É o alinhamento mais aprofundado das necessidades e expectativas, com definição do time do projeto e partes interessadas, revisão e confirmação do escopo, dos prazos e da estratégia em geral.
É também um momento de identificação/revisão dos riscos e alinhamento técnico. A organização geral deve compor o plano preliminar do projeto e promover um bom evento de abertura e determinação do baseline (versão 1).
Insumos / Critérios de Entrada |
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Papéis envolvidos |
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Contexto | É o momento onde ocorre a passagem de bastão da equipe comercial para equipe de projetos, através de uma reunião de alinhamento. Essa fase é essencial para avaliar se há algum descolamento de escopo e definir a estratégia a ser seguida. |
Ações / descritivo da atividade |
Caso seja identificado descolamento de escopo, o Gestor de Portfólio de Projetos e o Atendimento e Relacionamento avaliam as questões levantadas e definem a estratégia de abordagem dos GAPs com o cliente, avaliando a possibilidade de negociação de complemento do projeto com o cliente ou absorção dos gaps pelo projeto ou área. |
Resultado / Critérios de Saída |
Transição Comercial – MIT065, elaborado e aprovado. |
Insumos / Critérios de Entrada |
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Papéis envolvidos |
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Contexto | Para entender quais serão as pessoas interessadas no projeto e o papel de cada uma, é necessário o alinhamento das informações na reunião de Passagem de Bastão com o Time Comercial e posteriormente, com o Cliente. Um importante papel que deve ser bem formalizado é o de Aprovador, pois estas pessoas devem ter o direito reconhecido pelo Cliente para aprovar (em diferentes níveis) as definições e entregas do Projeto. |
Ações / descritivo da atividade |
Gerente ou Coordenador do Projeto valida os nomes e função com o Cliente. O Mapeamento dos Stakeholders servirá neste momento como uma lista de validação do papel de cada um. |
Resultado / Critérios de Saída |
Planilha de Monitoramento e Controle do Projeto – MIT013, preenchida com as partes interessadas do projeto. |
Insumos / Critérios de Entrada |
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Papéis envolvidos |
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Contexto | Este é um dos momentos mais importantes na condução do projeto, pois é quando se define a estratégia de como o projeto será executado, vinculando seu progresso aos requisitos e expectativas apresentados. É também o momento de fechar um acordo sobre os limites, premissas que podem identificar riscos e restrições que podem direcionar o escopo do projeto para nortear o planejamento. Revisão do repositório do projeto, aceleradores e templates necessários para o projeto |
Ações / descritivo da atividade |
Comitê do Projeto, juntamente com o Patrocinador, validam o alinhamento geral, que servirá de base para o planejamento geral do projeto e reunião de abertura (Boas Vindas). |
Resultado / Critérios de Saída |
Validação com o cliente das informações para o Planejamento do projeto, organizadas no Termo de Abertura - MIT021, Plano de Projeto - MIT030 ou Guia de Boas Vindas do Projeto - MIT024:
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Insumos / Critérios de Entrada |
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Papéis envolvidos |
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Contexto | A definição adequada do ambiente onde será executado o sistema é fundamental para os usuários (Cliente) terem uma boa experiência de uso da solução. É muito importante ter esta decisão bem estruturada, com sua decisão formalizada para evitar futuros atritos por má performance do sistema. Quando o ambiente é administrado pelo Cloud TOTVS, este cuidado se redobra porque o Cliente normalmente tem uma expectativa alta em relação à solução ter uma boa performance dentro da própria TOTVS. Portanto, esta etapa deve ser bem definida no processo de Aprovação Interna da Proposta e na Passagem de Bastão com o Comercial. |
Ações / descritivo da atividade |
IMPORTANTE: a atividade de Sizing deve estar contemplada na Proposta Comercial para poder ser executada.
NOTA: Registrar no cronograma o tempo de adequação da infraestrutura para controle de progresso e dependências. |
Resultado / Critérios de Saída |
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Insumos / Critérios de Entrada |
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Papéis envolvidos |
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Contexto | O cronograma é uma forma extremamente visual de exibir o sequenciamento de atividades dentro de um projeto, permitindo que você verifique as interdependências de tarefas e consiga visualizar o caminho crítico, de maneira a ter controle efetivo e mitigar riscos de atraso.
