| Passo a Passo | As contas a pagar são compromissos representados por compra de mercadorias, serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições, máquinas, insumos para produção, entre outros. A rotina de Contas a Pagar controla todos os documentos, também chamados de títulos, pagos pela empresa e que podem ser: duplicatas, cheques, notas promissórias, adiantamentos, pagamentos antecipados, notas fiscais etc. As informações cadastradas contribuem na tomada de decisões sobre todos os compromissos da empresa que representam o desembolso de recursos e, também, estão atribuídas aos seguintes critérios: - Elaboração do fluxo de caixa.
- Garantir o prazo de pagamento, inclusive considerando as possibilidades de conseguir descontos e, principalmente, evitar penalidades que resultam no ônus de multas e juros.
- Priorizar pagamentos na hipótese de dificuldade financeira.
- Identificar situações contratadas e não pagas.
- Garantir a conciliação com os saldos contábeis.
Nesta guia é possível fazer o controle dos compromissos a pagar para fornecedores e profissionais.
Todo compromisso pago pelo escritório através de transação bancária (cheque, depósito, transferência, CNAB, etc) e que tenha documento fiscal (fatura, boleto, nota fiscal, etc) deve ser lançado por este módulo. Dicas -> Notações Como incluir um compromisso no Contas a Pagar: Clique no botão "Incluir". Preencha todos os campos necessários, e clique em "Salvar". Regras
No guia de cadastro existem campos que possuem preenchimento obrigatório e que estão indicados em amarelo e/ou com contorno vermelho. O sistema não pode finalizar o processo de inclusão se todos estes campos não estiverem preenchidos. • Tela de Contas a Pagar → Detalhe 
• Lancto nº Número do Contas a Pagar gerado automaticamente pelo sistema
• Cadastro Data da inclusão do Contas a Pagar preenchida automaticamente pelo sistema. Essa data poderá ser alterada caso a preferência “Permitir Alt. da data de Inclusão Contas a Pagar?” esteja com o SIM no BCSCadastro.
• Tipo Docto Define o tipo de documento que está sendo registrado no Contas a Pagar. O cadastro de tipo de documento é feito no BCSCadastro, menu "Tipo de Documento".
• Série e Sub-Série Define o número de série e sub-série do documento (normalmente utilizado quando o tipo de documento é uma Nota Fiscal).
• Documento Número do Documento (por exemplo, o número da RPS, recibo, fatura, etc). Se esta opção não for preenchida pelo usuário, o sistema irá admitir o mesmo valor que está preenchido no campo “Lancto nº”. • Data RPS Data de emissão da RPS emitida pelo fornecedor.
• Evento Permite escolher um evento cadastrado no BCSCadastro para sugerir o preenchimento dos campos de Conta Destino e Histórico Padrão.
• Solicitante Profissional que solicitou o pagamento do compromisso.
• Prof.Ativos Esta opção tem a finalidade de filtrar os Profissionais Ativos, ou seja, ele irá apresentar na lista de favorecidos somente os profissionais que estão sem data de saída.
• Favorecido/Profissional Define se o favorecido é um profissional ou um fornecedor. Se o favorecido for um Profissional serão apresentados todos os profissionais que estão cadastrados, caso ele seja um Fornecedor serão apresentados todos os fornecedores já cadastrados.
• CNPJ/CPF Apresenta o CNPJ ou o CPF do favorecido
• Serviços Apresenta os serviços prestados pelo fornecedor, conforme definido no cadastro do Fornecedor.
• Tipo (Real\ Estimado) Define se o compromisso é referente a um valor real ou uma estimativa de pagamento. Enquanto o Contas a Pagar estiver com “Estimado” não é possível autorizar o seu pagamento.
• NF-e Define o número da nota fiscal eletrônica emitida pelo fornecedor.
• Data da NF-e Define a data da emissão da nota fiscal eletrônica emitida pelo fornecedor.
