| Tarefa | Responsável | Breve orientação | Lição aprendida |
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T1.01 - Instalar/Atualizar versão do Hotel | Cliente | - Recomendamos a versão do VHF e VHF Caixa a partir da versão v12.1.2306.02, esta versão foi a que utilizamos para homologação dos 9 plug-ins:
- Interface BT VHF POS - Cadastro de Terceiros;
- Interface BT VHF POS - Cancelar Chekin - NoShow - Reserva;
- Interface BT VHF POS - CheckOut - Envia;
- Interface BT VHF POS - Consumo;
- Interface BT VHF POS - Contas - Consulta Status da Mesa;
- Interface BT VHF POS - Contas - Envia;
- Interface BT VHF POS - Integração;
- Interface BT VHF POS - Parâmetros;
- Interface BT VHF POS - Tipo de DC Terceiro - Lanc. Sem Item;
- Ponto de Entrada
- Utilize sempre a versão mais atual.
- Durante projeto piloto, houveram melhoria nos pontos de entrada, para atender a integração VHF x POS.
- Portanto, caso o cliente, ou o profissional de serviços/suporte, tenha a versão mencionada acima instalada, e no portal, a versão seja superior. Orientamos que a versão seja atualizada.
- O processo de atualização do ambiente do cliente, para a versão mais recente do portal, será decisivo, para o sucesso da migração do VHF API para o BT VHF.
- Essa tarefa direciona a atualização das estações de trabalho. Para instalação/atualização do servidor de API, onde o VHF API estiver instalado/execução, faz-se necessário a leitura das orientações e lições aprendidas da linha T1.05.
| - Essa atividade deve ser executada com pelo menos 7 dias antes da migração do VHF API para o BT VHF.
- No primeiro hotel piloto, deixamos de atualizar previamente a versão, e no terceiro dia, tivemos inconsistência nos check-outs, e o BT VHF integrou lançamentos em contas encerradas.
- No segundo hotel piloto, da rede, houve uma dificuldade para realizar check-outs, e tivemos que nos deslocar presencialmente para o hotel. E ao chegar, o time constatou que a versão estava desatualizada.
Linha revisada 04/11/2022. |
| T1.02 - Mapear os pontos de atenção existentes na operação do hotel | Cliente TOTVS | - Atividade relevante para identificarmos alguma operação pontual que exista no hotel, e, que possa ser impactada com a migração do VHF API para o BT VHF.
- Os pontos identificados, devem ser reforçados com testes após a mudança do VHF API para BT VHF.
- Vale reforçar a disponibilidade do PO do produto para confirmar dúvidas ou particularidades encontradas.
Exemplos: - Integração entre POS e VHF lança na conta do hóspede os itens e não o TIPODC.
- Hotel utiliza direcionamento detalhado, aplicando restrição de valores, quantidade ou outra regra na tela de direcionamento da reserva.
- Hotel aplica desconto por grupo de cardápio.
- Hotel possui cartão consumo.
- Hotel grava cartão consumo antes da chegada no hóspede, no POS.
- Hotel possui ou não conta pendente integrando com o POS.
| - Apesar da operação simplificada do hotel piloto, identificamos durante a migração, que o piloto não utilizava conta pendente.
- Este comportamento "quebrou" a atualização das contas de check-in para check-out, e, toda vez que o hotel liberava um quarto para pendente, antes do check-out, as contas não eram "retiradas" do POS.
Pontos que sugiram durante a entrevista dessa atividade: - O piloto utilizava desconto em contrato por tipo de débito e crédito.
- BT VHF atendia essa rotina.
- Contas eventos que não migravam no VHF API, e para isso, eram utilizadas contas avulsas, para depois transferir para a conta do evento.
- BT VHF atendia essa rotina.
Linha revisada 04/11/2022. |
| T1.03 - Hotel liberar acesso ao servidor de API | Cliente TOTVS | - Atividade necessária para testar a conexão ao servidor em que será feito o pré-setup do projeto.
- Recomenda-se utilizar ferramentas oficiais da TOTVS para realizar conexão no servidor de API do cliente.
- A execução dessa atividade será premissa para a validação e instalação do ambiente.
- A disponibilização desta conexão, permitirá uma migração remota.
| - Para o piloto, foi disponibilizado um hardware com os requisitos abaixo:
- Processador i5 / 16GB de memoria / Wind10 Pro
- Neste servidor o VHF API estava em execução antes de receber a instalação do BT VHF.
- Durante a execução do projeto, migramos 1 hotel. Para depois migrarmos outros 2.
