja anexar um documento do Google Drive.

04. Clique em Anexar documento– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Google Drive.

Ao clicar nessa opção, você é direcionado para a página do Google Drive que permite acessar os documentos.

Se você ainda não vinculou uma conta Google ao TOTVS Collab, será necessário vincular antes de acessar os documentos. Se não estiver autenticado na conta Google, será necessário autenticar-se informando o usuário e a senha.

Ao vincular a conta, caso seja solicitado, assinale a opção que permite que o TOTVS Collab faça alterações no seu Google Drive. Essa permissão é a "Ver, editar, criar e excluir todos os seus arquivos do Google Drive" e é necessária para ver e selecionar os documentos que serão anexados nas reuniões.

A conta vinculada será válida para o uso do Google Drive em todas as equipes nas quais você participa.

06. Localize e selecione um ou mais documentos para anexar na reunião.

07. Clique em Selecionar.

Não é possível anexar uma pasta do Google Drive na reunião.

08. Na mensagem exibida, clique em Enviar para que um e-mail de atualização seja enviado a todos os participantes da reunião ou em Não enviar para anexar os documentos na reunião sem enviar o e-mail.

Os documentos do Google Drive anexados na reunião são identificados pelo ícone e são armazenados na aba Documentos da equipe, ficando disponíveis para todos os seus participantes.


Anexar documento do dispositivo na reunião

Qualquer participante da reunião pode adicionar anexos.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe para a qual deseja anexar um documento a uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião na qual deseja anexar um documento.

04. Clique em Anexar documento– localizado no canto superior direito.

05. Clique Fazer upload do dispositivo.

06. Na aba Fazer upload, clique em Upload  ou arraste e solte os documentos na área de upload.

IMPORTANTE!
O tamanho máximo permitido para um documento é 15MB e 100 caracteres em seu nome – contando com a extensão.
Os tipos de documentos que podem ser adicionados são:
     • documentos: PDF, DOC, DOCX;
     • planilhas: XLS, XLSX;
     • apresentações: PPT, PPTX, PPS;
     • imagens: JPG, JPEG, PNG.






07. Na área Arquivos, assinale os documentos que serão anexados na reunião.

08. Clique em Anexar.

09. Na mensagem exibida, clique em Enviar para que um e-mail de atualização seja enviado a todos os participantes da reunião ou em Não enviar para anexar os documentos na reunião sem enviar o e-mail.

Os documentos anexados na reunião por upload são armazenados na pasta Reuniões da aba Documentos da equipe e ficam disponíveis para todos os seus participantes.


Ver documento anexado na reunião

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver um documento anexado a uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião da qual deseja ver um documento anexado.

04. Localize e clique no documento anexado que deseja ver.

Também é possível ver o documento clicando em Ações do documento– localizado no lado direito – e, em seguida, em Visualizar.

IMPORTANTE!
Apenas documentos dos tipos PDF, JPG, JPEG e PNG podem ser vistos automaticamente. Os demais tipos precisam ser baixados para serem vistos.

05. Veja o conteúdo do documento.

Se o documento for de um tipo que precisa ser baixado, clique em Faça o download do arquivo – localizado na mensagem de visualização indisponível no centro da página – ou em Download  – localizado no canto superior direito da página.

06. Ao finalizar a visualização do documento, clique em Fechar– localizado no canto superior direito.


Ver documento do Google Drive anexado na reunião

Essa ação está disponível apenas para documentos do Google Drive que foram anexados na reunião.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver um documento do Google Drive anexado a uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião da qual deseja ver um documento do Google Drive anexado a uma reunião.

04. Localize e clique no documento do Google Drive anexado na reunião que deseja ver.

Os documentos do Google Drive são identificados pelo ícone .

Também é possível ver o documento clicando em Ações do documento– localizado no lado direito – e, em seguida, em Visualizar no Google Drive.

Se não estiver autenticado na conta Google, será necessário autenticar-se informando o usuário e a senha.

