Tutorial - Contabilização Regime de Competência x Caixa Contas a Pagar

A contabilização dos valores de variação cambial, nas moedas que armazenam valor, poderão ser tratados de duas formas sendo por regime de competência, forma atual que os módulos já contabilizam os valores, e por regime de caixa.

Os valores de variação cambial hoje são calculados e contabilizados em uma única conta contábil, receita ou despesa, não permitindo a segregação de valores do que já foi efetivamente pago dos valores de variação que ainda estão calculando em movimentos em aberto, para realizar esse controle foi criada a possibilidade de parametrização e contabilização por regime de caixa, ou seja, quando ocorrer o pagamento de um documento os valores de variação cambial já calculados para o documento serão revertidos da atual conta contábil para uma nova conta separando os valores de variação de documentos em abertos dos valores de variação dos documentos já efetivamente pagos com isso possibilitando avaliar contabilmente os valores efetivamente pagos (receita / despesa) de variação cambial.

O controle do novo processo será por empresa para isso no cadastro de empresas foi disponibilizado um novo campo (Var Camb Reg Caixa) para que seja possível parametrizar por empresa que deve passar a utilizar a nova forma de contabilização, quando a empresa for assinalada como Sim os módulos de Contas a Receber, Contas a Pagar e Aplicações e Empréstimos irão assumir a nova forma de contabilização.

Após indicar que a empresa passará a realizar a contabilização por regime de caixa é necessário parametrizar as novas contas contábeis no plano de contas, para isso foram disponibilizadas duas novas contas contábeis sendo "Despesa VC Caixa" e "Receita VC Caixa" conforme tela abaixo.

As novas contas contábeis somente serão habilitadas para serem informadas quando a empresa estiver parametrizada para realizar a contabilização por regime de caixa e a forma de conversão entre a moeda base e moeda índice seja "Multimoeda" conforme composição.

As novas contas contábeis de receita e despesa obrigatoriamente devem ser informadas sendo que a conta contábil informada deverá ser do tipo de taxação "Variação Cambial", demais tipos de contas contábeis não serão permitidas.

Como facilitador a parametrização das novas contas poderá ser realizado pela rotina de alteração de contas de tradução (prgint\utb\utb700aa.r) seguindo as mesmas regras de validação do tipo de conta contábil que existente na tela de plano de contas.

A rotina de calculo de variação cambial do modulo permanecerá gerando a movimentação da mesma forma que ocorre atualmente criando a contabilização nas contas contábeis de "Receita VC" e "Despesa VC", esse processo não foi alterado.

Quando ocorrer a baixa dos documentos do modulo de contas a pagar de documentos de moeda estrangeira, o movimento de correção de valor no pagamento deverá realizar a reversão dos valores de correção apurados para o documento, caso a baixa seja parcial a reversão deverá ser proporcional ao valor da baixa.

O documento foi implantado em 02/10/2023 e baixado em 15/12/2023 os movimentos de correção de valor nas datas de 31/10/2023 e 30/11/2023 geram lançamentos de despesa de variação cambial sendo nos respectivos valores de R$ 525,00 e R$ 1.220,00 totalizando uma despesa de R$ 1.745,00 como existe diferença de cotação entre o último dia calculo e a data da baixa será apurada a correção e contabilizada no movimento de correção de valor no pagamento, neste caso ocorreu uma receita de R$ 42,00 abaixo a grade contábil dos valores de receita e despesa do documento até a data da baixa.

O movimento de correção de valor no pagamento deverá realizar a reversão dos valores apurados para o documento criando a contabilização para lançar os valores das contas de variação de competência para variação de caixa, ou seja, será calculada toda despesa e receita do documento e gerado um movimento contábil tirando da conta de regime de competência para as contas de caixa.

Abaixo grade contábil do movimento que será gerado.

Detalhe do movimento contábil.

Os movimentos de baixa que não possuam diferença de cotações entre a data do último movimento de correção de valor e a data da baixa geram o movimento de correção de valor no pagamento porem não contábil, sem apropriação contábil, visto que não existe diferença de cotações que possam gerar receita ou despesa de variação, exemplo de movimento.

Com o novo processo de contabilização, caso a empresa esteja parametrizada para efetuar o controle de variação cambial por regime de caixa, o movimento de correção de valor, independente de ter diferença de cotações entre a data do último calculo de correção e data da baixa vai gerar o movimento de correção de valor no pagamento como contábil realizando a reversão de valores das contas de receita e despesa do regime de competência para caixa.

Os movimentos de acerto de valor gerados pelo programa de alteração de documentos (prgfin\apb\apb717aa.r) que forem do motivo "Baixa" irão gerar um movimento de correção de valor no pagamento, processo já existente no modulo, caso a empresa esteja parametrizada para realizar o novo controle de contabilização o movimento de correção de valor no pagamento deverá realizar a reversão de valores seguindo o mesmo padrão do movimento de baixa, os demais tipos de motivos (alteração / devolução) não geram correção de valor no pagamento e não foram tratados, caso o documento tenha sido alterado com motivo errado deverá ser realizado o ajuste contábil ou estornar o movimento para nova alteração.

Alteração do documento por baixa.

Movimento de correção de valor no pagamento gerado tipo motivo baixa e o detalhe contábil da reversão de valores.

Os movimentos que baixa que venham a ser estornados irão desfazer a movimentação contábil do movimento, com isso o movimento de correção de valor no pagamento que tenha movimentos contábeis de reversão de contas do regime de competência para regime de caixa serão desfeito retornando o valor da conta de regime de caixa para a conta de competência, abaixo um exemplo onde no primeiro print é um movimento de correção de valor no pagamento onde foi gerada a reversão dos valores de correção das contas de competência para caixa e já no segundo print é a grade contábil do movimento de estorno onde os valores de caixa estão retornando a conta de competência.

Para os documentos que foram originados pelo processo de substituição de notas por duplicatas (prgfin\apb\apb705aa.r) quando ocorrer a baixa da duplicata, documento destino do processo de substituição, este deverá buscar os valores de correção calculados para os documentos origem (notas) e realizar a reversão dos mesmos. A reversão deverá considerar a proporcionalidade da duplicata no lote de substituição inclusive proporcionalizando o ao valor da baixa no documento.

Exemplo do processo de substituição de notas por duplicatas onde os documentos de origem tiveram valores de correção, no momento da substituição não será gerada nenhuma reversão de valores.

Detalhe dos documentos de origem da substituição.

No momento da baixa da duplicata, documento destino da substituição, serão calculados os valores de correção dos documentos origem e também do próprio documento e os valores de receita e despesa serão revertidos das contas contábeis de regime de competência para as novas contas parametrizadas para regime de caixa.

Movimentos de baixa onde foram utilizadas antecipações que calcularam valores de correção também serão revertidos, neste caso conforme padrão do produto é gerada uma baixa no valor utilizado da antecipação o qual irá gerar um movimento de correção de valor no pagamento onde serão revertidos os valores de correção calculados na antecipação. Já o segundo movimento de correção de valor no pagamento é correspondente ao valor restante da baixa, caso o documento tenha sido baixado usando saldo da antecipação e outros valores, onde neste caso serão revertidos os valores de correção do próprio documento revertendo os valores das contas contábeis de regime de competência para as novas contas de regime de caixa.