- A conexão remota foi fundamental para que o time que realizou a migração, do VHF API para o BT VHF, antecipasse o pré-setup antes da chegada no piloto.
- O acesso ao ambiente, antecipadamente, permitiu testes e ajustes, que otimizaram o processo de migração.
Linha revisada 04/11/2022. |
| T1.04 - Validar ambiente do Servidor de API para instalação do BT VHF. | TOTVS | - Atividade necessária para garantir a estrutura das pastas determinadas como padrão TOTVS.
- O BT VHF deve ser instalado na pasta hotéis.
- Não existe conflito entre BT VHF e VHF API.
- Recomenda-se que não exista mais de uma pasta ..\TOTVS\HOTEIS.
- A reestruturação das pastas não deve ser realizada durante a migração.
- Qualquer ação para modificar as pastas do servidor de API do cliente, recomenda-se fazer 7 dias antes ou depois, da migração. Motivo: Evitar crises durante os primeiros dias da migração, e com isso, evitar rollback para o VHF API.
| - Para o piloto, tentamos unificar a estrutura da pasta TOTVS em uma só, porque o servidor de API tinha mais de uma pasta Hotéis.
- Tentamos realizar esta atividade no segundo dia da migração. E, o resultado não foi positivo. Em um determinado momento, o VHF API não conseguia mais abrir para integrar os dois hotéis que não haviam sido migrados para o BT VHF.
- Tivemos que retornar toda a estrutura de pastas. E, esta ação gerou gasto/perda de tempo do time sem necessidade para estabilizar um cenário que estava estável.
Linha revisada 04/11/2022. |
| T1.05 - Solicitar liberação dos Plug-ins para o Cliente que será implantado | TOTVS | - Solicitar de forma antecipada a liberação dos plug-ins para o cliente que será implantado o BT VHF.
- E-mail do time responsável por liberar os plug-ins para o CNPJ do cliente.
- SLA 24 horas úteis.
IMPORTANTE: - Sem esse vínculo, os plug-ins não serão “baixados” para a base do cliente.
- Esses plug-ins serão liberados para clientes que utilizam a integração do POS com o VHF.
- Interface BT VHF POS - Cadastro de Terceiros
- Interface BT VHF POS - CheckOut - Envia
- Interface BT VHF POS - Integração
- Interface BT VHF POS - Parâmetros
- Interface BT VHF POS - Consumo
- Interface BT VHF POS - Contas - Consulta Status da Mesa
- Interface BT VHF POS - Contas - Envia
- Ponto de entrada
| - Durante o piloto, o time do projeto, contou com profissionais que tinham acesso a liberação destes plug-ins, dentro das ferramentas da TOTVS. Logo, não houve dificuldade nessa tarefa.
- Para os demais projetos, faz-se necessário seguir o processo mencionado na coluna de orientação, e atentar-se quanto a SLA.
Linha revisada 04/11/2022. Linha revisada 07/11/2022. |
T1.06 - Instalar o BT VHF no Servidor de API e os demais serviços.
| TOTVS | Pacote BT VHF - Worker Service / Robot (Hotal Monitor) / Plug-ins
- A instalação dos serviços/plug-ins acima, será premissa para o Go-Live do projeto. Sem essa atividade, os pontos de entrada e conexão entre VHF x POS x BT VHF não acontecerão.
- Worker Service - Integrar os consumos e comunicar com a fila do POS.
- Hotal Monitor - Realizar o monitoramento, e reiniciar o Worker Service, caso ele trave ou caia.
- Plug-ins - Realizar a integração dos quartos, contas, dados dos hóspedes, empresa e validação de mesa/consumos.
- Interface BT VHF POS - Cadastro de Terceiros
- Interface BT VHF POS - CheckOut - Envia
- Interface BT VHF POS - Integração
- Interface BT VHF POS - Parâmetros
- Interface BT VHF POS - Consumo
- Interface BT VHF POS - Contas - Consulta Status da Mesa
- Interface BT VHF POS - Contas - Envia
- Ponto de entrada
IMPORTANTE: - O Service Worker será um serviço multi-empresa, não será necessário uma instalação para cada hotel. A parametrização será feita no VHF por hotel, e o serviço utilizar os dados existentes no parâmetro do BT VHF.
- Será necessária a instalação por hotel, caso o banco do cliente seja on-premise e por hotel.
| - Entendemos durante a instalação do piloto, e na tentativa de unificar a estrutura de pastas, que, não podemos excluir a pasta …\TOTVS\HOTEIS, onde o VHF API estiver instalado/execução.
