A Sala de Atendimento tem como objetivo criar uma linha de comunicação entre a instituição e a comunidade acadêmica, através do app: Meu eduCONNECT.
Para efetuar o cadastro, acessar o menu: Gestão Educacional | Atividades Acadêmicas |Central de Comunicações | Contatos via chat (Mensagens Pessoais) | Salas/Assunto para atendimento
Primeiramente, é necessário que a instituição de ensino configure as salas de atendimento para o atendimento e os agentes de atendimento que estarão vinculados a sala de atendimento.
- Sala de Atendimento - Serviços Globais | Segurança | Perfil | Central de Comunicações | Contatos via chat (Mensagens Pessoais) | Salas/Assunto para atendimento
- Atendentes da Sala de Atendimento - Serviços Globais | Segurança | Perfil | Central de Comunicações | Contatos via chat (Mensagens Pessoais) | Salas/Assunto para atendimento | Agentes de Atendimento
O Cadastro da Sala de atendimento, é composto por:
- Nome da Sala de Atendimento: O cadastro do título é muito importante, pois é ele que será apresentando no Portal Gestão Educacional (Acesso dos Agentes de Atendimento ) e no app Meu eduCONNECT (Acesso da Comunidade Acadêmica). A instituição de Ensino poderá cadastrar até 40 caracteres é de preenchimento obrigatório.
=> Nome da Sala de Atendimento no Portal: Gestão Educacional
=> Nome da Sala de Atendimento no app Meu eduCONNECT
- Descrição: O preenchimento da descrição da sala não é obrigatório, mas ela é de suma importância, pois ela será apresentada no app Meu eduCONNECT (Acesso exclusivo da comunidade acadêmica). A instituição de Ensino poderá cadastrar até 4000 caracteres
=> Descrição da Sala de Atendimento no app Meu eduCONNECT
- Parâmetro: Ativo: Irá determinar se a sala estará ativa ou não, isso é:
- Se o parâmetro tiver marcado: A sala de Atendimento estará Ativa ( e caso tenha um atendente vinculado dentro de um período válido) estará visível no Portal Gestão Educacional (Acesso exclusivo dos Agentes de Atendimento) e no app Meu eduCONNECT (acesso exclusivo da Comunidade Acadêmica).
- Se o parâmetro tiver desmarcado: A sala de atendimento não estará visível no Portal Gestão Educacional (Acesso exclusivo dos Agentes de Atendimento) e no App Meu eduCONNECT (acesso exclusivo da Comunidade Acadêmica).
Essa funcionalidade tem como objetivo, restringir o acesso a sala de atendimento, para que seja exclusiva para uma ou mais Matrizes Aplicadas. Isso é, a partir do momento que a instituição de ensino restringir o acesso à Sala de Atendimento para a Matriz(es) Aplicada(s), quando a comunidade acadêmica acessar o App Meu eduCONNECT, só serão listadas as Salas de Atendimento que estão associadas a Matriz no qual o mesmo está matriculado.
Permissão de acesso
Para conseguir: restringir algumas salas para determinadas matrizes, será necessário conceder a permissão em:
- Visualizar a cadastrar pontualmente a Matriz Aplicada à Sala de Atendimento - Serviços Globais | Segurança | Perfil | "Sistema" Educacional | Central de Comunicações | Contatos via chat (Mensagens Pessoais) | Salas/Assunto para atendimento | Habilitações filiais da Sala de Atendimento
- Excetuar o Processo de Associar uma ou mais Matrizes Aplicadas à sala de Atendimento - Serviços Globais | Segurança | Perfil | "Sistema" Educacional | Central de Comunicações | Contatos via chat (Mensagens Pessoais) | Salas/Assunto para atendimento | Associar matriz aplicada à sala de atendimento
Central de Comunicações | Sala/Assuntos de atendimento | Processos | Associar matriz à sala de atendimento
O processo de associar matriz à sala de atendimento tem como objetivo, cadastrar uma ou mais Matrizes a Sala de Atendimento. A execução do processo é realizada pontualmente para cada Sala de atendimento. Não será possível selecionar mais de uma sala de atendimento para executar o processo
Ao acessar o processo, por default será apresentado relação de todas as Matrizes aplicadas cadastrada no contexto logado.
Onde a Instituição de Ensino, terá a opção de refinar os registros, através do Filtro:
Após listar a relação de Matrizes Aplicadas, o usuário, deverá selecionar quais Matrizes serão associadas à sala de atendimento selecionada e em seguida clicar no botão: Executar.