• Vincular Fatura Esta opção deve ser ativada quando desejamos vincular um compromisso que será reembolsado pelo cliente com a fatura do cliente. Quando ativarmos esta opção será apresentada uma lista com todas as faturas de reembolso de despesas e a escolha da fatura é opcional. Caso nenhuma fatura seja selecionada o sistema irá vincular automaticamente o compromisso no momento da emissão da fatura do cliente pelo módulo de faturamento. Utilizando esta opção o pagamento do compromisso do contas a pagar só será liberado após o recebimento da fatura de reembolso de despesas.
• Conta Destino Conta de destino para qual o valor bruto do compromisso será alocado. Algumas contas possuem um comportamento especial conforme abaixo:
• Conta de Despesas para clientes: esta conta é definida na preferência “Conta Despesas para Clientes?”. Ao ser utilizada, esta conta solicitará o preenchimento dos campos Cliente, Caso, Tipo de Despesa e Data da Despesa e automaticamente o compromisso é enviado para o módulo de faturamento como uma despesa de cliente a ser reembolsada e fica disponível para emissão da fatura.
• Conta de Transitória de Pagamento Esta conta é definida na preferência “Conta de Transitória de Pagamento?”. Essa conta deverá ser utilizada sempre que um compromisso precisar ter desdobramento (ver explicação do desdobramento para maiores detalhes)
• Contas com Centro de Custos: As contas que são classificadas por Centro de Custos são definidas no cadastro do Plano de Contas e tem por finalidade alocar o compromisso cadastrado ao seu centro de custos e irão solicitar o preenchimento obrigatório de alguns campos conforme seguem;
• Centro de Custos por Escritório Irá apresentar uma lista com todos os escritórios da empresa e este campo será obrigatório.
• Centro de Custos por Escritório e Setor Irá apresentar uma lista com todos os escritórios da empresa e uma lista com todos os setores pertencentes ao escritório escolhido e estes campos serão obrigatórios.
• Centro de Custos por Profissional Irá apresentar uma lista com todos profissionais ativos da empresa. Este campo é obrigatório.
• Centro de Custos por Tabela de Rateio Caso a tabela de rateio esteja preenchida no cadastro da conta no Plano de Contas, a mesma será apresentada na tela, mas não será possível alterar a tabela. Caso nenhuma tabela de rateio esteja preenchida no cadastro da conta no Plano de Contas será apresentada uma lista com todas as tabelas de rateio cadastradas no Sistema (cadastro Tabela de Rateio)
• Meio de Pagamento Define qual o meio de pagamento será utilizado para pagar o compromisso. • Histórico Padrão Histórico Padrão é utilizado para facilitar e padronizar o histórico utilizado nos lançamentos efetuados no Sistema.
• Histórico Define o histórico do compromisso.
• Moeda Tipo de Moeda do compromisso
• Valor Bruto Valor Bruto do Compromisso.
• Valor Base Valor Base a ser utilizado no cálculo dos impostos. Quando um contas a pagar tiver, por exemplo, honorários e despesas deverá ser preenchido neste campo somente o valor de honorários, que é o valor utilizado como base para o cálculo de impostos (Valor Agregado).
• Valor Líquido Apresenta o Valor Líquido do Compromisso (Valor Bruto menos Valor Agregado). Este valor não pode ser alterado pelo usuário.
• Vencimento Data de vencimento do compromisso
• Valor Agregado de Competência Nesta aba os impostos por regime de competência do compromisso são cadastrados.
Caso o campo Classificação Tributária esteja preenchido no cadastro do Fornecedor clique no botão “Gerar Valor Agregado” e será apresentada uma tela com o cálculo do valor agregado, conforme abaixo: 
Feito isso, clique em fechar e será apresentada uma mensagem de confirmação da inclusão do valor agregado, Caso o favorecido seja um profissional ou um fornecedor sem Classificação Tributária definida, o valor agregado pode ser incluído manualmente.
Na primeira linha da coluna Descrição, será apresentada uma lista com todos os valores agregados por regime de competência, selecione o valor agregado e preencha o valor do tributo na coluna Valor. Após o preenchimento do valor pressione a tecla TAB duas vezes ou pressione a seta de navegação para baixo.
Note que após a inclusão do valor agregado o campo Valor Líquido, da tela de detalhe do Contas a Pagar, será calculado automaticamente. |