- Caso exista mais de uma pasta ..\TOTVS2\HOTEIS, ..\TOTVS\HOTEIS2, ..\TOTVS\HOTEIS61131, e outras. Garanta que a pasta, em que o VHF API estiver em execução, não seja mexida/alterada.
- Não executar o instalador da versão v12.1.2210.08, ou superior, na pasta em que o VHF API estiver em execução.
- Criar uma pasta ..\TOTVS\HOTEIS_BT, para receber a instalação da release nova e o BT VHF.
- Durante o piloto identificamos que existe uma bpl, que causa conflito entre o VHF x VHF API x BT VHF.
- Separar o pacote com as versões mais novas, em uma nova pasta, foi a solução para evitar o travamento, a substituição e/ou perda do VHF API que se encontrava em produção no piloto.
IMPORTANTE: - BT VHF ficou em execução, simultânea, com o VHF API durante 12 dias.
- Sem perda de performance. E;
- Não houve perda de consumo, travamento e/ou outras crises.
Linha revisada 04/11/2022. Linha revisada 24/11/2022. |
| T1.07 - Solicitar a criação da Fila de consumos na AWS | TOTVS | - Todo projeto de migração ou implantação do POS x BT VHF x VHF, precisará de uma fila “on-line”, para que o POS gere os consumos e o BT VHF, por meio do Service Worker, leia e integre com o VHF.
- Essa atividade prevê a abertura de issue para o time do THEX POS, que por sua vez, solicitará ao time de CLOUD a criação da fila..
- Ao final desta tarefa, o time que estiver realizando o processo de migração/implantação, receberá uma fila para parametrizar no parâmetro do BT VHF, de acordo com o TDN.
- A fila será disponibilizada por cliente/CNPJ, ou seja, hotel que pertence a alguma rede, terá uma fila para cada hotel. Ex: 10 hotéis, 10 filas.
- A fila será criada no ambiente "on-line", AWS, e não no banco de dados ORACLE ou SQLSERVER do cliente.
IMPORTANTE: - Atentar-se para o SLA.
- Precisa ser criada com antecedência a data em que acontecerá o Go-Live.
Exemplo da fila: btvhf-invoice-integration-XbeRd999-4XEd-40ba-9WE7-0c42bOIn8be4-filaW A fila acima é um exemplo e não funciona.
| - No piloto, a criação da fila foi solicitada ao time THEX e CLOUD com antecedência de 3 dias.
- No primeiro hotel, tivemos um problema para o POS lançar os consumos na fila. Envolvemos o time do THEX POS e do CLOUD para validar o ambiente.
- Encontrou-se um problema nas variáveis de ambiente do POS para consumir a fila.
- Nos outros dois hotéis, solicitamos a criação da fila com antecedência de 4 dias, e durante a migração, não tivemos dificuldades.
Linha revisada 04/11/2022.
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| T1.08 - Validar e realizar Parâmetros Iniciais | TOTVS | - Com os dados coletados na atividade T1.07.
- Parametrizar o BT com URL Base de produção, Token, usuário e senha do POS ADMIN, CNPJ, Integração (IntegrationID), parâmetros para "subida" de contas, usuário de integração e o grupo de usuário que receberá o comunicado do fluxo de exceção.
IMPORTANTE: - Validar o Token - Esse processo é fundamental para garantir que o ambiente de produção seja acessado.
- No parâmetro do BT VHF existe um botão para validar o Token, e caso exista algum erro de comunicação ou acesso, será exibido neste momento.
Link de Produção da URL Base https://api.thexpos.net/olympus
| - O acesso remoto disponibilizado pelo cliente foi fundamental para essa atividade.
- A execução dessa tarefa de maneira antecipada, permitiu ao time do projeto, adequar-se à curva de aprendizado do piloto, no caso de ausência de dados obrigatórios.
- Executar essa atividade com antecedência, e no caso do piloto, foi com 5 dias antes da chegada ao cliente. Fez com que, dúvidas, erros, impedimentos, fossem executados antes de iniciar o projeto presencialmente.
Linha revisada 04/11/2022. Linha revisada 07/11/2022. Linha revisada 24/11/2022. |
| T1.09 - Validar e realizar Parâmetros de Mensageria | TOTVS | - Com os dados coletados na atividade T1.07, seguir o TDN.
- Parametrizar o BT com SQS Queue de produção, AWS ID, AWSSECRETKEY e AWSREGION.
