Atividades (CRMA180 - SIGACRM)

A interface do cadastro de atividades permite a criação e a relação das atividades com outras entidades do módulo e não somente com as entidades prospects e clientes. É possível acessar tanto pelo menu Atividades, quanto pela visualização do histórico, de acordo com a entidade selecionada.

A interface permite a criação das atividades para o Outlook® ou do Outlook® para o Protheus® por meio da integração com o Exchange.

O objetivo do cadastro de atividades do CRM é auxiliar na realização das tarefas diárias para acompanhamento dos clientes e das vendas. As atividades cadastradas podem ser classificadas como tarefas, compromissos ou e-mails.

Sempre que uma nova atividade for cadastrada, será feita a sicronização automática com o Exchange e qualquer alteração realizada, tanto no Microsoft Outlook®, como no Microsiga Protheus CRM®, é replicada por meio da sincronização. É possível consultar o status da sincronização no menu.

Uma vez que a atividade é criada, pode ser editada, desde que seja indicado o status em que se encontra. Ao ser cancelada ou concluída, é apresentada como registro inabilitado.

Tarefas

As tarefas são utilizadas para cadastrar atividades diárias e auxiliam no acompanhamento de contas, vendas, ações de marketing, registro de ligações etc.

Compromissos

Os compromissos são utilizados para cadastrar agendamentos de reuniões, apresentações, visitas à clientes etc. Quando sincronizados com o Outlook®, os compromissos cadastrados compõem o calendário.

E-mail

A atividade do tipo e-mail permite o registro de todos os e-mails enviados pelos usuários do CRM. Eles contêm informações de remetente, destinatário, assunto, mensagem, entidade relacionada ao e-mail e anexos, se houver.

Procedimentos

Para utilizar a funcionalidade, é necessário possuir integração com o Exchange, possuir cadastro de tarefas no Outlook, possuir cadastro de agendamentos no Outlook e possuir cadastro de usuário no CRM.

Configure os parâmetros do Exchange:

• MV_EXGAUT = 1
• MV_EWS2010/ MV_EWS2007 - informe a URL do servidor Exchange.
• MV_VEREXCH = informe a versão do Exchange que está sendo utilizada.

Módulo Configurador:

1. 1.  Em Ambiente / E-mail Proxy / Configurar, informe os parâmetros necessários para o envio de relatórios e clique em Avançar.
2. 2.  Preencha as configurações de E-mail e Proxy e clique em Avançar.
3. 3.  Preencha as informações para a configuração do Proxy e clique em Finalizar.

Para fazer a Integração com o Exchange:

1. Em Cadastro de Usuário do CRM, preencha todos os campos da pasta Integração Exchange, conforme o Help de campo.

Para incluir uma Atividade:

1. Em Atualizações / Vendas / Atividades / Atividades, clique em Incluir.
2. Selecione a opção tarefa, compromisso ou e-mail.
3. Em seguida, o Sistema apresenta os campos que devem ser preenchidos.
4. Aguarde a sincronização com o Exchange. Para conferir se a sincronização ocorreu com sucesso, verifique o painel Dados da última sincronização.
5. Acesse o Outlook e confira se as atividades cadastradas aparecem na lista de tarefas e no calendário.
6. Na opção Alterar, é possível informar as alterações no registro que estiver posicionado no grid.
7. Se quiser excluir atividades cadastradas, clique na opção Excluir.
8. Quando as atividades forem cadastradas no Outlook, a sincronização é automática e elas poderão ser visualizadas no Protheus.

Para visualizar os registros de Check-in e Check-out no Protheus:

1. Para confirmar se as informações foram integradas com o Protheus, no .CRM, acesse Atualizações \ Vendas \ Atividades.
2. Clique em Alterar.
3. Em Outras Ações, selecione a opção Check-in/ Check-out. Para cada agendamento há duas linhas: uma do tipo check-in e outra do tipo check-out.
4. Em Outras Ações, selecione a opção Mapa. O Sistema apresenta um browse que carrega a localização do registro no Google Maps.

Lei n° 13.709 - Lei Geral de Proteção de Dados

Para adequar o Sistema Protheus® à Lei Geral de Proteção de Dados foi necessária a adaptação da apresentação dos dados desta rotina, de modo a realizar o tratamento dos dados sensíveis e/ou pessoais, com a utilização dos processos de Controle de Acesso e Log de Auditoria.

• Controle de Acesso

Define se o usuário ou um grupo de usuários possui a permissão de acessar/visualizar os dados sensíveis e/ou pessoais disponíveis nas telas das rotinas e/ou relatórios, quando for o caso.

O Administrador do Sistema é o responsável por estabelecer se as regras de controle das informações serão aplicadas a um único usuário ou a um grupo de usuários. A configuração desse acesso dos usuários e/ou grupo de usuários aos dados sensíveis e pessoais está disponível no módulo Configurador (SIGACFG) através dos acessos 192 e 193 (Relação de Acessos x Rotina).

Para maiores detalhes sobre a Política de Segurança, clique aqui.

• Log de Auditoria

Permite auditar as atualizações do Dicionário de Dados e do Cadastro de Usuário, as autenticações de acesso às rotinas que possuem campos sensíveis e/ou pessoais, bem como as possíveis rejeições de acesso a tais dados.

Para maiores detalhes, consulte o capítulo Regras de Auditoria na Política de Segurança.

O Sistema Protheus® disponibiliza algumas rotinas para a geração do Log de Auditoria. Os procedimentos para a configuração e geração desses relatórios podem ser obtidos através das Rotinas de Log e Auditoria.