Ao final do processo, o usuário contará com um log, com os dados da(s) Matriz(es) Aplicada(s) associadas à sala de atendimento.
Central de Comunicações | Sala/Assuntos de atendimento | Anexo | Habilitações filiais da sala de atendimento
Esse anexo tem como objetivo listar a relação de Matriz(es) Aplicada(s) que estão associadas à Sala de Atendimento.
Nessa tela, o usuário tem a opção de Incluir, Editar e Excluir uma determinada Matriz, através das opções:
O cadastro do Agente da Sala de Atendimento, tem como objetivo, vincular um atendente à Sala. Não tem limite de Agentes à serem vinculados. Para efetuar o cadastro, acessar o menu: Gestão Educacional | Atividades Acadêmicas | Central de Comunicações | Contatos via chat (Mensagens Pessoais) | Salas/Assunto para atendimento| "Anexo" Agente da Sala de Atendimento.
Permissão de acesso
No cadastro do Agente de atendimento, o usuário poderá Incluir, Editar e Excluir mediante a permissão em: Serviços Globais | Segurança | Perfil | "Sistema" Educacional | Central de Comunicações | Contatos via chat (Mensagens Pessoais) | Salas/Assunto para atendimento | Agentes de atendimento (Incluir, Excluir e Editar).
O Acesso ao portal poderá ser realizado por qualquer usuário cadastrado na GUSUARIO, porém é necessário que o mesmo tenha algumas validações:
- Estar vinculado ao sistema: Educacional;
- Ter acesso a uma coligada onde possui o cadastro da Sala de Atendimento;
- O usuário esteja associado à uma Sala de Atendimento cadastrada e que esteja ativa;
- O usuário esteja dentro do período de Atendimento.
Nessa tela, o usuário poderá configurar período do atendimento para aquele Agente (usuário) conforme a Sala/Assunto que o mesmo está sendo vinculado.
Esse período irá determinar, o período em que o Agente de Atendimento ficará ativo no Portal Gestão Educacional, seguindo a regra:
- Se o período tiver em branco, o Agente ficará ativo por tempo indeterminado;
- Se o período tiver preenchido, o Agente ficará ativo conforme o período (data e horário informado)
Além disso nessa tela, o usuário poderá determinar se o Agente estará Ativo.
- Mesmo que o Agente de Atendimento esteja dentro de um período válido em seu cadastro na Sala da Atendimento, se o parâmetro: Ativo, estiver desmarcado, ao logar no Portal Gestão Educacional, a sala não será exibida.
O cadastro das Mensagens padrões, tem como objetivo, cadastrar algumas mensagens padrões para facilitar a comunicação com o público. Para efetuar o cadastro, acessar o menu: Gestão Educacional | Atividades Acadêmicas |Central de Comunicações | Contatos via chat (Mensagens Pessoais) | Mensagens Padrões.
Permissão de acesso
No cadastro das Mensagens Padrões, o usuário poderá Incluir, Editar e Excluir mediante a permissão em: Serviços Globais | Segurança | Perfil | "Sistema" Educacional | Central de Comunicações | Contatos via chat (Mensagens Pessoais) | Mensagens Padrões (Incluir, Excluir e Editar).
No cadastro das Mensagens padrões, será possível o usuário cadastrar algumas respostas padrões do tipo:
- Padrão: São mensagens padrões que o Agente ira enviar para público.
- Apresentação: São mensagens de apresentação, que o Agente irá iniciar uma conversa com o público.
- Encerramento: São mensagens de encerramento que o Agente irá enviar para o publico Alvo.
O vínculo das Mensagens padrões à Sala/Assunto de atendimento, tem como objetivo, relacionar as mensagens padrões para cada tipo/assunto referente a sala. Para efetuar esse cadastro, é necessário acessar o cadastro da Sala/Assuntos para atendimento em: Gestão Educacional | Atividades Acadêmicas |Central de Comunicações | Contatos via chat (Mensagens Pessoais) | Salas/Assunto para atendimento| "Anexo" Mensagens Padrões da sala/assunto e vincular á mensagem padrão.
Ainda nessa tela, o usuário tem a opção de determinar se a mensagem está ativa ou não. Ao vincular a mensagem padrão, o parâmetro: Ativo já estava marcado como default.