IMPORTANTE: - Para validar a fila, faz-se necessário utilizar o Plug-in do BT VHF, na opção Contas\Integrar Consumo Automático.
- Caso exista algum erro de comunicação ou acesso, será exibido neste momento.
- O BT VHF não inclui registro na fila, logo, caso exista algum erro na chave informada, o teste para garantir comunicação do lado do BT VHF, poderá ser realizado pela opção acima.
| - Durante a migração do piloto, tivemos uma dificuldade na gravação da fila de consumo por parte do POS.
- Neste momento o time de CLOUD foi acionado, problema identificado e corrigido.
- Este problema aconteceu somente no primeiro hotel, nos outros dois, a migração e implantação da fila, foi transparente.
- Não existirá uma ferramenta do lado do BT VHF que fará inclusão na fila em que os consumos são lançados. Caso o POS emita algum erro de gravação nessa fila, deve ser aberto chamado para o time do POS.
Linha revisada 24/11/2022. |
| T1.10 - Configurar o BT VHF Worker | TOTVS | | - Atentar-se com o antivírus instalado no servidor de API.
- No piloto, o windows instalado no cliente, fechou o worker na primeira chamada, até o cliente tratá-lo como exceção.
Linha revisada 24/11/2022.
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| T1.11 - Configurar o Hotal Monitor | TOTVS |
| N/A
Linha revisada 24/11/2022.
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| T1.12 - Alinhar o plano de Go-Live | Cliente TOTVS | - Esta atividade, apesar de ser a número 12, foi uma das primeiras realizadas, e executada antes de chegarmos no hotel piloto.
- Foi realizada antes de iniciar a T1.01.
- O texto que será exibido, na coluna lição aprendida, foi alinhado com o gerente de TI do hotel piloto.
- O papel do Gerente de TI será:
- Acompanhar, comunicar, aprender e conduzir o projeto, do lado do hotel.
- Conferir, monitorar a evolução e sentimento de cada departamento, envolvido; e reportar ao responsável do projeto, do lado da TOTVS.
| Orientações: - Perto do horário agendado para o Go-Live, reforçar com os departamentos que utilizam o THEX POS, a janela em que não acontecerão as integrações. Ou seja, que o POS ficará aberto apenas para lançamento, e não terá encerramento de contas/mesas.
- No piloto, a janela do Go-Live foi das 15h às 21h.
- Orientar o cliente na impressão do extrato de todas as mesas.
- Mesas que estiverem vinculadas a um quarto e puderem ser encerradas, para o debito ser realizado, facilitarão no processo pós virada.
- Mesas que forem de passante e puderem receber um pagamento parcial, facilitarão no processo pós virada.
- Os extratos servirão de apoio para as mesas que ficarem em aberto, para serem fechadas após a virada.
- Os extratos de mesas vinculadas a quartos, devem ser assinados pelo hóspede, para encerramento após a virada.
- Orientar o cliente:
- O THEX POS pode ser utilizado para gerar mesa, pedidos, realizar lançamentos em mesa E imprimir extrato.
- Após mudança da chave de VHF API para BT VHF, o estabelecimento não visualizará os CARDs das UHs, não conseguirá realizar fechamento de mesa/conta, tanto passante, quanto débito em quarto, conta avulsa ou eventos. E, emitir NFCe.
- Em caso de rollback, será necessário desfazer a configuração do estabelecimento no THEX POS.
- Após realizar as orientações acima:
- Realizar a carga dos hotéis.
- Realizar a carga do complete rooms, pelo plugin. Subida de todas as UHs/Hóspedes/Empresas/contratos.
- Realizar a subida dos funcionários para fechamento em Consumo Interno.
- Para isto acontecer, no cadastro de funcionário, precisa informar o hotel em que o funcionário pode consumir, ou marcar a opção de que o funcionário pode consumir em qualquer um dos hotéis da rede.
- Menu Cadastro\Outros\Funcionários;
- Guia Informações Administrativas;
- Campo: Participação em outras empresas.
- Realizar a carga de uma conta avulsa.
- Carregar a conta de passante.
- Parametrizar esta conta nas formas de pagamento do POS.
- Deixar as demais contas para carregar sobre demanda/necessidade, ou após a virada.
ATENÇÃO: As contas avulsas serão carregadas apenas se tiver números de dias preenchidos no parâmetro. - Realizar a carga de uma conta eventos.
- No piloto, não foi feita carga das contas de eventos no dia da virada.
- Essa carga foi feita após a virada, sobre demanda/necessidade, em conjunto com o TI.