Com isso, o Gerente do Projeto é capaz de medir o desempenho do projeto e realizar ações de correção ou antecipar eventuais problemas. A comunicação do que fazer e para quem fazer no tempo certo, mostrando a correlação entre as atividades é um fator fundamental de sucesso. A definição dos Marcos de Entrega e a composição dos entregáveis de cada marco deve ser realizada em conjunto com o cliente.
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Ações / descritivo da atividade |
Gerente ou Coordenador do Projeto:
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Resultado / Critérios de Saída |
Cronograma - MIT032 elaborado, respeitando as expectativas executivas dos Marcos definidos e aprovados. |
Insumos / Critérios de Entrada |
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Papéis envolvidos |
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Contexto | Sabemos que todo projeto é realizado por pessoas. Portanto, selecionar bem sua equipe e garantir minimamente um perfil adequado avaliando função, habilidade e disponibilidade é outro fator importante de sucesso do projeto. Em caso de indisponibilidade, o RMO é responsável por indicar outras alternativas para substituição dos recursos, o que deve também ser bem alinhado com o Gerente ou Coordenador do Projeto, pois pode afetar custo, prazo e qualidade do projeto. |
Ações / descritivo da atividade |
Caso seja necessário a alocação de um Terceiro, o RMO terceiros deve ser envolvido, iniciando os processos para alocação de parceiros.
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Resultado / Critérios de Saída |
Atualização do Cronograma - MIT032 com a alocação dos recursos atribuídos em suas tarefas. |
Insumos / Critérios de Entrada |
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Papéis envolvidos |
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Contexto | O Baseline é o acordo firmado entre as partes que demonstra todos os aspectos discutidos e tratados durante a preparação do projeto e é de fundamental importância que se estabeleça esta linha de base no Projeto. Tendo esta linha de base firmada, todas as mudanças futuras deverão ser analisadas e seus impactos deverão ser aprovados para criar uma nova linha de base, com exceção do ajuste previsto após o desenho da solução. |
Ações / descritivo da atividade |
Gerente ou Coordenador do Projeto valida o Plano geral do Projeto com o Cliente |
Resultado / Critérios de Saída |
Apresentação do baseline ao Comitê e Patrocinador do Projeto durante reunião de abertura do projeto (Kick Off). |
Insumos / Critérios de Entrada |
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Papéis envolvidos |
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Contexto | Devemos tratar esta Reunião de Abertura como um evento inicial do Projeto, que de fato o será para muitas pessoas. É um momento muito importante de alinhamento geral com todos os participantes que podem não ter tido acesso à estratégia, às mudanças que podem ocorrer, seus papéis como usuários-chave, etc. Por esta razão é que se deve explorar bem o lado de ganhos esperados, oportunidades de visibilidade aos participantes, como fica a Organização após a implementação do sistema, validar o compromisso de todos com o projeto, etc. |
Ações / descritivo da atividade |
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Resultado / Critérios de Saída |
Realizada a apresentação de Boas Vindas do projeto - MIT024, na Reunião de Abertura do Projeto, formalizada através de Ata de reunião – MIT005 ou email. |
Insumos / Critérios de Entrada |
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Papéis envolvidos |
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Contexto | Revisão da fase e avaliação de completude |
Ações / descritivo da atividade |
Gerente ou Coordenador do Projeto revisa a completude dos entregáveis da fase, se existem pendências que precisam ser concluídas, se a qualidade entregue está de acordo com o esperado e se existem questões e riscos que precisam ser tratados antes de seguir para a próxima fase. |
Resultado / Critérios de Saída |
Revisão do Gate e entregáveis da fase concluídos |
Es una alineación más profunda de las necesidades y expectativas, con la definición del equipo del proyecto y partes interesadas, y la revisión y confirmación del alcance, los plazos y la estrategia en general.
También es hora de realizar una identificación/revisión de los riesgos y alineación técnica. La organización general debe conformar el plan preliminar del proyecto y promover un buen evento de apertura y la determinación de la baseline (versión 1).