A visualização da mensagem padrão, ficará ativa na Sala de Atendimento, seguindo a regra:
- Se ao parâmetro: Ativo, estiver marcado, a mesma estará visível para o Agente de Atendimento, para que o mesmo envie para o público alvo;
- Se ao parâmetro: Ativo, estiver desmarcado, a mesma NÃO estará visível para o Agente de Atendimento, para que o mesmo envie para o público alvo.
Após efetuar a parametrização das Mensagens Padrões na Sala de Atendimento, se Agente de Atendimento estiver vinculado (Ativo) à Sala de Atendimento, ao logar no Portal: Gestão Educacional, as mensagens padrões estará visível para que o mesmo seja enviado para a Comunidade Acadêmica.
Criado o Portal Gestão Educacional para que o Agente de atendimento (funcionário da instituição), acesse as salas (no qual ele tem acesso) para realizar a comunicação com o público acadêmico.
Para realizar a instalação e a parametrização, acessar a documentação: Portal Gestão Educacional.
Após clicar no menu: Central de Atendimento, será exibido as Salas de Atendimento ( caso o mesma esteja vinculado à sala de atendimento e que já tenha uma mensagem da Comunidade Acadêmica - Alunos, Pais e Responsáveis).
Caso o Agente de Atendimento esteja vinculado em mais de uma Sala em Coligadas diferentes, ao logar no portal, será exibido a relação de Salas de Atendimento Agrupados por Contexto.
Permissão de acesso
Para que o usuário tenha acesso ao Portal Gestão Educacional, é necessário conceder a permissão em: Serviços Globais | Segurança | Perfil | "Sistema" Educacional | Educacional | Portal | Gestão Educacional | Central de Atendimento.
EXIBIÇÃO DA SALA DE ATENDIMENTO
A sala só será exibida para o Agente de Atendimento, se o mesmo tiver associado a Sala e que tenha pelo menos uma mensagem enviada pela Comunidade Acadêmica.
Quantidade de Salas exibidas
Serão exibias até 200 Salas de Atendimento por usuário logado.
Período de atendimento estiver fora
Se o período de atendimento estiver fora, o Agente de Atendimento poderá visualizar todas as conversas.
Campo de pesquisa
O agente de atendimento poderá utilizar o campo de pesquisa, onde permitirá que o mesmo localize uma pessoa (remente da mensagem) ou o nome da sala de atendimento no qual o mesmo está vinculado.
Além disso, o agente contará com dois filtro: Todas e Não lidas, onde:
- Todas: Será retornada todas as mensagens recebidas das salas no qual o agente está alocado, tanto as mensagens lidas como não lidas.
- Não lidas: Será retornada todas as mensagens que ainda não foram lidas
ENVIO DE MENSAGENS
IMPORTANTE!!!
O Agente de Atendimento NÃO INICIA UMA CONVERSA a conversa só será iniciada se a Comunidade Acadêmica enviar uma mensagem para a Sala de Atendimento.
A sala de atendimento não possui a opção de excluir uma mensagem enviada. Mas as mensagens excluídas no app são exibidas no portal.
Mensagem com anexo
Para que seja possível o envio de anexo, é necessário parametrizar: servidor de arquivos, tamanho máximo do arquivo e a extensões permitidas, em: TOTVS Educacional | Ambiente | Parâmetros | Educacional | Mensagens Pessoais
Upload de arquivos grandes
Caso a instituição permita uploads no portal com tamanho superior ao tamanho padrão 30mb do IIS(Internet Information Services) será necessário realizar algumas configurações adicionais. Saiba mais em Configurar upload de arquivos grandes
Atualização de mensagem automaticamente
O portal possui um recurso em que é possível habilitar a atualização automatica de mensagens, para isto é necessário incluir uma nova tag "EnableRealtime" com o valor "true" no RM.Host.
<add key="EnableRealtime" value="true" />
Atualização de mensagem automaticamente desativada
Quando não possuir a tag "EnableRealtime" ou ela estaja com o valor "false", o portal irá atualizar as mensagens a cada 30 segundos.
Período de atendimento
O Agente de Atendimento só poderá responder se tiver dentro do período de atendimento em seu cadastro. Para saber mais acesse o item Cadastro de agente de atendimento na sala de atendimento
Meu eduCONNECT
Menu: Mensagens (Apenas para o(s) Aluno(s) e/ou Responsável(eis) para conversar com o Agente de Atendimento)
Através do Menu: Mensagens o Aluno e/ou Responsável(eis) poderão entrar em contato com a Instituição de Ensino, através da(s) Sala(s) previamente cadastradas.