- Após concluir as cargas:
- Acessar o POS e desvincular as UHs e contas que estiverem vinculadas na mesa.
- IMPORTANTE: Esse processo precisa ser feito, para que o POS recupere as informações com a estrutura da nova integração.
- Forçar pelo Plugin a carga das UHs que receberam check-in.
- Deixar o Plugin do BT VHF em execução, com a tela aberta, na opção de Consumo Automático.
- Esta opção será responsável por “baixar” os consumos a cada 2 minutos.
- Baixas de consumo com tempo menor que este, serão realizadas pelo serviço do Worker.
- Acompanhar os lançamentos/fechamentos das mesas que ficaram abertas durante o processo de virada.
- Pontos que podem acontecer durante o acompanhamento:
- Não conseguir vincular uma UH à mesa.
- Não conseguir vincular uma conta avulsa à mesa.
- Contas avulsas não aparecem para forçar a “subida” no plugin do BT VHF.
- Não conseguir vincular um funcionário a um consumo interno.
Orientações: - Acessar o Plugin do BT VHF, forçar a “subida” da UH na opção COMPLETEROOMS enviados.
- Acessar o parâmetro do BT VHF, verificar se existe número de dias para subir conta avulsa.
- Após parametrizar, acessar o plugin e forçar a carga da conta avulsa desejada.
- Acessar o cadastro do funcionário no VHF, Cadastro\Outros\Funcionários, e verificar o parâmetro que indica que o funcionário pode consumir no hotel, ou em qualquer hotel da rede. Em seguida, forçar a “subida” da conta do funcionário.
Conferência: - Após realizar o processo das cargas, acompanhar a integração dos consumos.
- Realizar a impressão do Borderô de Débito e Crédito no VHF, com o PDV que foi lançado, e “ticar” os cupons impressos no POS com os lançamentos integrados e exibidos no Borderô.
Pontos técnicos que aconteceram durante a virada: - Tivemos dois problemas no BT VHF que precisaram de ajustes na query e geração de nova bpl do Plugin.
- Após a carga FULL dos dados de quarto/conta/hóspede/empresa, o POS precisou de dois ajustes. E;
- Tivemos um problema para o POS gravar os consumos na fila.
Os pontos foram ajustados, e na sequência, as ações mencionadas nessa atividade foram realizadas.
IMPORTANTE: Os pontos técnicos sinalizados acima, foram os ofensores da virada que causaram o tempo de Go-Live de 6 horas. Linha revisada 29/12/2022. |
| T1.13 - Virar a Chave no POS para o BT VHF | TOTVS | - Atividade premissa para o Go-Live do BT VHF.
- Em caso de bases com mais de um hotel, não haverá impacto em migrar um hotel de cada vez.
- Este parâmetro encontra-se no cadastro do ESTABELECIMENTO no POS.
| N/A
Linha revisada 24/11/2022. |
| T1.14 - No dia da Virada |
| Macro etapas para executar no dia da virada do BT VHF.
- Virar a chave do POS para o BT VHF.
- Imprimir os extratos das mesas que estiverem ocupadas com quartos ou sem quarto (passantes).
- Desvincular das mesas as UHs vinculadas no POS.
- Subir Reserva/Conta/Hóspede.
- Essa etapa é feita pelo Plug-in, para forçar por processo/jornada, a subida dos dados.
- Validar os CARDs de UHs no POS, com relatório de hospede na casa.
- Acessar cada card no POS e bater com os dados do relatório. Ou;
- Pode ser feito também pela consulta geral de reserva no VHF.
- Validar reserva/conta que estavam vinculadas na mesa, e vincular novamente com a carga nova.
- Garantir que o hóspede apareça e seja vinculado.
- Validar informações vinculadas.
- Vincular as contas avulsas nas formas de pagamento do POS.
- Validar integração de consumo com o VHF.
- Para todos os cenários abaixo, realizar um lançamento, encerrar no POS e garantir que integra com o VHF.
- Utilizar uma mesa vazia.
- Utilizar um CARD de UH do POS.
- Utilizar uma conta avulsa .
- Utilizar uma conta de evento.
- Evidenciar o funcionamento do Worker/robot.
- Evidenciar as operações via LOG do Worker.
- Evidenciar pela tela do plugin.
- Para realizar esse teste, o Worker e Robot, precisam ser pausados.
- Garantir que o Hotal Monitor esteja "subindo" o worker quando este for fechado.
- Formalizar com o responsável do hotel, todo comportamento realizado até aqui.
| N/A
Linha revisada 29/12/2022. |