Insumos/ Criterios de entrada |
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Papeles involucrados |
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Contexto | Es el momento en el que se lleva a cabo la entrega de testigo del equipo comercial al equipo del proyecto, a través de una reunión de alineación. Esta fase es esencial para evaluar si existe algún distanciamiento del alcance y definir la estrategia a seguir. |
Acciones/ Descriptivo de la actividad |
Si se ecualizan las condiciones evaluadas durante la reunión, el proyecto pasa al proceso de iniciación y el gerente o coordinador del proyecto debe registrar la información discutida a través del transición comercial y almacenarlo en el repositorio del proyecto. Si se identifica el distanciamiento del alcance, el Gestor de Portafolio de Proyectos y la Atención y Relación evalúan los problemas planteados y definen la estrategia de abordaje de los GAPS con el cliente, evaluando la posibilidad de negociar el complemento del proyecto con el cliente o absorber los gaps por el proyecto o área. |
Resultados/ Criteriosde salida |
Transición Comercial - MIT065. |
Insumos/ Criterios de entrada |
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Papeles involucrados |
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Contexto | Para entender qué personas serán las interesadas en el proyecto y el papel de cada una, es necesario alinear la información en el encuentro de la Entrega de testigo con el Equipo Comercial y más tarde con el Cliente. Un importante papel que debe estar bien formalizado es el de Aprobador, porque estas personas deben tener el derecho reconocido por el Cliente de aprobar (en diferentes niveles) las definiciones y entregas del Proyecto. |
Acciones/ Descriptivo de la actividad |
Genere o coordinador del proyecto valida los nombres y la función con el Cliente. El mapeo de las partes interesadas ahora servirá como una lista de validación del papel de cada uno. |
Resultados/ Criteriosde salida |
Mapeo de Partes Interesadas y Matriz RACI - MIT034 completada con las partes interesadas del proyecto. |
Insumos/ Criterios de entrada |
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Papeles involucrados |
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Contexto | Este es uno de los momentos más importantes en la conducción del proyecto, ya que es cuando se define la estrategia de cómo se ejecutará el proyecto, vinculando su progreso a los requisitos y expectativas presentados. También es el momento de cerrar un acuerdo sobre los límites, premisas que pueden identificar riesgos y restricciones que pueden dirigir el alcance del proyecto para orientar la planificación. Revisión del repositorio del proyecto, aceleradores y templates necesarios para el proyecto. |
Acciones/Descriptivo de la actividad |
El Comité del Proyecto, junto con el patrocinador, validan la alineación general, que servirá de base para la planificación general del proyecto y la reunión de apertura (Bienvenida). |
Resultados/ Criteriosde salida |
Validación con el cliente de la información para la planificación del proyecto, organizada en la Guía de Bienvenida - MIT024: Validación con el cliente de la información para la Planificación del Proyecto, organizada en el Término de Apertura - MIT021, Plan de Proyecto - MIT030 o Guía de Bienvenida del Proyecto - MIT024:
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Insumos/ Criterios de entrada |
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Papeles involucrados |
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Contexto | La definición adecuada del entorno donde se ejecutará el sistema es fundamental para que los usuarios (Cliente) tengan una buena experiencia en el uso de la solución. Es muy importante tener esta decisión bien estructurada, con su decisión formalizada para evitar futuras fricciones por el bajo rendimiento del sistema. Cuando el entorno es administrado por Cloud TOTVS, este cuidado se redobla porque el Cliente normalmente tiene una gran expectativa de que la solución tenga un buen rendimiento dentro de TOTVS. Por lo tanto, esta etapa debe estar bien definida en el proceso de Aprobación Interna de la Propuesta y en la Entrega de testigo con el Comercial. |
Acciones/ Descriptivo de la actividad |
IMPORTANTE: la actividad de Sizing debe estar incluida en la Propuesta Comercial para poder ser ejecutada.