Para acessar a funcionalidade. o Aluno e/ou Responsável(eis), é necessário conceder a permissão em:
Serviços Globais | Segurança | Perfis | "Sistema" Educacional | eduCONNECT | Mensagens Pessoais | Enviar mensagem de Alunos para Sala de Atendimento
Serviços Globais | Segurança | Perfis | "Sistema" Educacional | eduCONNECT | Mensagens Pessoais | Enviar mensagem de Responsável Acadêmico para Sala de Atendimento
Serviços Globais | Segurança | Perfis | "Sistema" Educacional | eduCONNECT | Mensagens Pessoais | Enviar mensagem de Responsável Financeiro para Sala de Atendimento
Ao logar no App, selecionar o menu: Mensagens e clicar em nova mensagem, será apresentado a opção: Falar com um atendente.
Ao clicar na opção: Falar com um atendente, o usuário será redirecionado para uma nova tela, onde será exibida a relação de Sala(s) previamente cadastradas pela Instituição.
01. EXIBIÇÃO DA(S) SALA(S)
A(s) Sala(s) terão um nome e uma descrição (a descrição não é obrigatório estar informado, fica a cargo da Instituição preencher ou não). A exibição da(s) Sala(s) serão diferentes quando loga com o perfil do Aluno e quando loga com o perfil do Responsável Acadêmico.
Caso a Sala de Atendimento esteja parametrizada para exibir por Matriz Aplicada, a Sala pode ser listada em duplicidade para o aluno que cursa a mesma Matriz em sua vida acadêmica.
Para que a Sala de Atendimento não apareça de forma duplicada, verificar se o Status da Matrícula do Aluno no período letivo, está desmarcando o parâmetro:
A exibição da(s) sala(s) no App Meu eduCONNECT, terão dois momentos:
1º- Quando o Aluno e/ou Responsável(eis) acessar a sala pela primeira vez (isso é, ainda não houve uma interação com o atendente) só será exibido a sala se:
- Se tiver um atendente dentro do período válido (Data e Horário) de atendimento;
- Se o Atendente tiver Ativo ( isso é, mesmo que o Agente de Atendimento esteja com o período válido), o parâmetro: Ativo deverá estar marcado.
- Se a sala não tiver restrição a Matriz do Aluno (Curso) ( isso é, caso a Sala de atendimento, tiver vinculado à uma Matriz que não seja do aluno, a mesma não será exibida).
2º- Quando o Aluno e/ou Responsável(eis) acessar a sala e já tem uma conversa iniciada, o aluno só poderá enviar a mensagem se tiver um Agente de Atendimento disponível.
Exibição da(s) Sala(s)
Para visualizar os detalhes (descrição) basta clicar na opção, ver mais para visualizar todo o conteúdo e ver menos para fechar a visualização do conteúdo, conforme o vídeo abaixo.
01.1 INDISPONIBILIDADE DA(S )SALA(S)
A indisponibilidade das Salas acontece em dois momentos:
1º- Quando a Comunidade Acadêmica vai acessar pela primeira vez.
=> A Salas não serão exibidas se:
- Quando não tem um Agente de atendimento ou o horário parametrizado está fora no período atual.
- Quando a Sala de Atendimento não está mais Ativa
- Quando a Sala passou a ser restrita para um matriz que não seja a do aluno logado.
2º- Caso a Comunidade já tenha realizado a troca de mensagens com a Instituição de ensino e a Sala de Atendimento está exibindo no histórico e tenta enviar uma mensagem:
- Quando não tem um Agente de atendimento ou o horário parametrizado está fora no período atual.
Ao acessar a Sala de Atendimento, o usuário receberá uma mensagem padrão, informando que: No momento nossos agentes de atendimento estão indisponíveis. Aguarde até que a sua mensagem seja respondida.
- Porém, o usuário poderá enviar a mensagem para a Sala de Atendimento.
- Quando a Sala de Atendimento não está mais Ativa ou passou a ser restrita para um matriz que não seja a do aluno logado.
Ao acessar a Sala de Atendimento, o usuário receberá uma mensagem padrão, informando que: No momento, está sala de atendimento não está ativa ou não está disponível para o seu curso.
- Porém, o usuário Não poderá enviar a mensagem para a Sala de Atendimento, e caso tente enviar, será exibido uma mensagem em tela.
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