Se for solicitado, assinale a opção que permite que o TOTVS Collab faça alterações no seu Google Drive. Essa permissão é a "Ver, editar, criar e excluir todos os seus arquivos do Google Drive" e é necessária para ver e selecionar os documentos que serão adicionados na equipe.

05. Veja o conteúdo do documento.

O documento será aberto automaticamente dentro do Google Drive.

06. Ao finalizar a visualização do documento, clique em Fechar– localizado no canto superior direito.


Baixar documento anexado na reunião

Não é possível baixar um documento que foi anexado a partir do Google Drive.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja baixar um documento anexado a uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião da qual deseja baixar um documento anexado.

04. Localize o documento anexado que deseja baixar.

05. No documento desejado, clique em Ações do documento– localizado no lado direito.

06. Clique em Fazer download.

07. Na página de visualização do documento, clique em Download  localizado no canto superior direito.


Remover documento anexado na reunião

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja remover um documento anexado a uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião da qual deseja remover um documento anexado.

04. Localize o documento anexado que deseja remover.

05. No documento desejado, clique em Ações do documento– localizado no lado direito.

06. Clique em Remover da reunião.

07. Na mensagem exibida, assinale a opção Excluir também de Documentos da equipe caso deseje excluir o documento da equipe, não apenas da reunião.

Essa opção somente é exibida para o proprietário do documento, administrador ou gerenciador da equipe.

Ao remover um documento anexado a uma reunião sem assinalar essa opção, ele é apenas removido da reunião, mas continuará na aba Documentos da equipe. Se essa opção for assinalada, ele será excluído também da equipe e de outras reuniões caso esteja anexado a elas.

08. Clique em Remover para confirmar a remoção do documento anexado na reunião.


Remover documento do Google Drive anexado na reunião

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja remover um documento do Google Drive anexado a uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião da qual deseja remover um documento do Google Drive anexado.

04. Localize o documento do Google Drive anexado que deseja remover.

Os documentos do Google Drive são identificados pelo ícone .

05. No documento desejado, clique em Ações do documento – localizado no lado direito.

06. Clique em Remover da reunião.

Para remover documentos do Google Drive, é necessário estar autenticado na conta Google.

07. Na mensagem exibida, clique em Remover para confirmar a remoção do documento do Google Drive anexado na reunião.

IMPORTANTE!
Os documentos são removidos apenas da reunião e da equipe, eles continuam disponíveis no seu local de origem no Google Drive.


Editar reunião

Apenas o criador da reunião e os gerenciadores da equipe podem editá-la. É possível editar uma reunião mesmo depois da sua data de realização. Porém, não é possível editar reuniões em equipes arquivadas.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja editar uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião que deseja editar.

04. Clique em Ações da reunião– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Editar reunião.

Essa opção somente é exibida para o criador da reunião e para os gerenciadores da equipe, pois apenas eles podem editá-la.

06. Altere as informações desejadas da reunião.

07. Na lista de participantes, adicione ou remova participantes da reunião.

Para adicionar participantes, é possível buscá-los pelo nome ou pelo e-mail.

Não é permitido remover o organizador da reunião.

08. Clique em Concluir.

09. Na mensagem exibida, clique em Enviar para que um e-mail de atualização seja enviado a todos os participantes da reunião ou em Não enviar para salvar as alterações sem enviar o e-mail.


Excluir reunião

Apenas o criador da reunião e os gerenciadores da equipe podem exclui-la.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja excluir uma reunião.

02. Clique na aba Reuniões.

03. Localize e clique na reunião que deseja excluir.

04. Clique em Ações da reunião– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Excluir.

06. Na mensagem exibida, assinale a opção Enviar e-mail de cancelamento para os participantes caso queira notificá-los por e-mail.

07. Clique em Excluir para confirmar a exclusão da reunião.

Ao confirmar a exclusão, uma notificação é emitida para todos os seus participantes informando que ela foi excluída. A notificação por e-mail é enviada somente quando a opção Enviar e-mail de cancelamento para os participantes for assinalada na mensagem de confirmação.