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Resultados/ Criteriosde salida |
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Insumos/ Criterios de entrada |
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Papeles involucrados |
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Contexto | O cronograma é uma forma extremamente visual de exibir o sequenciamento de atividades dentro de um projeto, permitindo que você verifique as interdependências de tarefas e consiga visualizar o caminho crítico, de maneira a ter controle efetivo e mitigar riscos de atraso. NOTA: Importante ter visibilidade do progresso de outros cronogramas complementares para a gestão. Com isso, o Gerente do Projeto é capaz de medir o desempenho do projeto e realizar ações de correção ou antecipar eventuais problemas. A comunicação do que fazer e para quem fazer no tempo certo, mostrando a correlação entre as atividades é um fator fundamental de sucesso. A definição dos Marcos de Entrega e a composição dos entregáveis de cada marco deve ser realizada em conjunto com o cliente. NOTA: Importante considerar que cada fase do projeto pode conter quantos marcos forem necessários de acordo com o contexto de cada projeto. Um entregável como, por exemplo, “Realizar as Capacitações” que pertence a fase “Realização” pode ser definido como marco de entrega dependendo do contexto do seu projeto. |
Acciones/ Descriptivo de la actividad |
Gerente o coordinador del proyecto:
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Resultados/ Criteriosde salida |
Cronograma del Proyecto - MIT032 preparado, respetando las expectativas ejecutivas de los hitos aprobados. |
Insumos/ Criterios de entrada |
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Papeles involucrados |
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Contexto | Sabemos que cada proyecto es realizado por personas. Por lo tanto, seleccionar bien a su equipo y garantizar un perfil mínimamente adecuado mediante la evaluación de la función, habilidad y disponibilidad es otro factor importante en el éxito del proyecto. En caso de indisponibilidad, RMO es responsable de indicar otras alternativas para reemplazar los recursos, que también deben estar bien alineados con el gerente o coordinador de proyecto, ya que puede afectar el costo, el plazo y la calidad del proyecto. |
Acciones/ Descriptivo de la actividad |
Si se requiere la asignación de un tercero, RMO terceros debe estar implicado iniciando los procesos para asignación de asociados.
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Resultados/ Criteriosde salida |
Actualización del cronograma del Proyecto - MIT032 con la asignación de recursos atribuidos en sus tareas. |
Insumos/ Criterios de entrada |
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Papeles involucrados |
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Contexto | La Baseline es el acuerdo firmado entre las partes que demuestra todos los aspectos discutidos y tratados durante la preparación del proyecto y es de fundamental importancia establecer esta línea de base en el proyecto. Una vez firmada esta línea de base, se deben analizar todos los cambios futuros y se deben aprobar sus impactos para crear una nueva línea de base, con la excepción del ajuste previsto después del diseño de la solución. |
Acciones/ Descriptivo de la actividad |
El gerente o coordinador de proyecto valida el Plan general de proyecto con el Cliente |
Resultados/ Criteriosde salida |
Presentación de la baseline al Comité y al patrocinador del proyecto durante la reunión de apertura del proyecto (Kick Off). |
Insumos/ Criterios de entrada |
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Papeles involucrados |
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Contexto | Debemos tratar esta reunión de apertura como un evento inicial del proyecto, que de hecho será para muchas personas. Es un momento muy importante de alineación general con todos los participantes que pueden no haber tenido acceso a la estrategia, los cambios que pueden ocurrir, sus papeles como usuarios clave, etc. Por esta razón, se debe explorar bien el lado de los beneficios esperados, oportunidades de visibilidad para los participantes, cómo queda la organización después de la implementación del sistema, validar el compromiso de todos con el proyecto, etc. |
Acciones/ Descriptivo de la actividad |
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Resultados/ Criteriosde salida |
Se realiza la presentación de Bienvenida - MIT024, en la reunión de apertura del proyecto, se formaliza a través de un acta de reunión - MIT005 o e-mail. |
Insumos/ Criterios de entrada |
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Papeles involucrados |
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Contexto | Revisión de la fase y evaluación de completitud |
Acciones/Descriptivo de la actividad |
Gerente o coordinador del proyecto revisa la completitud de los entregables de la fase, si hay cuestiones pendientes que deben completarse, si la calidad entregada es la esperada y si hay problemas y riesgos que deben tratarse antes de pasar a la siguiente fase. |
Resultados/ Criteriosde salida |
Revisión del Gate y entregables de la fase completados |